會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的基本管理

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保持機(jī)房及計(jì)算機(jī)設(shè)備清潔，計(jì)算機(jī)和人一樣，衛(wèi)生問題也是非常重要的，除了計(jì)算機(jī)本身的防塵措施以外，機(jī)房整體溫度、濕度狀況的良好也可能給計(jì)算機(jī)造成不必要的損壞，避免溫度及濕度過高或過低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息化信息系統(tǒng)的非正常運(yùn)行。計(jì)算機(jī)硬件除了以上注意的外，還有一個(gè)就是人為因素造成的計(jì)算機(jī)設(shè)備的損壞，人為因素主要有不按照規(guī)范操作，還有就是防止不相關(guān)的人因?yàn)橄埠没蛘吆闷嬖斐傻挠?jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備被人為破壞或被盜等，以保證整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)。

明確責(zé)任以后，一定要建立一定的督查、檢查機(jī)制，就是在責(zé)任制下對(duì)機(jī)房管理人員如何對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的保養(yǎng)、維護(hù)，維護(hù)的情況如何，要通過計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的使用、故障處理、設(shè)備維護(hù)的記錄及報(bào)告來指導(dǎo)計(jì)算機(jī)機(jī)房硬件的管理；除了督促以外，還要組織專業(yè)人員定期組織計(jì)算機(jī)相關(guān)人員學(xué)習(xí)設(shè)備維護(hù)知識(shí)，如何確保計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的性能穩(wěn)健和運(yùn)行良好狀況，建立設(shè)備非正常下的預(yù)警措施和維護(hù)手段，使其機(jī)制化運(yùn)行，避免出現(xiàn)類似臨時(shí)通知，告知，通報(bào)等不切實(shí)際的手段來推卸責(zé)任，在安全問題上面有什么可以推卸的，必須做好萬無一失，專業(yè)的做好本職工作，不然專業(yè)就無從考究。結(jié)合本單位的獎(jiǎng)懲制度，為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的運(yùn)行創(chuàng)造良好的運(yùn)行環(huán)境。

計(jì)算機(jī)軟件管理是會(huì)計(jì)工作的必要條件

會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化程度的關(guān)鍵，整個(gè)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)工程是在會(huì)計(jì)軟件支持和有效控制下進(jìn)行的。會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件的安全程度決定了會(huì)計(jì)信息的風(fēng)險(xiǎn)程度。所以要進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件的管理，以確保會(huì)計(jì)信息安全，確保整個(gè)系統(tǒng)有效、正常地運(yùn)行。

1選擇

選擇很重要，選擇大于努力，在企業(yè)準(zhǔn)備引進(jìn)計(jì)算機(jī)工作平臺(tái)的時(shí)候，要慎重選擇會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件，慎重不是不選擇，而是明確選擇的標(biāo)準(zhǔn)以及軟件的合理性，不能追求高而大，適可而止，主要是保證會(huì)計(jì)核算工作能在合法、安全、有效的正常進(jìn)行。確保數(shù)據(jù)的完整和核算的準(zhǔn)確，報(bào)告的指導(dǎo)方向不偏離事實(shí)。具體如何選擇，我們主張應(yīng)該選擇已經(jīng)通過財(cái)政部門測評(píng)的會(huì)計(jì)軟件，這個(gè)主要是符合財(cái)務(wù)管理需要，遵循統(tǒng)管原則。我們必須要合法運(yùn)行，軟件的不合法會(huì)導(dǎo)致諸多問題的產(chǎn)生，等問題出現(xiàn)再去彌補(bǔ)我們會(huì)失去多少財(cái)力物力是不可想象的。經(jīng)過財(cái)政部測評(píng)的軟件具有一定的法律保障，開發(fā)的軟件公司也是具備較強(qiáng)大的技術(shù)支持，可以在技術(shù)培訓(xùn)、軟件維護(hù)、版本升級(jí)時(shí)與上級(jí)保持一致，加上健全的售后服務(wù)，有效的保證會(huì)計(jì)軟件正常運(yùn)行。

2維護(hù)

維護(hù)是為了保證會(huì)計(jì)信息化信息系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行，軟件維護(hù)又涉及諸多方面的問題，比如要進(jìn)行提前申請(qǐng)，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批，在財(cái)務(wù)主管部門的監(jiān)督下就行，并做好維護(hù)記錄，最后要經(jīng)過財(cái)務(wù)部的測試方可驗(yàn)收。最后還要提供驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。軟件本身就會(huì)帶有維護(hù)所需要的諸多授權(quán)；特別提醒，在維護(hù)保養(yǎng)過程中需要保存的有維護(hù)申請(qǐng)、維護(hù)記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告燈材料，避免會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件被非法修改、刪除。需要提醒的是，會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件的升級(jí)、維護(hù)最好預(yù)約軟件公司的人員來解決，可以避免不必要的后期維護(hù)和后期軟件的更新升級(jí)所造成的渠道沖突。

3授權(quán)

會(huì)計(jì)軟件的門戶授權(quán)是非常嚴(yán)密的，旨在防止與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無關(guān)人員利用職務(wù)之便非法進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行非法拷貝、刪除、修改、破壞程序，造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失、混亂甚至泄密，引發(fā)會(huì)計(jì)信息風(fēng)險(xiǎn)，所以，在這個(gè)系統(tǒng)中有很多授權(quán)，防止不具備權(quán)限的人員進(jìn)行非法操作，每一個(gè)授權(quán)都是一套嚴(yán)格的保守口令密碼并對(duì)外保密，財(cái)務(wù)主管根據(jù)人員變動(dòng)和財(cái)務(wù)核算需要定期更換口令和密碼；后臺(tái)要做好各個(gè)授權(quán)窗口的操作人員登錄系統(tǒng)的時(shí)間和操作，操作人員本身也要做好登陸系統(tǒng)的記錄，以便核查。

4控制

計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下運(yùn)行時(shí)是很危險(xiǎn)的，除了要抵御外部的攻擊，還要防止計(jì)算機(jī)被日常病毒入侵，只要有滋生的環(huán)境，計(jì)算機(jī)病毒就無處不在，所以在企業(yè)管理中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理是很重要的一個(gè)管理問題，財(cái)務(wù)的計(jì)算機(jī)管理要并入企業(yè)軟件管理中來，而且要單獨(dú)獨(dú)立來進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)病毒對(duì)系統(tǒng)統(tǒng)造成的破壞和干擾是不可忽視的，不但可以讓你丟失一部分?jǐn)?shù)據(jù)以外，還對(duì)系統(tǒng)的部分功能進(jìn)行破壞，會(huì)計(jì)信息將出現(xiàn)完全失真狀態(tài)。保障計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)不被侵害，當(dāng)前有效的反病毒措施包括安裝防病毒卡或防病毒軟件，對(duì)有可能對(duì)計(jì)算機(jī)造成病毒感染的渠道進(jìn)行控制，比如制定磁盤拷貝權(quán)限制度，防止未經(jīng)檢測的磁盤介入系統(tǒng)。同時(shí)規(guī)范財(cái)務(wù)人員行為準(zhǔn)則，禁止用財(cái)務(wù)專用的計(jì)算機(jī)上網(wǎng)或玩游戲，以防止病毒傳人系統(tǒng)，威脅系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

計(jì)算機(jī)操作人員的有效管理

我們在計(jì)算機(jī)硬件、軟件上面做了大量的文章，建立了一套行之有效的管理辦法，但是問題往往出在人的方面，所以，計(jì)算機(jī)操作人員要把裝有會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)當(dāng)作自己的手和腦來對(duì)待，應(yīng)制定嚴(yán)格控制自己的行為，為會(huì)計(jì)信息化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行創(chuàng)造良好的環(huán)境。在企業(yè)管理中，企業(yè)根據(jù)自身的情況，一般都有專職或兼職人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化工作，基本上可以達(dá)到定崗定員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。除了日常的工作規(guī)范要求以外，企業(yè)必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的日常培訓(xùn)工作，積極參與上級(jí)主管部門開展財(cái)務(wù)人員相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，學(xué)習(xí)和熟練掌握本職工作，逐漸適應(yīng)計(jì)算機(jī)環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用勢不可擋，會(huì)計(jì)信息的系統(tǒng)化發(fā)展也越來越被所有企業(yè)接納并付諸行動(dòng)。我國信息產(chǎn)業(yè)已取得了很好的業(yè)績，相信隨著政策的支持與重視及信息技術(shù)自身的不斷發(fā)展，在科技高速發(fā)展的今天，利用計(jì)算機(jī)替代手工記賬己成為現(xiàn)實(shí)，會(huì)計(jì)電算化是管理現(xiàn)代化和會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需要，是時(shí)展的必然，是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化的快捷、方便，更好地為企業(yè)經(jīng)營決策、財(cái)務(wù)管理服務(wù)。（本文作者：王曉莉 單位：大連農(nóng)墾北大荒國際貿(mào)易有限公司）