BT項目檔案管理模式的研究

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bt（BuildTransfer）即“建設(shè)—移交”，是項目建設(shè)領(lǐng)域采用的一種投資建設(shè)模式，項目發(fā)起人通過與投資者簽訂合同，由投資者負責(zé)項目的融資、建設(shè)，并在規(guī)定時限內(nèi)將竣工后的項目移交項目發(fā)起人，項目發(fā)起人根據(jù)簽訂的回購協(xié)議分期向投資者支付項目總投資的過程。BT模式是隨著我國經(jīng)濟體制改革的深入推進，在項目投融資建設(shè)領(lǐng)域出現(xiàn)的一種新的建設(shè)管理方式。與普通的建設(shè)項目相比，BT模式建設(shè)項目在管理體制、工作流程、運行模式等方面有自身特點，其檔案管理工作面臨諸多新的問題。為此，遼寧省檔案局牽頭開展了“BT項目檔案管理模式的研究與實踐”課題研究工作，有效地解決了BT項目檔案管理責(zé)任主體不明確、業(yè)務(wù)指導(dǎo)不對稱、檔案安全保管及信息化建設(shè)等一系列問題，為BT項目檔案管理提出行之有效的解決方案。該課題榮獲2016年度國家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎。研究成果

1.明確監(jiān)管職責(zé)，建立監(jiān)管模型

BT項目各方在項目檔案管理工作方面的監(jiān)管職責(zé)為：(1)項目發(fā)起人負總責(zé)，承擔(dān)BT項目檔案規(guī)章制度制定、監(jiān)督、指導(dǎo)工作，負責(zé)項目前期文件的收集、整理以及全部項目檔案的最終接收工作。(2)BT項目投資方負責(zé)投融資過程、施工準備文件的收集、整理工作，負責(zé)各參建單位施工過程、竣工階段、回購期間形成檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及回購前項目檔案的接收、保管工作。(3)臨時機構(gòu)如征地拆遷辦公室、建設(shè)指揮部、BT項目管理辦公室等負責(zé)工作過程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察設(shè)計單位負責(zé)收集、整理勘察及設(shè)計過程中形成的設(shè)計文件。(5)施工單位負責(zé)本單項（單位或標(biāo)段）工程施工過程、竣工文件等收集、整理工作。(6)監(jiān)理單位負責(zé)收集、整理監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理文件，同時履行審核項目竣工文件的完整、準確和案卷質(zhì)量等情況的職責(zé)。

2.建立文件質(zhì)量控制體系組織、機構(gòu)控制

BT項目相關(guān)方要明確分管領(lǐng)導(dǎo)和部門，建立相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，配備必要的專（兼）職檔案人員，形成項目發(fā)起人、BT項目投資方、BT項目公司以及施工、監(jiān)理等多級項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。如圖2所示。制度控制。制定檔案人員崗位責(zé)任制，將責(zé)任細化分解，落實到人；制定BT項目文件收集、整理、歸檔、保管、借閱等制度，以及照片、電子、光盤等不同載體文件的管理制度；將檔案管理納入項目建設(shè)基本程序和合同管理。過程控制。在項目前期、設(shè)計、施工等各階段，要針對項目立項、批復(fù)、審查備案、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等過程中形成的文件材料進行收集，確保每一事項文件齊全，確保施工文件收集與施工過程同步進行。結(jié)果控制。BT項目完工，施工單位應(yīng)將自己承擔(dān)的單位工程或單項工程的施工過程文件材料在收集齊全、整理規(guī)范后，向BT項目公司歸檔；BT項目竣工，要啟動竣工檔案驗收程序，重點對BT項目形成的各種形式和載體（音像、電子）檔案的完整準確、真實有效以及簽章手續(xù)等進行驗收；BT項目回購結(jié)束后，BT項目公司要將項目檔案按照要求向項目發(fā)起人或其指定單位完整移交。

3.提出驗收移交辦法交工驗收

BT項目交工驗收之前，BT項目發(fā)起人邀請第三方對BT項目投資方、BT項目公司等形成的檔案進行綜合評估，對評估中提出的問題進行整改后方可進行交工驗收。交工驗收由項目發(fā)起人組織，被驗收的主體為BT項目投資方及參建方項目檔案。檔案驗收。BT項目檔案的驗收工作應(yīng)在BT項目竣工驗收之前3個月內(nèi)完成，由項目發(fā)起人按照項目管理審批（核準、備案）的權(quán)限向相應(yīng)的檔案行政管理部門提出申請，檔案行政管理部門負責(zé)組織檔案驗收。沒有通過檔案驗收的BT項目不得進行BT項目的竣工驗收。移交時間。BT項目交工驗收后的3個月內(nèi),由BT項目公司將項目檔案移交給項目發(fā)起人或其指定的使用單位。創(chuàng)新點

1.引入第三方評估

第三方評估的核心意義在于客觀、權(quán)威、公正和獨立，可以在BT項目檔案管理上集中檔案專業(yè)優(yōu)勢、人才優(yōu)勢及項目管理的經(jīng)驗優(yōu)勢，確保BT項目檔案評估的權(quán)威性；引入第三方評估，是檔案行政管理部門轉(zhuǎn)變職能的需要，能夠有效地避免檔案行政管理部門既當(dāng)裁判員又當(dāng)運動員的現(xiàn)象，凸顯檔案部門著力轉(zhuǎn)變職能，實現(xiàn)“放管服”的有效舉措。第三方對BT項目檔案工作評估包括以下內(nèi)容：一是檔案管理體制。即是否建立了與實際工作相適應(yīng)的檔案管理部門，是否對各門類載體的檔案實行了集中統(tǒng)一管理，是否建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)等。二是規(guī)章制度的建立。即是否建立了與BT項目建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，是否有完善的檔案管理措施。三是項目檔案的規(guī)范化管理情況即項目檔案的分類方案是否科學(xué)、準確，組卷方法及卷內(nèi)文件材料的排列是否規(guī)范有序等。四是項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)及案卷質(zhì)量。即歸檔的各種門類和載體的文件材料是否齊全，書寫材料是否符合檔案的保管要求，保管期限劃分是否準確等。

2.制定《BT項目檔案管理規(guī)范》和《BT項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》

《BT項目檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），明確了BT項目檔案工作原則，即對BT項目檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中協(xié)調(diào)，統(tǒng)一標(biāo)準、集中監(jiān)管，統(tǒng)一管理、集中交付的檔案管理原則，并對組織體系構(gòu)建、參建各方檔案管理職責(zé)及檔案工作人員職責(zé)，予以明確?！兑?guī)范》對BT項目檔案工作的控制、檔案管理方式方法給出解決方案。BT項目檔案工作的要求應(yīng)列入BT項目的“四制”（即：項目法人制、招投標(biāo)制、監(jiān)理制、合同制）管理之中。BT項目雙方應(yīng)在合同中明確BT項目檔案移交的套數(shù)，BT項目檔案案卷質(zhì)量，檢索工具編制要求，項目檔案數(shù)字化質(zhì)量要求，檔案移交的時間、方式，以及保證金和違約責(zé)任等內(nèi)容，并實行檔案案卷質(zhì)量責(zé)任終身制。BT項目投資方、BT項目公司以及各施工單位、監(jiān)理單位要建立歸檔文件材料責(zé)任者填寫法人名稱制度、重要合同法人簽章制度。BT項目檔案的匯總由項目發(fā)起人負責(zé)進行或組織。

3.提出大數(shù)據(jù)環(huán)境下BT項目檔案信息化解決方案

課題就檔案工作如何在BT管理自動化平臺上遵循項目建設(shè)和信息系統(tǒng)的規(guī)律來實現(xiàn)電子文件和電子檔案的管理，提出由項目發(fā)起人應(yīng)用云計算、新型圖文、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)平臺，建設(shè)工程建設(shè)檔案信息化標(biāo)準體系，開發(fā)建設(shè)項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與建設(shè)項目管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、政務(wù)網(wǎng)的無縫對接。提供工程圖紙檔案數(shù)字化管理和工程圖文電子資源庫建設(shè)及解決方案，搭建信息的云存儲、云利用平臺。應(yīng)用情況和推廣前景《BT項目檔案管理規(guī)范》《BT項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》是BT項目檔案工作的監(jiān)管方法和具體實施的規(guī)范，它涵蓋BT模式建設(shè)項目實施的全過程，解決了BT模式下建設(shè)項目檔案工作組織管理、文件控制、歸檔移交、專項驗收等一系列問題，具有可操作性、指導(dǎo)性和前瞻性，填補了國內(nèi)檔案界在BT模式建設(shè)項目檔案工作方面的空白。相關(guān)辦法的制定，必將推動BT模式下建設(shè)項目檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準化進程，使BT模式的建設(shè)項目檔案工作有章可循。該課題研究成果對遼寧地區(qū)乃至全國的BT項目檔案工作的開展具有指導(dǎo)意義。BT項目檔案管理模式的研究與實踐，是新型投資方式檔案管理的有效探索，對于BT項目檔案管理提供了依據(jù)，同時對以PPP（公共私營合作制）、BOT（建設(shè)—運營—移交）等為代表的新型投資方式檔案管理具有借鑒意義。

作者:歐平 單位:遼寧省檔案局