基層檔案管理工作效率提高措施

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摘要:社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為我國基層檔案管理工作帶來了巨大的發(fā)展空間，同時也面臨著更加困難的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)對基層檔案的管理工作提出了更高的要求。本文主要分析了目前檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其中存在較多問題，并結(jié)合實際工作經(jīng)驗提出幾點具有針對性的優(yōu)化措施，以提升基層檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞:基層;檔案管理;工作效率

1基層檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀

基層檔案管理工作的主要內(nèi)容如下:第一，負責(zé)制定本單位檔案管理的制度，實現(xiàn)檔案管理標準化、操作規(guī)范化。第二，做好本單位文件資料的收集、整理、鑒定工作。第三，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，主動敦促各部門保證文件的齊全與完整。第四，做好移交檔案的登記、統(tǒng)計和保管［1］。第五，編制多種檢索工具，做到各種門類載體的檔案分類科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范，以迅速準確地查調(diào)檔案并匯編檔案資料。在生產(chǎn)和經(jīng)營過程中形成的檔案種類有科技檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、證書檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案等。在具體的檔案管理工作中，可分為實體管理和信息化管理兩方面。在實體管理方面，本單位1997年在上級檔案業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，通過了國家二級檔案管理標準，同時根據(jù)上級頒發(fā)的文件建立健全了本單位的科技檔案分類辦法和檔案管理制度。三十多年來，本單位一直按照達標要求和檔案管理制度對檔案進行搜集、整理、鑒定、劃分保管期限、裝訂入庫。同時編制大事記等檢索工具，從不同的檔案關(guān)鍵詞進行檢索，嚴格執(zhí)行檔案借閱制度和檔案庫房管理制度。檔案管理工作的內(nèi)容決定了它的工作性質(zhì)是管理性還是服務(wù)性。在實際的檔案管理工作中并不會直接產(chǎn)生物質(zhì)財富。但只要管理人員把提供的檔案做好詳細統(tǒng)計，還是能通過檔案的借閱產(chǎn)生間接效益的。檔案工作人員應(yīng)抱著對歷史、對后人負責(zé)的態(tài)度，認真對檔案進行鑒定、整理和保護。檔案的信息化管理包含檔案信息的加工和信息輸出過程。信息化加工的質(zhì)量取決于各基層單位檔案管理員的綜合專業(yè)水平。對文件資料的認知程度取決于檔案工作人員對本單位生產(chǎn)及經(jīng)營活動的了解深度和廣度，還取決于檔案工作人員對文件資料未來查考價值的預(yù)判經(jīng)驗。因此，檔案工作人員每年的繼續(xù)教育、專業(yè)交流和培訓(xùn)必須列入本單位的教育培訓(xùn)計劃，這樣才能有效提高檔案工作人員的專業(yè)水平。信息化的輸出過程主要體現(xiàn)在如何利用檔案軟件進行快速查閱，如何精準定位到每一本檔案案卷甚至是每一份文件，使檔案工作人員不用去庫房就能立刻提供給使用者。目前社會科學(xué)技術(shù)已非常發(fā)達，但在基層檔案管理的信息化運用上仍較落后，即便搜索到還是要去庫房調(diào)閱案卷和文件。

2基層檔案管理工作的現(xiàn)存問題

2.1檔案管理意識不足

目前，在檔案管理崗位上堅持多年的檔案管理人員主要靠的是自身的素養(yǎng)和責(zé)任心，他們能安心于檔案管理工作，堅持按照達標要求監(jiān)督各類檔案及時歸檔。但僅靠檔案人員的微薄力量只能維持最基礎(chǔ)的實物檔案管理達標標準幾十年不走樣，沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，庫房空間不足，難以再配置。檔案人員退休后招不到合適的人來接班，使檔案管理的標準化局面無法維持，最終陷入混亂狀態(tài)。1997年達標時，本單位的信息化水平在行業(yè)內(nèi)還是領(lǐng)先地位，文書資料輸入電腦后和檔案錄入時，輸入收發(fā)文號就可把文件的文號、標題、作者、制作時間等信息自動顯示在表格里，不用再手動輸入。但幾十年過去，本單位目前使用的檔案管理軟件仍停留在手動輸入和打印案卷目錄和封面的層面上。

2.2數(shù)據(jù)無法共享，降低工作效率

目前，辦公室的文書管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是兩個獨立的軟件。文書人員在文書管理系統(tǒng)上登記收發(fā)文時，第一次輸入的文件信息，檔案管理人員在檔案軟件上是不能共享的，需要再次輸入到檔案管理系統(tǒng)軟件中。隨著科技的進步，文書人員將文件以掃描件的形式存儲在文書管理系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)無法調(diào)閱。提供檔案管理系統(tǒng)中搜索到的文件不能立即打印出來給利用者，而是必須去庫房調(diào)閱實體檔案案卷，對其進行復(fù)印或拍照，不能共享前端文件資料的數(shù)據(jù)，大幅降低了檔案的輸入效率和利用率。

2.3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理是一項隨著社會發(fā)展不斷改進的工作，無論是工作方式還是工作效率，都在不斷的改進與提升.因此，對于檔案管理人員的要求也在不斷提高。目前，很多檔案管理人員對檔案管理信息化的接受能力一般，甚至有為難情緒。檔案管理的專業(yè)知識和信息化知識更新不及時，缺乏上級領(lǐng)導(dǎo)及時精準的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這些都會影響檔案管理水平的提升。

2.4特殊載體的檔案利用率不高

對基層單位來說，檔案的庫藏雖然比較多樣化，但對特殊載體聲像和照片檔案的利用還是不多，查閱較多的還是工程檔案、證書檔案、文書檔案、財務(wù)檔案。特別是聲像檔案，隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，大部分設(shè)備已老化，磁卡檔案已無法讀取。理論上能保存50年的光盤檔案，隨著保管期限的增長，能順利讀取的寥寥無幾。

2.5檔案檢索效率不高

檔案的檢索分為手工檢索和計算機檢索兩種方式，目前主要使用手工檢索方式［2］，因為它檢索的成功率較高，但檢索的時間較長。計算機檢索能使用關(guān)鍵詞搜索，快速又精準。但經(jīng)過多次系統(tǒng)的維護，檔案軟件里的數(shù)據(jù)不是十分準確，搜索出來的文件和案卷信息和庫房內(nèi)的實體檔案信息有出入。有的檔案在電腦上顯示不出來，檔案管理人員在庫房里卻能找到。針對情況，仍然用手工檢索的方式來搜索和確認?？偺醽碚f，缺失嚴密邏輯和精準度的檔案管理系統(tǒng)難以提高檔案的檢索效率。

3提升基層檔案管理工作效率的有效策略

3.1強化檔案管理意識

基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要加強自身的責(zé)任意識，檔案管理工作人員要盡心盡力，不辱使命。檔案管理機構(gòu)必須通過文書部門立卷制度將檔案的重要性灌輸?shù)街袑宇I(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員的意識里。部門領(lǐng)導(dǎo)要深入各部門督促應(yīng)歸檔的資料不可漏歸或不歸。檔案管理人員必須親自指導(dǎo)各部門的文書和科技檔案的歸檔工作，保持達標標準不變。單位應(yīng)將檔案工作列入年度考核，這可以從根本上保證檔案的完整性，各部門的經(jīng)辦人員才會真正重視平時文件資料的搜集和保管，從而豐富庫藏，提高檔案利用的經(jīng)濟效益，為本單位的各項活動提供最堅實的保障。同時，還應(yīng)建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，日常工作做到有章可循，檔案工作做到規(guī)范化和標準化。

3.2實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享

當(dāng)前社會正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、資源化的方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提高資源共享率已成為促進基層檔案管理工作效率提升的必要途徑。因此，基層單位應(yīng)充分認識到這一點，積極引進信息共享軟件，將能共享的文件資料和檔案數(shù)據(jù)充分結(jié)合起來，實現(xiàn)云數(shù)據(jù)信息管理。這樣不僅能解放檔案工作人員手工輸入的負擔(dān)，還能提高檔案的遠程利用率，在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能快速提供給出差在外的利用者。

3.3提升檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)關(guān)系到檔案的安全和質(zhì)量。首先，要提升檔案管理工作人員的宏觀管理能力，把檔案管理工作的法律法規(guī)、行業(yè)標準稔熟于心，確?；鶎訖n案的安全。其次，要提升檔案管理的專業(yè)知識水平。基層單位應(yīng)招錄檔案管理的專業(yè)人才并形成人才梯隊，以提高對文件資料的鑒定能力，保證緊張的庫房空間里存儲的每一份檔案都是精華，還能保證一個單位的檔案管理標準長期不走樣。最后，要加強對在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，可組織外派學(xué)習(xí)或參加對外交流活動等來拓寬檔案管理工作人員的眼界，這樣才有能力創(chuàng)新出檔案管理的新方式。

3.4提高特殊載體的檔案利用率

基層單位特殊載體的檔案利用率不高，主要原因是信息化技術(shù)手段過于落后。應(yīng)對收集和存儲的聲像檔案配備先進的信息化設(shè)備，同時配備熟悉檔案管理的信息化技術(shù)人員，及時處理存儲介質(zhì)損失的問題，確保信息讀取順暢。對檔案信息進行云數(shù)據(jù)管理，利用關(guān)鍵詞搜索海量檔案文件可大幅提高庫藏檔案的利用率。

3.5大力研發(fā)文書檔案一體化管理系統(tǒng)

社會信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展對基層檔案管理工作提出了更高的要求?；鶎訖n案管理部門要想積極適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展趨勢，就必須使用現(xiàn)代化技術(shù)和管理手段來提升檔案管理的工作效率，以實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化的檔案管理目標。目前，先進的檔案科學(xué)管理技術(shù)和落后的基層檔案管理模式相矛盾，如果能把先進的檔案管理技術(shù)普及到基層，讓基層的檔案管理利用信息化手段來管理檔案、利用檔案，就會大幅提高基層檔案管理人員的工作效率。目前，急需既懂檔案專業(yè)又懂信息技術(shù)的雙料人才來幫助基層單位研發(fā)一款高水準的集數(shù)據(jù)共享和文書檔案為一體的信息化管理軟件，實現(xiàn)前端文書輸入的數(shù)據(jù)和后端檔案管理錄入的數(shù)據(jù)能共享，還能將文書的掃描件在檔案軟件里搜索到并直接打印出來，提高檔案工作效率，減少實體檔案的反復(fù)調(diào)閱和磨損，延長檔案壽命。這樣不僅能解放手工檢索的反復(fù)性，還能提高檔案檢索的準確性，這必將是基層檔案管理工作走向信息化管理的關(guān)鍵一步。

4結(jié)語

綜上所述，面對社會科學(xué)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中得到普及離不開各級領(lǐng)導(dǎo)對基層檔案的關(guān)注，離不開基層檔案管理人員默默的堅守和奉獻，更離不開信息化專業(yè)技術(shù)人員的幫助。檔案管理機構(gòu)應(yīng)把檔案信息化管理工作推動起來，提升基層檔案管理的工作效率和管理水平。

參考文獻:

［1］陳志婷.提高基層檔案管理工作效率對策探討［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2017，(13):98.

［2］蒙麗.提高基層檔案管理工作效率的措施［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016，(19):42.

作者：周錦 單位：上海航標處