新政府會計制度下集中核算報賬流程
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摘要：現有財務報賬流程模式啟用時間不長，在實際操作過程中，需要不斷深入分析摸索，使得它越來越完善，本文以本財務核算中心(稱中心)為例對該報賬模式進行分析，結合網絡信息優(yōu)勢進行探討提出相關建議，使之逐步實現報賬流程化、信息化、自動化。
關鍵詞：報賬模式；集中核算；探索
一、現有報賬流程模式
2018年底，為了學校了解各項經費日常開支情況，便于學校實時掌握經費運行動態(tài)，切實為學校所需，為學校所用，彌補中心與學校之間的支付動態(tài)信息斷層，初步建立如下示意圖財務報賬流程，其中聯絡員是在整個報賬過程扮演著重要的角色，是學校與中心的溝通橋梁和紐帶。對于聯絡員不是簡單地把手工填寫支付單改為支付管理系統(tǒng)錄入報銷單的變化，而是對票據進行初步審核，更是信息錄入過程的再次核對。對于本中心會計來說，對原始票據流轉循序暢通并沒有回流，降低總體工作量，縮短了報銷時間，加快了出票速度。
二、現有報賬模式存在的問題
現有報賬流程模式實行已有多個月了，在實際執(zhí)行過程中發(fā)現幾點問題：
(一)存在報銷排隊等待現象
核算中心承擔各學校的財務會計核算報賬大部分工作。首先每個會計完成十所以上的學校，會計核算工作量可想而知，且時間上也沒有加以限制，聯絡員隨時可以拿來報銷，造成排隊等待現象。其次，在現有的模式下，為了滿足經費支出進度、執(zhí)行率等財政要求，便出現老報賬模式“年關現象”，之后報賬工作壓力就歸結到了會計人員，我們只能超限業(yè)務量加班完成。既影響了聯絡員的情緒，又影響了我們的工作效率和服務質量。
(二)聯絡員專業(yè)性不足，容易反復性勞動
梳理后的流程，學校聯絡員角色完全轉變了。由原先前臺會計先審核后錄入支付管理系統(tǒng)，變成先由聯絡員在支付管理系統(tǒng)入錄信息后再由前臺會計審核，他們畢竟非專業(yè)會計出生，財務業(yè)務專業(yè)水平參差不齊，經常把簽字手續(xù)不規(guī)范或不符合制度發(fā)票等票據錄入到支付管理系統(tǒng)中，更是不清楚某項業(yè)務發(fā)票從哪個項目經費列支。比如，教師培訓差旅費報銷各項超標或沒有選擇專項培訓經費來源等等，到前臺會計審核出來，只能刪除該筆記錄并被退回原始票據，導致他們多次往返重新錄入，增加了不必要工作，對財務報銷產生誤解。
(三)會計難以核實經濟業(yè)務真實性
本中心報銷審核時要求會計人員不僅審核其合規(guī)性，而且還對報銷憑證的真實性和合理性做出判斷。在實際操作中，我們因不了解學校的經濟業(yè)務發(fā)生整個過程，沒有辦法事前和事中對業(yè)務進行實時監(jiān)控，只在事后對其進行會計核算。其次現有信息化手段的不足也使財務人員疲于應付會計核算工作，無法將精力投入到經濟業(yè)務調查核實上，即便進行核實，成本高，工作量大。再者，各學校大部分信息狀態(tài)仍停留在碎片化、分散化未形成系統(tǒng)，現有信息系統(tǒng)也相對孤立，不同系統(tǒng)之間數據未能做到良好互通共享、數據交換困難，導致會計人員難以獲取業(yè)務信息，造成業(yè)務和財務相分離。
(四)網絡系統(tǒng)基礎設施薄弱及安全穩(wěn)定性風險
本中心要負責107所學校的財務支付管理結算報賬業(yè)務，存在大量財務核心數據，學校、中心、銀行等之間接收結算都是通過財政支付管理體系進行網上傳遞開展業(yè)務，如此龐大的財務數據對網絡系統(tǒng)性能的安全提出了更高的要求。在學期期末及催經費支出進度執(zhí)行率階段，報銷業(yè)務量會集中增加，容易出現支付管理系統(tǒng)運行不流暢，嚴重可能會癱瘓，造成財務數據丟失和外泄，威脅資金安全。平時對財務數據進行處理操作關鍵時刻，也時不時存在系統(tǒng)斷網卡機停頓不穩(wěn)定現象，進行刷新也不見效果，必須進行重新登入。特別是我們通過這次對不同類型學校抽樣采用問卷及座談方式進行信息化調研，了解到學校的網絡軟件基礎設施薄弱，特別是鄉(xiāng)下學校，網絡基礎設備一直都沒有得到設備更新。因此，需增強系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性。
三、報賬模式的初探
本著優(yōu)化報賬流程，精確化管理，優(yōu)質財務服務的創(chuàng)新財務理念思維建立綜合化信息財務管理體系，采取分流報銷的方式，引入網絡報銷預審預約相關制度，創(chuàng)建“財務知識庫”信息，將各數據信息資源共享，完成系統(tǒng)整合，實現各校財務管理日趨規(guī)范、科學、信息化，促進教育事業(yè)健康有序發(fā)展，這需要分三階段：
(一)新增網上預約報賬模塊，緩解排隊現象，弱化“年關現象”
在現有報賬模式下，新增網上預約報賬模塊，也就是說依托信息化技術，對現有支付管理體系嵌入該模塊，應當充分考慮不同類別報銷業(yè)務的特點，結合其復雜程度、審核時長、溝通難度等實際情況，提供差旅費報銷、培訓費報銷等多種經濟業(yè)務網上預約報賬功能，便于聯絡員合理安排、有機選擇。具體設想如下：聯絡員將手續(xù)齊全的報銷單據按報銷業(yè)務分類整理，依分配的唯一賬戶，登錄支付管理預約報賬界面，對照相應的單據選擇報銷類型、項目經費來源、用途、金額、結算方式等相關信息，逐項預審并錄入報銷界面，輸入完畢檢查無誤上傳相關票據資料，同時根據自己具體情況選擇預約報銷時間，保存并生成支付號，打印報銷確認單(涵蓋業(yè)務的主要信息點)。隨后同原始票據一同在預約好時間內送交本中心，前臺會計收到后，調出系統(tǒng)內錄好票據信息，逐一逐項進行核對審核，準確無誤后進行賬務處理，上傳數據生成電子支付憑證，之后將原始票據依據金額大小、重要程度分別交總會計師、財務科長或主任進行監(jiān)督復核把關。對其聯絡員提交不清晰的票據，進行面對面溝通了解，并及時反饋報銷補充材料。最后票據網上銀行支付，將報銷金額轉到經辦人約定的銀行卡或賬戶。在某種程度上，簡化了報銷程序上的繁瑣，緩解報賬工作壓力，同時提高了工作效率。其次，減少了聯絡員等待的浪費，緩解排隊現象，逐漸弱化“年關現象”甚至消失。
(二)創(chuàng)建“財務知識庫”，形成尊重信任的財務報銷規(guī)范
“財務知識庫”創(chuàng)建的思路，以知識庫構建為基礎，逐步完善的“財務知識庫”。首先將依會計財務政策、辦法、通知等編印出的《財務管理資料匯編》中總結出不同報銷類型需要的附件材料、開支標準、實務操作和審核要點等信息嵌入財政支付管理系統(tǒng)。其次，根據如差旅培訓費、設備購置、政府購買服務、出國費等不同報銷類型嵌入相應報賬審核功能，將大多數標準化、常規(guī)性的審核工作交由支付管理系統(tǒng)智能審核，少數的非常規(guī)、非標準化的報銷由本中心前臺會計人工審核，構建一種以系統(tǒng)智能審核為主，財務人工審核為輔報賬審核模式，從而提高財報賬的自動化、智能化和標準化水平。最后，可以將學校領導審批權限、電子發(fā)票查詢等也可以嵌入之中，實現財務報銷業(yè)務的智能審核、在線審批、自動支付和精細管理。它具有以下的特點，首先應符合教育系統(tǒng)的實際，操作簡潔明了，便于各學校教職工易于上手操作，并保證在最短時間內調出學習或查詢所需最新的知識信息，實現提醒業(yè)務。如在報銷某項經濟業(yè)務時候，自動跳出該項標準、要點、財政指標下掛以及完成項目進度等。其次，對“知識庫”內進行更專業(yè)的信息數據細分，比如差旅費報銷按地區(qū)細分省內差旅費、省外差旅費、市內交通費等，就可在系統(tǒng)平臺上進行不同數據分析，以便局領導、校領導在某項決策中提供有利參考建議。最后，還具有有效可維護的反饋平臺，知識庫的使用者通過反饋平臺將自己的想法“告訴”本中心管理員，管理員也可以通過這個反饋平臺及時地了解使用者的想法并給予他們更加便利、優(yōu)質的報賬服務，達到理想的報賬狀態(tài)。除外，根據“財務知識庫”推出APP報賬軟件，不受時間或者地點限制完成報賬操作，這樣在某種程度上能夠有效減緩學校與我們財務人員發(fā)生矛盾，給財務相關報銷工作提供便利。還能提升聯絡員業(yè)務素質，讓其具備更加專業(yè)財務知識來服務各校財務管理工作。
(三)建立綜合化信息管理體系，信息資源共享與整合，實現實時對接，改善財務報銷管理模式
為了使得每個財務數據都能真實反映學校各項經濟業(yè)務，應將支付財務管理系統(tǒng)與學校各部門相關信息系統(tǒng)(資產管理，教務管理、人事管理、預算管理等)進行有效數據對接整合，建立起一個覆蓋學校、中心、教育局三方綜合化信息管理系統(tǒng)共享平臺?？梢钥茖W、準確、快速地為各學校各項數據管理活動提供統(tǒng)一標準，實現對數據信息的全面收集、有效儲存以及快速輸出，在此基礎上，由各學校根據自身的定位及發(fā)展需求，有針對性地運行數據共享平臺，為不同主體間信息交流、業(yè)務合作、管理活動提供決策支持。在報銷差旅費，出差人先登陸支付管理財務報銷系統(tǒng)輸入個人信息，進入差旅費報銷模塊，選擇經費項目，填寫出差事由等相關信息，根據提示掃描車票和住宿費發(fā)票等材料，智能審核功能自動提取出差時間、地點及交通、住宿金額等信息，從公務卡銀行系統(tǒng)及時準確匹配出持卡人該筆經濟業(yè)務消費信息包括消費的時間、地點及交易方名稱等進行消費痕跡核實。于此同時，根據從人事管理系統(tǒng)中調取該出差人出差審批信息，智能自動核算出允許報銷的城市間交通費、公雜費、住宿費及伙食補助等補助金額。系統(tǒng)自動通知校長等相關審批責任人在線簽字審批，自動審核完成后生成報銷確認單。出差報銷人將整理黏貼好紙質交通、住宿發(fā)票等報銷材料和確認單交給學校財務聯絡員，送交財務中心前臺會計復核后，票據交由后臺會計進行會計賬務記賬。最后，將票據還給聯絡員自動支付，生成財務報表數據，并裝訂。通過該管理系統(tǒng)對痕跡核實管理，這樣對每一筆業(yè)務都有源可溯、有跡可循。對于學校來說，有利于更深入了解日常開支，隨時隨地查看項目經費使用明細、以及可用額度，可全程追蹤報銷的進程，實時控制經費的支出，體現學校經濟主體性，更能夠把控經費項目真實性。也有利于通過合理規(guī)劃，有序使用剩余經費，提高了學校資金使用效率。對于中心財務人員來說，提高了報銷相關業(yè)務信息時效性、正確性，促進業(yè)務與財務的融合，優(yōu)化財務報銷流程，降低了財務管理風險，提升本中心財務管理精細化水平。進而在審核報銷時，我們重心放在報銷金額和會計科目復審上，最大限度節(jié)省審核復核時間，提高業(yè)務處理效率、報銷過程的透明，更一步提升財務中心服務水平與滿意度。在推行綜合化財務信息管理系統(tǒng)，可以由部分試運行到全部實行的分階段逐步推進，有效保證了學校財務報銷平穩(wěn)過渡，幫助教職工逐步適應財務報銷審批方式轉變過程。系統(tǒng)運行執(zhí)行過程中，肯定會存在這樣那樣的問題，本中心應積極聽取各方意見，不斷修改完善。
(四)加強網絡技術系統(tǒng)安全穩(wěn)定性
對于學校、本中心來說，要推行綜合化財務信息管理系統(tǒng)的報賬模式，不能因網絡基礎設備的關系使得信息數據丟失、泄露甚至被惡意篡，造成巨大的經濟損失。所以首要加強網絡技術、線路、電腦等基礎設施的投入，并全面有效進行維護。還要對支付結算管理體系間情況監(jiān)測，不斷完善各系統(tǒng)對接接口，勢必細致謹慎采取必要的技術手段來保護管理財務信息，增強系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。其次，設立專門主管網絡部門負責全單位計算機網絡、軟件系統(tǒng)安全等工作，并由專門技術管理人員來監(jiān)督執(zhí)行，定期檢查網絡和軟件系統(tǒng)安全性，合理設置系統(tǒng)安全級別，設置或限制聯絡員和會計的使用賬號和權限，防止非法操作。最后，規(guī)范學校聯絡員和中心財務人員上網行為，確保支付網絡環(huán)境安全、穩(wěn)定下進行登入，并妥善保管賬號、電子U盾及密碼。對財務數據加密保存，嚴格身份認證和權限管理，避免認證入口被非法入侵。此外，還必須加強相關人員的網絡安全培訓，提高他們的網絡安全意識，保證資金使用安全。
四、結語
新政府會計制度核算下，制定規(guī)范的、科學的、數字信息化報賬流程模式，是時展的需要，是教育改革的需要，是提高財務管理工作效率必然選擇。通過本文對財務報賬探索，希望能為提高本中心財務報賬的工作效率和質量起到一定的促進作用，為推進事業(yè)單位會計核算工作向合理、科學的發(fā)展方向提供有價值的參考。
作者：丁茹娟 單位：義烏市教育事業(yè)管理服務中心