疫情影響下的互聯(lián)網(wǎng)與印章管理結(jié)合

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摘要：為防控肺炎疫情傳播，各地方政府采取延期復(fù)工等措施，各高校響應(yīng)政府防控措施實(shí)施，采用互聯(lián)網(wǎng)辦公等形式。受疫情防控措施影響，各高校業(yè)務(wù)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，日常辦公中紙質(zhì)文件簽署、印章加蓋等操作存在困難，面臨因人員接觸可能導(dǎo)致感染疫情的風(fēng)險(xiǎn)。使用電子印章的方式對(duì)解決當(dāng)下困境提供了出路，在特殊時(shí)期能提高高校辦理業(yè)務(wù)效率，并降低疫情帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，目前中國(guó)電子印章管理缺乏法律依據(jù)與統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，疫情形勢(shì)下加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)印章管理建設(shè)具有重要意義。

關(guān)鍵詞：肺炎疫情；互聯(lián)網(wǎng)辦公；電子印章；印章管理

肺炎疫情發(fā)生對(duì)高校日常工作產(chǎn)生了很大影響，對(duì)科研工作、政務(wù)工作帶來(lái)很多不便。為做好疫情防控工作，高校可通過(guò)使用電子印章辦理各項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)，為高校管理工作的開(kāi)展提供便利，通過(guò)無(wú)接觸審批，避免感染病毒的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)“只跑一次”辦理印章業(yè)務(wù)，縮短了業(yè)務(wù)辦理時(shí)間。由于目前中國(guó)電子印章使用時(shí)間較短，缺乏完善的法律政策規(guī)范文件，電子印章使用中存在很多問(wèn)題，疫情形勢(shì)下，加強(qiáng)高?；ヂ?lián)網(wǎng)印章管理具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1電子印章的優(yōu)點(diǎn)

目前關(guān)于電子印章定義尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，電子印章特點(diǎn)主要表現(xiàn)在具有信息安全技術(shù)支撐，與數(shù)字證書(shū)綁定，具有與傳統(tǒng)印章一致的示信功能，可用于電子文件的簽章。電子印章是以公鑰密碼體系為支撐，簽印文具與傳統(tǒng)印章有同樣的表現(xiàn)，可對(duì)電子形態(tài)下數(shù)據(jù)電文進(jìn)行電子簽章的組織機(jī)構(gòu)電子公章及配套使用簽章軟件與存儲(chǔ)介質(zhì)[1]。電子印章具有制作技術(shù)復(fù)雜、信用風(fēng)險(xiǎn)低、認(rèn)證鑒定依據(jù)客觀等特點(diǎn)。電子印章制作依賴于密碼技術(shù)，制作者需具有較強(qiáng)的技術(shù)實(shí)力，需通過(guò)信息產(chǎn)業(yè)部門認(rèn)證獲得國(guó)家密碼，管理部門頒發(fā)取得，偽造難度大，易被管理部門發(fā)現(xiàn)并追蹤。電子印章可對(duì)簽章行為設(shè)置密碼保護(hù)，確認(rèn)具有權(quán)限方可加蓋印章?？山档陀≌卤９茱L(fēng)險(xiǎn)，印章使用情況自動(dòng)記錄，發(fā)生印章丟失可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)掛失，提高簽章行為不可否認(rèn)性。使用電子印章簽署文件，收到文件后可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向可信第三方驗(yàn)證，第三方根據(jù)文件摘要等客觀信息判斷真實(shí)性，降低電子印章的風(fēng)險(xiǎn)。電子印章認(rèn)證不依賴技術(shù)人員主觀判斷，以客觀證據(jù)為依據(jù)，安全可靠。電子印章保存利用比傳統(tǒng)印章更具優(yōu)越性，其優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在查詢方便、存儲(chǔ)簡(jiǎn)單、管理規(guī)范、印章使用軌跡健全。用戶可事前查詢電子印章持有人相關(guān)信息，避免上當(dāng)受騙。傳統(tǒng)物理印章需出現(xiàn)事故后進(jìn)行查詢鑒定，產(chǎn)生不可挽回的損失。偽造印章的鑒別則需依靠專業(yè)技術(shù)的司法部門，鑒定周期長(zhǎng)。存儲(chǔ)電子印章的EK盤遺失可立即掛失停用，撿到者無(wú)密碼不能登錄系統(tǒng)使用，傳統(tǒng)物理印章丟失會(huì)埋下巨大安全隱患。電子印章各種相關(guān)信息有專門計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)物理印章受人為因素影響較大，合法用戶可控制加蓋安全電子印章文檔的打印[2]。

2電子印章應(yīng)用中的缺陷

中國(guó)電子印章應(yīng)用起步于1996年，隨著2005年《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（下稱《電子簽名法》）實(shí)施，為電子簽名法律效力作出保障，很多國(guó)內(nèi)信息技術(shù)企業(yè)開(kāi)始研制電子印章產(chǎn)品，電子印章在政務(wù)與商務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用逐漸普遍化。電子印章蓬勃發(fā)展下也存在很多問(wèn)題，直接表現(xiàn)是目前尚無(wú)電子印章通用機(jī)構(gòu)，關(guān)鍵原因是電子印章法律地位不清晰，未建立電子印章的辦理機(jī)制與服務(wù)體系。電子合同是電子印章在電商領(lǐng)域中的典型應(yīng)用，是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訂立，以數(shù)據(jù)電文方式生成的合同?！吨腥A人民共和國(guó)合同法》（下稱《合同法》）規(guī)定當(dāng)事人采用信件等形式訂立合同可在成立前要求簽訂確認(rèn)書(shū)，《合同法》在1999年生效，現(xiàn)有《電子簽名法》支持，電子合同可使用電子簽名方式使合同成立。隨著中國(guó)電商不斷發(fā)展，企業(yè)對(duì)電子合同需求增多，但目前電子合同應(yīng)用與電商發(fā)展存在差距，主要原因是缺少可在電子形態(tài)下使用合同生效的信用物證。很多企業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)傳送合同等經(jīng)濟(jì)文件，但最終簽署需打印成紙，合作者簽字蓋章送回，導(dǎo)致過(guò)程煩瑣，未利用信息技術(shù)帶來(lái)的便利[3]。電子印章在電子政務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用潛力巨大，中國(guó)電子政務(wù)開(kāi)始深層次應(yīng)用，急需可在電子形態(tài)下保障政府權(quán)威性的信用物證，目前中國(guó)很多地區(qū)部門建立了互聯(lián)網(wǎng)通用的電子政務(wù)網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公文傳遞等活動(dòng)，但具有法律效力的行為仍需通過(guò)紙質(zhì)文件形式落實(shí)，即政府公文加蓋章后生效，由于沒(méi)有在電子形態(tài)下使電子公文生效的證物，政府公文交換未得到應(yīng)用?，F(xiàn)有電子印章只能在有限的范圍內(nèi)認(rèn)可使用，其原因有多方面，如電子印章應(yīng)用推廣障礙包括法律地位不清晰、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、認(rèn)證體系不明確等?！峨娮雍灻ā访鞔_電子簽名法律地位，但電子印章法律效力不能成立，電子印章與電子簽名關(guān)系未明確，要明確電子印章法律地位，必須明確電子印章是電子簽名的應(yīng)用。目前電子印章無(wú)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，往往由印章制作單位自行研發(fā)，不同公司提供電子印章標(biāo)準(zhǔn)品質(zhì)存在差異，成為電子印章走出單一行政區(qū)劃的嚴(yán)重阻礙。目前電商中認(rèn)證采用政府搭臺(tái)模式管理，可信第三方機(jī)構(gòu)為企業(yè)。企業(yè)通過(guò)工信部職能機(jī)構(gòu)認(rèn)證即可。但電子政務(wù)中電子印章不能應(yīng)用，政府部門印章真實(shí)性不能由企業(yè)認(rèn)證。中國(guó)電子簽名法制定中考慮相關(guān)問(wèn)題，第35條規(guī)定國(guó)務(wù)院規(guī)定部門可依法制定政府活動(dòng)使用電子簽名具體辦法，為電子印章管理法制化提供了依據(jù)，表明政務(wù)活動(dòng)中信用認(rèn)證有待完善。

3疫情下高校印章管理存在的問(wèn)題

印章管理工作涵蓋印章制發(fā)、印章保管等多個(gè)環(huán)節(jié)，高校承擔(dān)科研、科研成果轉(zhuǎn)化及日常管理工作，存在印章審批涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣、印章使用數(shù)量大、印章廢止移交時(shí)謹(jǐn)慎度高等問(wèn)題，現(xiàn)有傳統(tǒng)印章管理中，由于各環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)不合理，電子化程度低等造成存在潛在隱患，審批流程復(fù)雜導(dǎo)致行政效率低等現(xiàn)實(shí)困境。疫情影響下加強(qiáng)高校印章互聯(lián)網(wǎng)管理尤為重要。高校辦公室印章管理中的問(wèn)題主要包括印章工具信息化程度低、審批程序設(shè)計(jì)過(guò)于煩瑣、印章管理制度存在漏洞。傳統(tǒng)高校印章工具為銅章，信息識(shí)別度低，印章分量重，落印靠人力手工，人工用印耗時(shí)長(zhǎng)。大批量用章時(shí)，如畢業(yè)證書(shū)用印、學(xué)生各類獲獎(jiǎng)證書(shū)集中用印、科研項(xiàng)目呈報(bào)、科研成果轉(zhuǎn)化時(shí)，人工用印耗時(shí)、費(fèi)力，印章使用投入時(shí)間成本大，由于同一印章僅有一枚，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)同一時(shí)間用印時(shí)造成印章缺位，大大降低用印效率。高校各單位使用學(xué)校印章時(shí)必須持有申請(qǐng)表，傳統(tǒng)印章申請(qǐng)表設(shè)計(jì)存在審批漏洞，印章申請(qǐng)表基本體現(xiàn)用印原因、加蓋類別等，實(shí)踐中用印材料往往頁(yè)數(shù)多，用印申請(qǐng)?zhí)顚懖牧虾?jiǎn)稱，難以體現(xiàn)對(duì)材料的審核度，分管部門審核不仔細(xì)，難以確保材料用印安全。高校辦公室印章管理中均為專人保管，但實(shí)際用印中存在印章公用問(wèn)題，多人管理現(xiàn)象為印章管理帶來(lái)了困擾，日常工作時(shí)間及值班期間由于牽涉辦公室管理人員數(shù)量多，印章經(jīng)多人使用未完善使用記錄，印章管理職責(zé)不清，不嚴(yán)格用印會(huì)對(duì)學(xué)校利益造成損害，責(zé)任落實(shí)難以追究。

4高校印章互聯(lián)網(wǎng)管理對(duì)策

印章是高校辦公室代表學(xué)校行使職權(quán)、對(duì)內(nèi)施政及公務(wù)活動(dòng)的重要憑證，印章法律性決定其非簡(jiǎn)單物件實(shí)體，是集權(quán)利義務(wù)、依據(jù)于一體的權(quán)力象征，無(wú)論高校公章還是法人簽名章均賦予獨(dú)特法律屬性，行使高校權(quán)益，體現(xiàn)高校在科研教學(xué)中的施政方略。加強(qiáng)印章管理是有效開(kāi)展高校行政工作的重要部分，是防控用印風(fēng)險(xiǎn)、遏制違規(guī)辦事的重要防線，高校行政職能辦公室是學(xué)校印章管理的歸口單位，能否主動(dòng)改進(jìn)印章管理方法，確保規(guī)范安全開(kāi)展印章管理工作，提高行政管理水平尤為重要。疫情期間高校通過(guò)使用電子印章能有效提高辦公效率，在辦理用印審批業(yè)務(wù)、印章加蓋等方面提高了工作效率。由于電子印章自身存在許多不足，高校印章管理中出現(xiàn)許多問(wèn)題，針對(duì)高校辦公室印章管理中的問(wèn)題，需要加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)電子印章管理，通過(guò)印章工具平臺(tái)技術(shù)創(chuàng)新、印章審批流程設(shè)計(jì)改進(jìn)、印章管理制度完善等方面加強(qiáng)高校印章管理，保證高校印章發(fā)揮應(yīng)有作用，提升高校辦公室在日常工作管理等方面的服務(wù)質(zhì)量水平。首先要積極引入數(shù)字化先進(jìn)技術(shù)，從工具層面推動(dòng)印章監(jiān)管實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，以技術(shù)創(chuàng)新推進(jìn)辦公室工作信息化?？筛鶕?jù)用印管理需求選擇性推廣學(xué)校電子印章使用，使得印章有獨(dú)特的編號(hào)，每份蓋章材料有痕跡記錄，可重點(diǎn)考慮籌劃借助工業(yè)設(shè)計(jì)手段將印章與自動(dòng)化結(jié)合使用，創(chuàng)造大批量用印流水線機(jī)械設(shè)計(jì)，可采用柜式服務(wù)機(jī)，包括使用者系統(tǒng)身份識(shí)別等，實(shí)現(xiàn)用印過(guò)程信息化全監(jiān)控管理平臺(tái)。要積極考慮印章使用申請(qǐng)所涵蓋的內(nèi)容，優(yōu)化制定學(xué)校統(tǒng)一格式規(guī)范的《用章申請(qǐng)表》，在用章申請(qǐng)中體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠谜聦徟绦蛱攸c(diǎn)，解決在設(shè)計(jì)中存在的模糊認(rèn)知、責(zé)任不清問(wèn)題。以學(xué)校為起點(diǎn)單位，對(duì)各單位用章統(tǒng)一編號(hào)，針對(duì)用印主要業(yè)務(wù)名稱設(shè)計(jì)細(xì)化分類《用印申請(qǐng)表》，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行功能完善，強(qiáng)化用印審批流程中的全程記錄，過(guò)程追溯功能，避免在審批流程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。創(chuàng)造性地從制度上設(shè)計(jì)，創(chuàng)新印章管理工作。針對(duì)辦公室內(nèi)部管理人員建立高效的印章管理業(yè)務(wù)體系化培訓(xùn)，將印章管理培訓(xùn)納入辦公室行政管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程中，通過(guò)學(xué)校印章管理文件規(guī)定學(xué)習(xí)，以案例分析的方式對(duì)印章管理人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，確立常態(tài)化培訓(xùn)體系，使辦公室印章工作走上制度化道路。

參考文獻(xiàn)：

［1］白鷺，王楠.創(chuàng)新高校辦公室印章管理工作的路徑思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：43，49.

［2］李承國(guó).電子印章管理法制化問(wèn)題研究［D］.北京：中國(guó)青年政治學(xué)院，2013.

［3］唐躍進(jìn)，胡雨.電子印章與傳統(tǒng)印章的比較研究［J］.檔案學(xué)通訊，2006（1）：62-64.

作者：王瑜 單位：吉林大學(xué)