煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作實踐

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現(xiàn)代信息化的飛速發(fā)展，使我們的生活、工作都向著數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展，各種行業(yè)的檔案管理工作都開始逐漸發(fā)生了改變，由以往的人工管理的方式逐漸變成數(shù)字化的管理模式，我國的煤炭企業(yè)也運用數(shù)字化的管理模式進行檔案管理工作，使檔案管理工作變得更加方便、快捷、省事省力。但是，煤炭企業(yè)在檔案管理工作中使用數(shù)字化的管理模式，也存在著諸多弊端，檔案管理的安全性便是其中最大的問題，為了使煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作進行地更加順利，我們必須制定出合理有效地措施來提高煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的安全。

一、煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)勢

煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展有著重要的關(guān)系。數(shù)字化的檔案管理，顧名思義，是企業(yè)可以通過運用計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)的方式將不同的信息資源以數(shù)字化的存儲方式有機地結(jié)合起來，以此形成一種新的檔案信息形態(tài)，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現(xiàn)信息資源共享的目的。

1.這是現(xiàn)代煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化、自動化的要求

在現(xiàn)代的煤炭企業(yè)中，需要改變以往落后的紙質(zhì)檔案，人工管理檔案的模式，必須順應(yīng)時代的發(fā)展，實行數(shù)字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中心，運用先進的計算機技術(shù)，最終實現(xiàn)數(shù)字化煤炭企業(yè)的檔案管理工作的目標(biāo)。

2.有利于提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益

煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理模式，可以大大提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)也應(yīng)該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質(zhì)的檔案管理模式，大大地縮減企業(yè)在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業(yè)的經(jīng)濟負擔(dān)。通過數(shù)字化的檔案管理模式，也節(jié)省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益有了明顯的提高。

3.有利于提高煤炭企業(yè)的辦公效率

煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理模式，有利于提高企業(yè)的辦公效益。因為煤炭企業(yè)的檔案管理工作較為復(fù)雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發(fā)生工作調(diào)動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質(zhì)記載的檔案信息、紙質(zhì)檔案，人工管理的模式是很難馬上統(tǒng)計、查找相關(guān)信息的，但是通過實行數(shù)字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關(guān)資料，從而可以大大提高煤炭企業(yè)辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。

4.有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息

在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通過紙質(zhì)的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業(yè)的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關(guān)的檔案信息。但是，煤炭企業(yè)在實行數(shù)字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關(guān)的檔案信息，有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。

二、煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理模式的劣勢

我國煤炭企業(yè)實行數(shù)字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現(xiàn)階段的生產(chǎn)力水平較低，科學(xué)技術(shù)還比較落后，從而使煤炭企業(yè)的數(shù)字化管理工作存在著比較多的不足之處。

1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性

煤炭企業(yè)在實行數(shù)字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術(shù)，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術(shù)而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數(shù)字化的檔案管理存在著不安全的因素。

2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現(xiàn)不能讀取信息的問題

隨著計算機不斷的更新?lián)Q代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統(tǒng)中，出現(xiàn)不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數(shù)據(jù)的丟失，而且可能會出現(xiàn)病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設(shè)備。

3.煤炭企業(yè)各個部門的辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的兼容性差

當(dāng)前，我國的煤炭企業(yè)各個部門應(yīng)用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設(shè)計開發(fā)并使用不同于其他部門的軟件，使與數(shù)字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉(zhuǎn)換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業(yè)的管理水平難以提高。

4.數(shù)字化的檔案管理工作的利用率較低

煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數(shù)字化檔案管理的強大作用?，F(xiàn)階段，煤炭企業(yè)還沒有改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發(fā)揮出真正的作用。

三、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理中的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足

煤炭企業(yè)要想更好地開展數(shù)字化管理工作，就必須建設(shè)充足先進的硬件設(shè)備。但是我國目前的煤炭企業(yè)發(fā)展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經(jīng)濟能力以及其他原因的束縛，不能建設(shè)充足先進的硬件設(shè)備，以至于我國的煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發(fā)展年代較久的煤炭企業(yè)，這些企業(yè)中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發(fā)展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業(yè)使用的計算機并沒有隨著時代的發(fā)展而進行更新?lián)Q代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業(yè)的檔案管理，這些老式的計算機與現(xiàn)代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現(xiàn)死機的情況等等，這給煤炭企業(yè)的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業(yè)主要是由于經(jīng)費嚴重不足的問題，沒有經(jīng)費去購進先進的硬件設(shè)備，有的甚至連一些最基本的實施數(shù)字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現(xiàn)代煤炭企業(yè)進行數(shù)字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經(jīng)配備了先進計算機和掃描儀等數(shù)字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業(yè)中也存在著網(wǎng)絡(luò)安全、機房建設(shè)的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現(xiàn)階段我國煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設(shè)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備。這是實現(xiàn)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的前提準備。

2.煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理不夠重視

雖然，最近幾年，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域的企業(yè)開始逐漸認識到實行數(shù)字化檔案管理的重要性。煤炭企業(yè)也不例外。但是，煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數(shù)字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業(yè)歸根到底主要是以生產(chǎn)為主要任務(wù)，以盈利為企業(yè)主要目的，煤炭企業(yè)主要注重的還是企業(yè)的經(jīng)濟效益，因此會出現(xiàn)煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象。

3.煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低

在煤炭企業(yè)中，有多個不同的部門沒有設(shè)置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責(zé)并不明確，不能對檔案管理人員進行職業(yè)考核。正是因為煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責(zé)做出明確的規(guī)定，使煤炭企業(yè)的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。

4.檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)不高

因為煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視，使企業(yè)在挑選數(shù)字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)較低，難免會在開展數(shù)字化檔案管理工作時，出現(xiàn)失誤，但是這卻會給企業(yè)帶去不小的危害，甚至?xí)p失到企業(yè)的經(jīng)濟利益，這是十分不利于煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理工作的。

四、完善煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的對策

1.煤炭企業(yè)加大對數(shù)字化檔案管理的資金的投入

煤炭企業(yè)要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力提高數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備，投入較多的資金改善數(shù)字化檔案管理的環(huán)境，將落后的機器設(shè)備進行及時維修，如果不能提高舊設(shè)備的性能就要更換這些老舊的機器設(shè)備，購進一批先進的機器設(shè)備，以滿足對數(shù)字化檔案管理的需要。

2.規(guī)范對數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準

煤炭企業(yè)為了實行數(shù)字化的檔案管理工作時更加順利，就應(yīng)該規(guī)范數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準，制定出一整套科學(xué)有效地統(tǒng)一的標(biāo)準。但是在現(xiàn)階段，我國的煤炭企業(yè)還沒有制定出這一完整的標(biāo)準體系。隨著我國煤炭企業(yè)數(shù)字化的檔案管理的不斷完善和發(fā)展，制定出對數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準指日可待。在這項標(biāo)準中應(yīng)該有利用計算機實行數(shù)字化檔案管理工作時明確規(guī)范的操作過程以及操作標(biāo)準，規(guī)定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內(nèi)容，使對數(shù)字化檔案管理工作種種方面的標(biāo)準都有一個明確具體的規(guī)定，讓這套標(biāo)準能夠真正科學(xué)有效地實行，最終達到煤炭企業(yè)順利實行數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)。

3.煤炭企業(yè)要進一步提高數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)水平

完善煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化就需要進一步提高其基礎(chǔ)建設(shè)水平，將涉及其中的各個環(huán)節(jié)中的常見設(shè)備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設(shè)備的數(shù)量，并且還要提高設(shè)備的質(zhì)量，使之均完善到位。另外，煤炭企業(yè)還應(yīng)信息資源的共享，注重對數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)用到的甚至以后會應(yīng)用到的多種相關(guān)軟件進行推廣，開發(fā)使用安全性更高、技術(shù)更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數(shù)字化檔案管理中的數(shù)據(jù)庫更加全面、高效的運行。

4.要加強數(shù)字化檔案的安全建設(shè)

煤炭企業(yè)要加強對數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，運用先進的技術(shù)方法，保證好數(shù)字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發(fā)生不可挽回的損失。另外，還應(yīng)根據(jù)使用者的身份設(shè)置使用計算機時相應(yīng)的權(quán)限等等。

5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術(shù)培訓(xùn)

煤炭企業(yè)在招聘數(shù)字化檔案管理工作人員時，應(yīng)該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應(yīng)有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學(xué)習(xí)新的事物，另外檔案管理人員還應(yīng)具備創(chuàng)新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學(xué)有效地實行數(shù)字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應(yīng)該懂得掌握專業(yè)的理論知識與技術(shù)，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數(shù)字化檔案管理工作的效率。煤炭企業(yè)還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，使他們能更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，使煤炭企業(yè)實行得數(shù)字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業(yè)應(yīng)招入維護企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的高素質(zhì)的專業(yè)人才，保證煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作的安全性。

五、結(jié)束語

現(xiàn)階段，我國的煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理是隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展而不斷改善的，其中實行數(shù)字化的檔案管理模式有優(yōu)勢也有劣勢，但總而言之是優(yōu)大于劣。煤炭企業(yè)應(yīng)盡快看到自己在數(shù)字化檔案管理的方面的不足之處，改變以往錯誤的觀念，錯誤的做法，真正認識到并且重視起數(shù)字化檔案管理的重要性，制定出合理有效地解決方案，最終使煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理更加安全，并且使數(shù)字化檔案管理的利用率得以提高，進一步促進煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的順利實施。

作者：王皙婷 單位：中國神華新街能源有限責(zé)任公司