事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理電算化改革淺析

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摘要：財(cái)務(wù)核算電算化是在原有人工操作電腦基礎(chǔ)上進(jìn)行的一次深層次變革。集預(yù)算控制、財(cái)務(wù)報(bào)銷、會(huì)計(jì)核算、報(bào)表分析于一體的電算化新模式有著顯著優(yōu)勢(shì)，這種形式既在一定程度上提高了財(cái)務(wù)人員工作效率和質(zhì)量，更重要的是改變了原有員工的勞動(dòng)力分配，對(duì)人力資源進(jìn)行了更加合理分配，從而在原有制度的基礎(chǔ)上健全和完善了財(cái)務(wù)核算機(jī)制。本文以國(guó)家某部委直屬事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)狀為例，對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)賬及核算電算化改革方向進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；事業(yè)單位；財(cái)務(wù)核算

當(dāng)今社會(huì)，信息科技高速發(fā)展，促使事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)管理層面的要求也逐步提高。以人工操作電腦進(jìn)行單純會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)狀已難以滿足事業(yè)單位管理上的需求，電算化改革迫在眉睫。顯而易見，與現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)賬及核算電算化模式相比，集預(yù)算控制、財(cái)務(wù)報(bào)銷、會(huì)計(jì)核算、報(bào)表分析于一體的電算化新模式有著明顯的優(yōu)勢(shì)，提高了整個(gè)財(cái)務(wù)核算工作效率。因而，電算化的應(yīng)用與發(fā)展，值得我們?nèi)ヌ接憽?/p>

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的現(xiàn)狀

會(huì)計(jì)電算化，是以計(jì)算機(jī)設(shè)備為主體的信息技術(shù)在各項(xiàng)會(huì)計(jì)及相關(guān)管理工作中的應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化通過(guò)將傳統(tǒng)的手工記賬演變?yōu)槔秒娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)保存、分析的自動(dòng)化，節(jié)約了相關(guān)部門人力成本、提高了會(huì)計(jì)工作效率，不僅是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要，更是經(jīng)濟(jì)和科技對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的要求。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化始于20世紀(jì)80年代初，大致分為4個(gè)階段：一是嘗試階段（1979-1983年），以1979年財(cái)政部撥款用于長(zhǎng)春第一汽車制造廠的電算化試點(diǎn)工作為起點(diǎn)，我國(guó)正式步入會(huì)計(jì)電算化歷程；二是發(fā)展階段（1983-1987年），經(jīng)過(guò)前一段時(shí)期探索，計(jì)算機(jī)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門、各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化開展有了客觀的基礎(chǔ)；三是商品化階段（1987年至今），隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)模不斷擴(kuò)大，出現(xiàn)了一些專門從事會(huì)計(jì)軟件開發(fā)與銷售和服務(wù)的公司，如用友、久其、金蝶等軟件公司；四是管理型會(huì)計(jì)軟件發(fā)展階段（1996年至今），新時(shí)期，以記賬、算賬、報(bào)賬為主要內(nèi)容的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件難以滿足管理上的需求，各單位需要增強(qiáng)會(huì)計(jì)在管理中的作用，對(duì)事前預(yù)測(cè)、決策，事中規(guī)劃、控制，事后核算和分析的“管理型”會(huì)計(jì)軟件需求增加，以滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程已有40多年歷史，但由于國(guó)家事業(yè)單位的特殊性質(zhì)及會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作較為落后等原因，會(huì)計(jì)電算化在部委直屬事業(yè)單位的發(fā)展一直都較為緩慢。目前我國(guó)事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化雖已初具規(guī)模且涵蓋預(yù)算、決算、記賬、支付等多個(gè)環(huán)節(jié)，但各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)依賴人工錄入，環(huán)節(jié)間缺乏有效銜接，數(shù)據(jù)源共享程度較低。隨著事業(yè)單位改革發(fā)展不斷深化，各單位對(duì)事前預(yù)測(cè)和決策，事中執(zhí)行和控制，事后核算和分析功能的“管理型”財(cái)務(wù)軟件的需求不斷增加，當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)狀已無(wú)法滿足事業(yè)單位管理上的需求，亟待深化改革，讓財(cái)務(wù)人員從繁雜的數(shù)字、科目和報(bào)表中解放出來(lái)，提高辦公效率，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要。

二、當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)賬與核算電算化模式及問(wèn)題

（一）事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)賬與核算電算化模式

當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷及核算主要包括依據(jù)年初預(yù)算批復(fù)事前審批、填寫報(bào)銷單、處室審核、財(cái)務(wù)審核、領(lǐng)導(dǎo)審簽、支付錄入、支付復(fù)核、制單、記賬等環(huán)節(jié)。各處室開展業(yè)務(wù)工作前，需根據(jù)上級(jí)部門批復(fù)的當(dāng)年預(yù)算及工作內(nèi)容報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，工作結(jié)束后填寫紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)，并附相關(guān)原始憑證，經(jīng)處長(zhǎng)審核后到財(cái)務(wù)部門辦理相關(guān)報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單據(jù)真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審簽。主管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，再由出納人員將支付信息手工錄入網(wǎng)銀支付系統(tǒng)，由復(fù)核崗位復(fù)核后支付。制單崗位依照支付后的單據(jù)，將會(huì)計(jì)分錄手工錄入核算系統(tǒng)，經(jīng)記賬崗位記賬后生成會(huì)計(jì)憑證。上述涉及到的支付和記賬環(huán)節(jié)雖是由電腦完成的，但報(bào)賬環(huán)節(jié)僅能通過(guò)紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，這說(shuō)明一部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作仍然采用傳統(tǒng)的手工記賬，電算化在財(cái)務(wù)工作中并未得到充分應(yīng)用。

（二）事業(yè)單位電算化模式存在的問(wèn)題

1.預(yù)算控制存在滯后性。根據(jù)預(yù)算管理要求，事業(yè)單位各部門的支出應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。當(dāng)前電算化模式下，單位對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的記錄僅依賴于會(huì)計(jì)記賬，而會(huì)計(jì)記賬具有一定滯后性，這就增加了預(yù)算執(zhí)行中支出管理控制不嚴(yán)、隨意性較大的風(fēng)險(xiǎn)，容易導(dǎo)致出現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行缺乏嚴(yán)肅性和約束力的情況。同時(shí)由于財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)在審簽有關(guān)單據(jù)時(shí)，并不了解單位預(yù)算執(zhí)行情況，不利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)及對(duì)單位整體財(cái)務(wù)狀況的把控。2.報(bào)賬環(huán)節(jié)耗時(shí)較長(zhǎng)。當(dāng)前報(bào)賬環(huán)節(jié)僅通過(guò)紙質(zhì)單據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)，運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中需各有關(guān)人員在紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)上簽字，一旦遇到不能及時(shí)簽字的情況，報(bào)賬過(guò)程就會(huì)停滯，這在一定程度上延長(zhǎng)了正常報(bào)賬時(shí)間，降低了報(bào)賬效率，影響了預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。3.核算環(huán)節(jié)人工成本大、耗時(shí)長(zhǎng)。支付信息錄入、會(huì)計(jì)人員記賬兩個(gè)環(huán)節(jié)依賴手工錄入，人工成本較大，且信息錄入人員容易出現(xiàn)主觀性錯(cuò)誤。此外，如果出現(xiàn)財(cái)務(wù)人員出差、參加培訓(xùn)、?。ㄊ拢┘俚忍厥庠驘o(wú)法對(duì)單據(jù)及時(shí)處理的話，就會(huì)拖長(zhǎng)單據(jù)處理時(shí)間，增加單據(jù)遺失的風(fēng)險(xiǎn)。4.電子會(huì)計(jì)檔案收集不全面、有難度。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)僅對(duì)電子記賬憑證、電子會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行存檔，其他會(huì)計(jì)檔案只能以紙質(zhì)形式保存。紙質(zhì)憑證存在易損毀丟失等問(wèn)題。對(duì)于按規(guī)定需單獨(dú)保存的電子發(fā)票等非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，則需要人工單獨(dú)進(jìn)行歸集保存，一定程度上加大了會(huì)計(jì)人員工作量，也增加了檔案管理難度和風(fēng)險(xiǎn)。5.財(cái)務(wù)信息安全性弱。財(cái)務(wù)信息安全性對(duì)核算單位至關(guān)重要。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，電子符號(hào)代替了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，電子介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，財(cái)務(wù)信息面臨安全風(fēng)險(xiǎn)。目前，我國(guó)各財(cái)務(wù)軟件沒(méi)有形成一定的產(chǎn)業(yè)規(guī)模，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)軟件對(duì)于信息數(shù)據(jù)泄漏存在很大風(fēng)險(xiǎn)。加之管理不嚴(yán)或者具體財(cái)務(wù)軟件使用人員在思想上缺乏保密的紅線意識(shí)，使得有些未經(jīng)授權(quán)的人員可輕易通過(guò)單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)瀏覽相關(guān)數(shù)據(jù)文件，如果出現(xiàn)非法進(jìn)入者進(jìn)行復(fù)制、銷毀或者計(jì)算機(jī)病毒侵入，將會(huì)直接導(dǎo)致本單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)遭到破壞，其所產(chǎn)生的惡性連鎖反應(yīng)不堪設(shè)想。

三、會(huì)計(jì)電算化改革后事業(yè)單位報(bào)賬與核算電算化模式及優(yōu)勢(shì)

（一）會(huì)計(jì)電算化改革后事業(yè)單位報(bào)賬與核算電算化流程模式

會(huì)計(jì)電算化改革后，財(cái)務(wù)報(bào)賬及核算主要包括系統(tǒng)內(nèi)預(yù)算控制、線上事項(xiàng)審批、線上填寫報(bào)銷單據(jù)及線上多方審簽、線上自動(dòng)支付、自動(dòng)記賬等環(huán)節(jié)。每年預(yù)算批復(fù)后，財(cái)務(wù)人員將預(yù)算信息錄入財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)，各相關(guān)處室在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行線上事項(xiàng)審批，之后經(jīng)辦處室線上填寫報(bào)銷單據(jù)，并上傳電子原始憑證。報(bào)銷單據(jù)經(jīng)線上各環(huán)節(jié)審批后，由系統(tǒng)自動(dòng)生成支付信息，經(jīng)出納人員確認(rèn)后提交銀行支付，并由系統(tǒng)自動(dòng)制單，經(jīng)會(huì)計(jì)人員復(fù)核后生成會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)電算化改革后事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化優(yōu)勢(shì)

1.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)賬全程預(yù)算控制。各單位預(yù)先將年初批復(fù)的預(yù)算額度錄入財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，經(jīng)辦人員在填寫單據(jù)時(shí)受到預(yù)算額度和類別的限制。同時(shí)系統(tǒng)可對(duì)報(bào)銷情況進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，并隨時(shí)統(tǒng)計(jì)分析預(yù)算執(zhí)行情況，以達(dá)到實(shí)時(shí)控制預(yù)算效果，解決由于會(huì)計(jì)記賬滯后無(wú)法控制預(yù)算的問(wèn)題。

2.有效縮短報(bào)賬時(shí)間。財(cái)務(wù)報(bào)銷通過(guò)線上報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行操作，各環(huán)節(jié)人員通過(guò)線上身份認(rèn)證登錄系統(tǒng)即可進(jìn)行各項(xiàng)審簽操作，可實(shí)現(xiàn)異地審簽、適時(shí)審簽，有效解決了原有模式下因?qū)徍炄藛T不在現(xiàn)場(chǎng)而延誤報(bào)銷進(jìn)程的情況，一定程度上縮短了報(bào)賬時(shí)間，提高了報(bào)賬效率。

3.有利于會(huì)計(jì)信息收集。電算化報(bào)賬核算各環(huán)節(jié)均可實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息實(shí)時(shí)記錄，有效避免信息滯后和丟失。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，可實(shí)時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、會(huì)計(jì)決策、會(huì)計(jì)控制以及會(huì)計(jì)分析活動(dòng)，會(huì)計(jì)管理職能更加完善，為后續(xù)信息實(shí)時(shí)處理反饋打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.便于提高會(huì)計(jì)工作效率。財(cái)務(wù)報(bào)賬及核算中可實(shí)現(xiàn)支付信息自動(dòng)錄入、自動(dòng)生成憑證等，有效降低了財(cái)務(wù)人員工作出錯(cuò)率，在提高財(cái)務(wù)工作效率的同時(shí)，將財(cái)務(wù)人員從繁重的日常單據(jù)整理工作中解脫出來(lái)，把主要精力轉(zhuǎn)向加強(qiáng)管理和監(jiān)督方面，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)人員的參謀助手作用。

5.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。線上報(bào)銷系統(tǒng)支持多方式影像采集，會(huì)計(jì)資料全面影像化，可實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料全面歸檔管理。將會(huì)計(jì)信息資料通過(guò)電子影像進(jìn)行傳遞，可有效提高會(huì)計(jì)檔案收集的及時(shí)性和全面性，降低會(huì)計(jì)檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)，形成會(huì)計(jì)檔案“前端生成—財(cái)務(wù)核算—檔案管理”全生命周期電子化閉環(huán)管理。

6.確保財(cái)務(wù)安全。財(cái)務(wù)報(bào)賬及核算均在線上進(jìn)行，將極大方便會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，從而提高監(jiān)督的時(shí)效性，有效防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬及核算系統(tǒng)涉及到的操作人員設(shè)置權(quán)限，降低了會(huì)計(jì)信息資料通過(guò)電子影像傳遞的風(fēng)險(xiǎn)，可以防范相關(guān)管理、操作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)格財(cái)務(wù)工作流程，確保財(cái)務(wù)工作的完整性、嚴(yán)肅性和安全性。

四、進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)賬與核算電算化改革的建議

一是加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)賬核算系統(tǒng)宣傳培訓(xùn)。為推進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)賬與核算電算化在單位內(nèi)部應(yīng)用，應(yīng)定期舉辦相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化宣傳，使各處室充分意識(shí)到會(huì)計(jì)電算化在工作中的重要意義。同時(shí)各處室應(yīng)相對(duì)固定設(shè)立財(cái)務(wù)助理人員，專門負(fù)責(zé)報(bào)銷、單據(jù)整理等事宜，以利于系統(tǒng)管理和溝通。二是優(yōu)化事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)審核智能識(shí)別功能。當(dāng)經(jīng)辦人員將填寫完成的單據(jù)提交系統(tǒng)進(jìn)行審核支付時(shí)，系統(tǒng)可根據(jù)預(yù)先設(shè)置的模板及標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)報(bào)賬材料進(jìn)行智能識(shí)別，并自動(dòng)反饋審核結(jié)果，對(duì)不符合規(guī)定或缺少相關(guān)資料的情況自動(dòng)提示，以便經(jīng)辦人員通過(guò)系統(tǒng)提示即時(shí)對(duì)所提報(bào)單據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充完善，做到審核留痕，提高財(cái)務(wù)人員自動(dòng)化辦公效率。作者單位：農(nóng)業(yè)農(nóng)村部對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作中心

作者:王鐳 王彤 張禹哲 單位:農(nóng)業(yè)農(nóng)村部對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作中心