醫(yī)院后勤檔案管理作用分析

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摘要：自我國進入21世紀以來，不僅國家綜合實力有了穩(wěn)步提高，同時也帶動了醫(yī)院建設事業(yè)的飛速發(fā)展與轉型升級。就現(xiàn)實情況來看，很多醫(yī)院的后勤檔案管理工作一直容易被忽視，很多人提起醫(yī)院的后勤檔案管理，潛意識里都認為此崗位沒什么過高的標準，似乎只是處理醫(yī)院運營過程中的一些閑雜事項。然而事實并非如此，醫(yī)院后勤檔案管理人員需要負責的內(nèi)容繁忙而艱難，各項工作內(nèi)容都有著超高的專業(yè)要求，其中包含醫(yī)院綜合性建設、維修、綠化、招標等，甚至還需要負責醫(yī)院日常水電氣、保潔滅害、設備運行等醫(yī)院日常運營工作。由此可見，醫(yī)院的后勤檔案管理是促進醫(yī)院良性發(fā)展的重要保障。

關鍵詞：醫(yī)院；后勤檔案管理；重要性；問題；對策

如今全國各地的醫(yī)院建設都進入一個井噴式的高峰期，無論從建設規(guī)模、專業(yè)標準還是后勤檔案管理等各方面來看都有了更為嚴苛的要求。而且在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷加速下，越來越多人開始認識到了醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，因為這項工作很多時候要在多個部門之間起到“串聯(lián)”作用，是促進醫(yī)院建設可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。不過即便如此，當前我國的醫(yī)院后勤檔案管理還是存在許多不如人意的地方，若不及時將其逐一整治，很有可能會對醫(yī)院未來的發(fā)展造成負面影響。筆者將結合自身多年來相關的工作管理實踐，簡要概述醫(yī)院后勤檔案管理工作，分析當前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足，闡述醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，并在此基礎上探究優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略。還望個人之見，能為廣大醫(yī)院后勤檔案管理同仁提供可行的一些參考建議。

一、簡述醫(yī)院后勤檔案管理

1.內(nèi)涵與覆蓋內(nèi)容通常情況下，醫(yī)院后勤檔案都是在醫(yī)院資產(chǎn)管理、建設工程、后勤人員結構、設備設施管理等各類工作中逐步形成的，這些內(nèi)容具有非常有利的保存價值，其中包含各類音像、文字、圖片等記錄載體。利用當前各類先進的信息化技術，利用這些寶貴的檔案資源進行科學整合、歸納以及開發(fā)，可以為醫(yī)院的醫(yī)療以及科研等各項工作提供精準服務。關于醫(yī)院的后勤檔案管理涉及的工作內(nèi)容，主要包含醫(yī)院綠化、維修、建設、涉及、保潔滅害等各個領域的運營類管理。另外，當前有很多醫(yī)院已經(jīng)將部分業(yè)務進行了外包合作，因此還涉及到后續(xù)的外包業(yè)務檔案管理。隨著信息化技術的不斷進步，未來的后勤檔案管理勢必將越來越多元化、創(chuàng)新化，后勤檔案管理工作也將發(fā)揮更多應用價值。

2.遵循的工作原則在進行醫(yī)院的后勤檔案管理工作中需要遵循很多基礎性規(guī)則，這樣才能保障所有工作能夠有序開展，其中包括：其一，規(guī)則性原則。即在制定以及實施檔案工作的時候必須契合現(xiàn)代化標準，要遵守對應的工作規(guī)范、工作質量以及效率性原則；其二，安全性原則。即在數(shù)字化、信息化建設的推動下融合先進技術，讓這些現(xiàn)代化技術來為檔案管理保駕護航，以此來提高各類后勤檔案的安全性；其三，效益性原則。也就是說要在施行后勤檔案管理的同時注重醫(yī)院的各類效益，不斷分析用戶的需求有哪些，同時根據(jù)醫(yī)院自身實際能力來進行集中處理，讓那些利用率比較高的檔案進行數(shù)字化，以此創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、當前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足

1.對醫(yī)院的后勤檔案管理意識淡薄就當前我國的醫(yī)院后勤檔案管理實際情況來看，有很多醫(yī)院都不夠重視后勤檔案管理，不僅管理意識較為淡薄，同時還有很多機制性的內(nèi)容未能科學落實。正是由于這些原因，才導致醫(yī)院的很多后勤檔案管理不完善，各個部門之間缺乏對彼此工作的監(jiān)督、檢查以及考核，而且在推動后勤管理工作的執(zhí)行力也不足，管理制度形同虛設。隨著新時代醫(yī)院信息化建設步伐的加速，后勤檔案管理工作如若出現(xiàn)了“掉鏈子”的情況，無疑將嚴重影響醫(yī)院未來的健康發(fā)展。

2.管理水平不足由于醫(yī)院后勤檔案管理工作涉及的面比較廣泛，其中的工作內(nèi)容不僅十分繁雜，同時還有著極高的專業(yè)性要求。然而就目前我國的后勤檔案管理用人格局來看，某些醫(yī)院的工作人員自身專業(yè)素質明顯不夠，無法勝任醫(yī)院的后勤檔案管理崗位。具體表現(xiàn)在，對于檔案的重要性、專業(yè)要求以及收集等業(yè)務不夠熟練，同時也沒有做好對應的檔案歸檔處理，導致醫(yī)院信息化建設與時代脫軌。另外，還有些后勤檔案管理工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，對待工作不夠認真仔細，經(jīng)常出現(xiàn)一些小錯誤，諸如此類的問題必須及時改善。3.信息化建設落后進入信息化時代之后，各地醫(yī)院都在大力應用互聯(lián)網(wǎng)信息技術，因為各類現(xiàn)代的技術手段不僅可以提高工作效率與工作品質，也讓醫(yī)院的后勤檔案有了更好的技術歸屬。不過目前我國依舊有一些醫(yī)院的信息化建設比較落后，實際的檔案數(shù)字化流程不夠精細，醫(yī)院內(nèi)部存在“信息孤島”的情況，而且由于醫(yī)院內(nèi)部設立部門較多，各個平臺之間又互相獨立，沒能在實際工作中取得緊密聯(lián)系，一旦需要數(shù)據(jù)共享或者匯總的時候幾乎難以實現(xiàn)。

4.未匹配科學合理的能源管理體系考慮到醫(yī)院占地面積廣，其中需要用到的醫(yī)療設備也非常多，因此需要采集的數(shù)據(jù)極為龐大。但是當前很多醫(yī)院在導入能源管理體系的時候多數(shù)采用人工采集，這樣的工作模式不僅費時費力，同時也很容易導致數(shù)據(jù)丟失或者采集不全。如此一來，醫(yī)院的各類能耗去向則難以記錄精準，后續(xù)的能耗分項計量以及各個部門之間的能耗指數(shù)等無法量化。若能耗數(shù)據(jù)都出現(xiàn)了問題，那么醫(yī)院要想在未來的建設工作中開展節(jié)能計劃則很難做到，而且會造成后勤檔案管理混亂，工作效率低下以及成本開支不好控制等問題。

5.醫(yī)院用能存在安全隱患因為醫(yī)院的各類醫(yī)療設備幾乎長期都保持在高強度的工作狀態(tài)之下，因此必須要對所有設備開展科學的維護與保養(yǎng)工作，否則不僅會影響設備使用壽命，甚至還有可能引發(fā)某些設備安全事故。當前我國很多醫(yī)院的后勤檔案管理都沒能做好用能方面的科學安排，對于醫(yī)院內(nèi)部的設備電壓、用電功率、三相不平衡率、環(huán)境狀態(tài)等參數(shù)等沒能記錄在案，經(jīng)常是在設備已經(jīng)停止運行才發(fā)現(xiàn)，這種情況就很容易遺留安全隱患。另外，當前某些醫(yī)院的設備數(shù)據(jù)監(jiān)測工作，還是停留在故障告警、數(shù)據(jù)抄表的被動階段，進入信息化時代之后，有很多系統(tǒng)化的設備數(shù)據(jù)已經(jīng)不是利用人力可以完成的工作了，對應的設備保養(yǎng)安排已經(jīng)需要一整套專業(yè)化的保養(yǎng)方案才能夠保障設備的完整性能與使用壽命。

三、醫(yī)院后勤檔案管理的重要性

1.常規(guī)后勤檔案管理客觀而言，各類常規(guī)的醫(yī)院后勤檔案管理是日常運行與科學管理的基礎，醫(yī)院內(nèi)部各種日常運行管理工作都需要以來常規(guī)后勤檔案管理來推進。而且隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大以及醫(yī)療體制的深度改革，很多日常事務已經(jīng)轉變的異常繁雜。常規(guī)后勤檔案管理工作，不僅是醫(yī)院施行高效、科學以及規(guī)范化建設的強大支撐，同時也是維護醫(yī)院穩(wěn)定運行的關鍵和根本。因為常規(guī)后勤檔案管理可以為醫(yī)院提供許多極具針對性的管理參考數(shù)據(jù)以及各類參數(shù)，這些數(shù)據(jù)便是維護醫(yī)院日常正常運行的科學依據(jù)與參考。同時，考慮到醫(yī)院在日常運行管理中肯定會出現(xiàn)一些改建、翻新、設備維修等情況，這時候就需要一套強有力的常規(guī)后勤檔案作為藍本。相關人員在落實這些工作內(nèi)容的時候不可能只憑借自己的專業(yè)認知或者所謂經(jīng)驗來進行，必須要通過醫(yī)院常規(guī)后勤檔案來了解醫(yī)院歷史建設數(shù)據(jù)，這樣才能確保醫(yī)院的維修與改建工作能夠在有序的安排下開展。

2.建設類后勤檔案管理在醫(yī)院進行建設、招標或者設計等各個階段，這時候建設類后勤檔案管理的重要性便凸顯出來了。因為醫(yī)院屬于人員流動性大、階段性強的基礎性單位，只有利用建設類后勤檔案才能夠完全了解到此類信息，為后續(xù)的建設工作做好指引。進入到醫(yī)院建設后期，前期又會催生出許多資料數(shù)據(jù)，這些信息十分龐大，必須要依賴現(xiàn)代化的建設后勤檔案管理工作來推進，以此來保障各類工程規(guī)劃圖、批復等資料的完整性。特別是在市場經(jīng)濟體制的不斷深入下，如今醫(yī)院之間的競爭愈發(fā)白熱化，要想在這樣的市場環(huán)境中永葆生機，則必須要讓建設類后勤檔案管理工作作為堅實后盾，其中包含各種醫(yī)院建設類網(wǎng)絡信息的整合，醫(yī)院電子資源的優(yōu)勢互補等。

3.外包類后勤檔案管理外包類醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，從客觀層面減輕了本體醫(yī)院后勤管理的工作負擔，同時也讓專業(yè)的事有更加專業(yè)的人來完成，降低了醫(yī)院運營管理過程中的風險。一套良好的外包類后勤業(yè)務管理檔案，不僅能夠對各類外包資料進行科學匯總與分析，同時也提高了醫(yī)院后勤檔案管理工作的效率。

四、優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略

1.強化意識，提高對醫(yī)院后勤檔案管理的重視程度針對醫(yī)院后勤檔案管理重視程度不夠的問題，必須要進行大力整治，力爭將醫(yī)院各個部門的檔案管理意識都深化到位，這樣才能加深各個部門的團結協(xié)作性，讓醫(yī)院的后勤檔案管理體系轉變的越來越科學。對于以往的那套“醫(yī)院無需后勤”的落后理念，必須集中處理，做好對應的宣導工作。另外，要將醫(yī)院的后勤部門納入整個醫(yī)院的保障體系之中，給后勤檔案管理部門投入充足的資金，導入更多具備激勵性質的工作管理制度，同時還要夯實行政管理體系，讓相關工作人員在實踐中進行經(jīng)驗總結，對不合理的地方要第一時間進行整改，逐步構建起一套科學化、現(xiàn)代化的后勤檔案管理工作體系，讓各個崗位的職責分工明確，做到責任到人、責任到崗，以此來促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.創(chuàng)建完善合理的員工培訓機制若想從根本上提高醫(yī)院后勤檔案管理部門的專業(yè)性，必須要制定一套完善的培訓機制，讓部門內(nèi)所有工作人員都可以享受到公平、公開、公正的專業(yè)培訓服務。首先，醫(yī)院上級管理要提高后勤檔案工作人員的職業(yè)自信心，避免醫(yī)院內(nèi)部人員對后勤部門的“有色眼鏡”行為，絕不能讓后勤部門的從業(yè)者認為自己只是醫(yī)院的輔助性工作。其次，為后勤檔案管理部門的員工安排專業(yè)性培訓活動，聘請社會上知名的精英講師到院內(nèi)開展專業(yè)講座。久而久之，醫(yī)院一定會打造出一支業(yè)務水平過硬的后勤檔案管理團隊。

3.改善績效考核體系盡管醫(yī)院本身屬于救死扶傷、服務群眾的公共事業(yè)單位，但是每一名從事后勤檔案管理工作的人員其內(nèi)心都渴盼得到領導認同，能夠在自己的崗位上獲取相應的回報，這其實是一種非常正常的訴求。針對這種情況，醫(yī)院有關部門要大力改善后勤檔案管理部門的績效考核體系，要將更多人性化、專業(yè)化的內(nèi)容融合到其中，這樣才能從實際層面提高員工的工作積極性，發(fā)揮出本屬于自己的職業(yè)特色。具體而言，要對后勤檔案管理部門落實分級績效，將各自收集的有效數(shù)據(jù)納入績效評定之中。同時，對于部門內(nèi)的后勤能源管理人員也要根據(jù)實際情況來制定績效考核機制，分別從設備操作熟練度、保養(yǎng)系數(shù)、維修系數(shù)等方面進行評定，由此來加強其工作積極性。

4.巧用信息化技術，提高能源管理對于醫(yī)院的能源管理系統(tǒng)，后勤檔案管理部門一定要用更加多元的思路來推進工作，將能源監(jiān)控、能耗成本以及能源統(tǒng)計等各方面細節(jié)進行補足，做好針對性的能源消費分析，對醫(yī)院的各項能耗要秉持“追查到底”的工作原則，同時還要導入預判性能源體系，切忌不可等到事情發(fā)生之后才開始檔案梳理，要提前做好所有的能耗預測計劃。具體的工作落實，可以將當前比較流行的大數(shù)據(jù)技術進行大力推廣應用，讓醫(yī)院的管理者可以及時掌握對應的能源比重以及能耗狀況，同時還可以做好后續(xù)的節(jié)能方案，為醫(yī)院節(jié)省不必要的能源開支，提高經(jīng)濟效益。

5.強化設備保養(yǎng)工作，保障長期穩(wěn)定運行對于醫(yī)院使用的各類現(xiàn)代化醫(yī)療設備，一定要做好設備的保養(yǎng)維護工作，以此來保障設備長期穩(wěn)定運行，避免設備由于保養(yǎng)不當而經(jīng)受損壞。一方面，醫(yī)院后勤檔案管理部門要專門構建一套設備安全管理系統(tǒng)，對醫(yī)院各類設備展開實時監(jiān)測，對設備電流、電壓、使用功率以及各類環(huán)境參數(shù)做好及時數(shù)據(jù)收集。一旦在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)現(xiàn)設備數(shù)據(jù)異常，必須要在第一時間將其處理完善，還可以讓專業(yè)的技術人員在系統(tǒng)中導入自動調節(jié)、自動關閉等保養(yǎng)功能，以免設備異常嚴重化。另一方面，利用大數(shù)據(jù)來實現(xiàn)醫(yī)療設備的自動化管理，讓PC端與手機端達成有機統(tǒng)一，相關后勤檔案管理人員只需要通過APP便可查明設備保養(yǎng)情況，由系統(tǒng)平臺來發(fā)送各類維修指令，讓所有的工作細節(jié)都可以在線上完成。與此同時，必須建立一套設備巡檢保修系統(tǒng)，將設備的保養(yǎng)專業(yè)知識以及保養(yǎng)時間自動推送，以此來降低設備安全隱患，維護長期穩(wěn)定運行。

五、結束語

綜上所述，本文主要結合了筆者自身多年來相關的醫(yī)院工作管理實踐，簡要概述醫(yī)院后勤檔案管理工作，分析當前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足，闡述醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，并在此基礎上探究優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略。隨著市場經(jīng)濟體制的不斷深入，未來的醫(yī)院建設事業(yè)勢必將向著越來越多元化、創(chuàng)新化的方向發(fā)展，身為醫(yī)院的后勤檔案管理工作責任人，必須敢于在原有工作模式上推陳出新，利用更具前瞻性的理念來落實后勤檔案管理工作，并且要將以往那些陳舊的思維意識摒棄，甚至可以從國外某些成功案例中汲取寶貴經(jīng)驗，以此來創(chuàng)設契合中國國情的醫(yī)院后勤檔案管理體系，為國家基礎醫(yī)療事業(yè)貢獻力量，為人民群眾提供更加專業(yè)化、人性化的醫(yī)療服務。

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作者：石勝軍 單位：桂林市人民醫(yī)院