高校電子文件歸檔和電子檔案管理問題
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摘要：高校電子文件和電子檔案記錄了高校教學、科研、日常管理以及學生個人成績、基本信息，真實反映了高校不同階段的辦學理念和歷史面貌。隨著計算機信息技術的發(fā)展，高校逐漸實現(xiàn)了自動化辦公，在教學、科研、管理過程中，形成了大量的電子文件，這些電子文件和電子檔案的內(nèi)容十分豐富，是高校開展教學、科研以及管理的前提和基礎。隨著計算機信息技術在高校的廣泛應用，高校產(chǎn)生的各類電子文件和電子檔案數(shù)量越來越多，由于高校財務、學生信息管理體系、教務系統(tǒng)等缺乏有效的溝通與共享機制，從而導致高校的電子文件和電子檔案無法進行統(tǒng)一管理，造成嚴重的資源浪費。本文闡述了當前高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀，高校還需要制定統(tǒng)一的歸檔技術標準和要求，完善電子檔案歸檔相關管理制度，各系統(tǒng)共享的身份認證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范，才能實現(xiàn)單軌制電子檔案在線歸檔目標。
關鍵詞：高校；電子文檔；電子檔案管理
隨著教育信息化發(fā)展，高校的辦公自動化、網(wǎng)絡化逐漸完善，為高校電子校務的開展創(chuàng)造了有利的條件，自動化辦公系統(tǒng)逐漸取代過去的辦公行文和來往函件，電子文件逐漸取代了過去的紙質(zhì)文件。電子文件指在數(shù)字設備環(huán)境下產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)，并依靠計算機、手機等數(shù)字設備進行閱讀，在網(wǎng)絡進行傳輸?shù)奈募娮訄蟊?、電子文檔、電子信件、電子文書等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有容易存儲、不容易損壞、可復制、可利用價值高等優(yōu)點。然而，由于高校的電子文件存儲主要保存在相應的載體，存儲隨意性比較大，沒有進行統(tǒng)一管理，一旦存儲介質(zhì)出現(xiàn)問題，則可能導致電子文件遺失、破壞等問題。電子檔案作為電子文件的一部分，主要存儲高校師生信息、學校發(fā)展歷史相關資料，是信息時代高校教學、科研以及日常管理的原始記錄。隨著高校信息化建設，電子文件歸檔和電子管理問題嚴重影響到高校的發(fā)展。因此，必須做好高校電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
一、高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀
高校電子文件主要來自于三個方面：第一，高校財務部門、黨務部門、教務部門、后勤部門等日常工作總，通過OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、教務系統(tǒng)等辦公軟件工作生產(chǎn)的電子文件。第二，高校在實行雙軌制期間，將紙質(zhì)文件檔案資料進行電子備份，并將紙質(zhì)文檔同時歸檔的電子文件。第三，高校信息化過程中，將紙質(zhì)文件進行處理后形成的圖像或者圖形文件。目前，高校大部分的電子文件主要是通過第二種途徑和第三種途徑產(chǎn)生的文件。高校的0A系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔的數(shù)量比較少，大部分0A系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，往往只是用來打印文件，或者用來發(fā)送、接收公文，并沒有將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進行保存，并進行歸檔。
1.高校不重視電子文件歸檔和檔案管理工作隨著高校信息化建設步伐加快，大部分高?；緦崿F(xiàn)了辦公自動化，但是由于高校缺乏電子文件統(tǒng)一管理理念，由于電子文件是電子信息媒體的載體，由文字、圖片、視頻、聲音等多種媒體信息構(gòu)成，形式比較多樣，增加了電子文件管理歸檔的難度。首先，電子文件涉及的內(nèi)容比較多，分布在各個部門不同的電腦系統(tǒng)，增加了統(tǒng)一歸檔的難度。其次，由于電子文件在傳輸保存過程中容易被改動，改動之后沒有留下任何痕跡，復制后的文件和原始文件一模一樣，沒有固定的載體，無法像紙質(zhì)文件一樣，通過字跡、內(nèi)容、格式、印章等外部特征判斷其原始性，并像紙質(zhì)文件一樣進行統(tǒng)一管理。因此，高校辦公自動化產(chǎn)生的文件大多數(shù)分散在各個部門、使用者的電腦中，沒有進行統(tǒng)一的管理。
2.缺乏完善的電子文件歸檔和電子檔案管理制度首先，電子文件的歸檔和電子檔案的管理是一項綜合性、系統(tǒng)性的工作，需要專人負責對其進行處理。隨著信息化進程的不斷加快，國家越來越重視電子文件和電子檔案的管理，并先后頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關電子文件管理政策，并不斷加強電子文件和電子檔案管理的研究。但是十多年過去了，高校并沒有形成電子文件與電子檔案管理相關管理制度，無法真正將國家電子文件歸檔和管理各項政策落到實處。其次，OA系統(tǒng)在使用過程中，高校管理者、老師往往考慮到電子文件實時傳遞和便捷性，忽視了電子文件最后的歸屬，從而導致這些文件沒有有效的保管。且電子文件與電子文檔系統(tǒng)相互獨立，電子文件與檔案管理沒有進行有效的連接。電子文件的歸檔管理遠遠落后學校電子校務發(fā)展需求，檔案管理部門無法將電子檔案進行有效的處理。如果無法將電子文件歸檔，電子檔案存儲管理，電子文件生成設備和載體逐漸淘汰更新，那么大量的電子文件將會遺失，給高校造成無法彌補的損失。
3.缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理人才電子文件歸檔和電子檔案管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案管理更難，由于電子文件和電子檔案是計算機信息技術發(fā)展的產(chǎn)物，電子文件包括文字、圖片、視頻、音頻等各種介質(zhì)的文件，并在計算機等設備支持進行存儲管理，電子文件的歸檔和電子檔案的管理對存儲設備具有一定的依賴性，電子文件的信息與載體具有一定的分離性，增加了電子文件和電子檔案管理難度。高校的電子檔案管理與政府職能部門、事業(yè)單位的檔案管理不同，電子文件的歸檔只是文件的轉(zhuǎn)移，也就是業(yè)務部門將文件轉(zhuǎn)移到檔案部門進行歸檔管理，在轉(zhuǎn)移過程中，不僅要實現(xiàn)信息管理權限的轉(zhuǎn)移，而且還要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理轉(zhuǎn)移。但是，目前高校的電子文件歸檔和電子檔案管理人員缺乏這方面的意識，大部分電子文件在歸檔的時候，只是從各個部門將電子文件和檔案拷貝到檔案館的計算機設備，或者通過網(wǎng)絡直接傳輸?shù)接嬎銠C，實現(xiàn)電子文件的歸檔，沒有確認和審核電子文件和檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性。
二、單軌制電子檔案在線歸檔實現(xiàn)路徑
單軌制電子檔案是指電子設備生成的電子文件，在歸檔時只保留電子檔案，不再生成和保存紙質(zhì)電子文檔。由于高校電子文件和電子檔案缺乏有效的管理，增加了電子檔案管理成本。由于管理不當，造成了數(shù)據(jù)丟失或者遺失問題，這是當前單軌制電子檔案在線歸檔存在的主要問題，想要解決這個問題，需要從這幾個方面進行完善。
1.建立電子文件歸檔和電子檔案管理標準與管理制度只有建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標準以及相關管理制度，才能讓高校所有的教職員工按照要求，將電子文件和電子文檔及時歸檔，使用者對制作、使用、歸檔的電子文件和電子檔案的真實性、完整性負責。通過完善的電子文件歸檔的標準和電子檔案管理制度，可以明確每一個人的職責和要求，并要求他們在工作中嚴格按照要求執(zhí)行，確保電子文件及時歸檔。
2.建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和編碼系統(tǒng)針對當前高校各個業(yè)務系統(tǒng)各自為陣，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，高校應該建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和編碼系統(tǒng)，確保電子文件交換、共享的一致性和便捷性。電子檔案管理是將各個系統(tǒng)的電子文件聚合統(tǒng)一進行系統(tǒng)性的管理過程，從而實現(xiàn)電子文件的交換、使用。想要實現(xiàn)這個目標，則需要在電子文件歸檔時進行規(guī)范化處理，給每一份電子文件建立編碼，給予唯一的身份標識，防止電子文件在存儲和管理過程中出現(xiàn)混亂。在使用過程中，與每一份電子文件相關的文件和附件可以通過編碼建立相關聯(lián)系，從而快速判斷文件的來源，確保電子文件信息的真實性和完整性。
3.建立各系統(tǒng)共享的身份認證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范高校在實施單軌制電子文件歸檔時，需要使用電子簽章，確認歸檔資料信息的真實性。電子文件在起草、審批、批復和過程中，需要使用數(shù)字簽名確認相關證據(jù)信息。因此，想要實現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理，則需要明確高校各個業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的數(shù)字簽名、身份認證、時間戳以及電子章等數(shù)字證據(jù)使用的規(guī)范性，確保電子文件和電子檔案的原始效力。電子文件和電子檔案在接收、入庫、處置、鑒定等環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換過程中可能造成的文件修改等關鍵環(huán)節(jié)應該采用數(shù)字簽名和時間戳，確保電子文件信息真實性的可追溯性。
三、構(gòu)建電子文件和電子檔案在線歸檔系統(tǒng)
1.建立電子文件和電子檔案在線歸檔業(yè)務流程電子文件和電子檔案在線歸檔系統(tǒng)想要正常運行，必須建立從電子文件的生成到歸檔全過程的統(tǒng)一規(guī)劃，理清電子文件形成到電子文檔管理部門整個過程的流程，從而形成一套切實可行的電子文件和檔案在線歸檔業(yè)務流程，以及每一個環(huán)節(jié)負責人需要遵循的原則，這樣才能確保電子文件數(shù)據(jù)信息的真實性。其業(yè)務流程可以分為三大部分：一是對高校各個電子政務系統(tǒng)的文件、網(wǎng)站的數(shù)據(jù)信息進行自動追蹤、收集，并將其存儲到電子政務網(wǎng)站檔案文件在線歸檔系統(tǒng)的臨時文件庫；二是在線歸檔系統(tǒng)根據(jù)設定的電子文件和電子檔案的相關標準對臨時文件庫的文件進行初步鑒定，符合要求則自動歸檔，并按照要求自動分類，如果不符合要求，則需要檔案管理人員對其進行二次鑒定，符合要求的錄入系統(tǒng)相應的分類文件，如果不符合要求，則可以將臨時文件庫的電子文件刪除；三是經(jīng)過系統(tǒng)分門別類處理后，通過物理歸檔或者邏輯歸檔的方式納入到歸檔接口直接歸檔，在歸檔的過程中，系統(tǒng)還將再次對電子文件的真實性進行鑒定。鑒定完成后，需要由相關鑒定人員或者審核人員進行填表蓋章簽字，并一同將電子檔案移交給電子檔案管理部門，進行統(tǒng)一管理。
2.建立電子文件和電子檔案在線歸檔信息平臺由于高校各個業(yè)務系統(tǒng)相互獨立，導致各個部門的電子文件和電子信息無法實現(xiàn)共享。高校想要實現(xiàn)電子文件和電子檔案在線歸檔管理，必須建立在線歸檔信息平臺，通過這個平臺，可以將高校各個部門的數(shù)據(jù)信息進行采集管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。根據(jù)《教育管理信息化標準》的相關要求，結(jié)合高校實際情況，制定符合本校信息化建設的方案，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)劃，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，規(guī)定相應數(shù)據(jù)庫的接口標準和集成模式。這個信息平臺，可以匯聚各個部門的數(shù)據(jù)信息，并將各個部門的電子文件進行提取，存儲到在線歸檔系統(tǒng)的臨時文件庫。在線歸檔信息平臺，可以根據(jù)高校的教務信息、后勤系統(tǒng)、學生管理等相關系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，了解到學生的教學活動和學生的學習情況，并根據(jù)學生的學習情況，及時調(diào)整學校的教學方案，讓學生的日常教學活動符合學生的實際情況，提高教師教學效率。
3.提高高校電子文件和電子檔案管理人員綜合素質(zhì)在信息時代，各類電子設備和計算機設備更新?lián)Q代的速度非常快，高校如果不及時保管學校的各類電子文件和電子文檔，容易造成電子文件和電子檔案的遺失。高校必須嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》相關要求，成立檔案管理部門，并按照檔案管理要求增設相關的檔案管理人員，高校檔案人員不僅具備電子檔案管理的知識和技術，而且還要具備檔案數(shù)字化建設的要求，可以熟練使用計算機、打印機和掃描機，并對電子文件進行有效的管理。針對當前電子文件和電子檔案管理人員信息水平比較低，高校充分利用自身的教育優(yōu)勢，將檔案館與計算機信息學院合作，讓學校計算機學院對檔案管理人員開展信息技術培訓，讓他們在熟悉檔案管理業(yè)務知識的時候，也具備計算機信息處理能力和技術，可以熟練地利用計算機設備、電子設備處理電子文件和管理電子文件，滿足高校檔案數(shù)字化建設需求。高校還需要加快數(shù)字檔案館建設步伐，建立數(shù)字檔案館建設的相關標準，讓數(shù)字檔案館工作人員嚴格按照相關要求進行文件掃描、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)加工處理、圖文編輯，確保電子文檔的真實性和可靠性，為后期電子文件和電子檔案的利用開發(fā)奠定基礎。
四、結(jié)束語
高校電子文件歸檔和電子檔案管理是我國檔案信息化重要的組成部分，電子文件歸檔管理是檔案部門的一次變革，給高校的檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。高校的管理者必須正確認識到電子文件歸檔和電子檔案管理工作的重要性，加快檔案信息化建設步伐，建立與數(shù)字化檔案建設相應的環(huán)境，培養(yǎng)懂檔案管理知識、計算機技術、網(wǎng)絡技術的復合型人才。
作者：高海燕 解素芳 單位：濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院
