檔案管理顯性知識服務(wù)研究

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對信息資源的爭奪是信息社會的一個顯著特點。事實上，自古至今，擁有資源便占領(lǐng)制高點，這一點從未發(fā)生變化。近代前期，勞動力、勞動工具曾是最重要的資源；近代以后，信息、知識已逐漸成為支配性資源。大數(shù)據(jù)、云計算的興起，更加彰顯了從海量信息中提取有價值知識的重要性。在這樣的總體背景下，任何學(xué)科和行業(yè)都應(yīng)該對此有適度的關(guān)注，否則就會有脫離社會運轉(zhuǎn)軌跡的危險。對于檔案管理工作而言，要想擺脫現(xiàn)實困境，重新發(fā)現(xiàn)自身價值，也須得在信息資源挖掘和知識服務(wù)問題上做適當(dāng)?shù)奶剿鳌Ｒ话愣?，知識分為顯性知識和隱性知識兩類。顯性知識是記錄于一定物質(zhì)載體上的知識，隱性知識是存在于人們頭腦中的經(jīng)驗、經(jīng)歷、技巧、訣竅、靈感等難于表達的知識。因此，知識服務(wù)可以有顯性知識服務(wù)與隱性知識服務(wù)之分。知識服務(wù)是檔案管理應(yīng)對知識時代浪潮的內(nèi)在要求，也是實現(xiàn)向知識管理轉(zhuǎn)型的重要過渡。檔案是顯性知識的典型代表，業(yè)界具有諸多顯性知識處理的經(jīng)驗積累與現(xiàn)實實踐，而缺乏隱性知識處理的任何技術(shù)或經(jīng)驗優(yōu)勢。鑒此，筆者認為，就目前階段而言，檔案界可著力于提供顯性知識服務(wù)，努力在這方面做精做細，至于隱性知識的挖掘則不是當(dāng)前的主要任務(wù)。

1可行性：檔案管理具有先天的顯性知識資源服務(wù)屬性

檔案是顯性知識的典型代表檔案是社會組織或個人在其社會活動過程中形成的有保存價值的歷史記錄，是固化的歷史經(jīng)驗和歷史記憶。因此，幾乎沒有人會否認，存儲著知識資源的檔案無疑是最重要的顯性知識。筆者認為，“檔案”意味著它是最具有長遠歷史價值的顯性知識。關(guān)系如下圖1。事實上，人們尋找歷史經(jīng)驗最重要的途徑就是從檔案中獲取知識。自人類發(fā)明文字以來，固化的記錄就代替了口耳相傳，成為人類文明延續(xù)的主要方式。雖然知識管理學(xué)者普遍認為，隱性知識是知識管理的核心，但是值得指出的是，隱性知識最終還是要依靠顯性化技術(shù)成為文檔，才能得到最大限度的傳播和延續(xù)。單純的隱性知識傳播和延續(xù)非常有限，因此我們常常采取紙質(zhì)的或數(shù)字的方式將那些瀕危的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)以記錄的形式保存下來。因此，從這個意義上說，文檔在知識管理體系中占有舉足輕重的地位，具有不可替代性。我們也不難發(fā)現(xiàn)，許多單位，如中國聯(lián)想集團、海爾集團等，都會通過公司規(guī)章要求員工外出考察、培訓(xùn)、參會、研討活動之后以及離退職之前，把相應(yīng)的文檔材料上交或做出總結(jié)報告。更為嚴格的某些公司（如IBM公司），會為每個人專門發(fā)放文檔資料整理袋，用于放置所有相關(guān)工作資料，并由專人定期回收。這些方式都體現(xiàn)了通過文檔控制企業(yè)知識財富的理念，以及文檔資源的極端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中也說道：“文檔是知識容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業(yè)的知識財產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標(biāo)。”[1]除了在實踐領(lǐng)域常常以文檔記錄方式傳播延續(xù)人類知識財富以外，在知識管理界、檔案界和企業(yè)界，檔案管理與知識管理的密切關(guān)系常常引起諸位學(xué)者的研究和關(guān)注。如彭明彧認為，“文檔管理系統(tǒng)是知識管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)”，“檔案管理與知識管理終極目標(biāo)具有平行性”，“知識管理與檔案管理的運行方式具有并行性”，“知識管理和檔案管理原則具有部分兼容性[2]。張斌認為，“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容[3]。徐擁軍認為，檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通，二者可以相輔相成[4]。

2必然性：檔案管理的終極追求與知識服務(wù)理念相契合

作為一種歷史較為悠久的管理活動，檔案管理的追求經(jīng)歷了一個與時俱進的變遷過程。通過開展檔案編纂或研究，封建時期，以服務(wù)王權(quán)為取向，近代時期，以服務(wù)社會為目標(biāo)。但無論如何，基于檔案內(nèi)容而“提供服務(wù)”這一本質(zhì)似乎從未改變。在20世紀90年代，順應(yīng)新的時代需求，檔案學(xué)提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉(zhuǎn)變，“檔案工作者由實體保管者向信息和知識的提供者轉(zhuǎn)變”[5]。檔案后保管范式本質(zhì)上是“一種以來源為中心,以知識為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實現(xiàn)“知識服務(wù)”。這種追求體現(xiàn)了檔案管理更加關(guān)注其信息資源價值，重視并強調(diào)應(yīng)用檔案顯性知識提供知識服務(wù)的理念。這不也正是知識管理的核心價值觀嗎？值得注意的是，在實踐層面，檔案管理的知識服務(wù)理念也正在悄然興起。如數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)、電子文件中心建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）的本質(zhì)就是利用信息技術(shù)搭建起來的一站式檔案知識服務(wù)平臺，其以擴大開放、便于利用、最大限度挖掘檔案價值、以多元手段服務(wù)用戶為重要特征，經(jīng)常采用的專題紀錄片、專題展覽、專題推送、在線參觀、在線利用等服務(wù)形式，實質(zhì)體現(xiàn)了知識服務(wù)的價值追求。又如，田灣核電檔案的知識服務(wù)思路。田灣核電站是中國著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設(shè)備、人員一起并列為公司工程建設(shè)和安全運營的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現(xiàn)技術(shù)特色、控制工程質(zhì)量、實現(xiàn)精細化管理進行全方位管理、開發(fā)、利用，注重應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高文檔知識資源開發(fā)和深度利用，如建立了合理化建議庫、技術(shù)專利庫、科技論文庫、項目案例庫、經(jīng)驗總結(jié)庫等各類型的直接服務(wù)于企業(yè)的知識庫。通過實施ECM，成功建設(shè)了企業(yè)級內(nèi)容中心和知識服務(wù)中心，致力于為公司管理創(chuàng)新、經(jīng)營效益和可持續(xù)發(fā)展提供全方位的知識服務(wù)?？梢哉f，田灣核電檔案管理理念是一種實實在在的、緊密結(jié)合實際的、為企業(yè)帶來巨大收益的知識服務(wù)典型。美國馬里蘭大學(xué)教授布魯斯•W•德爾斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可謂一針見血：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識管理非常相似———都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”[7]

3優(yōu)越性：檔案管理具有成熟的顯性知識服務(wù)處理技術(shù)與流程

根據(jù)知識管理理論研究及其相關(guān)的主要實踐活動，有學(xué)者將知識管理分為行為學(xué)派、技術(shù)學(xué)派，經(jīng)濟學(xué)派和戰(zhàn)略學(xué)派四個主要流派，并進一步指出，行為學(xué)派主要側(cè)重對隱含知識的學(xué)習(xí)、創(chuàng)造和靈活應(yīng)用。技術(shù)學(xué)派主要側(cè)重對顯性知識的積累、傳遞和方便提供。經(jīng)濟學(xué)派主要側(cè)重對顯性和隱含兩種知識的積累、學(xué)習(xí)并最終完成價值發(fā)現(xiàn)。戰(zhàn)略學(xué)派主要側(cè)重對顯性和隱含兩種知識的積累、轉(zhuǎn)化并最終完成包括價值發(fā)現(xiàn)在內(nèi)的各種戰(zhàn)略目標(biāo)。[8]顯然，檔案管理與上述技術(shù)學(xué)派非常相似。從具體處理技術(shù)來看，檔案管理作為一種信息資源管理活動，在其悠久的歷史發(fā)展中積累了豐富的經(jīng)驗，對知識管理中的顯性知識處理技術(shù)有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來源原則、全宗思想、成熟的檔案實體分類和檔案內(nèi)容分類技術(shù)、編碼技術(shù)、檢索技術(shù)等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識，也有利于知識的沉淀、積累以及后期的二次開發(fā)和利用。從具體處理流程來看，對比發(fā)現(xiàn)，知識管理（顯性知識）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環(huán)路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質(zhì)，基于共同的對知識（信息）的整合、創(chuàng)新和利用的管理目標(biāo)。如上所述，知識管理的實施，必然涉及知識的產(chǎn)生/收集、加工、整理、存儲、評價和利用等環(huán)節(jié)，這些具體的處理環(huán)節(jié)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準確地檢索與利用信息，以及如何更長久地積累信息，檔案管理的經(jīng)驗不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎(chǔ)，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的?！盵9]如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對歷史中珍貴的隱性知識進行顯性化，以實現(xiàn)永久流傳。在此，檔案表現(xiàn)出來的優(yōu)勢已經(jīng)相當(dāng)明顯。而且，檔案管理在知識（信息）流程化處理過程中表現(xiàn)出來的先天優(yōu)勢，可以讓檔案工作者在面對知識的任何時候想到的都是整個生命周期內(nèi)的知識處理與創(chuàng)新，而不是局部的單個的知識單元。在大數(shù)據(jù)時代，面對海量的信息，這種整體相關(guān)思想對知識創(chuàng)新和利用更是至關(guān)重要的。

4艱巨性：知識服務(wù)要求先進的技術(shù)與高素質(zhì)的人才隊伍

檔案管理與知識管理在管理理念、管理對象本質(zhì)、管理技術(shù)、管理流程、管理目標(biāo)等方面雖有很強的相似性，并在顯性知識處理技術(shù)和流程化知識加工管理方法等方面為知識管理積累了可資借鑒的經(jīng)驗。但與此同時，由于二者產(chǎn)生的源流和時代背景差異巨大，知識管理仍然具有知識時代所賦予的諸多特色。就目前而言，檔案管理真正走向知識管理還面臨諸多挑戰(zhàn)，其中最為鮮明最為重要的無疑是技術(shù)與人才兩大因素。知識管理產(chǎn)生于信息技術(shù)飛速發(fā)展的信息時代，知識管理的實現(xiàn)建立于高度發(fā)達的計算機技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用，并以其為重要特征，如元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、云計算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它們，從海量的信息中提取有價值知識，或主動提供多元化綜合知識服務(wù)，常常是知識管理的重要手段。然而這些新技術(shù)在目前檔案部門較少得到實際應(yīng)用。事實上，目前檔案領(lǐng)域的計算機應(yīng)用水平令人擔(dān)憂。僅以電子文件為例，檔案管理領(lǐng)域的計算機應(yīng)用尚不能保證其完整性、準確性、有效性?，F(xiàn)實狀況與理想需求之間差距不小。據(jù)2007年中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的調(diào)查，目前在文件形成機構(gòu)的調(diào)查中，已經(jīng)使用電子文件管理系統(tǒng)的機構(gòu)占79.6%，然而，只有2%的機構(gòu)電子文件管理系統(tǒng)（或模塊）具有元數(shù)據(jù)捕獲和對電子文件真實性的認證功能[10]。且不說這些檔案信息化系統(tǒng)五花八門、水平參差不齊，電子文件的憑證價值尚難保證，何談知識服務(wù)呢？檔案管理人員的素質(zhì)也一直是檔案管理水平的重要制約因素。目前我國檔案職業(yè)的總體情況堪憂。與西方國家要求檔案職業(yè)人員具有扎實的專業(yè)背景與豐富的實踐經(jīng)驗相比，我國檔案從業(yè)人員包含了大量的兼職人員，且無任何專業(yè)資格認證或準入制度，導(dǎo)致“檔案從業(yè)人員的素質(zhì)整體偏低，非專業(yè)化、非職業(yè)化現(xiàn)象普遍存在。大多數(shù)單位檔案工作兼職人員大量存在，從業(yè)者整體素質(zhì)不理想，文化水平較低；在部分單位，中專、高中以及以下文化水平的檔案人員占有相當(dāng)比例”。[11]這樣的職業(yè)群體顯然與提供知識服務(wù)的人才隊伍要求相差甚遠。

5小結(jié)

知識管理時代給檔案管理工作提供了新的機遇，同時也意味著更多的挑戰(zhàn)。檔案管理工作要轉(zhuǎn)型成功，必須首先明確自身優(yōu)劣勢。知識管理研究者認為，隱性知識在知識管理中占有著更為重要的地位，呼吁重視隱性知識的挖掘。于是我們檔案界便也據(jù)此在檔案隱性知識挖掘問題上做了較多的探討。而筆者認為，這種探討無疑舍本逐末。檔案是顯性知識的代表，檔案工作人員有著悠久的顯性知識管理實踐，在知識管理時代，提供顯性知識服務(wù)、更好地發(fā)揮檔案價值才是檔案管理的大有可為之路。

作者：周建軍 單位：南陽師范學(xué)院成人教育學(xué)院