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計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化及安全淺議

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計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化及安全淺議

摘要:互聯(lián)網(wǎng)通訊采取標(biāo)準(zhǔn)化模式主要以TCP/IP協(xié)議為載體,通訊的優(yōu)越特性體現(xiàn)在同時具備便捷性與開放性,為辦公提供很大的便利,但基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也會入侵病毒、也會給信息數(shù)據(jù)與辦公體系安全性造成威脅,直接影響企業(yè)綜合穩(wěn)定發(fā)展。據(jù)此,為保障辦公工作的順利開展,本文對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化安全策略進(jìn)行詳細(xì)分析。

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò);辦公自動化;安全策略

0引言

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化,即依托計(jì)算機(jī)技術(shù),高效整合網(wǎng)絡(luò)資源和辦公資源,提高各種辦公資源應(yīng)用的自動化和智能化,為企業(yè)辦公提供更加便利的條件和環(huán)境。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為人類文明的全面進(jìn)步提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ),作為信息技術(shù)全面發(fā)展的載體,它在現(xiàn)代科技的發(fā)展和應(yīng)用中也起著關(guān)鍵性的作用。隨著企業(yè)信息技術(shù)的全面應(yīng)用,計(jì)算機(jī)在企業(yè)發(fā)展過程中也發(fā)揮越來越重要的作用。各種現(xiàn)代辦公設(shè)備和通信技術(shù)都需依靠計(jì)算機(jī),計(jì)算機(jī)可為企業(yè)內(nèi)部提供更高效、快捷的信息共享方式,提高信息收集和應(yīng)用的效率。然而,隨著信息時代的到來,企業(yè)往往每天都要面對大量的信息,傳統(tǒng)的辦公技術(shù)往往難以滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要。因此,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生,并在企業(yè)中得到更廣泛的應(yīng)用。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),不斷提高企業(yè)的辦公自動化水平,使企業(yè)的辦公成本得到有效控制,從而不斷提高企業(yè)的辦公效率;此外,也有助于不斷提高企業(yè)的核心競爭力,使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

1計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的現(xiàn)實(shí)意義

1.1實(shí)現(xiàn)資源共享

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可有效地實(shí)現(xiàn)資源整合和共享。企事業(yè)單位利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行資源整合,將知識資源、人力資源、硬件資源、經(jīng)驗(yàn)資源、文化資源整合為一個平臺。例如,信息的快速查詢可集成、收集和排序信息所需的各種信息,從而提高信息處理的效率,并實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)處理和遠(yuǎn)程辦公。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)大大提高辦公效率,實(shí)現(xiàn)資源的合理利用和經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

1.2促進(jìn)各部門信息交流

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的另一優(yōu)點(diǎn)是可加快企事業(yè)單位各部門間的信息溝通和交流。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合企事業(yè)單位的各種信息,促進(jìn)日常辦公的自動化和高效化,它在短時間內(nèi)將信息同時傳遞給所有相關(guān)人員,提高企業(yè)辦公自動化管理效率和工作效率,減少辦公操作中不必要的環(huán)節(jié),降低投資成本;同時,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也降低企事業(yè)單位的人力成本。

1.3優(yōu)化辦公人員綜合素質(zhì)

為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化,使工作高效開展,員工需熟練掌握辦公自動化所需的基本知識、熟練操作各種辦公設(shè)備和軟件。辦公人員應(yīng)打破傳統(tǒng)的思維模式,努力學(xué)習(xí)新的信息技術(shù),提高信息技能,跟上時代步伐,提高對辦公自動化的認(rèn)識。而單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織員工培訓(xùn),提高員工工作技能,掌握掃描、校對、打印工作、熟練使用掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等基本技能。熟練使用電子政務(wù)和電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行信息傳輸和交流,并對計(jì)算機(jī)硬件和軟件有一定的了解。

2計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的功能及作用

2.1計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的功能

2.1.1資源共享功能資源共享實(shí)際上就是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)收集并匯總所有數(shù)據(jù)信息,同時把各種相關(guān)辦公內(nèi)容傳輸于企業(yè)內(nèi)網(wǎng),促使具備實(shí)際需求的工作人員可不限時間、地點(diǎn)地通過網(wǎng)絡(luò)獲取并下載數(shù)據(jù)信息,以此實(shí)現(xiàn)資源真正意義上的共享?;谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化所具備的資源共享功能,既能有效提升信息獲取效率與水平,又能確保信息傳輸不受時間、地點(diǎn)局限,進(jìn)而在很大程度上提高辦公實(shí)效;2.1.2信息傳輸功能。傳統(tǒng)辦公室辦公模式下,信息傳輸需通過各個相關(guān)部門間的逐步溝通、交流,如此極易造成信息傳輸中發(fā)生一定偏差,根本不能確保信息傳輸效率。而合理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動化辦公模式進(jìn)行信息傳輸不僅能有效節(jié)省一系列不必要環(huán)節(jié),還能切實(shí)保障信息傳輸效率與質(zhì)量;2.1.3數(shù)據(jù)處理功能。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)能同時接入各種不同設(shè)備,以此便可進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分布式處理,有助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化信息系統(tǒng)于相同時間同步處理海量數(shù)據(jù)信息,從而切實(shí)提升辦公自動化質(zhì)量,保障辦公效率;2.1.4信息服務(wù)功能?;谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化可在一定程度針對工作人員提供各式各樣的信息服務(wù),即信息存儲、整理、自動記錄等,利用上述功能可為用戶構(gòu)建個人信息檔案與信息資料庫,有助于用戶詳細(xì)記錄自身在企業(yè)中所做的全部工作;2.1.5計(jì)算機(jī)可靠性提升。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化主要以大量計(jì)算機(jī)為載體,因此盡管是某臺計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)生故障,依舊可用其它計(jì)算機(jī)設(shè)備及時處理相關(guān)信息,如此完善的辦公模式直接有效保障信息處理效率與質(zhì)量,防止由于計(jì)算機(jī)故障造成信息遺失。

2.2計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的作用

從20世紀(jì)90年代到現(xiàn)在,我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化實(shí)現(xiàn)迅速發(fā)展,在計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速更新、發(fā)展的趨勢下,辦公自動化系統(tǒng)由原始的文字輸入、數(shù)據(jù)處理、編輯排版等基礎(chǔ)應(yīng)用軟件逐漸優(yōu)化、完善,發(fā)展成為現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng),其基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的聯(lián)網(wǎng)功能可集成多項(xiàng)業(yè)務(wù)構(gòu)成整體的辦公系統(tǒng),促使工作人員與現(xiàn)代化設(shè)備實(shí)現(xiàn)高度融合,構(gòu)成辦公工作的人機(jī)合一,使辦公工作有序開展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)在整個企業(yè)工作過程發(fā)揮著不可替代的重要作用。首先,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化能夠在很大程度上擴(kuò)展辦公室的工作區(qū)域,而傳統(tǒng)意義上的辦公區(qū)域過于局限在集中空間內(nèi),組織工作人員協(xié)同處理相關(guān)業(yè)務(wù)。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的衍生,直接突破這一局限性的辦公局面,為企業(yè)工作提供虛擬的網(wǎng)絡(luò)辦公空間,促使各區(qū)域工作人員基于互聯(lián)網(wǎng)相互協(xié)作,直接擴(kuò)展企業(yè)的辦公區(qū)域;其次,在現(xiàn)代化辦公過程中合理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),可有效降低辦公室工作的管理成本,避免不必要的成本投入,例如紙質(zhì)材料、業(yè)務(wù)處理時間成本、領(lǐng)導(dǎo)與下屬間的直接溝通等等,均實(shí)現(xiàn)一定程度上的成本降低;最后,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化可推動資源數(shù)據(jù)迅速共享,促使企業(yè)工作人員間交流自動化與反饋即時化,使處在各個區(qū)域的工作人員均可自主接受有關(guān)信息并及時給予有效反饋,從而切實(shí)調(diào)動工作人員的工作積極性與主動性,進(jìn)而最大程度上發(fā)揮工作人員的創(chuàng)造力。

3計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化面臨的問題

3.1網(wǎng)絡(luò)病毒威脅

互聯(lián)網(wǎng)的更新發(fā)展也催生各式、各樣的網(wǎng)絡(luò)病毒,網(wǎng)絡(luò)病毒通過自身隱匿效果與強(qiáng)大破壞力、傳播快速等特性,嚴(yán)重威脅著計(jì)算機(jī)辦公自動化系統(tǒng),所以說網(wǎng)絡(luò)病毒既損害計(jì)算機(jī)的安全,還導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部機(jī)密數(shù)據(jù)信息泄漏與遺失,尤其是一些商業(yè)與財(cái)務(wù)等機(jī)密價值信息,極易造成企業(yè)內(nèi)部癱瘓,難以正常、穩(wěn)定運(yùn)行,阻礙企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)與資金流入,從而對企業(yè)的綜合利益帶來直接的威脅;

3.2黑客攻擊威脅

黑客攻擊對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的威脅不可小覷,現(xiàn)階段大部分辦公自動化系統(tǒng)均是以以太網(wǎng)為載體,其以傳播技術(shù)為前提,于此網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下,在兩種節(jié)點(diǎn)間進(jìn)行數(shù)據(jù)信息傳播,除二者間可實(shí)時傳播與接收外,還可在其它節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息接收,因此大部分企業(yè)為保障自身內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)穩(wěn)定、安全,一般均設(shè)置專用接口,若是不法分子進(jìn)入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)內(nèi)部體系,則會瀏覽到企業(yè)所有相關(guān)數(shù)據(jù)信息,但就企業(yè)來講只是信息被盜取,并不影響網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。然而技術(shù)是持續(xù)更新并改進(jìn)的,以太網(wǎng)的條件較差,很易被排擠出市場,各種類型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在逐漸衍生,黑客攻擊手段也在不斷變化,所以對企業(yè)的威脅也顯而易見;

3.3自身存在缺陷

盡管技術(shù)部門始終在嘗試采取各種措施改進(jìn)、優(yōu)化辦公自動化系統(tǒng),但各種問題卻并未得到有效解決,盡管國外一些技術(shù)領(lǐng)先的計(jì)算機(jī)企業(yè),也需定期檢測系統(tǒng)并加以處理,然而面向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)自身存在的各種缺陷依舊是不法分子所攻擊的主要對象,很多不法分子基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)缺陷入侵企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部,從而破解企業(yè)辦公系統(tǒng)。

4計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全策略分析

4.1加強(qiáng)辦公人員保密意識

對辦公人員來說,在日常使用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)處理工作信息時,要加強(qiáng)防范意識,明確辦公自動化安全的重要性,更重視可能出現(xiàn)的安全問題。加強(qiáng)對員工的培訓(xùn),使員工能自覺對企業(yè)的核心內(nèi)容保密。在此基礎(chǔ)上,加強(qiáng)日常調(diào)查活動,減少外界或黑客對企業(yè)辦公自動化安全的威脅;同時,網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的責(zé)任應(yīng)由個人分擔(dān)。經(jīng)理擁有定制的身份密碼,公司的網(wǎng)絡(luò)為不同級別設(shè)置不同的權(quán)限,以避免與項(xiàng)目或數(shù)據(jù)存儲無關(guān)的人員誤操作。

4.2建設(shè)并完善網(wǎng)絡(luò)安全告警

其一,要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的安全,最重要的是做好網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警工作。建立網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警系統(tǒng),有效避免病毒和黑客的入侵,做好網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警工作,確保辦公自動化系統(tǒng)的正常運(yùn)行和高效處理。對病毒安全預(yù)警,系統(tǒng)的工作原理是進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和數(shù)據(jù)掃描,并嚴(yán)格處理有問題的數(shù)據(jù),避免病毒入侵。網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警系統(tǒng)主要由互聯(lián)網(wǎng)掃描、網(wǎng)絡(luò)掃描、實(shí)時監(jiān)控和系統(tǒng)掃描構(gòu)成,這些部分相互配合,集成各種數(shù)據(jù),從而實(shí)現(xiàn)對整個計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警系統(tǒng)可覆蓋、分析攻擊情況,實(shí)時分析存在的風(fēng)險,攻擊分析和安全漏洞等。網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警系統(tǒng)還可為管理者提供詳細(xì)的入侵報告,它將明確列出入侵系統(tǒng)的IP地址、攻擊目標(biāo)端口的特征,并分析當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的具體安全狀態(tài),從而為用戶提供相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全對策;其二,通過建立網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警系統(tǒng),可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)包的連續(xù)掃描,有效監(jiān)控所有文件,對發(fā)現(xiàn)的病毒及時做出預(yù)警報告,并采取有針對性的措施消除病毒。

4.3優(yōu)化、升級網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)

就目前許多企業(yè)辦公自動化帶來的安全問題看,大多由于忽視自身系統(tǒng)的更新升級而導(dǎo)致安全系數(shù)降低,給別有用心的人帶來機(jī)遇。因此,在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和安全體系建設(shè)中,應(yīng)注重安全技術(shù)的升級,并在實(shí)踐中疊加多種方式確保安全,如身份認(rèn)證、系統(tǒng)加密、內(nèi)部局域網(wǎng)和防火墻升級等,從而從整個系統(tǒng)層面全面提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。

4.4加大網(wǎng)絡(luò)日常維護(hù)投入力度

科學(xué)、有效地提高網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù),最簡單、直接的辦法就是增加日常維護(hù)次數(shù),加大網(wǎng)絡(luò)維護(hù)投入、加大人員支持力度,從技術(shù)上購買更有效的防火墻軟件、殺毒軟件、安全防護(hù)軟件,并聘請專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員進(jìn)行維護(hù)、升級和檢查。這是一項(xiàng)必須為辦公室自動化的總體安全性支付的投資,需有計(jì)劃地進(jìn)行管理;此外,內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)應(yīng)隔離,以便于分段管理。與單機(jī)病毒相比,網(wǎng)絡(luò)病毒在傳播過程中會不斷進(jìn)化,這比普通單機(jī)病毒更難消除。因此,需加強(qiáng)監(jiān)督以達(dá)到預(yù)期效果。

4.5完善網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)宣傳系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用不僅帶來更方便的系統(tǒng)和操作,也帶來相關(guān)的系統(tǒng)風(fēng)險。在這種情況下,如員工對安全問題缺乏基本的了解和認(rèn)識,就會出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題,這不僅影響各種辦公自動化技術(shù)的正常應(yīng)用,同時也會使企業(yè)遭受一定的經(jīng)濟(jì)損失。因此,企業(yè)必須能加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的宣傳,使每位員工都能對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全有一個清晰的認(rèn)識。企業(yè)應(yīng)定期組織員工進(jìn)行安全知識教育,向員工普及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)知識。企業(yè)還應(yīng)能用其官方網(wǎng)站或社交工具對員工進(jìn)行常見的網(wǎng)絡(luò)安全教育,使員工明確處理方法,提高計(jì)算機(jī)安全性,從而不斷提高企業(yè)辦公效率。

4.6全方位做好數(shù)據(jù)備份有關(guān)工作

隨著信息時代的到來,對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的依賴程度也越來越高。目前,企業(yè)辦公活動大多依賴計(jì)算機(jī),惡意攻擊也會破壞一些重要的企業(yè)數(shù)據(jù)和企業(yè)信息,不能滿足企業(yè)辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的根本需要。這就要求企業(yè)對這一情況給予全面關(guān)注。通過數(shù)據(jù)加密和備份技術(shù)的綜合應(yīng)用,提高企業(yè)重要數(shù)據(jù)信息的安全性;同時,在應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公自動化技術(shù)防止數(shù)據(jù)丟失時,還需引導(dǎo)員工開發(fā)良好的數(shù)據(jù)備份習(xí)慣,為全面提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的效率打下更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為保證企業(yè)數(shù)據(jù)的最終安全,在日常工作中必須做好備份工作。一方面,當(dāng)黑客或外部竊取數(shù)據(jù)時,在無法阻止對方的竊取活動后,應(yīng)立即銷毀文件數(shù)據(jù),以防竊??;另一方面,在不可抗力的情況下,如火災(zāi)、洪水、雷雨、地震等計(jì)算機(jī)硬件損壞,可將數(shù)據(jù)丟失的影響降至最低。數(shù)據(jù)備份一般分為物理備份和云備份。數(shù)據(jù)可根據(jù)需要進(jìn)行備份,多種備份方式可共存,以保證數(shù)據(jù)恢復(fù)的及時性。

4.7科學(xué)、合理利用數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施

4.7.1入侵安全保護(hù)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng),要做好數(shù)據(jù)安全保護(hù)工作。需做好入侵安全防護(hù)措施。系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫應(yīng)具完整的邏輯和完整的數(shù)據(jù)元素,以確保應(yīng)用程序數(shù)據(jù)能得到完美的保護(hù)。數(shù)據(jù)庫中的信息通常包括兩種類型:(1)功能文件數(shù)據(jù);(2)純粹信息數(shù)據(jù)。對入侵安全防護(hù)措施,應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注安全防護(hù)和物理設(shè)備防護(hù)。保護(hù)內(nèi)容主要包括有線通信線路保護(hù)、無線通信線路保護(hù)、服務(wù)器安全保護(hù)等,針對不同的重要性和不同的數(shù)據(jù)類型,保護(hù)措施的選擇也不同。對辦公系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù),應(yīng)選擇分布式管理模式進(jìn)行安全防護(hù),做好身份安全認(rèn)證,設(shè)置訪問控制權(quán)限,記錄訪問日志。4.7.2網(wǎng)絡(luò)病毒防治網(wǎng)絡(luò)病毒防控工作難度較大,要有效結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理,通過安裝全方位的防病毒軟件進(jìn)行病毒防控,做好病毒防控服務(wù)器的安裝工作,通過在內(nèi)網(wǎng)中安裝病毒防控軟件,實(shí)現(xiàn)整個系統(tǒng)的安全防護(hù)。

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[5]王英凱.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化及安全策略探究[J].化工設(shè)計(jì)通訊,2016,42(01):66+69.

作者:陳怡凡 單位:陜西服裝工程學(xué)院

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