標準合同在企業(yè)合同管理中的作用

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摘要目前，標準化合同已經(jīng)成為現(xiàn)代商法中契約定型化特征的具體表現(xiàn)之一，它是現(xiàn)代商事交易關系向簡捷化發(fā)展的必然要求。本文以海洋石油工程企業(yè)為背景，探究標準合同在企業(yè)合同管理中的基礎作用以及重要意義。

關鍵詞標準合同企業(yè)合同管理企業(yè)標準

一、合同文本的種類及標準合同的基本概念

《合同法》第十條規(guī)定，“當事人訂立合同，有書面形式，口頭形式和其他形式”。在企業(yè)經(jīng)營活動中，只有書面合同，才能更好的保障交易安全和利益。再好的權利義務安排，如果不能形成書面合同，就會變成水中月、鏡中花。按照現(xiàn)有的法律法規(guī)及企業(yè)的合同實踐，合同書分為特定合同文本、示范合同文本和標準合同文本。特定合同文本是針對特定的業(yè)務一事一議而起草的文本，一般不進行大量重復使用；而示范合同文本，一般是國家行政部門、行業(yè)協(xié)會、國際團體或企業(yè)等的，可以反復使用，但是不需要強制使用的文本；與特定文本和示范文本不同，標準合同文本是合同制定單位以最大程度滿足己方利益為宗旨，針對某類業(yè)務，強制推行使用的文本。一部分觀點認為標準合同也被稱為格式合同，合同對方?jīng)]有談判、修改的空間。例如航空公司的機票格式合同、保險公司的保險合同、銀行的開戶協(xié)議、供水/供電/供氣等單位提供的文本。本文中討論的標準文本與此有所不同，雖然由處于有利談判地位的企業(yè)制定和強制使用，但是合同雙方可以針對業(yè)務特點和價格等因素，對合同部分條款，有商務談判空間，合同雙方可以經(jīng)過商務博弈形成最終文本。標準合同，在石油、工程、化工、運輸?shù)雀餍懈鳂I(yè)被廣泛使用。

二、標準合同在企業(yè)合同管理中的基礎作用

海洋石油工程企業(yè)屬于施工類企業(yè)，與業(yè)務單一企業(yè)不一樣的地方是它涉及到設計、采辦、建造、安裝等多個板塊業(yè)務類型合同。在海洋石油工程企業(yè)實行標準合同的推廣使用，規(guī)避因合同文本選擇不當引起的合同風險，提高合同管理部門審核效率，為業(yè)務操作提供指引，有利于降低企業(yè)管理成本，提高企業(yè)防范風險的能力和維護企業(yè)自身的合法利益。同時它還有利于樹立良好的企業(yè)商業(yè)形象，從而為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。標準合同在企業(yè)合同管理中的基礎作用具體表現(xiàn)為：1.標準合同是經(jīng)過實際業(yè)務較長時間的反復運用而總結出來的，能夠科學地反映特定業(yè)務的基本需求和對標準合同制定方關注的合同風險點進行全面保護。標準合同具有使用廣泛性，在某類型業(yè)務中適用，其適用面大，適用頻率高，適用時間長，適用相對方較廣。同時，標準合同規(guī)范了合同內容，節(jié)約了談判時間，降低了交易成本，提高了合同交易效率。2.在企業(yè)推廣標準合同，掌握標準合同制定的主動權，在出現(xiàn)合同糾紛時，可以通過完善的合同條款有效地防范與化解經(jīng)營上的風險，維護企業(yè)的權益。3.標準合同有利于提高企業(yè)內部員工的工作效率。企業(yè)加強標準合同相關工作，為合同人員的工作起到指導作用，從而提高效率。4.標準化的合同管理，有助于企業(yè)形象的提升。企業(yè)采用標準化合同有助于讓合作伙伴感受到企業(yè)合同管理的規(guī)范與秩序，也能夠讓其感受到企業(yè)員工的效率，從而幫助企業(yè)建立良好的商業(yè)信譽，提升企業(yè)形象?？偟膩砜?，在企業(yè)建立起標準化的合同體系是企業(yè)解決合同管理相關問題的重要舉措。

三、企業(yè)標準合同管理存在的問題

海洋石油工程企業(yè)往往涉及的合同種類較多，合同周期長，項目實施風險大，雖然合同的風險管理已經(jīng)形成了較為成熟的管理體系。我們也可以看到企業(yè)在標準合同管理工作中還是容易存在一些不足：1.對標準合同制定的認識存在片面性。在實際的工作過程中，一部分觀點認為，標準合同就是法律部門的工作，缺乏與法律部門進行良好的互動溝通。2.標準文本不能及時修訂、更新。企業(yè)一些合同使用人員在使用標準合同過程中，如果沒有形成合同風險總結和分享的長效意識，則很難將經(jīng)驗教訓固化下來，也難以為合同的標準化工作提供源源不斷的素材。3.標準合同的制定跟不上企業(yè)國際化速度。在標準合同的制定過程中，如果一味地秉著保護合同制定方利益，有著設置霸王條款的思維，這也難以跟上企業(yè)國際化的進程。4.合同的部分經(jīng)辦人業(yè)務能力參差不齊。其合同風險意識淡薄，也缺乏基本的合同法律知識，對標準文本條款的理解上也不夠全面。選用標準文本后，有著一勞永逸的懶惰思維。針對項目獨有風險點，不能及時完善和修改條款，沒有將項目的實際風險與標準文本進行很好地融合

四、加強企業(yè)標準合同管理的辦法

對企業(yè)標準合同的多年工作經(jīng)驗總結，同時汲取同行業(yè)單位的一些通行方法，企業(yè)加強標準合同的相關具體的措施如下：1.一份優(yōu)質的標準文本的制作，是需要企業(yè)法律、商務、財務、QHSE、技術等相關部門的配合才能順利完成。針對國際市場業(yè)務的需求，需要適用不同國家的法律，則需要聘請專業(yè)的法律團隊與企業(yè)內部管理人員共同起草合同。聘請律師或專業(yè)人員與內部人員共同協(xié)作，有利于從源頭上保證合同的質量。2.標準合同管理工作，是一項長期的，系統(tǒng)的工作。需要有專業(yè)的部門和團隊實施相關工作，也要有年度的制定和修訂計劃，以保障標準合同工作能夠持續(xù)、穩(wěn)定進行。合同實際執(zhí)行人員和標準合同制定人員的溝通渠道要有效暢通，形成長效溝通工作機制。在標準文本的使用過程中，針對不同業(yè)務和項目風險特點，不斷發(fā)現(xiàn)條款上的缺點或漏洞，及時進行更新和完善。標準合同文本既要反應業(yè)務的實際需求，也得體現(xiàn)國家法律法規(guī)的新的變化。3．合同條款的設置，要兼顧合同法的平等、自愿、公平、誠信、合法五大原則，在保護企業(yè)利益和符合交易規(guī)則之間取得平衡。企業(yè)在制定和使用標準合同的過程中，也要根據(jù)主營業(yè)務需要，如國際工程建設，就應當充分借鑒國際上成熟的建設工程標準合同文本的優(yōu)點，從結構和內容上對已有的標準文本加以充實和改進，根據(jù)承包的不同方式、工程的不同規(guī)模和性質、投資的不同類別及適用法律不同來制定文本。4．企業(yè)需要持續(xù)加大合同和法律人員的培訓力度，通過“走出去，請進來”等多種方式，持續(xù)提升人員的專業(yè)水平和職業(yè)素質。只有合同和法律人員的專業(yè)素質的不斷提高，才是企業(yè)合同管理不斷朝著朝氣勃勃發(fā)展的軟實力。企業(yè)需要建立一套規(guī)范、嚴格的合同管理制度與流程，合同風險的防范也需要貫穿合同的全生命周期，標準文本的管理工作亦是如此，也是需要嵌入制度、合同動態(tài)管理的全過程。標準合同的推廣工作，也要與企業(yè)的市場談判定位進行匹配。如果企業(yè)在業(yè)務實際過程中，因為談判地位處于劣勢，如市場承攬合同，合同相對方一般不會接受企業(yè)提供標準文本，那企業(yè)可以用標準文本的相關條款為談判提供參考。一流的企業(yè)做標準。企業(yè)深化改革，提質增效，推進國際化的過程，合同標準化是有效的工具和手段。做好合同標準化工作，對增大企業(yè)商務影響力、掌握市場談判主動權、擴大企業(yè)海外市場都會有很大的支持作用。

作者:龍志 單位:海洋石油工程股份有限公司