合同審批及管理流程精選(九篇)

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第1篇：合同審批及管理流程范文

[關(guān)鍵詞]合同審批 ERP系統(tǒng) 功能

2006年，我公司實(shí)施了網(wǎng)上合同審批，即所有物資采購(gòu)合同在網(wǎng)上進(jìn)行合同的會(huì)簽與審批。使得原先在ERP中采購(gòu)合同審批操作比較復(fù)雜，有些合同會(huì)簽流程不能實(shí)現(xiàn)，界面不直觀，審批意見(jiàn)不能很好反應(yīng)等問(wèn)題得到了及時(shí)解決，既簡(jiǎn)化了合同審批的手續(xù)，又提高了合同審批的效率，但在運(yùn)用中也暴露了一些問(wèn)題，需要不斷修改和完善：

一、網(wǎng)上審批系統(tǒng)存在的問(wèn)題以及影響

（1） 缺少合同電子歸檔功能，造成OA審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，系統(tǒng)運(yùn)行速度減慢，同時(shí)無(wú)法監(jiān)控管理合同。隨著ERP系統(tǒng)和OA審批系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，對(duì)合同電子歸檔提出了新的要求。一方面要切實(shí)保證紙制合同與OA審批系統(tǒng)電子合同一致，另一方面，由于電子合同的編號(hào)是流水作業(yè)的（縱向管理），而我們合同管理人員的分工是按照分科室進(jìn)行分工的（橫向管理）。目前OA審批系統(tǒng)對(duì)所有審批的合同沒(méi)有審批時(shí)間、審批人、業(yè)務(wù)人以及相關(guān)信息的查詢功能，使得紙制合同與電子合同的歸檔工作沒(méi)有相關(guān)對(duì)應(yīng)的關(guān)系，紙制合同的歸檔是否完整？資料是否齊全？是否與電子合同一致？這些問(wèn)題無(wú)從落實(shí)。

（2）缺少合同統(tǒng)計(jì)功能，增加企業(yè)了合同的管理難度。在OA合同審批系統(tǒng)加強(qiáng)所有采購(gòu)合同的統(tǒng)計(jì)功能是必不可少的項(xiàng)目，但目前OA合同審批系統(tǒng)沒(méi)有統(tǒng)計(jì)功能，每年、每月、每個(gè)部門、每個(gè)處理人送審、審批了多少合同的審批工作無(wú)法在OA審批系統(tǒng)上得知。不利于物資采購(gòu)部門對(duì)所有采購(gòu)合同資料的匯總、分類、歸檔、保管等基礎(chǔ)管理工作。

（3）缺乏修改合同及補(bǔ)充合同功能，造成同一合同多次送審，直接影響審批效率。目前OA合同審批系統(tǒng)采用是合同版本是根據(jù)業(yè)務(wù)人員在MINDOWS系統(tǒng)中自制的合同版本粘貼而成。審批意見(jiàn)只能填寫(xiě)在合同會(huì)簽表的意見(jiàn)欄中，業(yè)務(wù)人員根據(jù)返回SAP審批人意見(jiàn)，在MINDOWS系統(tǒng)中進(jìn)行修改，造成審批時(shí)間延長(zhǎng)，審批效率低下。

（4）審批系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)之間的多次關(guān)聯(lián)，造成信息傳遞不暢。OA合同審批系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的外掛系統(tǒng)，在實(shí)際操作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)OA合同審批系統(tǒng)的信息不能及時(shí)返回ERP系統(tǒng)，造成A合同審批系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的信息傳遞不暢。

（5）人員變動(dòng)，造成相關(guān)信息不連續(xù)。目前OA合同審批系統(tǒng)的審批流程是按詳細(xì)崗位來(lái)進(jìn)行具體設(shè)定的，但是在實(shí)際的操作當(dāng)中，又是根據(jù)具體的審批人員進(jìn)行設(shè)定的。由于沒(méi)有實(shí)施崗位與人員的綁定，一旦審批人員發(fā)生了變動(dòng)，相關(guān)的審批資料不能隨之發(fā)生相應(yīng)的改變。

二、完善網(wǎng)上審批系統(tǒng)思考

（1）建立電子合同檔案和合同管理臺(tái)帳并按一定周期進(jìn)行歸檔功能。

1.建立電子合同檔案。每一份合同都必須有一個(gè)編號(hào)，不得重復(fù)或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，每一份合同的審批時(shí)間及審批人意見(jiàn)，合同文本的修改、變更記錄等等均應(yīng)記錄在案。

2.建立合同管理臺(tái)帳。應(yīng)根據(jù)合同管理的不同部門，建立物資采購(gòu)合同的分類臺(tái)帳和總臺(tái)帳。

3.按一定周期進(jìn)行歸檔。在“合同期限”欄中填寫(xiě)的日期之后再經(jīng)過(guò)三個(gè)月，合同的電子資料就自動(dòng)歸檔。

（2）增加統(tǒng)計(jì)功能。統(tǒng)計(jì)功能是保障查詢、審閱合同的關(guān)鍵。合同統(tǒng)計(jì)分析提供多種數(shù)據(jù)輸出格式（html、XML、Excel、圖表等），用戶可以自行定義輸出格式和數(shù)據(jù)項(xiàng)，用戶可以自定義查詢篩選條件。

1.流程查詢：直接清楚地顯示合同的狀態(tài)和各流程的具體審批信息，比如送審狀態(tài)、正在審批的處理人、審批完成狀態(tài)。

2.合同臺(tái)帳查詢：合同臺(tái)帳查詢是最深入的查詢，通過(guò)它可以了解所有合同的情況。

（3）增加合同修改功能。痕跡保留功能在整個(gè)電子政務(wù)系統(tǒng)中是一個(gè)非?；镜謽O其重要的功能，只要有痕跡保留，下列問(wèn)題才能解決：

1.記錄并識(shí)別每個(gè)用戶的修改內(nèi)容，確保發(fā)生異議時(shí)能分清責(zé)任。

2.解決了繁瑣的電子文件修改和校對(duì)困難。

（4）減少合同審批與ERP之間聯(lián)系問(wèn)題。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間應(yīng)盡量減少不必要數(shù)據(jù)信息傳遞，避免因信息量大造成數(shù)據(jù)的丟失。有些合同文本的修改，不必從OA合同審批系統(tǒng)返回ERP系統(tǒng)，直接退回OA起草人界面，由起草人在網(wǎng)下對(duì)合同的相關(guān)條款進(jìn)行修改后，再上傳系統(tǒng)進(jìn)行合同會(huì)簽審批。

三、合同審批系統(tǒng)的推廣。

第2篇：合同審批及管理流程范文

關(guān)鍵詞：合同 風(fēng)險(xiǎn)管理 控制

一、 合同管理的一般流程

合同管理是企業(yè)重要管理內(nèi)容之一，其主要目標(biāo)是優(yōu)化合同管理流程、降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)、提高合同管理效率。

合同管理一般經(jīng)過(guò)合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象、談判、擬定合同文本、審核、正式簽署、分送相關(guān)部門、履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理、歸檔保管、執(zhí)行情況評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)構(gòu)成?？梢詫⒑贤芾韯澐譃樗膫€(gè)階段：合同準(zhǔn)備階段，包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關(guān)部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序；合同終結(jié)管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評(píng)價(jià)等程序。勝利油田在合同管理流程方面，除了遵循一般合同管理的模式外，還融入了自身獨(dú)特的管理方式和原則，如進(jìn)一步細(xì)化合同審批管理權(quán)限，嚴(yán)格內(nèi)部控制管理流程等。

二、 油田合同風(fēng)險(xiǎn)管理現(xiàn)狀

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，原先傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式已被逐步取代，勝利油田作為國(guó)有大型企業(yè)，在改革的浪潮中也在不斷的探索和完善，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)的一項(xiàng)重要管理方面，深刻地體現(xiàn)了企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理的廣度和深度。

勝利油田自1984年成立合同管理處以來(lái)，通過(guò)相關(guān)法律工作人員的共同努力和探索，逐步建立起了整套的合同管理流程和內(nèi)部控制措施。目前，油田每年簽訂的合同已超過(guò)六萬(wàn)多份，總標(biāo)的額超1000億元。如此龐大的工作量正是在嚴(yán)格的合同管控制度和內(nèi)部控制措施的約束與管理下才如此井井有序， 2013年油田正式啟用中石化合同管理信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)了合同的準(zhǔn)備、訂立、履行、終結(jié)網(wǎng)上運(yùn)行管理，加大了合同管理的規(guī)范性和透明性。近期，油田又在大力推行、規(guī)范項(xiàng)目招標(biāo)管理，進(jìn)一步完善合同全過(guò)程管理，確保合同管理的公開(kāi)、公正、合法、合規(guī)。但在嚴(yán)格管理的同時(shí)，也凸顯了油田在某些方面的管理沖突，可能對(duì)合同管理形成一定的風(fēng)險(xiǎn)。

三、合同管理風(fēng)險(xiǎn)分析與識(shí)別

合同管理風(fēng)險(xiǎn)主要集中顯現(xiàn)在履行階段，但也隱含在整個(gè)合同管理流程中，尤其以合同準(zhǔn)備階段為甚，且是各種因素綜合影響的結(jié)果。因此，分析合同管理風(fēng)險(xiǎn)，可以從合同管理流程入手，也可以從導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的各種因素切入。

目前勝利油田在合同管理方面已制定了嚴(yán)格的管理審批流程和內(nèi)部控制措施，因此個(gè)人認(rèn)為合同簽訂流程方面的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)得到了很好的防控，而合同管理風(fēng)險(xiǎn)主要集中在以下方面：

1、 外部環(huán)境影響。此方面因素主要集中在外部施工區(qū)域，受地方政策、法規(guī)影響較大，尤其是地方保護(hù)主義嚴(yán)重的區(qū)域，相關(guān)業(yè)務(wù)（如鉆前土方施工、運(yùn)輸服務(wù)等）無(wú)法按照油田合同管理制度選擇擁有施工資質(zhì)的隊(duì)伍，造成合同簽訂不規(guī)范或合同簽訂滯后等，導(dǎo)致合同履行存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。

2、內(nèi)部管理體制影響。尤其是預(yù)算管理體系與內(nèi)部審批機(jī)制影響。一是預(yù)算下達(dá)時(shí)間較晚，部分油田業(yè)務(wù)在預(yù)算下達(dá)前已開(kāi)始施工，而無(wú)預(yù)算就無(wú)法簽訂合同，導(dǎo)致先施工后補(bǔ)簽合同；二是部分業(yè)務(wù)內(nèi)部審批流程復(fù)雜、審批時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)在應(yīng)該開(kāi)始施工前，審批還未下達(dá)，無(wú)法簽訂合同，使得合同履行存在較大法律風(fēng)險(xiǎn)。

三、 認(rèn)識(shí)與建議

1、在油田合同管理體系下，針對(duì)特殊情況劃定范圍，并制訂相關(guān)特殊政策，合理解決準(zhǔn)入及合同簽訂問(wèn)題。例如，針對(duì)地方保護(hù)嚴(yán)重的項(xiàng)目可成立調(diào)研評(píng)估小組，客觀評(píng)估施工隊(duì)伍的施工能力，出具調(diào)研評(píng)估報(bào)告，如果確實(shí)滿足項(xiàng)目施工要求，可憑此辦理合同相關(guān)手續(xù)。

2、針對(duì)生產(chǎn)急需業(yè)務(wù)，在預(yù)算下達(dá)前應(yīng)適當(dāng)放寬簽約依據(jù)的審核，可由具體施工單位出具證明作為簽約依據(jù)文件，確保施工合同的及時(shí)簽訂。如果項(xiàng)目涉及油田內(nèi)部審批，是否考慮審批時(shí)間前移或成立聯(lián)合辦公小組，加快審批進(jìn)度。

參考文獻(xiàn)

第3篇：合同審批及管理流程范文

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；成本；信息化；管理

中圖分類號(hào)：F293.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2016）08-0146-03

引言

2014年，全國(guó)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)投資95 036億元，比上年名義增長(zhǎng)10.5%（扣除價(jià)格因素實(shí)際增長(zhǎng)9.9%），其中，住宅投資64 352億元，增長(zhǎng)9.2%。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)房屋施工面積726 482萬(wàn)平方米，比上年增長(zhǎng)9.2%，其中，住宅施工面積515 096萬(wàn)平方米，增長(zhǎng)5.9% [1]。由于房地產(chǎn)項(xiàng)目規(guī)模大、周期長(zhǎng)、投資量大、涉及面廣等特點(diǎn)，成本管控難度非常大，其工作就顯得非常重要，各房地產(chǎn)公司在運(yùn)作的過(guò)程中都逐漸形成各自風(fēng)格的成本管控模式。然而，限于各房地產(chǎn)公司成本管控的能力，成本管控粗放式較多，主要精力放在招標(biāo)及結(jié)算階段，施工過(guò)程中的管控常流于形式，質(zhì)量較差，常常出現(xiàn)在結(jié)算時(shí)才發(fā)現(xiàn)結(jié)算價(jià)大大超于預(yù)期的投資計(jì)劃，使得業(yè)主資金安排非常被動(dòng)。

要做好項(xiàng)目成本管控工作，人的作用非常關(guān)鍵，項(xiàng)目越復(fù)雜，管理團(tuán)隊(duì)越大，分工就越細(xì)，給管理帶來(lái)的難度也就越大。只有高效地管理好團(tuán)隊(duì)，使得每一個(gè)細(xì)化的分工都能合理地分配給每個(gè)項(xiàng)目干系人，才能保證整個(gè)項(xiàng)目的成本都符合預(yù)期。如上海市大中里某項(xiàng)目為一個(gè)大型綜合體，業(yè)主項(xiàng)目成本合約團(tuán)隊(duì)達(dá)十多人，還有專業(yè)顧問(wèn)隊(duì)伍。筆者通過(guò)有效的信息化管理系統(tǒng)，將管理團(tuán)隊(duì)納入到系統(tǒng)中去，在系統(tǒng)的指引下，相互協(xié)調(diào)、和諧高效地開(kāi)展工作，取得了很好效果。

只有通過(guò)實(shí)行項(xiàng)目成本的信息化管理，才能有效加強(qiáng)業(yè)主從投資計(jì)劃到招標(biāo)、過(guò)程施工、項(xiàng)目結(jié)算各個(gè)環(huán)節(jié)的管理力度，便于業(yè)主發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)調(diào)整資金計(jì)劃，使得項(xiàng)目在良性可控的環(huán)境下運(yùn)行。

一、信息化管理

信息化就是指通過(guò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和信息資源的開(kāi)發(fā)利用而達(dá)到的在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生變更發(fā)展的一個(gè)過(guò)程[2]。信息化管理提高了企業(yè)管理工作效率，減少了信息在各部門傳遞中的損失，最重要的是提高了管理工作規(guī)范化、數(shù)據(jù)信息化、流程制度化、審批可視化，讓每個(gè)參與其中的人都按制度程序做事，責(zé)職權(quán)限明確，減少越權(quán)、推卸、懈怠、拖延等影響。這對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目的成本管理尤為重要。

本文的信息化主要指房地產(chǎn)項(xiàng)目成本的信息化，主要涉及到的信息技術(shù)為企業(yè)郵箱系統(tǒng)、項(xiàng)目資金計(jì)劃審批系統(tǒng)、資金支出審批系統(tǒng)、指令審批結(jié)算系統(tǒng)、文件傳輸共享系統(tǒng)、加密文件存檔系統(tǒng)等各子項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以及一些交互算量軟件和商務(wù)報(bào)表作為補(bǔ)充。

（一）企業(yè)郵箱系統(tǒng)

多數(shù)公司已經(jīng)有對(duì)公司員工的來(lái)往信函進(jìn)行統(tǒng)一管理，inbox郵箱、outlook郵箱等都是常見(jiàn)的信息交流平臺(tái)，便于公司于項(xiàng)目郵件統(tǒng)一管理，形成可追溯的原始資料。

（二）資金計(jì)劃審批系統(tǒng)

屬于一級(jí)管控目標(biāo)，包含整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)期費(fèi)用開(kāi)支。由于工程項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，一般項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的方案通常不夠周全，資金計(jì)劃也相對(duì)粗略，在施工過(guò)程中才逐步完善。為使得工程開(kāi)支得到更好的控制，在每一年針對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的各個(gè)資本控制子項(xiàng)重新梳理，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序后更新資金計(jì)劃，用這個(gè)數(shù)值調(diào)整之前的計(jì)劃，控制今后的各項(xiàng)開(kāi)支。

（三）資金支出審批系統(tǒng)

屬于二級(jí)管控目標(biāo)，由資本控制組及關(guān)聯(lián)子項(xiàng)目組成。將整個(gè)項(xiàng)目的資金計(jì)劃按功能劃分多個(gè)資本控制組（如土地費(fèi)用、大市政費(fèi)用、顧問(wèn)費(fèi)用、建筑工程費(fèi)用等）。資本控制組由多個(gè)相關(guān)聯(lián)的子項(xiàng)目組成，每個(gè)子項(xiàng)目由一個(gè)或多個(gè)合同組成，而每一個(gè)合同則為一個(gè)最直接管控目標(biāo)。在合同額的基礎(chǔ)上，評(píng)估可能發(fā)生的變更，在資金支出審批系統(tǒng)中申請(qǐng)資金支出預(yù)算作為該合同的執(zhí)行上限，用于支付進(jìn)度款，審批指令變更的依據(jù)。有計(jì)劃資金，方可申請(qǐng)支出，超支往往是不被許可的。

（四）指令審批結(jié)算系統(tǒng)

屬于三級(jí)管控目標(biāo)，一個(gè)合同形成后，需在指令審批結(jié)算系統(tǒng)中開(kāi)設(shè)一子項(xiàng)目，以便于今后將該合同相關(guān)口頭指令、索賠及建筑師指令估價(jià)計(jì)入。每一個(gè)工程變更指令發(fā)現(xiàn)都需在已完成估算，并經(jīng)各部門審核通過(guò)后，方可發(fā)出。過(guò)程中可按期分批完成指令對(duì)帳、分段結(jié)算。此系統(tǒng)能實(shí)時(shí)匯總出更新的預(yù)期結(jié)算額，動(dòng)態(tài)評(píng)估其是否偏離管控目標(biāo)。

（五）文件傳輸共享系統(tǒng)

一個(gè)相對(duì)開(kāi)放的系統(tǒng)，基本與此項(xiàng)目相關(guān)的業(yè)主及顧問(wèn)方都可以使用，便于一些較大文件不適于使用郵件傳輸時(shí)采用，只是權(quán)限有所限制。一些圖紙、指令文稿、工作聯(lián)系單、材料報(bào)審、施工方案、日?qǐng)?bào)周報(bào)等文件，都會(huì)放入文件傳輸共享系統(tǒng)，供相關(guān)人員查閱下載，減少大量復(fù)印及手遞工作量。

（六）加密文件存檔系統(tǒng)

公司出于對(duì)工程重要商務(wù)資料的保護(hù)及保證公司高層對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)展情況有一動(dòng)態(tài)詳細(xì)了解提供的一個(gè)系統(tǒng)，主要存放招投標(biāo)過(guò)程文件、工程進(jìn)度付款資料、工程合同文本等資料。

二、信息化管理思路

（一） 層級(jí)化分

擬將房地產(chǎn)項(xiàng)目成本管理的層級(jí)分為四級(jí)，各層級(jí)相互依賴，逐層遞進(jìn)。

1.第四級(jí)涉及企業(yè)郵箱系統(tǒng)、文件傳輸共享系統(tǒng)、加密文件存檔系統(tǒng)三個(gè)子系統(tǒng)，主要是保留日常工作交流中的相關(guān)資料并及時(shí)將一些需要交互的商務(wù)技術(shù)文件及時(shí)上載至文件傳輸共享系統(tǒng)，并將已完成流程的正式商務(wù)文件歸檔到加密文件存檔系統(tǒng)。體現(xiàn)各事項(xiàng)可追溯性，相關(guān)文件可得性，相關(guān)干系人使用便利性，這是開(kāi)展所有事項(xiàng)的基礎(chǔ)。所以，一定要保證其完整性、及時(shí)性，并做好歸納分類，便于查找。

2.第三級(jí)主要是指令系統(tǒng)，將第四級(jí)系統(tǒng)中，一些與費(fèi)用相關(guān)的指令/索賠（包括選擇方案）遴選出，準(zhǔn)確及時(shí)做出估算，并將擬發(fā)出指令的估算上載入系統(tǒng)，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，決定方案是否實(shí)行及指令是否可發(fā)出。同時(shí)，需對(duì)第三級(jí)的估算與施工單位進(jìn)行對(duì)賬整理，將達(dá)成一致的結(jié)論以及分段過(guò)程結(jié)算數(shù)據(jù)上載至此系統(tǒng)，并對(duì)此系統(tǒng)內(nèi)的“預(yù)期結(jié)算金額”欄做出更新，使得數(shù)據(jù)更加接近實(shí)際結(jié)算額。

3.第二級(jí)資金支出審批系統(tǒng)，主要是跟蹤合同金額及合同外變更索賠費(fèi)用的使用情況。利用第一級(jí)控制系統(tǒng)提供的限額范圍申請(qǐng)資金支出預(yù)算額，經(jīng)批準(zhǔn)后，用此預(yù)算額用來(lái)指導(dǎo)工程指令審批、變更索賠，并跟據(jù)施工過(guò)程中第三級(jí)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的變化，判斷能不能控制實(shí)際結(jié)算額。若發(fā)生不可預(yù)知的狀況，必須要調(diào)整資金支出預(yù)算額情況下，需征得最高權(quán)限者同意。

4.第一級(jí)主要是制定項(xiàng)目資金計(jì)劃，為整個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)一個(gè)的資金帽，用來(lái)控制整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用支出。資金計(jì)劃對(duì)第二級(jí)的每一個(gè)資本控制組都做出一個(gè)限額，由于工程方案可能調(diào)整及各種不可預(yù)知情況，可定期調(diào)整。然此限額設(shè)計(jì)最為重要，每次調(diào)增都需慎而又慎。這是整個(gè)工程成本管理的核心，是公司決策層最最關(guān)注的內(nèi)容之一。

以上這五個(gè)層級(jí)中，第一、二層級(jí)為業(yè)主決策層使用，若第二級(jí)某子項(xiàng)超出預(yù)算，則需重新申請(qǐng)新的資金支出預(yù)算額，同樣第一層級(jí)也需作相應(yīng)調(diào)整。

為保證此總成本計(jì)劃的嚴(yán)肅性，第一層及一年調(diào)整一次，第二層級(jí)一月調(diào)整一次，并詳細(xì)記錄調(diào)整依據(jù)。若這兩層級(jí)調(diào)整較大，則說(shuō)明資金計(jì)劃編制質(zhì)量不高，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可被問(wèn)責(zé)，需提出合理解釋。

（二）權(quán)限設(shè)計(jì)

工程施工中的每一個(gè)子項(xiàng)，都應(yīng)有相關(guān)聯(lián)的干系人。信息化管理將項(xiàng)目干系人責(zé)權(quán)分配到每一個(gè)子項(xiàng)審批過(guò)程中，明確指出誰(shuí)輸入、誰(shuí)跟進(jìn)、誰(shuí)審批、誰(shuí)輸出，動(dòng)態(tài)追蹤事項(xiàng)每一階段狀況。因此，對(duì)每一事項(xiàng)開(kāi)展過(guò)程中的干系人權(quán)限設(shè)計(jì)就顯得非常重要，既要保證事項(xiàng)審批流程規(guī)范、流暢，又要避免不相干的人參與審批或查閱相關(guān)文件，確保其重要信息不泄露。尤其一些機(jī)密的商務(wù)資料，若泄露出去，會(huì)對(duì)以后的結(jié)算談判工作非常不利。

權(quán)限一般分為查閱、審批。一般情況下，項(xiàng)目干系人權(quán)限是明確不可調(diào)整，系統(tǒng)會(huì)及時(shí)提醒下一階段的審批人參與進(jìn)來(lái)。若多個(gè)人同時(shí)擁有某階段審批權(quán)時(shí)，為避免審批混亂，也可由上一層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指定某個(gè)干系人履行審批權(quán)限。

（三）流程控制

1.重點(diǎn)過(guò)程的流程設(shè)計(jì)

指令審批結(jié)算流程：指令正式發(fā)出前，建筑師編制指令草稿并上載文件傳輸共享系統(tǒng)。顧問(wèn)及時(shí)根據(jù)草稿編制指令估算，業(yè)主成本部審核并經(jīng)相關(guān)成本部，工程部，設(shè)計(jì)部、財(cái)務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，由顧問(wèn)將指令及估算額錄入指令審批結(jié)算系統(tǒng)中，再由建筑師正式發(fā)出。若是現(xiàn)場(chǎng)口頭指令，工程部審核后，可直接發(fā)出。要確保每個(gè)關(guān)聯(lián)指令包不大于一定金額（如10萬(wàn)元，但嚴(yán)禁拆分指令以滿足資金要求）。否則，一定要通過(guò)指令審批結(jié)算系統(tǒng)走指令審批流程?？陬^指令執(zhí)行后，仍需由指令審批結(jié)算系統(tǒng)完善審批程序，可多個(gè)口頭指令打包成一個(gè)指令，再由顧問(wèn)編制指令估算，完成審批后錄入指令審批結(jié)算系統(tǒng)中，再補(bǔ)發(fā)出作為結(jié)算依據(jù)。

資金支出審批流程，合同形成后，需在指令審批結(jié)算系統(tǒng)中開(kāi)設(shè)一子項(xiàng)目，并對(duì)合同可能的變更作出預(yù)測(cè)，提出資金支出預(yù)算額，通過(guò)審批后，正式作為進(jìn)度款、變更審批的依據(jù)。在施工過(guò)程中，新的指令發(fā)生后，其經(jīng)審批的估算額以及分階段完成的結(jié)算數(shù)據(jù)錄入指令審批結(jié)算系統(tǒng)后，各相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)中的相應(yīng)數(shù)值也會(huì)調(diào)整，并會(huì)適時(shí)作出預(yù)警。

公司高層，在各系統(tǒng)的協(xié)助下，很容易就能掌握整個(gè)工程的實(shí)際開(kāi)支運(yùn)行狀況，有利于對(duì)系統(tǒng)各層級(jí)的子項(xiàng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并及時(shí)調(diào)整公司決策。

2.流程控制注意事項(xiàng)

（1）要控制好各系統(tǒng)流程審批時(shí)限，避免太長(zhǎng)耽誤工程施工。

（2）要提高估算精度，避免過(guò)大過(guò)小，使過(guò)程控制流于形式，而不能為決策提供有效參考。

（3）在指令實(shí)施后，要對(duì)指令進(jìn)行評(píng)估，分批次定期與施工單位完成指令審核，減小了結(jié)算時(shí)爭(zhēng)議，也釋放了估算中的保守空間，使得預(yù)期結(jié)算額更接近實(shí)際結(jié)算額。

（4）要約束承包商提供索賠的時(shí)限，加強(qiáng)對(duì)不確定成本風(fēng)險(xiǎn)的控制，便于及時(shí)審核并將之納入到系統(tǒng)里去。

三、結(jié)論及展望

無(wú)論多么完善的制度最終都要落實(shí)到具體的執(zhí)行者身上，所以對(duì)執(zhí)行人管理是非常重要的事情，處理得好壞會(huì)影響到信息化的效果。整個(gè)系統(tǒng)初期投入較多，運(yùn)行成本較高，IT部門的管理能力要相適應(yīng)，公司須加強(qiáng)人員培訓(xùn)。成本管控的粗細(xì)度增加，會(huì)增加員工的工作量，也可能會(huì)出現(xiàn)抵觸情緒。所以，制度執(zhí)行的好壞，一看公司高層的意志，二看中層的管理水平，三看執(zhí)行的人嚴(yán)謹(jǐn)程度。

信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)的管理有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，整體效益的提升也顯而易見(jiàn)。然而，信息化管理一般是由多個(gè)子系統(tǒng)組成，每個(gè)子系統(tǒng)都是由一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的軟件組成，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互常需人工輸入，一些關(guān)鍵報(bào)表如各種商務(wù)月報(bào)表還需人工整理編制，影響了連貫性，也增加了交互過(guò)程中的數(shù)據(jù)錯(cuò)失風(fēng)險(xiǎn)。

第4篇：合同審批及管理流程范文

合同管理指合同當(dāng)事人為實(shí)現(xiàn)訂立合同的目的，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，依據(jù)《合同法》等有關(guān)法律法規(guī)，開(kāi)展的與合同的簽訂、履行、救濟(jì)、完成等一系列民事法律行為相關(guān)的管理。為更好的進(jìn)行合同全面的管理，筆者認(rèn)為應(yīng)注重以下合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的內(nèi)部管理與控制：

1.上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的科研任務(wù)類合同。因此，對(duì)于科研類合同的評(píng)審，應(yīng)有科研主管部門、財(cái)務(wù)審計(jì)部門的參與。而此類合同的條款多數(shù)比較固定少有改動(dòng)，通常根據(jù)政府、上級(jí)機(jī)關(guān)、軍隊(duì)的模板簽訂，法律條款的審核工作略微簡(jiǎn)單。

2.科研任務(wù)分包、技術(shù)外協(xié)類合同。因此，需要有科研主管部門、財(cái)務(wù)審計(jì)部門、質(zhì)量管理部門的參與。該類合同還要重視合同的起草工作，注意合同條款的約定應(yīng)嚴(yán)于承接的科研任務(wù)合同或橫向技術(shù)服務(wù)合同。

3.采購(gòu)合同。科研事業(yè)單位采購(gòu)類合同可分為儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)采購(gòu)和原材料采購(gòu)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)購(gòu)置需要在中央政府采購(gòu)網(wǎng)完成，超過(guò)一定金額的，需要采取招投標(biāo)方式完成，相關(guān)的采購(gòu)流程完善，合同條款統(tǒng)一制定，對(duì)于此類合同可以相對(duì)簡(jiǎn)化內(nèi)部評(píng)審流程，并由單位資產(chǎn)采購(gòu)部門參加評(píng)審。原材料采購(gòu)類合同，因采購(gòu)次數(shù)多，形式比較固定，建議制定適合本單位采購(gòu)要求的合同模板，簡(jiǎn)化評(píng)審。

4.合作協(xié)議等框架類合同。簽訂此類合同一般為進(jìn)行長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作，合同權(quán)利義務(wù)條款比較寬泛概括，多數(shù)未規(guī)定金額條款。此類合同如為科研協(xié)作類，重點(diǎn)關(guān)注合作的總體戰(zhàn)略規(guī)劃，各部門的協(xié)調(diào)配合工作，應(yīng)由科研管理部門參與評(píng)審。如為對(duì)外技術(shù)服務(wù)類，則應(yīng)注意合同條款的起草，技術(shù)服務(wù)的內(nèi)容、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、付款方式等條款的規(guī)定。因該類合同履行時(shí)間長(zhǎng)，項(xiàng)目一般較大、甚至關(guān)系單位的未來(lái)發(fā)展，建議由單位相關(guān)負(fù)責(zé)人參與評(píng)審工作。

5.其他維持單位日常運(yùn)作類合同。此類合同涉及范圍廣，但對(duì)單位的總體運(yùn)作經(jīng)營(yíng)的影響偏小，主要注意合同的起草審批工作，對(duì)于需要經(jīng)常簽訂的合同可以制作合同模板，簡(jiǎn)化審批流程。

6.重視合同授權(quán)簽字審批及用印程序。合同自雙方當(dāng)事人簽字、蓋章之日起生效。日常工作中，經(jīng)常發(fā)生由未經(jīng)法定代表人授權(quán)的經(jīng)辦人簽字，并加蓋無(wú)法人資格的業(yè)務(wù)部門章的現(xiàn)象，此類合同雖不致無(wú)效，但屬于效力待定合同，需要其法人追認(rèn)后方生效。

7.重視合同執(zhí)行的監(jiān)督管理。很多單位在簽訂完合同后便覺(jué)得萬(wàn)事大吉，不再重視合同的后期履行情況。而簽訂合同的最終目的在于實(shí)現(xiàn)合同履行、獲得履行成果。因此，應(yīng)重視合同的執(zhí)行情況，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，遇到合同履行異常，組織有關(guān)部門聯(lián)合調(diào)查攻關(guān)，避免風(fēng)險(xiǎn)、減小損失。

8.合同檔案管理。合同執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)對(duì)合同從簽訂到履行完成過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)資料進(jìn)行備案、歸檔。以便出現(xiàn)糾紛時(shí)，盡快收集取證及時(shí)維護(hù)自身權(quán)利，避免、減小不必要的損失。

二、完善科研事業(yè)單位合同管理的幾點(diǎn)建議

筆者結(jié)合實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)關(guān)于科研事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的建議，以供合同管理工作的參考。

（一）加強(qiáng)、完善全周期合同管理制度

合同訂立的過(guò)程涉及供應(yīng)商的選擇、合同的起草、審批簽訂、履行等較多環(huán)節(jié)，風(fēng)險(xiǎn)防范工作有一定的難度，只有規(guī)范合同管理制度流程，有章可循，才能達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)控制的目的，減少不必要糾紛或損失的發(fā)生。建立健全全周期合同管理制度應(yīng)包括以下幾個(gè)方面。

1.建立合格供應(yīng)商管理制度。合同管理部門應(yīng)根據(jù)本單位對(duì)外簽訂合同的性質(zhì)，涉及的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求，制定相應(yīng)層級(jí)的供應(yīng)商管理評(píng)審程序，對(duì)有意合作的供應(yīng)商的主體資格、資信財(cái)政狀況、研發(fā)生產(chǎn)供貨能力等進(jìn)行全方位評(píng)價(jià)。并建立合格供方名錄，完善入庫(kù)評(píng)審、復(fù)審、出庫(kù)、比選等制度程序。

2.建立合同審批評(píng)審制度。合同管理部門應(yīng)對(duì)本單位的合同進(jìn)行分類管理，制定不同審批層級(jí)的合同評(píng)審流程，抓大放小，優(yōu)化管理流程，重大合同應(yīng)多部門聯(lián)合會(huì)簽或會(huì)議評(píng)審，并明確各參與評(píng)審部門的職責(zé)，只有建立層次清晰、分工具體、職責(zé)明確、程序規(guī)范的合同審批評(píng)審制度，才能使合同的簽訂、履行、監(jiān)督、糾紛處理等各個(gè)環(huán)節(jié)處于有效控制的狀態(tài)。

3.合同授權(quán)簽字及用印管理制度。合同授權(quán)簽字制度意在規(guī)避越權(quán)簽署合同的情形，應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，分類制定合同的授權(quán)簽字程序，對(duì)于重大合同由法定代表人簽署，科研合同可授權(quán)分管科研的所領(lǐng)導(dǎo)或科技管理部門負(fù)責(zé)人簽署，一般事務(wù)性合同或數(shù)額較小、數(shù)量多的技術(shù)服務(wù)合同可授權(quán)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署。合同印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格審核合同簽署人權(quán)限，禁止在空白合同上加蓋公章或合同章，加蓋騎縫章防止合同內(nèi)容、頁(yè)碼被替換的現(xiàn)象發(fā)生，并妥善保管印章，做好用印登記工作。

4.建立合同履行監(jiān)督、糾紛處理制度。建立合同履行臺(tái)賬，及時(shí)跟蹤合同履行的進(jìn)展，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，并建立合同履行異常的報(bào)告機(jī)制，及時(shí)應(yīng)變履行異常，第一時(shí)間搜集取證，避免合同糾紛的發(fā)生。

（二）加強(qiáng)合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)

運(yùn)用信息化系統(tǒng)的便捷、高效、智能的特點(diǎn)，可以節(jié)省紙質(zhì)審批的人力物力資源，提高合同管理的效率。合同管理信息系統(tǒng)可涵蓋合同管理的全過(guò)程，建立從供應(yīng)商管理、合同臺(tái)賬管理、合同審批評(píng)審程序、合同履行監(jiān)督程序的全生命周期管理。并應(yīng)包含統(tǒng)計(jì)分析功能，便于相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，監(jiān)督檢查。另外，還應(yīng)建立預(yù)警機(jī)制，監(jiān)督合同執(zhí)行的進(jìn)度、合同分期付款時(shí)間節(jié)點(diǎn)的預(yù)警。

（三）重視合同管理信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的對(duì)接科研事業(yè)單位的合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)與科研管理系統(tǒng)、資產(chǎn)采購(gòu)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)等相對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源、數(shù)據(jù)共享，信息有效融合，以合同貫穿整個(gè)項(xiàng)目審批全過(guò)程。避免各個(gè)管理信息化系統(tǒng)互為孤島，造成業(yè)務(wù)流程被分割，重復(fù)審批現(xiàn)象的發(fā)生。

三、結(jié)語(yǔ)

第5篇：合同審批及管理流程范文

 

1.1 做好各項(xiàng)目日常文件（內(nèi)部/外部）收發(fā)流程及記錄；指令申請(qǐng)單收發(fā)流程及記錄；及招投標(biāo)、合同、變更、結(jié)算等會(huì)簽審批流程及記錄；合同/協(xié)議等用印審批流程及記錄。

 

1.2 做好各類文件、圖紙、招投標(biāo)文件、合同會(huì)簽文件、變更會(huì)簽文件、結(jié)算會(huì)簽文件等資料的整理歸檔及重要文件掃描歸檔。

 

1.3 配合領(lǐng)導(dǎo)擬定部門管理制度和內(nèi)部工作流程，完成部門領(lǐng)導(dǎo)所交辦的其他合約相關(guān)工作（如部分設(shè)計(jì)、咨詢、配套類合同的招投標(biāo)、定標(biāo)、費(fèi)用變更等工作）。

 

1.4做好部門領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作（如每周部門工作計(jì)劃和小結(jié)的收集及呈報(bào)）。

 

2.主要負(fù)責(zé)并完成的工作

 

2.1與設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目部、協(xié)統(tǒng)部、資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理中心等公司各部門配合做好各項(xiàng)目?jī)?nèi)部文件收發(fā)（包括掃描、復(fù)印、存檔）及資料交接，及將相關(guān)文件（包括前期遺留文件）進(jìn)行分類并交予相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排工作。

 

2.2各項(xiàng)目之招投標(biāo)名單會(huì)簽、招投標(biāo)文件會(huì)簽、定標(biāo)會(huì)簽、合同會(huì)簽、費(fèi)用變更會(huì)簽、結(jié)算會(huì)簽、用印申請(qǐng)等審批流程的跟蹤及記錄，并將相關(guān)進(jìn)度及時(shí)反映予部門領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)辦人。

第6篇：合同審批及管理流程范文

關(guān)鍵詞：旅行社；采購(gòu)；內(nèi)部控制；管理

一、實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的作用與意義

旅行社內(nèi)部控制制度是以旅游服務(wù)企業(yè)流程管理的方式控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，與風(fēng)險(xiǎn)管理的手段不同，但目標(biāo)都是為了實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理。對(duì)于旅游服務(wù)行業(yè)來(lái)講，采購(gòu)成本是經(jīng)營(yíng)成本中占比最大、最重要的一部分，與制造業(yè)、商業(yè)企業(yè)區(qū)別最大的一點(diǎn)在于，其采購(gòu)的成本是服務(wù)，且這種服務(wù)具有很強(qiáng)的時(shí)效性，如果采購(gòu)的內(nèi)容有所偏差或無(wú)法在有效的時(shí)間內(nèi)完成銷售，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的收入，就會(huì)形成損失，這種無(wú)相應(yīng)收入的成本支出會(huì)極大影響毛利率，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)收益，因此，在采購(gòu)環(huán)節(jié)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的有效控制和監(jiān)督成為旅游行業(yè)企業(yè)成敗的關(guān)鍵因素之一。加強(qiáng)旅游企業(yè)各項(xiàng)采購(gòu)成本的有效控制，對(duì)于保證企業(yè)資本的有效運(yùn)行和保護(hù)投資者的利潤(rùn)最大化，具有重大意義。

二、采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)控流程及管理要點(diǎn)

（一）采購(gòu)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

科學(xué)的業(yè)務(wù)流程及順暢的運(yùn)行模式是保證采購(gòu)業(yè)務(wù)良好、規(guī)范運(yùn)行的關(guān)鍵，同時(shí)，它對(duì)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息溝通及各項(xiàng)監(jiān)督行為都起到重要的作用。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及業(yè)務(wù)模式來(lái)設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程：

首先，由各需求部門提出全年采購(gòu)需求，采購(gòu)管理部門根據(jù)歷史數(shù)據(jù)參考價(jià)格變化趨勢(shì)結(jié)合需求量編制全年采購(gòu)預(yù)算。預(yù)算需充分考慮年度項(xiàng)目計(jì)劃、銷售季節(jié)性高峰、旅游變化趨勢(shì)及業(yè)務(wù)增長(zhǎng)點(diǎn)，盡量使預(yù)算具備全局性、可行性、可控性的特點(diǎn)。

其次，采購(gòu)管理部門按照采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)過(guò)供應(yīng)商篩選、價(jià)格談判等環(huán)節(jié)與各大供應(yīng)商制訂年度合作計(jì)劃或簽訂批量采購(gòu)協(xié)議、大項(xiàng)目合作或意向協(xié)議等，將采購(gòu)預(yù)算進(jìn)一步落實(shí)。

再次，在采購(gòu)預(yù)算完成后，即進(jìn)入預(yù)算實(shí)施階段，對(duì)于采購(gòu)預(yù)算內(nèi)的常規(guī)業(yè)務(wù)，由需求部門按照旅游團(tuán)組業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況，向采購(gòu)操作部門提出具體需求，具體到采購(gòu)項(xiàng)目、人數(shù)、時(shí)間、路線等，由采購(gòu)操作部門在ERP系統(tǒng)完成訂單申請(qǐng)、付款申請(qǐng)、訂單確認(rèn)，團(tuán)組回團(tuán)后進(jìn)行應(yīng)付賬款的申請(qǐng)結(jié)算等一系列工作。

如因業(yè)務(wù)特殊需要，預(yù)算內(nèi)供應(yīng)商及計(jì)劃量無(wú)法滿足的，需單獨(dú)詢價(jià)采購(gòu)。由采購(gòu)管理部完成供應(yīng)商篩選、詢價(jià)、按條件擇優(yōu)確認(rèn)訂單。采購(gòu)操作部門按照已確認(rèn)訂單情況提交《預(yù)算外采購(gòu)申請(qǐng)》，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行采購(gòu)訂單的一系列操作。

最后，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)ERP訂單數(shù)據(jù)及相應(yīng)的付款情況完成團(tuán)組各項(xiàng)預(yù)付、應(yīng)付賬款處理、成本結(jié)算，定期進(jìn)行毛利率分析及出具績(jī)效考核數(shù)據(jù)等后期工作。

采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖見(jiàn)圖1。

（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)

1. 采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部互相監(jiān)督

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立管理的崗位負(fù)責(zé)制，明確相關(guān)部門和崗位職制、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）采購(gòu)計(jì)劃制定和審批執(zhí)行部門相分離：采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)管理部制定，財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理、總裁審批，財(cái)務(wù)部監(jiān)督執(zhí)行。采購(gòu)操作部門申請(qǐng)計(jì)劃內(nèi)＼合同內(nèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)由財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)控執(zhí)行情況，如超出計(jì)劃或與合同不符，需及時(shí)反饋修正或調(diào)整采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。

（2）供應(yīng)商篩選招標(biāo)和采購(gòu)執(zhí)行部門相分離：供應(yīng)的選擇、評(píng)定，采購(gòu)價(jià)格的談判、合同的簽訂由采購(gòu)管理部經(jīng)辦，日常實(shí)際發(fā)生的采購(gòu)訂單、付款、結(jié)算等工作由采購(gòu)操作部完成。使得采購(gòu)價(jià)格透明化，避免、資產(chǎn)流失。

（3）采購(gòu)付款申請(qǐng)部門與審批部門相分離：審批部門依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃、合同或歷史采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核和審批，能夠有效減少因重大差錯(cuò)、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。

（4）采購(gòu)付款與成本結(jié)算崗位相分離：財(cái)務(wù)結(jié)算崗位對(duì)成本的結(jié)算是對(duì)采購(gòu)付款審批流程和付款崗位操作的復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)付款單審批流程缺失，或付款操作有誤都應(yīng)對(duì)問(wèn)題及時(shí)反饋、做出調(diào)整，對(duì)可能產(chǎn)生的損失進(jìn)行彌補(bǔ)。

2. 付款結(jié)算流程控制

盡管旅游服務(wù)企業(yè)的規(guī)?？纱罂尚?，對(duì)結(jié)算流程的設(shè)置也不盡相同，但成本采購(gòu)業(yè)務(wù)由需求部門發(fā)起采購(gòu)操作部門實(shí)施采購(gòu)管理部門審核總經(jīng)理審批的這一系列流程是必不可少的。每個(gè)環(huán)節(jié)都對(duì)保證采購(gòu)資源的價(jià)值最大化起到重要的作用。

（1）采購(gòu)業(yè)務(wù)的由需求部門發(fā)起，是因?yàn)樾枨蟛块T根據(jù)市場(chǎng)銷售情況來(lái)判斷需要采購(gòu)的量以及資源的各項(xiàng)屬性，比如酒店的標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)票的時(shí)間、地接社的服務(wù)內(nèi)容，只有按需采購(gòu)才能使采購(gòu)量更加貼合銷售量，減少因過(guò)量采購(gòu)未產(chǎn)生對(duì)應(yīng)收入的采購(gòu)損耗。

（2）采購(gòu)管理部對(duì)采購(gòu)操作部門生成的訂單情況進(jìn)行審核，審核的依據(jù)同樣是全年的采購(gòu)預(yù)算以及依靠對(duì)各供應(yīng)商資源供應(yīng)情況的了解，判斷該采購(gòu)訂單是否是最優(yōu)方案。

（3）總經(jīng)理或同級(jí)別的企業(yè)管理者對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行最終的審批，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的把控也意味著對(duì)整體業(yè)務(wù)發(fā)展方向的把控，這項(xiàng)最終的審批也是至關(guān)重要的。

3. 采購(gòu)合同管理

采購(gòu)合同是采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程的重要文件，不僅是合同雙方權(quán)利、義務(wù)的主要體現(xiàn)，也是采購(gòu)結(jié)果的最終見(jiàn)證，還是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督管理的重要依據(jù)，若訂立不當(dāng)可能會(huì)導(dǎo)致合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)和經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益造成威脅。對(duì)采購(gòu)合同應(yīng)從幾下幾個(gè)方面進(jìn)行管理。

（1）采購(gòu)合同應(yīng)由采購(gòu)管理部門，按采購(gòu)業(yè)務(wù)分類、由熟悉采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員依據(jù)孰優(yōu)原則，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選、比價(jià)、洽談等，以保證企業(yè)利潤(rùn)最大化。

（2）采購(gòu)合同訂立需有相應(yīng)的流程規(guī)范，結(jié)合合同專用章管理制度，對(duì)訂立合同文本、審批合同內(nèi)容、簽訂合同蓋章等不相容職務(wù)進(jìn)行崗位分離，以保證合同的真實(shí)性、合法性。

（3）對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，關(guān)注執(zhí)行過(guò)程中的情況變化，進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)對(duì)合同修改、變更、補(bǔ)充或中止。

三、內(nèi)控管理實(shí)施中的問(wèn)題及解決策略

1. 對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的客觀性認(rèn)識(shí)不足，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)

目前，旅游服務(wù)企業(yè)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不足，風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)不強(qiáng)是產(chǎn)生采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的主要因素之一，其主要問(wèn)題就是對(duì)內(nèi)控管理的疏松。企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)缺乏足夠了解，風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)，不能從根本上把握風(fēng)險(xiǎn)的本質(zhì)，認(rèn)為只要完成采購(gòu)業(yè)務(wù)，就不會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，從而加大了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。例如：2015年某大型旅行社大力開(kāi)展印尼巴厘島旅游業(yè)務(wù)，承包某航空公司成都直飛巴厘島的包機(jī)，包機(jī)合同中對(duì)旅行社違約條款限制比較嚴(yán)格，任何原因?qū)е碌娘w機(jī)延誤或無(wú)法正常飛行導(dǎo)致的損失均由承包方承擔(dān)。該旅行社在簽訂合同前沒(méi)有經(jīng)過(guò)全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，認(rèn)為境外巴厘島旅游航線各大旅行社近幾年經(jīng)營(yíng)都比較穩(wěn)妥，違約條款不太會(huì)派得上用場(chǎng)。但意外的是7月受印尼東爪哇的拉翁火山噴發(fā)的影響，巴厘島、龍目島與爪哇島多個(gè)機(jī)場(chǎng)關(guān)閉，導(dǎo)致大量旅客滯留，旅行社不但要面對(duì)游客的索賠，更需照常支付包機(jī)款，這一項(xiàng)目可謂損失慘重。從這一事例我們可以看到，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理，是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)安全穩(wěn)健發(fā)展的重要保證。

2. 崗位設(shè)置及內(nèi)部監(jiān)督職能不完善

部分旅行社企業(yè)能夠認(rèn)識(shí)到采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)性及重要性，傾向于安排比較信任的員工或者領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)，但沒(méi)有通過(guò)不相容崗位的分離設(shè)置來(lái)起到內(nèi)部監(jiān)督的職能，殊不知脫離了監(jiān)督的采購(gòu)業(yè)務(wù)是十分危險(xiǎn)的，長(zhǎng)此以往，在利益的驅(qū)使下必然會(huì)產(chǎn)生舞弊，損害企業(yè)利益的同時(shí)更加大了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，是所有企業(yè)管理員都不愿意見(jiàn)到的。針對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，有針對(duì)性的崗位設(shè)置，有效的內(nèi)部監(jiān)監(jiān)督，是采購(gòu)業(yè)務(wù)順暢開(kāi)展，企業(yè)良性發(fā)展的重要前提和必要手段。

3. 績(jī)效考核制度

很多企業(yè)的管理者認(rèn)為，績(jī)效考核制度只適用于銷售部門，銷售部門業(yè)績(jī)的完成情況易于量化考核，績(jī)效評(píng)估有利于業(yè)務(wù)增長(zhǎng)，但事實(shí)上，采購(gòu)部門對(duì)于供應(yīng)商管理的績(jī)效對(duì)旅行社企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)鏈都有很大的影響，采購(gòu)環(huán)節(jié)的有效控制是降低企業(yè)成本，保證資源供應(yīng)的重要前提。也有一些經(jīng)營(yíng)者能夠認(rèn)識(shí)到采購(gòu)業(yè)務(wù)績(jī)效管理的科學(xué)性，但由于沒(méi)有清晰的量化指標(biāo)，難以判斷采購(gòu)部門的業(yè)績(jī)好壞。

針對(duì)這種情況，首要任務(wù)是建立采購(gòu)部門的工作標(biāo)準(zhǔn)及考核指標(biāo)，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的考核與衡量不僅要關(guān)注節(jié)約成本的方面，更要從采購(gòu)業(yè)務(wù)完成的及時(shí)性、供應(yīng)商提供服務(wù)質(zhì)量的滿意度、取消團(tuán)組損失的控制率、等幾個(gè)方面綜合評(píng)估。

4. 內(nèi)控制度不斷完善，定期評(píng)估，查找漏洞

內(nèi)部控制度的建立和規(guī)范工作并不是一勞永逸的，僵化的制度勢(shì)必會(huì)在業(yè)務(wù)的不斷變化過(guò)程中使內(nèi)部控制機(jī)制產(chǎn)生漏洞或流于形式，造成流程的冗繁同時(shí)也使業(yè)務(wù)失控。

因此，定期的內(nèi)控制度評(píng)價(jià)非常關(guān)鍵，審核是與內(nèi)控制度有效執(zhí)行相輔相成的。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)評(píng)價(jià)部門定期從業(yè)務(wù)的多樣性、變化性的角度出發(fā)，建立內(nèi)部評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，站在綜合評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)行的操作及管理制度進(jìn)行分析和研究，發(fā)現(xiàn)流程的問(wèn)題，其中屬于流程微調(diào)可以修改完善的，要及時(shí)進(jìn)行修訂，屬于制度缺陷造成的，要盡快發(fā)現(xiàn)并上報(bào)，制訂解決方案。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋建波，內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理[M]. 中國(guó)人民大學(xué)出版社，2012.

[2]許國(guó)才，企業(yè)內(nèi)部控制流程手冊(cè)[M].人民郵電出版社，2012.

第7篇：合同審批及管理流程范文

1）建立健全合同管理的規(guī)章制度是核心內(nèi)容。

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，沒(méi)有規(guī)章或制度不完善就是無(wú)序管理。合同管理亦無(wú)例外。神華準(zhǔn)能公司面對(duì)合同數(shù)量多、類別復(fù)雜的現(xiàn)狀，結(jié)合公司合同在財(cái)務(wù)管理和審計(jì)管理中的重要性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)《中華人民共和國(guó)合同法》、《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和神華集團(tuán)合同管理制度和辦法，制定了《神華準(zhǔn)格爾能源有限責(zé)任公司合同管理辦法》、《合同決策權(quán)限及事權(quán)流程》、《公司招投標(biāo)管理辦法》及合同統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則等《規(guī)章制度》，并及時(shí)修訂完善，有效地避免和減少了合同風(fēng)險(xiǎn)，近3年來(lái)，經(jīng)公司合同審批系統(tǒng)流程審查后的合同沒(méi)有出現(xiàn)大的合同糾紛，取得了預(yù)期實(shí)效。

2）嚴(yán)格執(zhí)行簽訂合同的依據(jù)是剛性原則。

《合同》是“平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議”。這是我國(guó)《合同法》中明確給出的定義。在企業(yè)中，大多涉及的是經(jīng)濟(jì)合同，簡(jiǎn)單地可以理解為“在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，合同當(dāng)事人一致的意思表示”。對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，一定要體現(xiàn)的是“法人的意思表示”，而決不能也不允許出現(xiàn)“個(gè)人的意思表示”。因此，在合同管理的過(guò)程中，明確簽訂《合同》的依據(jù)是必要而且是必須的，在具體操作過(guò)程中，不能隨意改變，不能視為可有可無(wú)，必須執(zhí)行“剛性原則”。在這一環(huán)節(jié)上，除嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定的簽訂“合同”的依據(jù)外，根據(jù)合同標(biāo)的額或科研合同的性考慮，分類制定并規(guī)范了簽訂“合同”的依據(jù)及步驟，如《招投標(biāo)項(xiàng)目方案審批單》、《招投標(biāo)項(xiàng)目費(fèi)用審批單》、《招投標(biāo)項(xiàng)目預(yù)算價(jià)格審批—即獲得招標(biāo)控制價(jià)》、《會(huì)議紀(jì)要》、《安全資格證書(shū)》、《招標(biāo)開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)及簽字記錄》、《中標(biāo)通知書(shū)》、等，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》及《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法實(shí)施細(xì)則》，根據(jù)公司合同審批權(quán)限及事權(quán)流程將待審合同文本及附件上神華法務(wù)管理信息系統(tǒng)審批，審批合格下線后，打印合同審批單，即可簽訂合同。這不僅杜絕了隨意簽訂合同現(xiàn)象的發(fā)生，而且也營(yíng)造了公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境，并在一定程度上減少了腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

3）加強(qiáng)簽訂合同的過(guò)程控制是合同管理的必要環(huán)節(jié)。

合同履行的前提是合同簽訂。合同當(dāng)事人在意思表示一致后，需采取一定的形式明確下來(lái)，我國(guó)《合同法》明確當(dāng)事人訂立合同可采用口頭形式、書(shū)面形式和其他形式3種。但在企業(yè)的合同管理中，大多企業(yè)均采用書(shū)面形式作為合同訂立的唯一方式，目的是為了減少不必要的合同糾紛并有據(jù)可查。在國(guó)有企業(yè)中，往往合同訂立是一個(gè)比較長(zhǎng)的過(guò)程，涉及的部門多，經(jīng)手的人員多是一個(gè)顯著特點(diǎn)，如何采取必要的手段和措施，加強(qiáng)過(guò)程控制，縮短合同簽訂的時(shí)間，為提早進(jìn)入合同實(shí)質(zhì)性的執(zhí)行階段，是合同管理的必要環(huán)節(jié)。神華準(zhǔn)能公司為加強(qiáng)簽訂合同的過(guò)程控制，采取了“規(guī)范流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的完成時(shí)限”、“運(yùn)用合同管理系統(tǒng)軟件，采用信息化管理手段”和“定期考核獎(jiǎng)罰和問(wèn)責(zé)制”3項(xiàng)舉措，收到了明顯的效果。

4）明晰要約方的履行主體是合同管理的中心環(huán)節(jié)。

《合同》一經(jīng)訂立，就明確了要約方和受要約方為合同的履行主體。就神華準(zhǔn)能公司而言，絕大多數(shù)的合同都是作為要約方而履責(zé)的。縱觀合同管理的整個(gè)鏈條，至少包括合同總則、合同管理部門及其職責(zé)、合同的洽談與起草、合同的審查、合同簽章成立、合同履行、合同變更和解除、合同專用章和授權(quán)委托書(shū)管理、合同編號(hào)、合同統(tǒng)計(jì)與合同檔案、合同業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督與合同信息的保密及罰則等，合同履行過(guò)程是整個(gè)鏈條的中心環(huán)節(jié)。在合同履行過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員要分階段對(duì)履行情況進(jìn)行質(zhì)量檢查驗(yàn)收，按合同條款嚴(yán)格把關(guān)，驗(yàn)收合格出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，不合格按條款進(jìn)行追責(zé)處理。合同管理可以說(shuō)是一個(gè)系統(tǒng)工程，尤其在國(guó)有企業(yè)中，涉及的部門和單位往往有好幾個(gè)，但真正的主體應(yīng)該是負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的部門或單位，只有使這些部門或單位的與合同相關(guān)的管理者、技術(shù)人員明確合同的具體內(nèi)容，增強(qiáng)他們的法律意識(shí)，嚴(yán)格按合同約定履行各項(xiàng)職責(zé)，才能按合同的預(yù)期完成既定目標(biāo)。

5）開(kāi)展“合同執(zhí)行情況評(píng)估分析”是合同管理的必要組成部分。

開(kāi)展“合同履行情況評(píng)估分析”是合同管理的最后環(huán)節(jié)，也應(yīng)是必要的組成部分，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)合同管理的完整性，同時(shí)達(dá)到管理逐年提升的目的。神華準(zhǔn)能公司各種“合同”每年至少幾百個(gè)甚至上千個(gè)，對(duì)所有合同執(zhí)行情況進(jìn)行分類評(píng)估分析，找出閃光點(diǎn)和存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的措施，不斷完善和修訂不適應(yīng)的《管理制度》和《流程》。具體開(kāi)展評(píng)價(jià)分析時(shí)，可以按照總體評(píng)價(jià)、合同類別、合同決策權(quán)限、合同招投標(biāo)情況、合同管理的逐個(gè)環(huán)節(jié)、專項(xiàng)分析及合同的必要內(nèi)容分別進(jìn)行，統(tǒng)一運(yùn)用分析，提出整改建議和采取措施。

2結(jié)語(yǔ)

第8篇：合同審批及管理流程范文

關(guān)鍵詞：煤炭；物流貿(mào)易；信息化；工作流

一、前言

煤電作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性能源產(chǎn)業(yè)，長(zhǎng)期以來(lái)一直在國(guó)家計(jì)劃控制下穩(wěn)步發(fā)展。近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，煤電紛爭(zhēng)和博弈的矛盾日益尖銳。此種境況已成為每年入秋以來(lái)中國(guó)煤炭能源領(lǐng)域的最大新聞。如何才能從根本上解決煤電紛爭(zhēng)的尖銳矛盾，如何才能保證中國(guó)煤炭能源的安全和有效供給。煤炭物流貿(mào)易體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)已經(jīng)成為解決這一矛盾的重要保障。加快物流信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)物流信息化成為必然趨勢(shì)。依托企業(yè)資源管理系統(tǒng)平臺(tái)，建立與現(xiàn)代物流發(fā)展相配套的物流信息系統(tǒng)，并與遍布全國(guó)乃至全球的采購(gòu)網(wǎng)和客戶服務(wù)網(wǎng)對(duì)接，建立功能齊全、資源共享、服務(wù)便捷的物流服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以客戶訂單信息流帶動(dòng)配送物流的實(shí)現(xiàn)，打造企業(yè)基于“市場(chǎng)鏈”的物流貿(mào)易平臺(tái)。

二、煤炭物流信息化存在的主要問(wèn)題

近年來(lái)，煤炭企業(yè)在信息化建設(shè)方面做了大量工作，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，一定程度上推動(dòng)了現(xiàn)代信息化物流運(yùn)行體系等方面的工作。但是，大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)對(duì)物流貿(mào)易的綜合信息化管理，市場(chǎng)上也缺乏針對(duì)煤炭企業(yè)設(shè)計(jì)的物流貿(mào)易綜合信息化管理系統(tǒng)，而且在物流貿(mào)易運(yùn)行過(guò)程中還普遍存在以下問(wèn)題：

1.缺乏業(yè)務(wù)決策分析、規(guī)劃能力，對(duì)重要項(xiàng)目潛在風(fēng)險(xiǎn)不能及時(shí)預(yù)警。

2.缺乏信息共享，各業(yè)務(wù)分公司與職能部門之間，信息不能共享，重復(fù)工作較多。

3.業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，合同、物流、資金管理脫節(jié)。

4.資金、庫(kù)存管控力度較低。

5.報(bào)表統(tǒng)計(jì)繁瑣，各業(yè)務(wù)公司于財(cái)務(wù)部及其他職能部門之間，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)差別較大。

三、煤炭物流信息化的預(yù)期目標(biāo)

為解決煤炭物流信息化存在的問(wèn)題，系統(tǒng)建設(shè)需要將企業(yè)的客戶、合同、資金、設(shè)備、采購(gòu)、銷售、物流運(yùn)輸?shù)雀鞣N資源充分調(diào)配和平衡，以解決企業(yè)內(nèi)部分散、孤立的“信息化孤島”；通過(guò)Intrant和Internet連接到一起，實(shí)現(xiàn)企業(yè)由相對(duì)封閉走向開(kāi)放的轉(zhuǎn)變；在經(jīng)濟(jì)效益方面，能夠?yàn)槠髽I(yè)減少庫(kù)存、加快資金周轉(zhuǎn)、提高生產(chǎn)效率、降低成本、提高客戶滿意度等方面提高強(qiáng)有力的支持；同時(shí)為高層管理人員經(jīng)營(yíng)決策提供科學(xué)的依據(jù)，提升對(duì)市場(chǎng)迅速做出反映的能力。通過(guò)煤炭物流信息化建立規(guī)范的供應(yīng)鏈流程，實(shí)現(xiàn)各貿(mào)易部門的數(shù)據(jù)共享，使各貿(mào)易部門領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解貨物、資金、票據(jù)、合同執(zhí)行等情況，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解銷售收入、利潤(rùn)等情況。具體應(yīng)用目標(biāo)如下

預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：通過(guò)制作業(yè)務(wù)預(yù)算，對(duì)合同執(zhí)行情況、毛利潤(rùn)的未來(lái)進(jìn)行展望；通過(guò)制作資金預(yù)算，使財(cái)務(wù)部能提前制定資金準(zhǔn)備計(jì)劃；

合同管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：實(shí)時(shí)了解與客戶及供應(yīng)商的合同簽訂及執(zhí)行情況；實(shí)時(shí)了解合同的補(bǔ)充協(xié)議的歷次變更情況。

物流管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：通過(guò)下達(dá)指令的方式加強(qiáng)了各分公司對(duì)貨物的嚴(yán)格管控；實(shí)時(shí)了解各站臺(tái)、港口、倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存情況。

資金管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：實(shí)時(shí)了解與客戶及供應(yīng)商的往來(lái)款收付情況；實(shí)時(shí)了解與客戶及供應(yīng)商的票據(jù)開(kāi)具情況。

信用額度管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：實(shí)時(shí)監(jiān)管客戶信用額度情況，有效降低客戶信用風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)時(shí)提醒客戶信用額度情況，提升客戶管理水平。

四、物流信息系統(tǒng)構(gòu)成框架

為了能夠?qū)崟r(shí)管理公司業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)公司資源共享,節(jié)能減排，提高企業(yè)工作效率。煤炭物流系統(tǒng)包括業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)、客戶信用管理子系統(tǒng)、用戶權(quán)限管理子系統(tǒng)、代碼管理子系統(tǒng)等。

1.業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)主要是對(duì)內(nèi)、外貿(mào)業(yè)務(wù)交易過(guò)程中涉及到的各種內(nèi)部和外部單據(jù)，按照貿(mào)易類型、業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)的錄入，通過(guò)方便快捷的數(shù)據(jù)查詢和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，為公司日常管理、各種戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)略決策提供有效依據(jù)和幫助。其操作模塊包括項(xiàng)目管理、合同與單證管理、物流管理、資金管理、審核批準(zhǔn)、數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)維護(hù)。

2.客戶信用管理子系統(tǒng)將鄧白氏國(guó)際著名管理咨詢公司對(duì)貿(mào)易業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、客戶資信評(píng)估等先進(jìn)的管理思想融入信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中，主要是通過(guò)對(duì)客戶進(jìn)行客戶信用等級(jí)與信用額度的評(píng)估，來(lái)有效提高客戶服務(wù)質(zhì)量，降低交易風(fēng)險(xiǎn)。其操作模塊包括客戶信息維護(hù)、評(píng)估和決策、系統(tǒng)指標(biāo)維護(hù)。

3.代碼管理子系統(tǒng)主要是對(duì)系統(tǒng)基礎(chǔ)資料，如公司名稱、用戶、部門、幣種、貨幣兌換率、單位名稱、國(guó)家、地區(qū)、國(guó)內(nèi)外基本港、包裝方式、價(jià)格條款、付款條款、結(jié)匯（付款）方式、企業(yè)類型、運(yùn)輸方式、貨柜類型、貨品分類、保險(xiǎn)條款、職位、庫(kù)存調(diào)整原因、貨品海關(guān)H.S.編碼、貿(mào)易性質(zhì)等進(jìn)行統(tǒng)一的維護(hù)和查詢平臺(tái)進(jìn)行管理，保證公司信息資源規(guī)范，并充分共享。

4.用戶權(quán)限管理子系統(tǒng)主要是通過(guò)對(duì)用戶的基本信息管理和用戶的權(quán)限管理，包括操作權(quán)限，數(shù)據(jù)權(quán)限等管理，達(dá)到對(duì)所有應(yīng)用系統(tǒng)用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理的目的，使所有應(yīng)用系統(tǒng)的用戶及權(quán)限的管理標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一化。

五、以工作流推動(dòng)的物流業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)

一般的信息管理軟件都是靠用戶從菜單項(xiàng)中找出需要工作的窗口，稱之為“拖動(dòng)式管理”。這種管理方式需要用戶主動(dòng)去發(fā)現(xiàn)，其缺點(diǎn)是很容易忘記或者丟失需要完成的工作，對(duì)管理工作容易造成反饋不及時(shí)、信息滯后，從而延誤最佳的決策時(shí)機(jī)。

在物流信息化的管理模式上加入工作流、審批流的理念， 將改變傳統(tǒng)的拖動(dòng)式管理。系統(tǒng)將需要審批的單據(jù)自動(dòng)匯聚到首頁(yè)，用戶一打開(kāi)系統(tǒng)就能看到需要處理的工作，能及時(shí)收到各級(jí)人員的信息，并通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行信息的處理和反饋，即“推動(dòng)式的管理”。

在這種以工作流為基礎(chǔ)的物流系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，用戶能夠根據(jù)自己管理模式自定義單據(jù)的審批流。提高企業(yè)對(duì)單據(jù)數(shù)據(jù)的管理規(guī)范化，使企業(yè)審批流程清晰，提高單據(jù)審批的效率。機(jī)構(gòu)或人員變動(dòng)時(shí)無(wú)需修改軟件，企業(yè)能夠快速地調(diào)整單據(jù)的審批流程。只要有單據(jù)審批，當(dāng)上一個(gè)環(huán)節(jié)審核完畢后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將單據(jù)發(fā)送到下一個(gè)審批人，督促審批。制單人或各個(gè)審批環(huán)節(jié)的人員可以隨時(shí)查看審批的過(guò)程及狀態(tài);只要具有同等角色或者權(quán)限的人都能夠共享到單據(jù)處理的信息，以便讓相關(guān)人員都能夠知道某項(xiàng)工作的進(jìn)展。企業(yè)的工作流變得更加清晰流暢了，而且根據(jù)分析各個(gè)流程環(huán)節(jié)的滯留時(shí)間可以針對(duì)性地進(jìn)行管理上的加強(qiáng)和流程再造，這樣對(duì)企業(yè)的管理就能夠做到高效管理。

第9篇：合同審批及管理流程范文

[關(guān)鍵詞] 地震資料；處理；解釋；生產(chǎn)管理系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 020

[中圖分類號(hào)] F272.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）04- 0035- 02

1 地震資料處理解釋生產(chǎn)管理系統(tǒng)需求

長(zhǎng)慶分院以地震資料處理解釋研究為生產(chǎn)主業(yè)，承接中石油內(nèi)外及國(guó)際油氣勘探資料處理及解釋項(xiàng)目。承接項(xiàng)目以合同形式確定，項(xiàng)目有多條二維測(cè)線或幾個(gè)三維區(qū)塊構(gòu)成，在承擔(dān)項(xiàng)目后，由生產(chǎn)管理部門下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)，生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)時(shí)已經(jīng)確定了項(xiàng)目承接部門、項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目涉及測(cè)線的相關(guān)信息及項(xiàng)目要求。項(xiàng)目實(shí)施部門接到生產(chǎn)任務(wù)書(shū)后根據(jù)項(xiàng)目的具體要求進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)，項(xiàng)目設(shè)計(jì)分為項(xiàng)目工作流程設(shè)計(jì)及質(zhì)量控制設(shè)計(jì)與工作進(jìn)度3個(gè)方面。地震資料處理及解釋工作都具有不同工作流程順序。具體一個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該應(yīng)用哪些流程都應(yīng)該有項(xiàng)目實(shí)施人員進(jìn)行設(shè)計(jì)。項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)過(guò)審批后項(xiàng)目方可實(shí)施。為了確保處理解釋工作質(zhì)量，在關(guān)鍵的工作流程上設(shè)置有質(zhì)量檢查點(diǎn)。根據(jù)工作步驟的重要性質(zhì)量檢查點(diǎn)又設(shè)置為項(xiàng)目級(jí)、部室級(jí)與分院級(jí)3級(jí)。在項(xiàng)目檢查時(shí)項(xiàng)目級(jí)的質(zhì)量檢查人員只能對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目進(jìn)行檢查。部室級(jí)的質(zhì)量檢查人員只能對(duì)本部室的項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢查。分院級(jí)的項(xiàng)目檢查人員可對(duì)單位所有項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢查。系統(tǒng)需要支持以上業(yè)務(wù)需求，在業(yè)務(wù)執(zhí)行人申請(qǐng)質(zhì)量檢查后系統(tǒng)能夠通知質(zhì)檢人員進(jìn)行質(zhì)檢。質(zhì)檢人員的質(zhì)檢情況可及時(shí)地通知反饋給申請(qǐng)人員。通過(guò)質(zhì)量控制能夠建立起生產(chǎn)運(yùn)行動(dòng)態(tài)表。從生產(chǎn)運(yùn)行表上可以查詢項(xiàng)目的成員、任務(wù)執(zhí)行、質(zhì)檢執(zhí)行的具體情況。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 合同管理

為了便于相關(guān)合同信息傳遞查閱和管理，系統(tǒng)具有合同管理的功能，用合同信息表與合同文件信息表兩個(gè)數(shù)據(jù)表存放。合同文件信息表存放合同上傳文件的目錄信息，合同文件存放在系統(tǒng)指定的文件夾中。合同文件的命名由系統(tǒng)自動(dòng)命名，文件原有的名稱可以放在備注中。合同信息表與合同文件信息表中的狀態(tài)字段都具有編輯、兩種狀態(tài)，編輯狀態(tài)的記錄，編輯人員本人可修改。后的信息只有管理員可以修改。其他人不得修改。合同管理在項(xiàng)目管理與任務(wù)中都將使用。

2.2 項(xiàng)目管理

在具有合同的情況下可以進(jìn)行項(xiàng)目管理。根據(jù)不同的分類方法項(xiàng)目可以分為多種類型。為此在項(xiàng)目信息表中具有項(xiàng)目類別、項(xiàng)目類型、項(xiàng)目管理類型3種分類方法。管理類型分為油田重點(diǎn)項(xiàng)目、公司重點(diǎn)、集團(tuán)重點(diǎn)及分院項(xiàng)目 。 項(xiàng)目類別分為解釋項(xiàng)目、 處理項(xiàng)目、 一體化項(xiàng)目、其他研究項(xiàng)目。項(xiàng)目狀態(tài)具有編輯、實(shí)施、關(guān)閉3種狀態(tài)，處于編輯狀態(tài)的項(xiàng)目項(xiàng)目管理者本人可以刪除、可以及提交、或在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)關(guān)閉項(xiàng)目。修改關(guān)閉后的項(xiàng)目，刪除執(zhí)行或關(guān)閉后的項(xiàng)目需要特殊的系統(tǒng)權(quán)限。項(xiàng)目管理存放項(xiàng)目的一般信息。根據(jù)項(xiàng)目可以查看到與項(xiàng)目相關(guān)的合同。以便于項(xiàng)目執(zhí)行人員按照合同要求執(zhí)行合同。

2.3 生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)及審批

任務(wù)書(shū)具有編輯、待批、已審3種狀態(tài)。任務(wù)書(shū)由生產(chǎn)科研辦生產(chǎn)管理崗位的人員，生產(chǎn)任務(wù)書(shū)可以多次編輯，在后進(jìn)入待批狀態(tài)，經(jīng)過(guò)生產(chǎn)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。審批不通過(guò)的任務(wù)書(shū)直接反饋給制作人。待審批任務(wù)書(shū)及需要修改的任務(wù)書(shū)都具有任務(wù)警示提示，操作人員登錄后系統(tǒng)待辦任務(wù)中可以看到。 任務(wù)書(shū)還可能變更，任務(wù)書(shū)變更需要注明變更的原因。變更的任務(wù)書(shū)需要有系統(tǒng)填寫(xiě)先前任務(wù)書(shū)的系統(tǒng)編號(hào)到任務(wù)變更書(shū)中。

在進(jìn)行任務(wù)時(shí)可以填寫(xiě)項(xiàng)目的子任務(wù)，也可以不填寫(xiě)項(xiàng)目子任務(wù)。在任務(wù)時(shí)人知道項(xiàng)目子任務(wù)的情況下，填寫(xiě)子任務(wù)。如果任務(wù)人不知道具體的項(xiàng)目子任務(wù)情況項(xiàng)目人不填寫(xiě)項(xiàng)目子任務(wù)。項(xiàng)目子任務(wù)一般有項(xiàng)目長(zhǎng)填寫(xiě)經(jīng)過(guò)管理人員審核生效。子任務(wù)表中的工作量在任務(wù)表中系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行解釋工作量與處理工作量的合計(jì)。每個(gè)項(xiàng)目都具有項(xiàng)目組成員，一般有1～2名的項(xiàng)目長(zhǎng)，有的還會(huì)有副項(xiàng)目長(zhǎng)。項(xiàng)目組成員及項(xiàng)目組成員的分工由項(xiàng)目長(zhǎng)，項(xiàng)目承擔(dān)部室的部室長(zhǎng)、分院主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行維護(hù)。項(xiàng)目組成員記錄在添加的當(dāng)天可以有具有維護(hù)權(quán)的用戶進(jìn)行刪除，超過(guò)一天的不得刪除只能修改成員狀態(tài)。成員狀態(tài)具有“在團(tuán)”、“離團(tuán)”兩種狀態(tài)。對(duì)于修改成員狀態(tài)的需要注明退出原因。

2.4 項(xiàng)目設(shè)計(jì)

在項(xiàng)目啟動(dòng)后項(xiàng)目長(zhǎng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目設(shè)計(jì)，項(xiàng)目設(shè)計(jì)具有多個(gè)文檔資料。項(xiàng)目設(shè)計(jì)常常需要開(kāi)會(huì)集體討論審批。項(xiàng)目設(shè)計(jì)采用項(xiàng)目設(shè)計(jì)表與項(xiàng)目設(shè)計(jì)明細(xì)表存放信息。項(xiàng)目設(shè)計(jì)表與項(xiàng)目設(shè)計(jì)明細(xì)表都具有狀態(tài)字段，他們都具有“編輯”、“”兩種狀態(tài)，沒(méi)有之前為編輯狀態(tài)，編輯狀態(tài)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)與項(xiàng)目設(shè)計(jì)明細(xì)可以有錄入人員本人修改或刪除。狀態(tài)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)及項(xiàng)目設(shè)計(jì)明細(xì)只能有特殊系統(tǒng)管理權(quán)的用戶進(jìn)行刪除。項(xiàng)目設(shè)計(jì)及項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔查詢?cè)O(shè)3種查詢權(quán)限，一般用戶可看到項(xiàng)目設(shè)計(jì)及項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔的目錄信息。項(xiàng)目組成員可以查看項(xiàng)目設(shè)計(jì)及項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔的詳細(xì)信息。具有項(xiàng)目設(shè)計(jì)查詢權(quán)的用戶可以查詢?nèi)魏雾?xiàng)目設(shè)計(jì)及項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔資料，同時(shí)可下載項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔資料。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目設(shè)計(jì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目的類型可設(shè)置項(xiàng)目質(zhì)量控制點(diǎn)。質(zhì)量控制點(diǎn)對(duì)應(yīng)于項(xiàng)目進(jìn)度，制作項(xiàng)目計(jì)劃就是根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施周期將項(xiàng)目各質(zhì)控點(diǎn)計(jì)劃分配設(shè)置在項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度表中。一個(gè)項(xiàng)目可能對(duì)應(yīng)于多條測(cè)線，在每條測(cè)線都完成某個(gè)質(zhì)量控制任務(wù)時(shí)則對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目視為完成了項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的進(jìn)度。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中項(xiàng)目計(jì)劃的完成時(shí)間不需要人工干預(yù)，在質(zhì)控點(diǎn)完成相應(yīng)的質(zhì)控審批后，系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)項(xiàng)目進(jìn)度。如果一個(gè)項(xiàng)目具有多條測(cè)線，項(xiàng)目的整體進(jìn)度會(huì)受最后一條測(cè)線的影響，項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度將反映這項(xiàng)目各任務(wù)中進(jìn)度最慢一條測(cè)線的進(jìn)度。項(xiàng)目計(jì)劃可以用圖形顯示方式項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度。項(xiàng)目設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃需要審批，處于編輯狀態(tài)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃可由制作人修改，提交后制作人不得修改。項(xiàng)目計(jì)劃審批與系統(tǒng)任務(wù)警示相連接。審批不通過(guò)時(shí)直接將設(shè)計(jì)打回到設(shè)計(jì)者的桌面。同時(shí)進(jìn)行任務(wù)警示。

2.5 項(xiàng)目控制設(shè)計(jì)

質(zhì)量控制分為三級(jí)控制，三級(jí)質(zhì)量控制分別是項(xiàng)目級(jí)、 部室級(jí)、分院級(jí)。一個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)于多條測(cè)線，項(xiàng)目質(zhì)量控制設(shè)計(jì)是對(duì)項(xiàng)目而言的，在執(zhí)行中除了不涉及地震測(cè)線的項(xiàng)目外，項(xiàng)目都使用到地震測(cè)線。在質(zhì)量控制時(shí)都是具體到每條測(cè)線進(jìn)行質(zhì)量控制。不同的項(xiàng)目由于研究目的不同，設(shè)計(jì)的質(zhì)量控制流程可能不同。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中采用了3張數(shù)據(jù)表存放質(zhì)量控制信息。質(zhì)控人員表存放質(zhì)控人員信息，該表包括人員部室信息，人員的審批級(jí)別等信息。項(xiàng)目設(shè)計(jì)質(zhì)控信息表用于存放針對(duì)各項(xiàng)目的質(zhì)檢點(diǎn)的，每個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)有多少個(gè)質(zhì)控點(diǎn)，對(duì)應(yīng)的在該表中就有多少條數(shù)據(jù)記錄。根據(jù)工作流程質(zhì)控點(diǎn)具有一定的順序。質(zhì)控信息表存放項(xiàng)目的質(zhì)控記錄。項(xiàng)目質(zhì)控設(shè)計(jì)經(jīng)過(guò)審批后才能生效，質(zhì)控設(shè)計(jì)審批分為兩級(jí)審批有承擔(dān)項(xiàng)目的部室長(zhǎng)與分院領(lǐng)導(dǎo)兩級(jí)。質(zhì)控設(shè)計(jì)在提交前，處于編輯狀態(tài)，設(shè)計(jì)提交后由承擔(dān)項(xiàng)目部室領(lǐng)導(dǎo)與分院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。提交后的與審批后的質(zhì)控設(shè)計(jì)除管理人員外任何人不得修改。質(zhì)量控制設(shè)計(jì)提交后系統(tǒng)提供任務(wù)警示通知相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。部室長(zhǎng)不得審批其他部室的項(xiàng)目質(zhì)控設(shè)計(jì)。如果審批人將設(shè)計(jì)打回，可將設(shè)計(jì)直接打回到提交人的桌面，同時(shí)進(jìn)行任務(wù)警示提醒設(shè)計(jì)人。系統(tǒng)將質(zhì)控設(shè)計(jì)審批記錄存放在質(zhì)控設(shè)計(jì)審批記錄表中，該表記錄質(zhì)控設(shè)計(jì)的提交時(shí)間、審批時(shí)間、審批人和審批結(jié)果信息。

2.6 項(xiàng)目質(zhì)量控制

項(xiàng)目子任務(wù)表中每個(gè)執(zhí)行者都承擔(dān)一些測(cè)線任務(wù)，在需要質(zhì)控時(shí)執(zhí)行人可提交測(cè)線申請(qǐng)質(zhì)控，申請(qǐng)人提交時(shí)系統(tǒng)計(jì)算出測(cè)線的質(zhì)控點(diǎn)位置以及當(dāng)前質(zhì)控點(diǎn)的級(jí)別，系統(tǒng)同時(shí)可將進(jìn)行質(zhì)控的消息任務(wù)警示給相關(guān)的質(zhì)控人員。質(zhì)控人員完成質(zhì)控時(shí)，系統(tǒng)可以根據(jù)項(xiàng)目質(zhì)控設(shè)計(jì)表中當(dāng)前質(zhì)控點(diǎn)的級(jí)別通知下一個(gè)質(zhì)控人進(jìn)行質(zhì)控。如果測(cè)線完成了當(dāng)前質(zhì)控點(diǎn)質(zhì)量控制任務(wù)，系統(tǒng)判斷項(xiàng)目所有測(cè)線是否都已完成該質(zhì)控點(diǎn)的所有質(zhì)量控制任務(wù)，如果項(xiàng)目所屬測(cè)線均完成該質(zhì)控點(diǎn)質(zhì)量控制系統(tǒng)根據(jù)質(zhì)控提交時(shí)間自動(dòng)填寫(xiě)項(xiàng)目設(shè)計(jì)計(jì)劃進(jìn)度表中對(duì)應(yīng)點(diǎn)的實(shí)際完成時(shí)間。質(zhì)控不通過(guò)時(shí)系統(tǒng)將不通過(guò)信息直接通知到之前的質(zhì)控者與申請(qǐng)人。不論質(zhì)控通過(guò)與不通過(guò)，質(zhì)控信息都通知申請(qǐng)人。