公路工程檔案管理信息化路徑

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摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的逐漸發(fā)展，公路工程檔案管理工作產(chǎn)生了較多變化，為了使公路工程更好的服務(wù)于人民，對(duì)公路工程進(jìn)行有效的管理、維修和養(yǎng)護(hù)，為公路工程規(guī)劃建設(shè)等方面工作提供更多依據(jù)支持，并且對(duì)突發(fā)問(wèn)題進(jìn)行快速解決，需要對(duì)公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新方面的工作產(chǎn)生更多重視。對(duì)公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑方面的內(nèi)容進(jìn)行具體分析。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；路徑分析

0引言

所謂檔案管理信息化是指利用檔案信息資源的數(shù)字化以及過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)加工以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)裙ぷ骱?，有效的?shí)現(xiàn)檔案信息配置合理以及有效的利用，最終的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)信息資源共享。傳統(tǒng)的公路工管理，不但是管理效率非常的低下，還容易產(chǎn)生檔案損壞或丟失等問(wèn)題，這些問(wèn)題給管理人員和相關(guān)到位造成了無(wú)法估量的損失。因此，公路工程檔案管理的信息化是其未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)與方向。

1檔案信息化概述

近些年來(lái)，伴隨著信息化技術(shù)的普及與推廣，我國(guó)各行各業(yè)以廣泛的使用信息化技術(shù)對(duì)其存放的檔案進(jìn)行管理，但其實(shí)對(duì)于該信息化建設(shè)并沒(méi)有全面的認(rèn)知，我們從廣義和狹義兩個(gè)角度來(lái)分析檔案信息化建設(shè)的含義；首先從廣義角度來(lái)看，檔案管理信息化就是將企業(yè)的檔案與社會(huì)上諸多影響因素信息進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，并將信息進(jìn)行整合從而形成具體、全面的信息體，為管理人員進(jìn)行決策和判斷提供一個(gè)比較科學(xué)和客觀的依據(jù)；而從狹義角度來(lái)看，是指將檔案進(jìn)行信息化處理，實(shí)現(xiàn)自身的信息化，可以說(shuō)廣義的信息化是建立在狹義信息化基礎(chǔ)上，并有一定程度的延伸和拓展，而且這兩種檔案信息化定義都是為了將檔案轉(zhuǎn)化為有用的信息，以利于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和使用，尤其在當(dāng)前處于信息化高度發(fā)達(dá)的背景下，能夠?qū)n案信息與社會(huì)政治，經(jīng)濟(jì)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，并通過(guò)一定的分析和處理，將檔案信息和其他信息融合在一起，從而提煉出跟為全面的信息。

2公路工程檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的意義

2.1信息化建設(shè)能夠延長(zhǎng)公路工程檔案的使用期限

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，公路工程的檔案逐日增加，公路工程的檔案管理也要面對(duì)著愈來(lái)愈復(fù)雜的的檔案管理環(huán)境，對(duì)此，怎樣管理公路工程檔案，提升公路工程檔案的使用年限，是每一位公路工程檔案管理者都應(yīng)必須要考慮的問(wèn)題。我們?cè)诟黝?lèi)工程的檔案管理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)使用信息化的檔案管理方式能夠快速解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)的問(wèn)題，而且利用信息化管理技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理能夠有效減少檔案管理的成本，降低對(duì)物理空間的使用，大大范圍減少檔案管理中資金的投入。另外，對(duì)公路工程實(shí)行信息化檔案管的方式可以有效降低利用時(shí)候紙質(zhì)材料的破損和丟失等風(fēng)險(xiǎn)因素，實(shí)現(xiàn)對(duì)公路工程檔案更長(zhǎng)久和安全。

2.2信息化建設(shè)能夠提高檔案管理的服務(wù)效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段，檔案的管理效率低，使用大量的人力、物力，假如需要想查閱檔案需要經(jīng)復(fù)雜的手續(xù)，而且很多檔案信息也存在不夠準(zhǔn)確等問(wèn)題。對(duì)公路工程的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理可以提高檔案的查閱與調(diào)取，使用者利用計(jì)算機(jī)通過(guò)輸入關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)了可以實(shí)現(xiàn)對(duì)公路工程檔案的快速讀取與查詢(xún)，該方法使用過(guò)程簡(jiǎn)單，操作方便，速度快等很多優(yōu)點(diǎn)。另外利用計(jì)算機(jī)技術(shù)還可以為檔案管理提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，方便對(duì)檔案的管理與使用。

3檔案管理信息化路徑

3.1強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)

檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，必須正確認(rèn)識(shí)信息在檔案管理工作中的重要性，只有管理者從心底重視，就可以快速把檔案管理信息化工作的要求落到實(shí)際檔案管理工作中。目前，普遍的檔案管理工作人員已經(jīng)習(xí)慣了之前長(zhǎng)期采用的管理的檔案管理方式，因此很難從意識(shí)上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。因此將強(qiáng)化和提升檔案管理人員的意識(shí)作為工作的重點(diǎn)，并輔以購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)性的設(shè)備，使其盡早盡快的適應(yīng)信息化檔案管理的方式。

3.2規(guī)范檔案管理

公路工程的檔案資料會(huì)涉及到較多的信息和商業(yè)機(jī)密，鑒于其檔案管理工作的特殊性，在對(duì)公路工程開(kāi)展檔案管理工作信息化工作的同時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，從而使得所保存的檔案資料的安全性得到有效的保證。因此，在規(guī)范檔案管理過(guò)程中，還應(yīng)注意建立健全相應(yīng)的制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與制度建設(shè)信息化的同步進(jìn)行。通過(guò)完善的制度對(duì)檔案管理信息化的各項(xiàng)工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行約束。此外，還應(yīng)對(duì)所保存的檔案資料，特別是針對(duì)電子類(lèi)文件以及其他易損壞的檔案資料采取必要的防護(hù)措施，以確保檔案資料的安全性。

3.3建設(shè)復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍

做好公路工程檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)重要的工作，是確保檔案管理信息化成功的最基礎(chǔ)的工作。這就要求我們首先必須提高檔案管理工作人員的信息化意識(shí)。這必然要求檔案管理人員首先要熟悉電子文件的特征，其次是必須了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)安全防護(hù)的基本知識(shí)，這樣就可以保證檔案信息的完整性以及安全性。另外要求檔案管理人員必須在工作中立足本職工作，不斷的強(qiáng)化學(xué)習(xí)，利用一切可能的機(jī)會(huì)參與信息化培訓(xùn)，只有持續(xù)的更新專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)；其次要不斷的提高管理人員信息化管理的工作技能。為了可以較快的實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門(mén)應(yīng)排定計(jì)劃對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息管理等方面的知識(shí)。檔案主管部門(mén)還要制造好的條件讓檔案管理人員可以及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和最近技術(shù)，不斷提高檔案管理工作人員的工作技能。檔案管理部門(mén)和檔案管理者必須意識(shí)到檔案信息安全保障能力建設(shè)的重要性以及緊迫性，不斷的完善各種檔案管理的制度，并認(rèn)真執(zhí)行，把安全至上的理念物化到檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中去。

3.4建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)保證檔案信息安全

不斷對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)和完善是確保檔案信息安全性的關(guān)鍵。在當(dāng)今的信息時(shí)代，用戶(hù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和信息平臺(tái)對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行方便而快捷的交流。由于公路工程檔案類(lèi)別多，數(shù)量極大，使得檔案管理信息化建設(shè)的難度明顯提升。因此，公路工程檔案管理人員篩查檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的精確性是確保公路工程數(shù)據(jù)庫(kù)完整性和準(zhǔn)確性的根本。此外，通過(guò)建立和完善公路工程的數(shù)據(jù)信息中心同樣可以保證檔案信息的安全。隨著公路工程項(xiàng)目數(shù)量的不斷證多，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中所保存的數(shù)據(jù)也在飛速增長(zhǎng)，這就導(dǎo)致存放空間狹小，管理設(shè)備落后等問(wèn)題不斷涌現(xiàn)。基于此，在建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，為了便于為人們提供更為快捷和人性化的服務(wù)，應(yīng)結(jié)合公路工程的自身特點(diǎn)一級(jí)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況，充分運(yùn)行現(xiàn)代化的技術(shù)手段，加大對(duì)于資金投入，建立并完善相應(yīng)的信息防護(hù)體系。雖然目前檔案管理工作中仍然存在檔案信息安全的問(wèn)題，只要相應(yīng)的管理人員根據(jù)檔案信息的安全等級(jí)進(jìn)行統(tǒng)籌安排和有針對(duì)性的管理手段，可以有效的保證公路工程檔案信息的安全。

4結(jié)語(yǔ)

為了更好的適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展形勢(shì)，全面提升公路工程檔案管理水平，從事檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化路徑的分析與研究。通過(guò)對(duì)檔案信息化管理理念、模式等進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，對(duì)安全體系方面進(jìn)行完善，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)進(jìn)行不斷的提升，進(jìn)而為公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新方面工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為公路工程建設(shè)等方面工作提供更多支持。

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作者 ：湯蘇 單位：淮南市公路工程公司第一工程處