計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用

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摘要:網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于高職院校檔案管理中。管理人員整理檔案時(shí)，利用計(jì)算機(jī)的功能快速歸類檔案，將不同的檔案分類保存在不同的文件夾中。而過去需要耗費(fèi)很長時(shí)間整理紙質(zhì)檔案，難以高效完成歸檔工作。在新形勢下，管理人員充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高效歸檔、快速整理大量的檔案，并方便檢索、查找、儲存、傳輸檔案，也可以根據(jù)檔案的類型和內(nèi)容利用計(jì)算機(jī)設(shè)置獲取的權(quán)限和密碼，確保檔案不丟失，有利于做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)信息技術(shù);高職院校;檔案管理

一、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的作用

(一)提高檔案的嚴(yán)密性

早期，紙質(zhì)的檔案由于保存時(shí)間較長，致使頁面泛黃，字跡不清楚，導(dǎo)致很多珍貴的檔案無法保存下來，并且，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，影響到檔案管理工作的質(zhì)量。而出現(xiàn)此類問題的原因則主要在于檔案管理工作量繁重，一時(shí)間難以快速核對檔案數(shù)量，很容易丟失檔案，使檔案內(nèi)容被泄露出來，造成損失?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛用于檔案管理工作中，管理人員在整理檔案文件時(shí)，利用計(jì)算機(jī)建立檔案數(shù)據(jù)庫，將電子版的檔案保存在數(shù)據(jù)庫中，不僅方便查找，同時(shí)還能夠提高檔案保密度和安全度。要想調(diào)取檔案，必須通過密碼驗(yàn)證，才能登陸數(shù)據(jù)庫，找到檔案、文件、各類資料，如果密碼輸入錯誤，將無法獲取檔案內(nèi)容，在一定程度上提高檔案的嚴(yán)密性，防止出現(xiàn)檔案被盜取的現(xiàn)象，起到保護(hù)檔案的作用。因此，管理人員利用計(jì)算機(jī)管理檔案工作更輕松，更高效，可針對不同的檔案分類保存在相應(yīng)的文件夾和數(shù)據(jù)庫中，確保檔案內(nèi)容完整，完好，提高檔案的嚴(yán)密性、安全性。

(二)提高歸檔效率

檔案類別多，數(shù)量大，依靠人力將難以快速分類整理，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)度緩慢，效率低下。在實(shí)際的工作中，為了改變這一管理現(xiàn)狀，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)的功能，快速歸類檔案、文件，用計(jì)算機(jī)高效歸檔、分類、整理、搜索，查找到檔案的類型，點(diǎn)擊相應(yīng)的文檔，將電子版的檔案保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，提高檔案管理的質(zhì)量［1］。可見，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相對于傳統(tǒng)的管理方式，優(yōu)點(diǎn)非常多，從而使管理計(jì)算機(jī)節(jié)省時(shí)間，高效率歸檔，并將不同的檔案信息壓縮之后，備份保存，防止檔案丟失。由此可知，計(jì)算機(jī)方便辦公，便于管理人員整理檔案，整理過程中在搜索一欄輸入關(guān)鍵詞，顯示檔案的類型，根據(jù)不同檔案的類型，歸類儲存，以便于日后查找和使用，整個(gè)過程中自動化、先進(jìn)化，不僅減輕人力負(fù)擔(dān)，同時(shí)也提高了檔案管理工作效率。

(三)方便檢索和儲存

不同檔案其信息也不同，在實(shí)際的工作中，如果不注重分類，將導(dǎo)致檔案信息混亂，日后查找難以快速找到所需的檔案。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先，應(yīng)明確檔案總量、信息內(nèi)容、類別，清楚之后，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的功能檢索檔案信息，主要目的是為了方便儲存電子版的檔案，日后查找檔案，只需輸入時(shí)間、關(guān)鍵詞即可快速找到檔案，方便查找檔案信息［2］。其次，利用計(jì)算機(jī)能夠解決儲存不足的問題，過去因檔案越來越多，占地面積越來越大，從而沒有足夠的地方擺放檔案，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，將檔案信息壓縮到文檔中，自動化完成壓縮和存儲工作，整個(gè)過程高效、快速，節(jié)省大量的時(shí)間，顯著提高了工作效率。此外，還可以制作檔案二維碼，掃描即可獲取檔案信息，以及查閱檔案數(shù)量，方便管理人員檢索、查找、保存更多的檔案信息、文件等等。新時(shí)期管理人員應(yīng)緊跟時(shí)展的步伐，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)功能檢索、儲存檔案，有利于提升檔案管理實(shí)效性、有效性和管理水平［3］。

(四)快速傳輸檔案

近幾年，高職院校投入資金，引入大量的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以供檔案管理人員整理檔案。通過完善硬件設(shè)施，能夠方便管理人員快速傳輸檔案、分類檔案。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)便于傳輸檔案文件，整個(gè)過程中管理人員只需點(diǎn)擊檔案管理系統(tǒng)，查找到所需的檔案和文件，即可選中發(fā)送給各部門，而過去需耗費(fèi)時(shí)間先找到檔案，之后，送到各個(gè)部門，流程復(fù)雜，時(shí)間長，經(jīng)常耽誤各部門使用檔案，也會影響管理人員工作情緒，致使管理人員對工作失去自信心。在新時(shí)期，管理工作中利用信息化管理系統(tǒng)，快速傳輸檔案，發(fā)送文件、信息，通過計(jì)算機(jī)與各部門加強(qiáng)溝通，了解所需的檔案，提前查找，批量發(fā)送，高效率完成檔案傳輸工作，輕松完成工作，不僅增強(qiáng)其自信心，同時(shí)也提高管理工作質(zhì)量和效率［4］。

二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用

(一)運(yùn)用檔案管理軟件

現(xiàn)如今，地方高職院校檔案管理人員在工作時(shí)普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，改變了工作方式，創(chuàng)新了管理方法。在工作中運(yùn)用檔案管理軟件可以快速錄入檔案信息，還可以上傳檔案、下載檔案文件、查處檔案數(shù)量和保存的位置等等。將軟件應(yīng)用于檔案管理工作中，方便管理人員隨時(shí)上傳檔案點(diǎn)擊保存，即可儲存更多的檔案信息。此外，管理人員可以利用軟件在線與其他管理人員溝通，隨時(shí)交流遇到的問題，共同商討，一起解決，推動檔案管理工作高效、順利進(jìn)行?？梢?，工作人員在管理過程中靈活運(yùn)用軟件整理檔案、查詢檔案總數(shù)、核對檔案數(shù)量、備份檔案、打印檔案內(nèi)容等等，說明開發(fā)的檔案管理軟件各個(gè)模塊功能非常之多，在實(shí)際運(yùn)用中較為方便、便捷，使管理人員輕松完成管理工作，并提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、工作能力、管理效率［5］。

(二)用計(jì)算機(jī)設(shè)置檔案獲取權(quán)限

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不僅給管理人員提供了便利，同時(shí)也為檔案管理工作提供了安全保障。在實(shí)際運(yùn)用中能夠加密檔案文檔，而過去因管理工作繁重，很容易疏于整理檔案的數(shù)量，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失和信息被泄露的現(xiàn)象，后果很嚴(yán)重。新時(shí)期，管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，應(yīng)安裝防毒軟件，并用加密處理技術(shù)，設(shè)置檔案權(quán)限和密碼，防止黑客盜取檔案信息，達(dá)到保護(hù)檔案的目的，做好保密工作和檔案管理工作。如:整理高職院校學(xué)生個(gè)人信息和學(xué)籍檔案時(shí)，其檔案內(nèi)容包括個(gè)人重要信息，管理時(shí)工作人員應(yīng)利用計(jì)算機(jī)設(shè)置密碼，并獲取權(quán)限，發(fā)揮計(jì)算機(jī)保密功能，起到雙重保護(hù)的作用，提高檔案的保密性，確保保存在計(jì)算機(jī)中的檔案完好，需要調(diào)取檔案內(nèi)容時(shí)，必須通過密碼驗(yàn)證、獲取權(quán)限，這樣才能登陸檔案管理系統(tǒng)查找到檔案，提高檔案信息密封性、完整性、保密性。

(三)用計(jì)算機(jī)快速整理檔案

在實(shí)際的應(yīng)用過程中，檔案管理人員應(yīng)輸入檔案關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊查找，顯示檔案類型，根據(jù)檔案類別，分類整理，以電子版的形式保存在相應(yīng)的文檔和文件夾中，不同文件夾中保存不同的檔案，諸多的檔案分別命名為不同的名字或者編號，以便于分類、查找。保存電子版檔案非?？?，無需耗費(fèi)時(shí)間整理紙質(zhì)版檔案。利用計(jì)算機(jī)搜索檔案，快速呈現(xiàn)檔案類型，依據(jù)檔案的特點(diǎn)和類別分別保存到不同文檔中，整個(gè)過程中高效分類、整理，節(jié)省更多的時(shí)間用于整理其他文件、資料等等，在短時(shí)間內(nèi)，管理人員就可以完成檔案分類工作，必然會提高檔案管理工作效率。因此，在管理檔案時(shí)，要重視運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的各個(gè)功能，能夠高效分類諸多的檔案，以便于管理人員分類保存檔案，促進(jìn)檔案管理工作高效率完成。

(四)運(yùn)用計(jì)算機(jī)資源共享

過去管理紙質(zhì)檔案，使用檔案時(shí)，管理人員要在檔案室查找、翻閱，不僅浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)難以快速提供檔案，并且，很難實(shí)現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)今，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，高職院校應(yīng)高度重視，要求管理人員必須學(xué)會用計(jì)算機(jī)，按照要求利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資源共享，從而隨時(shí)根據(jù)需求，將檔案信息發(fā)送給所需部門。利用計(jì)算機(jī)發(fā)揮信息技術(shù)的作用，隨時(shí)調(diào)取檔案信息，不僅可以核查檔案信息是否屬實(shí)，同時(shí)也能夠資源共享。計(jì)算機(jī)具有查閱、共享等功能，運(yùn)用過程中按照規(guī)范化的步驟先登錄檔案管理系統(tǒng)，之后，查詢檔案，找到檔案后，將檔案共享給各個(gè)部門。新時(shí)代下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理、共享檔案已經(jīng)成為一種必然趨勢，對于提升管理人員共享能力、管理能力十分有利。

三、結(jié)語

綜上，高職院校檔案管理工作中管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)會運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)整理大量的檔案，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容，上傳到檔案管理系統(tǒng)中，方便分類整理電子版檔案，從而隨時(shí)檢索、儲存、查找、傳輸。另外，還可以運(yùn)用檔案管理軟件歸類檔案，以及設(shè)置檔案權(quán)限和密碼，并利用計(jì)算機(jī)功能資源共享。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)具有實(shí)用性、先進(jìn)性，有利于提升檔案管理水平，并提高檔案管理工作效率。

［參考文獻(xiàn)］

［1］高鵬．計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代地方高校圖書館檔案管理中的應(yīng)用［J］．中國新通信，2019，21(03):81．

［2］胡欣．計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用［J］．中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2019，16(02):16-17，20．

［3］康璐．計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用［J］．電子技術(shù)與軟件工程，2018(20):127．

［4］秦曉磊．計(jì)算機(jī)管理信息技術(shù)在地方高校實(shí)驗(yàn)室管理中的應(yīng)用［J］．信息系統(tǒng)工程，2018(09):72．

作者：黃寧 單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院招生就業(yè)處