公路工程檔案資源開(kāi)發(fā)和利用

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摘要：近年來(lái)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，國(guó)家在公路建設(shè)與養(yǎng)護(hù)上逐步增加了資金投入，為公路行業(yè)的快速發(fā)展創(chuàng)造了良好條件，在此過(guò)程中也會(huì)形成大量的檔案資源。公路工程檔案涵蓋了公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)等方面的信息，可以反映整個(gè)公路的建設(shè)與使用情況。通過(guò)加大對(duì)公路工程檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用力度，才能最大限度體現(xiàn)其價(jià)值，為公路建設(shè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)?；诖耍疚奶岢隽斯饭こ虣n案資源的開(kāi)發(fā)和利用策略。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案資源；開(kāi)發(fā)利用

一、公路工程檔案資源的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

公路工程檔案主要是公路工程在科研、設(shè)計(jì)和施工等階段形成的科技文件材料，能夠?qū)⒐饭こ炭蒲?、設(shè)計(jì)和施工等活動(dòng)過(guò)程如實(shí)反映出來(lái)。公路工程檔案是公路工程專業(yè)技術(shù)活動(dòng)產(chǎn)物，可以集中體現(xiàn)公路工程專業(yè)技術(shù)內(nèi)容、相關(guān)方法與手段，有著較強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。

（二）唯一性

每條公路主要是結(jié)合當(dāng)?shù)氐匦蔚孛?、水文地質(zhì)、自然氣候、人文環(huán)境和使用標(biāo)準(zhǔn)等作出設(shè)計(jì)與施工的，其與工業(yè)產(chǎn)品不一樣，在設(shè)計(jì)、材料和程序上有著較大的差異。因此，每個(gè)公路工程項(xiàng)目無(wú)論是設(shè)計(jì)還是施工都是獨(dú)一無(wú)二的，有著唯一性特點(diǎn)，其形成的檔案資源也具備這個(gè)特征。因此，不僅要加強(qiáng)公路工程檔案的收集與管理，還要注重開(kāi)發(fā)與利用，將其作用充分發(fā)揮出來(lái)。

（三）成套性

公路工程項(xiàng)目包括工程立項(xiàng)、項(xiàng)目可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、使用養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建等內(nèi)容，各階段形成的技術(shù)文件材料在分類、整理和立卷后可以形成該項(xiàng)目的全套工程檔案。然而從實(shí)際情況來(lái)看，因?yàn)楦麟A段責(zé)任單位不一樣，公路工程檔案又包括業(yè)主檔案、設(shè)計(jì)檔案、施工檔案、監(jiān)理檔案、使用管養(yǎng)檔案，各單位分別保管，獨(dú)立成套。如設(shè)計(jì)檔案主要包含項(xiàng)目建議書(shū)、工程可行性研究、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)方案論證、變更設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等技術(shù)文件材料，若是某項(xiàng)內(nèi)容缺失，將導(dǎo)致檔案變得不完整?？梢?jiàn)公路工程檔案有著成套性特點(diǎn)，在檔案管理與開(kāi)發(fā)利用中都要高度重視，確保檔案的完整性與可靠性，才能將公路工程檔案資源的作用真正體現(xiàn)出來(lái)。

（四）重復(fù)使用性

公路工程檔案也有著重復(fù)使用性特點(diǎn)，這點(diǎn)在設(shè)計(jì)方面表現(xiàn)得非常明顯。設(shè)計(jì)單位承擔(dān)設(shè)計(jì)項(xiàng)目所利用的設(shè)計(jì)檔案，通常在整個(gè)設(shè)計(jì)文件材料中占據(jù)的比例約為30%～40%，包括大跨徑懸索橋和斜拉橋設(shè)計(jì)等，國(guó)道網(wǎng)規(guī)劃、國(guó)家頒布的標(biāo)準(zhǔn)化通用圖設(shè)計(jì)等都能夠重復(fù)參考使用。通過(guò)利用公路工程檔案，可以有效節(jié)約設(shè)計(jì)工時(shí)，縮短設(shè)計(jì)周期，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

二、正確處理好檔案利用與安全保密工作的關(guān)系

檔案部門(mén)要改變傳統(tǒng)的檔案保管觀念，檔案應(yīng)該進(jìn)行保密，但是保密的根本目的也是為了利用，否則就會(huì)失去檔案本身的價(jià)值。對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，利用與保密均十分重要，缺一不可。如何正確處理好檔案利用與安全保密工作的關(guān)系，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析：一是對(duì)檔案的提供者及利用者都要大力宣傳《中華人民共和國(guó)保密法》《中華人民共和國(guó)檔案法》，提升檔案意識(shí)及保密意識(shí)，維護(hù)國(guó)家、集體及個(gè)人的合法權(quán)益；二是做好檔案的保管期限及密級(jí)的制定工作，根據(jù)國(guó)家規(guī)范及項(xiàng)目的實(shí)際情況確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確定位檔案的保管期限和密級(jí)；三是做好檔案的密級(jí)調(diào)整工作，嚴(yán)格制定涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。此外，還要確定能夠利用的范圍，明確哪些檔案可以開(kāi)放利用，哪些需要審批才能利用，使檔案利用工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；四是加大監(jiān)管及監(jiān)督力度，一旦發(fā)現(xiàn)有違反檔案保密行為要嚴(yán)格依法處理，達(dá)到檔案利用及保密互為保障的辯證統(tǒng)一，這樣才能最大限度地保障檔案資源被充分利用，才能體現(xiàn)檔案價(jià)值利用的最大化。

三、公路工程檔案資源開(kāi)發(fā)和利用的策略

（一）盡快轉(zhuǎn)變思想觀念

當(dāng)前各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想理念，除了要做好公路建設(shè)與養(yǎng)護(hù)工作以外，還需要不斷提升檔案管理工作，尤其是要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。要充分認(rèn)識(shí)到只有保證公路工程檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，才能將公路建設(shè)與養(yǎng)護(hù)質(zhì)量體現(xiàn)出來(lái)，為公路科研工作提供重要的參考依據(jù)。通過(guò)提升檔案管理質(zhì)量與效率，才能為今后的檔案開(kāi)發(fā)與利用創(chuàng)造良好條件，達(dá)到節(jié)省時(shí)間與資金的目的，也讓公路養(yǎng)護(hù)、大中修工程及公路改擴(kuò)建等有全面的數(shù)據(jù)支持，從而促使公路工程建設(shè)質(zhì)量的不斷提升?；诖?，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到檔案資源的效益功能，提升檔案工作的重視程度，要將檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用納入到議事日程中。通過(guò)對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用中出現(xiàn)的難題進(jìn)行分析、研究與解決，激發(fā)每個(gè)檔案管理人員的工作熱情，為檔案利用者提供更多便利。

（二）創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

檔案管理人員要形成全局觀念，增強(qiáng)中心意識(shí)，拓寬公路工程檔案資源開(kāi)發(fā)與利用思路，讓領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)獲得有效服務(wù)。一是對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。在公路工程檔案開(kāi)發(fā)與利用的過(guò)程中，不僅要提供日常查詢、借閱等服務(wù)，還要采取多樣化服務(wù)，包括咨詢、復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)傳遞、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)和定題服務(wù)等，讓檔案利用者的各項(xiàng)需求得到滿足。二是對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。要結(jié)合檔案館藏內(nèi)容，從公路建設(shè)需求出發(fā)，對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。公路工程檔案管理部門(mén)要做好檔案編研工作，轉(zhuǎn)變以往單一紙質(zhì)檔案查詢的現(xiàn)狀，讓利用者獲得更多層次的檔案產(chǎn)品，包括數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，確保服務(wù)質(zhì)量能夠?qū)崿F(xiàn)提升。三是對(duì)服務(wù)效果的創(chuàng)新。檔案服務(wù)主要是讓利用者需求得到滿足，在發(fā)揮檔案資源價(jià)值的同時(shí)，也要關(guān)注利用效果的反饋。要借助《查閱利用檔案登記表》，全面、認(rèn)真登記所有的查詢者、單位、查閱次數(shù)、查閱內(nèi)容及目的等，檔案部門(mén)要及時(shí)統(tǒng)計(jì)與分析反饋的信息，總結(jié)其中的規(guī)律，了解檔案利用動(dòng)態(tài)。要對(duì)各單位、各部門(mén)和各科室檔案資源需求進(jìn)行分析，全面把握公路工程檔案價(jià)值，加快其開(kāi)發(fā)和利用步伐，讓檔案資源真正成為“促進(jìn)科技成果向生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化”的橋梁。

（三）充分運(yùn)用信息技術(shù)

要對(duì)公路工程檔案開(kāi)發(fā)和利用進(jìn)行轉(zhuǎn)變，跟上時(shí)展的腳步，逐步建立起完善的檔案管理機(jī)制，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。當(dāng)前公路工程檔案因?yàn)閿?shù)量大、種類多、內(nèi)容雜，若是采取人工的方式進(jìn)行分類與組卷，不僅工作任務(wù)繁重，還由于檔案管理人員認(rèn)識(shí)水平的差異，會(huì)將同一類文件歸入不同類別中。且部分單位缺乏完善的歸檔制度，導(dǎo)致部分文件資料無(wú)法及時(shí)歸檔，不能確保檔案的完整性與齊全性。在傳統(tǒng)的人工管理檔案模式中，因?yàn)闄z索工具非常單一，給查找與利用帶來(lái)了不便，所以需要充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在公路檔案資源利用過(guò)程中，要借助光盤(pán)存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)檢索和多媒體顯示等現(xiàn)代化手段，讓日常文件自動(dòng)歸檔、組卷、主題詞自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目、多途徑檢索等，可極大簡(jiǎn)化檔案管理工作，讓檔案管理人員有更多時(shí)間與精力投入到檔案資源開(kāi)發(fā)和利用中，為利用者提供更多便利。要注重對(duì)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的利用，提升檔案管理信息化水平，為檔案交流創(chuàng)造更有利的條件，這樣才能提升公路工程檔案資源利用率，更好地為公路事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

（四）打造過(guò)硬的檔案隊(duì)伍

公路工程檔案管理人員要在管理思想與觀念上作出轉(zhuǎn)變，從以往的實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔㈤_(kāi)發(fā)和檔案利用多樣化服務(wù)上。要從公路建設(shè)這一中心出發(fā)，將檔案資源的開(kāi)發(fā)利用計(jì)劃納入單位的年度工作計(jì)劃中，結(jié)合單位年初制定的公路工程項(xiàng)目開(kāi)工計(jì)劃，并充分考慮到實(shí)際檔案利用者的個(gè)性化需求，對(duì)公路檔案資源作出有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)與利用，確保提供內(nèi)容更加豐富、系統(tǒng)和新穎的檔案信息，讓檔案利用者享受到超前服務(wù)。此外，檔案管理人員也要主動(dòng)參與到各種培訓(xùn)活動(dòng)中，積極參加繼續(xù)教育，掌握現(xiàn)代化管理學(xué)、情報(bào)信息學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與外語(yǔ)等方面的知識(shí)，對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。通過(guò)加強(qiáng)新知識(shí)與新技能的學(xué)習(xí)，不斷提升工作能力和業(yè)務(wù)水平，真正滿足公路工程檔案開(kāi)發(fā)與利用的要求?？傊?，在公路建設(shè)過(guò)程中檔案資源發(fā)揮的作用越來(lái)越明顯，這就需要加大對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用力度，確保獲得更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在日常公路工程檔案管理過(guò)程中，一定要充分意識(shí)到檔案資源的作用，將公路工程檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用當(dāng)成一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，以促進(jìn)我國(guó)公路建設(shè)取得新的更大的成就。

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作者：鄧少云 單位：佛山市南海區(qū)道路建設(shè)管理處