管窺電力工程建設(shè)檔案管理

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一、電力工程檔案管理現(xiàn)狀

1.電力工程檔案管理概述

電力工程建設(shè)中的資料和數(shù)據(jù)都比較龐大，檔案管理具有非常重要的作用。新形勢下的電力工程建設(shè)日益增加，電力工程所擔負的供電任務(wù)越來越艱巨，能否科學(xué)地管理好檔案直接關(guān)系到電力工程建設(shè)能否順利進行。如何歸集種類繁多的電力工程檔案，提升電力工程成果應(yīng)用水平，這對電力工程檔案的管理提出了新的要求。新形勢下，科學(xué)合理地劃分電力工程檔案的類別，建立標準一致的電力工程檔案模板以及規(guī)范電力工程檔案管理流程，是做好電力工程檔案管理的關(guān)鍵。

2.電力工程檔案管理實施

電力工程檔案主要對各類電力工程項目的實施過程、電力工程成果、存在問題及改進意見進行記錄，使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，電力工程項目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查，以達到電力工程質(zhì)量管理、持續(xù)改進、擴大電力工程成果應(yīng)用的目的。科學(xué)規(guī)范地做好電力工程檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義，而隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，電力工程檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好電力工程檔案管理工作應(yīng)該從規(guī)范化管理流程、檔案類別的劃分、標準統(tǒng)一的檔案管理三個方面著手。

（1）規(guī)范電力工程檔案管理流程

由于傳統(tǒng)的電力工程檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的電力工程管理機制，也不能適應(yīng)信息化形勢下電子檔案查詢的要求。因此，需要根據(jù)企業(yè)文化及特點，在傳統(tǒng)的電力工程檔案歸檔的基礎(chǔ)上，引入現(xiàn)代檔案管理理念和標準化管理方式，使電力工程檔案管理更加符合企業(yè)需要。在企業(yè)內(nèi)部建立標準化的流程及歸檔時限實現(xiàn)整個電力工程資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質(zhì)及電子檔案兩種方式，真實有效地記載電力工程的信息，通過信息手段為企業(yè)工程管理決策提供有效信息。

（2）科學(xué)合理地劃分電力工程檔案的類別

包括電力工程設(shè)計過程、電力工程施工過程、驗收過程。電力工程檔案應(yīng)按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統(tǒng)計及查詢?；谶@一目標并結(jié)合供電企業(yè)當前開展的電力工程，將電力工程各類檔案分別進行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計和分析。

（3）建立標準一致的電力工程檔案

電力工程檔案的規(guī)范統(tǒng)一對于電力工程檔案歸檔、后續(xù)查詢及成果應(yīng)用等有著極為重要的作用。建立標準一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及電力工程檔案裝訂順序?qū)τ诹私怆娏こ踢M度、電力工程效果及電力工程評估、改進意見都具有直觀性及針對性。電力工程檔案應(yīng)根據(jù)電力工程類別分別制定各類標準化、系統(tǒng)化的檔案。

3.電力工程檔案管理的激勵機制

在企業(yè)內(nèi)部通過電力工程檔案管理評選的辦法，實現(xiàn)“鼓勵先進，鞭策落后”，提升電力工程檔案的管理水平。開展電力工程檔案的評先評優(yōu)，通過“五個方面”進行評比，如電力工程檔案的標準性、完整性、分類的準確性、信息的豐富性，進行年度綜合評選。對于優(yōu)秀員工進行表彰，同時作為電力工程檔案范例進行公開展覽并組織學(xué)習(xí)，促使各電力工程負責(zé)部門按照電力工程檔案管理規(guī)范的要求，督促按時保質(zhì)地完成電力工程檔案工作。另外，對于未按標準、未按要求時限對電力工程檔案進行整理的，將列入績效考核指標對電力工程項目負責(zé)人進行考核。

4.電力工程檔案管理的意義

電力工程檔案的精細化管理是電力企業(yè)不斷加強電力工程過程精益化管理的一個重要環(huán)節(jié)。通過對電力工程檔案及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用，促進各電力工程項目的實施嚴謹有序，注重實效，具有很強的現(xiàn)實意義。第一，電力工程檔案記載著電力企業(yè)發(fā)展過程中的各類電力工程情況，對管理人員研究、了解電力企業(yè)整體員工隊伍素質(zhì)及電力工程情況，以及為經(jīng)營決策提供了支持性證據(jù)數(shù)據(jù)，同時有利于確認企業(yè)取得的經(jīng)營成果。第二，檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)在各項電力工程工作中真實的歷史記錄，電力工程檔案本身就是一種重要的資源。過往的一個個電力工程案例、一份份電力工程評估表及改進意見書可以為今后的電力工程提供借鑒，從而可以提升電力工程建設(shè)的效率和效果。第三，實行集中管理，統(tǒng)一標準，規(guī)范管理，有力保證案卷質(zhì)量，為電力工程檔案的借閱、復(fù)印及以后工作的順利開展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

二、電力工程檔案管理中存在的主要問題

1.重視度不夠，信息化意識不強

信息化建設(shè)尤其是電力工程檔案信息化建設(shè)沒有受到足夠重視，信息化意識不強是影響檔案信息化的關(guān)鍵因素。一些電力企業(yè)沒有意識到電力工程檔案信息化建設(shè)的重要性，對其信息化建設(shè)以及信息技術(shù)的管理應(yīng)用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求檔案數(shù)字化，而忽略了相關(guān)發(fā)展配套技術(shù)，這種信息化建設(shè)只是流于形式的存在，不能適應(yīng)電力企業(yè)工程建設(shè)的需要。

2.專業(yè)人才不足

在電力工程檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員缺少專業(yè)化訓(xùn)練，不具備專業(yè)的信息化知識，在實踐操作過程中對信息的采集、開發(fā)與利用缺乏實踐經(jīng)驗，從而使檔案信息化建設(shè)無法理論聯(lián)系實際，影響了信息化的建設(shè)進程。

3.缺乏信息化系統(tǒng)標準，信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息技術(shù)開發(fā)利用不足

我國檔案信息化技術(shù)處于較低發(fā)展階段，在實現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息化的同時，因缺乏相應(yīng)的配套服務(wù)平臺和科學(xué)完善的檢索工具，從而使檔案信息化的建設(shè)與利用受到限制。目前要實現(xiàn)電力工程檔案信息資源在企業(yè)內(nèi)部共享，必須要統(tǒng)一檔案信息系統(tǒng)設(shè)計和應(yīng)用軟件的管理標準，同時也要統(tǒng)一電子文件的管理標準和紙質(zhì)檔案的信息化建設(shè)及資源共享。

4.設(shè)備落后，資金投入不足

由于許多電力企業(yè)對檔案工作不重視，加之檔案管理的經(jīng)費有限，導(dǎo)致沒有足夠的資金投入到檔案信息化建設(shè)中，這成為阻礙檔案信息化建設(shè)以及普及利用的關(guān)鍵性因素。缺乏信息化建設(shè)的必備基礎(chǔ)設(shè)施，技術(shù)得不到提升，系統(tǒng)更新緩慢，影響了電力工程檔案信息化工作的發(fā)展。

三、新時期電力工程檔案信息化建設(shè)的策略

1.增強電力工程檔案信息化意識，制定發(fā)展規(guī)劃

管理者對檔案信息化要予以充分重視，對檔案信息化的資源配備、信息共享、協(xié)作開發(fā)等問題能夠進行全面深入的可行性研究，制定信息化的發(fā)展規(guī)劃、科學(xué)計劃，企業(yè)各部門相互協(xié)作以加快檔案信息化的進程。

2.培養(yǎng)專業(yè)檔案信息化人才

加快培養(yǎng)專業(yè)檔案信息化人才是促進檔案信息化建設(shè)進程的有效途徑之一。作為檔案信息資源與用戶之間的紐帶，檔案工作人員負責(zé)對電力工程信息的收集、歸類和整理，因此，電力企業(yè)不僅要對在職檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點培養(yǎng)計算機技術(shù)、檔案管理知識及電力工程知識三門知識兼?zhèn)涞木C合性人才，強化其信息化意識，不斷提高信息化水平，還要適時引進具備信息化專業(yè)技能的人才，從多方面努力建設(shè)以管理型人才為基礎(chǔ)，以綜合型人才為骨干的電力工程檔案信息化建設(shè)隊伍，促進電力工程檔案信息化工作的順利進行。

3.加快檔案信息資源建設(shè)，制定統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標準

檔案管理的中心工作就是建設(shè)檔案信息資源庫，即對檔案資源進行合理配置，以有效提供檔案信息。只有對檔案信息資源庫進行合理配置、方便利用，才能有效地滿足和保證企業(yè)對檔案信息的需求。在檔案信息化建設(shè)過程中，建設(shè)統(tǒng)一標準和規(guī)范也是重中之重，因此應(yīng)加快制定統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標準，只有這樣才能滿足檔案信息資源共享的需求以及規(guī)范檔案信息化建設(shè)。

4.增加資金投入

檔案信息化的建設(shè)與維護需要大量經(jīng)費，在資金投入方面不僅要多方面籌集資金，加大信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備投入，促進服務(wù)平臺的建設(shè)，大力改善檔案管理條件，促進信息化建設(shè)工作與現(xiàn)代高新技術(shù)的相互結(jié)合，還要科學(xué)合理地使用資金，嚴格防止資金不合理和浪費現(xiàn)象。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著電力工程檔案的重要性得到越來越多的認可，電力工程檔案工作也要順應(yīng)時代潮流，緊跟時代步伐，加快數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。面對電力工程檔案信息化建設(shè)這一新課題，應(yīng)借助現(xiàn)代科技方式使檔案工作在管理模式、利用質(zhì)量、服務(wù)手段和提供信息的廣度及深度上邁向新的臺階，對電力工程檔案信息化建設(shè)的工作合理規(guī)劃、加大投入、配備專業(yè)人才，逐步建構(gòu)完善的檔案信息平臺，提高工作水平，提升服務(wù)質(zhì)量，使電力工程檔案管理水平邁向新臺階，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

作者：陶琨 單位：國家電網(wǎng)公司直流建設(shè)分公司