城建檔案管理現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略探討

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一、城建檔案的重要作用

城建檔案主要是在城市規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展、管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像、圖表等多種載體的文件資料,是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，承載著人們的城市建設(shè)構(gòu)想，是建筑技術(shù)、建設(shè)經(jīng)驗(yàn)等智慧結(jié)晶，在城市發(fā)展和管理等過程中有不可替代的示范、參考、利用價(jià)值。

二、城建檔案管理的現(xiàn)狀

1.城建檔案形成單位檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。在城建檔案形成過程中，一些建設(shè)單位習(xí)慣“重建設(shè)、輕檔案”，關(guān)注點(diǎn)都集中在實(shí)體建筑物上，對(duì)檔案工作并不重視，建設(shè)單位移交檔案也只是為了竣工備案和辦理產(chǎn)權(quán)證需要。因此，收集的檔案資料質(zhì)量不高是普遍存在的問題，制約了城建檔案管理部門管理工作的順利開展。

2.城建檔案管理人員大齡化嚴(yán)重。由于城建檔案管理工作本身的邊緣化，加之工作內(nèi)容單調(diào)、瑣碎，所以不招年輕人喜歡。目前，從事城建檔案管理的工作人員中很多是其他部門轉(zhuǎn)崗過來，年齡偏大，所學(xué)也非檔案專業(yè)，對(duì)檔案管理工作缺少系統(tǒng)的專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)；有些甚至不能熟練操作計(jì)算機(jī)、新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，雖然他們工作主動(dòng)性也很高，但管理能力跟不上新形勢(shì)，降低了城建檔案管理工作效率。

3.城建檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)期落后。一直以來，由于政府沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化在城建檔案事業(yè)發(fā)展中的重要性，以致財(cái)政對(duì)城建檔案建設(shè)投入不足。這造成了城建檔案信息化過程中應(yīng)用軟件、設(shè)備基礎(chǔ)缺乏，技術(shù)也長(zhǎng)期落后于其他檔案工作同行。對(duì)新接收、保管、管理的檔案做不到實(shí)時(shí)接收，所謂的電子檔案實(shí)際上只是紙質(zhì)檔案同步電子化。所以，這不是真正意義上的開展城建檔案信息化工作，仍沒有跟上城市化建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程。

4.城建檔案利用服務(wù)效率低下。目前，城建檔案利用服務(wù)還是保持傳統(tǒng)方式，即查詢?nèi)藥в嘘P(guān)證明和資料到查檔窗口現(xiàn)場(chǎng)，待工作人員確認(rèn)后再手工登錄、檢索，等查詢到需要查詢的檔案，再一頁頁地打印的模式。這“封閉”式服務(wù)過程等候時(shí)間長(zhǎng)，利用效率低，已滿足不了新時(shí)期社會(huì)組織及社會(huì)大眾對(duì)城建檔案多樣化的需求。

三、城建檔案管理途徑

城建檔案作為城市建設(shè)的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)、管理、運(yùn)行中的信息支撐、依據(jù)，記錄了一個(gè)城市的過去、現(xiàn)在，也是一個(gè)城市文化的體現(xiàn)。

1.規(guī)范檔案形成單位檔案管理意識(shí)。城建檔案是建筑工程建筑過程真實(shí)的記錄，從立項(xiàng)到竣工，建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等每一家單位在每一個(gè)運(yùn)行環(huán)節(jié)都投入了大量的精力。如果建筑物出現(xiàn)質(zhì)量問題，可以從檔案記錄中查找到原因，檔案資料具有不可替代的質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用。因此，城建檔案管理部門要加強(qiáng)與檔案形成單位溝通、管理、督查，讓他們重視檔案資料收集、管理、歸檔工作，健全檔案管理制度，確保歸檔資料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)。

2.提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)。城建檔案管理工作中，人是具體執(zhí)行者和參與者，是影響檔案管理工作質(zhì)量高低，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、進(jìn)步的重要因素。新形勢(shì)下，面對(duì)涉及專業(yè)性更強(qiáng)、領(lǐng)域更廣、內(nèi)容更復(fù)雜的城建檔案管理工作，這就需要管理人員擁有更高的職業(yè)精神和職業(yè)素養(yǎng)。（1）轉(zhuǎn)換管理觀念。時(shí)代在發(fā)展，要求在提高。這就要求城建檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，進(jìn)一步提升超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)理念。管理人員要結(jié)合新形勢(shì)發(fā)展，破除“甘當(dāng)配角”的觀念，對(duì)傳統(tǒng)的服務(wù)模式與服務(wù)方法進(jìn)行完善、改革與創(chuàng)新，讓城建檔案服務(wù)工作立足“服務(wù)”且多元化、社會(huì)化、全方位服務(wù)。（2）引進(jìn)專業(yè)人才。城建檔案管理部門要圍繞城建檔案管理崗位實(shí)際需要，制定科學(xué)的人才引進(jìn)計(jì)劃及人才培養(yǎng)機(jī)制，通過提供公平晉升機(jī)會(huì)、提高薪酬待遇，鼓勵(lì)更多的年輕的專業(yè)人士進(jìn)入檔案管理崗位，促進(jìn)城建檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)提高。（3）重視多元化培養(yǎng)。城建檔案管理過程中，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、生活、文化等方方面面，這就要求管理人員除了具有豐富的城建檔案管理專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具備一定的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等其他新專業(yè)技能，具備快速處理問題、組織語言文字表達(dá)等能力。因此，城建檔案管理部門要引入、定制個(gè)性化的培訓(xùn)教育工作模式，將各個(gè)專業(yè)從廣度和深度上充實(shí)人才隊(duì)伍。

3.加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，城建檔案管理工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴(kuò)展為各種不同載體檔案，管理對(duì)象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?，城建檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。（1）建立城建檔案信息化管理制度。城建檔案工作是在檔案信息化背景下開展城建檔案管理工作。因此，首先要建立健全信息化管理制度，規(guī)范信息化管理流程，解決城建檔案信息化工作推進(jìn)過程中不同層次及不同領(lǐng)域間標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不一致、不兼容問題。（2）研發(fā)城建檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)。城建檔案工作的信息化建設(shè)，是循序漸進(jìn)融入社會(huì)和政府信息化整體進(jìn)程的動(dòng)態(tài)過程。在這個(gè)過程中，除了要不斷更新硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件等信息化建設(shè)工作開展必需的基礎(chǔ)設(shè)施，還要研發(fā)一套檔案信息資源管理、共享、安全保障及方便利用的應(yīng)用系統(tǒng)。

4.提升城建檔案管理服務(wù)水平。管理的目的是為了提供更好的服務(wù)。城建檔案管理部門要堅(jiān)持“為人民服務(wù)”宗旨，與時(shí)俱進(jìn)，把新思想、新理念注入管理過程中，不斷提升服務(wù)水平。（1）重視部門間的溝通協(xié)調(diào)。城建檔案管理機(jī)構(gòu)在深度挖掘城建檔案潛在價(jià)值作用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與建設(shè)系統(tǒng)相關(guān)部門及橫向部門間的協(xié)調(diào)，尤其是加強(qiáng)財(cái)政、大數(shù)據(jù)管理等資金審批、信息化合力部門的支持。讓這些擁有權(quán)力、深諳技術(shù)的部門了解城建檔案開展信息化、數(shù)字化的重要性、困難，以尋得財(cái)力、技術(shù)上的支持。這既能提高辦事效率，又減少行政運(yùn)行成本。（2）加速城建檔案接收、利用智能化。在全面推進(jìn)城建檔案管理工作信息化、數(shù)字化的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)際情況，加快開發(fā)“建設(shè)工程檔案在線報(bào)送系統(tǒng)”；逐步完成檔案利用不受時(shí)空、地域限制的“傳統(tǒng)查、網(wǎng)上查、現(xiàn)場(chǎng)自助查”三結(jié)合的查詢方式，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)跑、群眾和企業(yè)少跑或不跑的目標(biāo)，進(jìn)而促進(jìn)城建檔案管理智能化提升。（3）簡(jiǎn)化城建檔案辦事流程。城建檔案管理人員要在確保工程檔案驗(yàn)收、移交事項(xiàng)辦理依法合規(guī)的前提下,積極推進(jìn)便民高效流程改革。開展檔案驗(yàn)收“容缺受理、告知承諾”改革試點(diǎn)工作,實(shí)現(xiàn)當(dāng)場(chǎng)辦結(jié)檔案驗(yàn)收事項(xiàng),實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案驗(yàn)收“最多跑一次”的改革目標(biāo)。（4）推進(jìn)城建檔案整理工作社會(huì)化。加強(qiáng)培育檔案中介服務(wù)市場(chǎng)，提高第三方從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵(lì)資料專業(yè)人員向中介機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型,助力建設(shè)單位完成紙質(zhì)檔案收集、整理及數(shù)字化加工，提高檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)“專業(yè)的人做專業(yè)的事”。從源頭上減輕建設(shè)單位的壓力也促進(jìn)城建檔案管理部門管理工作有效開展。

5.推進(jìn)城建檔案法制建設(shè)。城建檔案法制化是城建檔案工作的立足之本，也是促進(jìn)城建檔案事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的保障。在日常管理工作中，城建檔案管理工作人員要加強(qiáng)城建檔案法律、法規(guī)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳，對(duì)不按規(guī)定、不按要求移送檔案的單位進(jìn)行排查、檢舉，并向主管機(jī)關(guān)提出處罰建議，使城建檔案管理工作有法可依。只有納入國(guó)家法制管理軌道，才能使城建檔案管理工作更好地服務(wù)于社會(huì)。城建檔案管理工作在城建檔案事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中，會(huì)遇到各式各樣的瓶頸，我們要大膽想象，謹(jǐn)慎論證，找出更多的創(chuàng)新、發(fā)展的方法,為城建檔案管理工作注入新活力，讓城建檔案在城市記憶視角下創(chuàng)造出新的價(jià)值內(nèi)容。

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作者：陳飛君 單位：寧波市建設(shè)數(shù)據(jù)和檔案管理中心