水利工程技術檔案管理問題及對策

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摘要：目前水利工程檔案管理工作中存在檔案意識淡薄、檔案管理各項制度不夠完善、檔案基礎建設投入力度不到位等問題。建議各單位根據自身實際，建立檔案管理標準；重視業(yè)務素質提高，做好管理人員培訓工作；注重檔案開發(fā)利用，加強檔案信息建設，積極服務水利事業(yè)。

關鍵詞：水利工程；技術檔案；檔案管理

1水利工程檔案管理工作中存在的主要問題

1.1檔案意識淡薄，單位對水利檔案工作重視不夠。檔案管理未能切實列入工作內容，擺上應有的位置，從人力(檔案員配置)、物力(檔案裝具和材料等)上給予必要的投入。建設單位和施工單位較注重現實的、短期的經濟效益，未能正確認識檔案管理對工程管理所具有的相互促進的作用，看不到規(guī)范的檔案管理對水利工程使用、維修和水利工程建設科技進步的重要作用，而且這種作用將產生不小的經濟效益。特別是大中型水利工程，其建設規(guī)模大、時間長、要求嚴，在施工中還會采用許多新工藝、新技術，如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。1.2檔案管理各項制度不夠完善。由于制度不完善，普遍存在工作人員主動收集檔案的意識差、檔案分類整理不明細、資料完整性不高、檔案信息化程度弱、借還制度執(zhí)行不力等弊端，嚴重制約水利系統(tǒng)的工作效益和發(fā)展?；鶎庸芾砣藛T長期以來形成的封閉工作方式，憑傳統(tǒng)經驗和狹隘的管理方法，乃至到工程竣工需要對檔案進行驗收時，臨時組織人員對工程初設到單元工程、主體工程等驗收資料進行全面收集、鑒定、整理。這樣突擊整理歸檔的痼疾一直沒有得到很好的解決，必然造成檔案資料丟失、損毀、收集不全面等問題。面對社會開放、科技進步和現代化管理規(guī)范要求提高，這種檔案管理方式顯得難以應對。更有甚者抱有臨時應付觀點，很難進入角色，不能適應水利工程建設檔案這一科技含量相對較高的檔案管理工作。1.3缺乏基本的硬件設施投入、統(tǒng)一的標準及規(guī)范。目前，許多部門在沒有進行基本硬件設備投入，或者投入很不到位的情況下，就大談檔案信息化建設。有的往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設。結果是前者無從談完整的建設，后者建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉化為經濟和科學發(fā)展的動力。

2做好新時期水利技術檔案管理工作的對策與措施

2.1根據自身實際，建立檔案管理標準。在檔案資料的收集中，一要做到兩個結合：把辦公室收發(fā)文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合，把日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合；二要對文書檔案進行區(qū)分，對文件的來源、內容和去向進行分類，真實、歷史地反映項目建設過程，從而使檔案管理更加規(guī)范化、標準化；三要抓檔案管理的重點，把水利檔案細分為水資源檔案、水資源開發(fā)利用檔案、水利工程技術檔案和水利工程運行管理檔案，按大、中、小型工程進行歸檔，這樣做的好處是抓檔案管理的重點，為計算機管理和實現水利行業(yè)檔案資源共享打下良好基礎。[1]2.2重視業(yè)務素質，加強管理人員培訓。水利檔案具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學科的信息反映，而且是以水利為中心的多學科、多專業(yè)的信息綜合。因此，要管好、用好這些檔案資料，并進行開發(fā)利用，同樣需要管理人員具有較高的業(yè)務素質，必須加強對現有檔案管理人員進行培訓，要通過請進來、送出去等多種途徑進行培訓，不斷提高檔案管理人員的素質。2.3強化責任意識，加強檔案工作管理。水利部門和建設單位本身所產生的檔案，如不及時收集存檔，極容易造成檔案資源的流失。要認識到水利檔案工作不僅僅是水利檔案部門的事，更是水利工程施工單位、基層水利單位、上級水利部門應當共同關注的事情。在檔案工作的各個環(huán)節(jié)中，要進一步增強協調意識，把協同配合作為水利檔案工作與其他部門的聯系紐帶，建立水利檔案協調聯系制度，及時提供資料，主動服務于工程建設管理。2.4加強檔案開發(fā)利用，積極發(fā)揮檔案效益。由于水利工程布局分散，基層水利技術人員信息相對閉塞，對一些好的設計、施工和運行管理的范本需求大，這為水利檔案的再利用提供了重要前提。同時，開發(fā)利用檔案要有針對性，要緊緊圍繞服務對象的發(fā)展規(guī)劃和工作重點進行開發(fā)，做到有的放矢。要加強檔案的編研工作，隨著科學技術的高速發(fā)展，利用者需要檔案部門快速、高效地提供多層次的檔案信息。[2][3]這就要求檔案部門不僅要向利用者提供原始檔案，還要根據利用者和社會的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。要建立完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。檔案檢索工具是記錄、報道和查找館藏檔案的有效手段，是管理檔案和提供利用必不可少的得力工具。它是充分揭示館藏內容，迅速、準確地提供檔案和檢索檔案的主要途徑。檔案部門只有編制出系統(tǒng)、實用、多角度、多功能的檔案檢索工具，才能縮短檔案檢索時間，提高檔案的查全率、查準率。通過開發(fā)水利檔案效益，可以為培養(yǎng)知識全面、經驗豐富的水利行業(yè)人才發(fā)揮應有的作用。2.5加強檔案信息建設，積極服務水利事業(yè)。首先，要制定切實可行的培養(yǎng)計劃，鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓、業(yè)余進修等多種形式，提高檔案工作者掌握和運用信息技術的技能。其次，要注意引進信息技術、計算機、數據庫、網絡技術等方面的專業(yè)人才，優(yōu)化人員結構，以適應檔案工作現代化的需要。再次，要加強對檔案工作者信息意識培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分運用信息資源管理理論和信息技術手段，對檔案信息資源實施科學管理與有效開發(fā)利用。最后，要建立必要的激勵機制，充分發(fā)揮檔案管理人員愛崗敬業(yè)、積極進取的工作熱情和主觀能動作用，提高工作效率和質量，從而增強檔案管理改革和發(fā)展的動力。[4]2.6未雨綢繆，防患未然，確保水利檔案的安全。由于歷史與現實的多種原因，相當部分的水利工程建設及管理單位，都把辦公基地設于水庫、電站大壩的下游。這樣的布局，或許便于水利工程的日常建設管理，但對于水利檔案的自身安全而言，確實存在不容忽視的安全隱患。在1975年8月的特大暴雨洪水中，河南省石漫灘水庫、駐馬店板橋水庫以及舞鋼區(qū)田崗水庫等突發(fā)潰壩失事，居于壩下的水庫管理單位所有物資包括檔案，均被不期而至數以億計的潰壩洪水一掃而光，蕩然無存。這樣慘痛的教訓，難道不夠深刻嗎？“75•8”大洪災之后，中國水利界產生了一個專用名詞：75•8雨型。長江三峽、黃河小浪底等大型水庫設計建設時，都考慮進了“75•8”因素。故此，筆者建議，已設于壩下的水利檔案館室，應制定非常狀況下的應急預案并落到實處；擬建的水利檔案館室，應設于壩上安全區(qū)域，以確保安全無虞。

參考文獻：

[1]任俊霞.如何做好新時期水利檔案管理工作[J].檔案天地,2007(3).

[2]陳忠國.對構建水利檔案資源開發(fā)與利用暢通服務渠道的思考[J].治淮,2007(12).

[3]張輝,呂廓.淺談如何做好新時期水利檔案工作[J].黑河學刊.2007.1,(127).

[4]楊桂珍.關于水利檔案事業(yè)創(chuàng)新的戰(zhàn)略思考[J].山西水利,2005(10).

作者：高淑平 單位：河南省石漫灘水庫管理局