成人教育檔案管理的信息化建設(shè)2篇

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（一）

一、高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.信息化建設(shè)投入不足。目前，我國(guó)高等教育已進(jìn)入大眾化階段，高等教育的規(guī)模日益擴(kuò)大，在校生日益增多。但在高等教育具體實(shí)踐中，也面臨著資金緊張等諸多困難。在各高校資金預(yù)算中，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的投入資金比例相對(duì)較低，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)多數(shù)高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設(shè)備，而且也缺乏相應(yīng)的配套軟件。而硬件設(shè)備和專業(yè)軟件是高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，不具備信息化建設(shè)的硬件和軟件，成人教育檔案管理信息化建設(shè)只能是紙上談兵。

2.資源收集、利用不到位。目前，大多數(shù)高校成人教育檔案收集求大求全，檔案管理人員保存檔案時(shí)對(duì)檔案資料根本不進(jìn)行篩選，這樣一來(lái)，檔案材料確實(shí)是非常全面，但是大量無(wú)用的垃圾文件阻礙了有價(jià)值檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。此外，現(xiàn)在的高校成人檔案管理，不同程度地存在著重收集、整理、貯存，而輕開(kāi)發(fā)利用的傾向，加之管理不科學(xué)，檔案管理人員服務(wù)意識(shí)差，不僅使原有的檔案資料難于充分、合理地使用，也難于開(kāi)發(fā)新的檔案資源。這種被動(dòng)式的服務(wù)和不求效益的觀念嚴(yán)重阻礙了檔案功能的發(fā)揮與檔案管理工作的開(kāi)展。

3.檔案管理人員整體素質(zhì)不高。人是高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，但目前各高校成人教育檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不高，真正的全日制?？苹虮究茖W(xué)校檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的人很少，現(xiàn)有的檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，他們很難深入地、全面地理解高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，在檔案管理中只是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，沒(méi)有主動(dòng)地去提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極參與到高校檔案管理信息化建設(shè)工程中來(lái)，在一定程度上阻礙了高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

1.加大信息化建設(shè)的投入。高校要提高檔案管理意識(shí)，重視高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)，把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，從政策和財(cái)政兩個(gè)方面對(duì)成人教育檔案管理信息化建設(shè)予以傾斜。在政策上，要在全校營(yíng)造檔案管理信息化建設(shè)氛圍，讓廣大師生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，全員參與檔案管理信息化建設(shè)；在財(cái)政上，應(yīng)設(shè)置成人教育檔案管理信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，購(gòu)置檔案管理信息化建設(shè)所需的硬件和軟件設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)管，提高資金使用效率，推動(dòng)成人教育檔案管理信息化建設(shè)工作，使其能更好地服務(wù)于成人教育管理和學(xué)校的整體發(fā)展。

2.合理構(gòu)建檔案信息資源體系。檔案管理信息化的核心是科學(xué)合理地建設(shè)檔案信息資源體系，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。一是信息資源收集上，在高校成人教育檔案收集中，一定要選擇那些反映本校成人教育管理進(jìn)程和成果的檔案，避免求大求全的錯(cuò)誤傾向，剔除零碎的、無(wú)足輕重的檔案信息。為此，可以依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律制定本校電子檔案管理辦法等，使檔案信息收集工作有章可循。二是信息資源利用上，要轉(zhuǎn)變以往重藏輕用的思想觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，以多種檔案資源產(chǎn)品及高品質(zhì)的服務(wù)使檔案發(fā)揮其價(jià)值，造福于社會(huì)。

3.提高管理人員整體素質(zhì)。在高校成人教育檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)、扎實(shí)的理論和科技知識(shí)，還要具備較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，能夠深刻理解檔案管理的工作流程。目前，高校成人教育機(jī)構(gòu)可通過(guò)內(nèi)部人員培養(yǎng)和外部人員引進(jìn)等方式解決信息化人才缺乏的問(wèn)題。在內(nèi)部人員培養(yǎng)方面，應(yīng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，創(chuàng)造機(jī)會(huì)開(kāi)展校內(nèi)各部門(mén)之間以及各高校之間教育檔案工作人員的業(yè)務(wù)交流，使他們就工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題及新的解決方法進(jìn)行積極的探討和研究，引導(dǎo)和幫助他們更新觀念，強(qiáng)化教育檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)；在外部人員引進(jìn)方面，應(yīng)主動(dòng)吸收高素質(zhì)人才加入到高校成人教育檔案管理隊(duì)伍中來(lái)，為成人教育檔案工作隊(duì)伍注入新鮮血液。

作者：蒙海理 單位：廣西欽州學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院

（二）

一、成人教育檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1、不能以正確的態(tài)度對(duì)待成人教育檔案管理。在我國(guó)教育部頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定中，檔案管理工作是高?；A(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容。但是受傳統(tǒng)觀念的影響，以及其他因素的影響廠些高校只對(duì)全日制的學(xué)生檔案進(jìn)行正常的檔案管理工作，而對(duì)成人教育的學(xué)生檔案則沒(méi)有給予認(rèn)真對(duì)待與管理。使得檔案的搜集工作不到位，整理、保管以及利用工作也很難積極展開(kāi)。

2、管理方法不得當(dāng)。隨著越來(lái)越多的人加入到成人教育的行列中成人教育的辦學(xué)層次逐漸有了高起專、專升本、第二本科等諸多層次而辦學(xué)形式也有了函授、面授、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等諸多形式極大的豐富了成人教育的教學(xué)內(nèi)容。傳統(tǒng)的人工檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代成人教育的檔案管理需求，再加上一些檔案管理人員管理方法不得當(dāng)更是極大的阻礙了成人教育的發(fā)展壯大。

3、管理信息化水平較低檔案信息的利用程度不高。由于檔案管理信息化對(duì)信息技術(shù)的要求較高，并且要求高校必須要配備一定的硬件設(shè)施，且并必須要具備相應(yīng)的信息專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理工作。但很多高校并不能完全做到這些信息化管理水平較低。再者受管理水平的限制與影響，成人教育的檔案也并沒(méi)有得到全面的開(kāi)發(fā)利用使得檔案管理失去了一定的管理意義。

二、實(shí)現(xiàn)成人教育檔案管理信息化的途徑與措施

1、做好檔案的收集與整理工作。要做好成人教育檔案管理信息化建設(shè)首先就要做好檔案的收集整理工作這是檔案管理的基礎(chǔ)工作。只有將檔案正確合理的歸類整理才能各個(gè)利于后期的信息化管理。一般檔案收集都是采用集中收集法與平時(shí)收集法兩種形式或者將兩者結(jié)合起來(lái)崖面收集所有的檔案信息資料。

2、按照相關(guān)規(guī)定做好歸檔工作。為了規(guī)范檔案管理工作我國(guó)制定了相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)高校的檔案管理提供了一定的法律依據(jù)。為此在具體的檔案管理工作中高校必須要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)條例高校領(lǐng)導(dǎo)也必須要重視起成人教育的檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)要將關(guān)于成人教育的檔案管理工作納入學(xué)校的日常工作計(jì)劃中建立并完善檔案管理制度加大對(duì)信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，促進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

3、實(shí)現(xiàn)成人教育檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理的自動(dòng)化以其大容量、高速、準(zhǔn)確的特性大大提高了處理檔案信息的能力使我們能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地向利用者提供所需檔案從而為整個(gè)成人教育工作服務(wù)。要充分利用高校的人才資源開(kāi)發(fā)出一個(gè)切實(shí)可行的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)建立檔案信息網(wǎng)站。一方面這些檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可供檔案管理人員使用另一方面河以建立檔案信息查詢系統(tǒng)，使需要者在最短的時(shí)間內(nèi)查詢到所需要的檔案信息。

4、加快成人教育檔案管理工作者的信息化培訓(xùn)。成人教育檔案管理的現(xiàn)代化要求管理者不僅要有扎實(shí)的基礎(chǔ)理論知識(shí)，還要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能和良好的職業(yè)道德規(guī)范，通過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，才能滿足新形勢(shì)下成人高等教育發(fā)展與改革對(duì)檔案工作的需要提高成人教育檔案管理信息化的水平。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，另外針對(duì)當(dāng)前假文憑泛濫的社會(huì)現(xiàn)象池需要通過(guò)建立檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)防治只有通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)建立健全的學(xué)歷證書(shū)查詢系統(tǒng)，才能使假學(xué)歷假證書(shū)無(wú)用武之地。尤其是對(duì)于成人教育來(lái)講更是保護(hù)成人教育質(zhì)量，維護(hù)成人教育信譽(yù)的重要手段與途徑。

作者：孟悅 孫寶輝 單位：吉林大學(xué)農(nóng)學(xué)部