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1.收費標準多項目多單一收費手段難以適應(yīng)
隨著社會經(jīng)濟對教育需求的不斷增加,現(xiàn)在的高校成人教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,在校生規(guī)模迅速擴大。成人學(xué)歷教育、自學(xué)考試、第二學(xué)歷教育到各類專業(yè)培訓(xùn)班等各種成人教育辦學(xué)層次,來適應(yīng)廣大學(xué)員的需求。由于成人繼續(xù)教育辦學(xué)靈活形式多樣:如脫產(chǎn)、函授、業(yè)余、自考等的多層次(有???、專升本、專接本、高升本、第二學(xué)歷)教育形式,也有各類專業(yè)的培訓(xùn)班、提升班等應(yīng)運而生。這種狀況形成了成人教育收費項目多、收費標準多的一大特色,使單一傳統(tǒng)的現(xiàn)金收繳手工開票方式已不能適應(yīng)當前的成人教育收費管理需求。這給成人教育收費管理帶來一定的難度。
2.各自辦班不利統(tǒng)一管理
成人教育的高速發(fā)展,高校高層對成人教育的管理尚未跟上當前的形勢。許多高校對成人教育工作的主要考核指標仍是經(jīng)費的上繳指標的完成情況。且高校對成教學(xué)院(系、部)投入不夠,管理機制不完善,造成各二級學(xué)院自主牽頭辦班,直接向?qū)W生收取學(xué)雜費,學(xué)校財務(wù)部門對其收費工作不易控制和管理,極易造成違法違規(guī)亂收費、私設(shè)小金庫等違法行為。各二級學(xué)院自主辦班,還造成了辦班重復(fù)、辦學(xué)成本高、高校整體效益低、惡意競爭等的不良成人教育辦學(xué)環(huán)境,使成人教育收費管理加大了難度。
3.職能管理部門工作脫節(jié)
成人教育收費管理不僅僅是高校財務(wù)部門的工作,還應(yīng)涉及到校內(nèi)各個部門的配合。如果各管理部門各自為政,不能密切配合,各部門信息數(shù)據(jù)不能有效的共享,就會造成成人教育收費管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)一些漏洞。如學(xué)生一人有兩個學(xué)號兩個收費信息,同名同姓的學(xué)生的繳費記錄有張冠李戴的現(xiàn)象。另外,成人教育的學(xué)生大多是社會上成人,其流動性大,轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況發(fā)生頻繁,如此多數(shù)據(jù)變動,財務(wù)部門不能及時掌握第一手資料數(shù)據(jù),將會造成少收、錯收、漏收,甚至沒收一分錢就拿到證書的情況發(fā)生。有不少的學(xué)生未能按時上課、按時畢業(yè)造成收費的時間不統(tǒng)一、跨度長的狀況,也給成人教育收費管理帶來不小的難度。
二、應(yīng)對高校成人教育收費管理中存在問題的解決措施
1.完善成人教育收費管理的內(nèi)控制度
制訂學(xué)生繳費的管理辦法,公開收費制度,公示收費依據(jù)、收費項目、收費標準,做到依法收費,接受社會、學(xué)生、家長的監(jiān)督,提高收費透明度。高校根據(jù)自身特點,不斷完善收費業(yè)務(wù)的流程設(shè)計,使各種收費均在學(xué)校財務(wù)管理的控制下。對由各個二級學(xué)院和其他部門代收的培訓(xùn)費、輔導(dǎo)費、報名費、聯(lián)合辦學(xué)學(xué)費等,統(tǒng)一及時繳歸財務(wù)部門,并按規(guī)定開具正式票據(jù),嚴格杜絕部門私設(shè)“小金庫”。嚴格規(guī)范學(xué)生因降級、轉(zhuǎn)學(xué)、開除、休學(xué)、復(fù)學(xué)等變動,而要求財務(wù)部門變更應(yīng)收款的手續(xù)。嚴格加強收費收據(jù)的領(lǐng)用和核銷制度,核銷時應(yīng)審核票款是否相符,是否按規(guī)定項目、規(guī)定標準收費等。制度與流程的建立與嚴格遵守是成人教育收費工作最基本、最重要的要求。對出納、收費系統(tǒng)管理、審核結(jié)算不相容崗位要嚴格按照互相分離的原則科學(xué)設(shè)置,建立健全授權(quán)審批制度,明確招生、教務(wù)、學(xué)工、財務(wù)等職能部門的職責(zé),建立有效的監(jiān)督檢查機制,優(yōu)化財務(wù)環(huán)境,提高高校成人教育收費管理的內(nèi)控水平。
2.加強統(tǒng)一管理,建全管理機制
應(yīng)當在高校設(shè)立成人教育管理部門——成人教育院(系、部)統(tǒng)一管理其一切事務(wù),或?qū)W校成人教育院(系、部)牽頭,各二級學(xué)院具體承辦的管理體制,但成人教育學(xué)生收費必須納入高校成人教育收費系統(tǒng)統(tǒng)一管理。從而能在源頭上抑制私自亂收費、私設(shè)小金庫、個人私自辦班等的違規(guī)違法行為。成人教育實行了統(tǒng)一的管理,成人教育工作的主要考核指標可由上繳指標的完成情況為主,上升為以考核可持續(xù)、快發(fā)展、增效益的管理指標為主的成人教育學(xué)院管理模式。高校成人教育有了統(tǒng)一的管理,是高校成人教育事業(yè)上規(guī)模、提效益、促發(fā)展的重要條件,也是做好高校成人教育收費管理工作的先決保證。
3.各職能部門有機協(xié)調(diào),高效聯(lián)動
許多企業(yè)沒有設(shè)定符合實際的成本和財務(wù)目標,結(jié)果導(dǎo)致重大虧損和現(xiàn)金流問題。利潤流失不僅僅是經(jīng)濟滑坡造成的,它還反映出企業(yè)未投入必要的時間和精力,開展至關(guān)重要的銷售和需求預(yù)測活動。
做好預(yù)測其實并不像聽起來那么難。正確地運用成熟的預(yù)測技術(shù)能顯著提高利潤。具體來說,在規(guī)則指導(dǎo)下用統(tǒng)計學(xué)方法進行預(yù)測,并制定更為動態(tài)的企業(yè)全面規(guī)劃,能夠去除運營決策中的一些猜測因素,讓預(yù)測的焦點重返優(yōu)化盈利,而非等事情發(fā)生了再去"救火"。據(jù)GartnerGroup稱,成功實施統(tǒng)一預(yù)測流程的企業(yè)至少可望獲得10%的收入增長。
由于競爭對手和市場狀況變化莫測,許多高層經(jīng)理人對預(yù)測的準確性表示懷疑。但許多大型企業(yè)如通用電氣和沃爾瑪已經(jīng)找到可靠的預(yù)測方法,并在整個企業(yè)范圍加以運用。
走出預(yù)測的誤區(qū)
首先要淘汰無效技術(shù)。有些企業(yè)使用非常復(fù)雜的模型,卻沒有適當?shù)匕哑髽I(yè)的供應(yīng)商和分銷商網(wǎng)絡(luò)考慮在內(nèi),從而使結(jié)果不可靠。
而在另一個極端,許多企業(yè)過分依賴銷售人員和經(jīng)理的意見來產(chǎn)生結(jié)果。證據(jù)顯示,不管他們多么富有經(jīng)驗,這些人員的意見可能導(dǎo)致不確切的結(jié)果。因為他們往往:
混淆目標(希望)和預(yù)測(現(xiàn)實);以為自己的個人判斷比統(tǒng)計預(yù)測更可靠;預(yù)測結(jié)論為本職能部門服務(wù),不信任其他部門的預(yù)測;高估營銷攻勢以及其他收入管理行動的效果。
不要依賴于公司單個部門的預(yù)測結(jié)論。例如,財務(wù)、制造和銷售等職能部門可能各自獨立地產(chǎn)生預(yù)測結(jié)論,但沒有一個部門監(jiān)控其他部門預(yù)測中的變動因素,并修正自身的預(yù)測結(jié)論以反映這些變動。
有這些問題的企業(yè)必須解決若干技術(shù)事項,才能創(chuàng)建可靠的財務(wù)預(yù)測。所需要的數(shù)據(jù)通常分布在多個系統(tǒng)中,如財務(wù)、生產(chǎn)、銷售和供應(yīng)鏈。在大多數(shù)企業(yè)中,獲取所有這些數(shù)據(jù)幾乎是一件無法完成的任務(wù)。但如果信息技術(shù)的構(gòu)造能整合這些不同的系統(tǒng),員工提取數(shù)據(jù)就會相對容易些。
許多企業(yè)還需要進而解決流程問題,這就要實施系統(tǒng)的、跨部門的預(yù)測方法。還應(yīng)考慮企業(yè)政治和信任問題。
六種最佳預(yù)測實踐
有些企業(yè)已經(jīng)開始采取措施改善其預(yù)測能力。制造和零售領(lǐng)域的許多企業(yè)認識到,疏忽大意的預(yù)測標準導(dǎo)致了高庫存和低利潤。
為解決這個困擾各方的問題,一些制造商和零售商聯(lián)合開發(fā)了一套標準,用于整個供應(yīng)鏈規(guī)劃和預(yù)測。貿(mào)易伙伴運用"協(xié)作規(guī)劃、預(yù)測和補貨"(CPFR),就共同的經(jīng)營目標和措施達成一致,攜手制定銷售和運作計劃,并通過電子化協(xié)作更新銷售預(yù)測和補貨計劃。參與各方還運用標準方法收集供應(yīng)商和顧客的意見,并采用標準數(shù)據(jù)格式產(chǎn)生銷售預(yù)測結(jié)論。
采用CPFR的企業(yè)包括伊斯曼柯達、貨物零售商JCPenney、金佰利-克拉克(Kimberly-Clark)、凱馬特(Kmart)、那比斯科(Nabisco)和沃爾瑪。根據(jù)制造業(yè)咨詢公司IndustryDirections的調(diào)查,采用CPFR標準的企業(yè),其預(yù)測準確率提高了約20%。例如,沃爾瑪?shù)?網(wǎng)上零售鏈"系統(tǒng)向公司5,000多家供應(yīng)商中的3,500家提供每周預(yù)測數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)讓人觀測到沃爾瑪?shù)牧闶刍顒?,幫助供?yīng)商改進其預(yù)測,在正確的時機向零售商提品。然而,大多數(shù)企業(yè)對預(yù)測流程投資不力或者欠妥。
根據(jù)零售和其他行業(yè)公司的經(jīng)驗,現(xiàn)已出現(xiàn)由以下6種最佳預(yù)測實踐組成的一套方法:
標準化輸入
標準化預(yù)測方法
預(yù)測頻率
限制偏向
測量績效
采取協(xié)作式銷售和運營規(guī)劃
盡管情形各異,遵循這些實踐的企業(yè)都將提高其預(yù)測能力。成功的原因遠不只是購買最精巧的軟件。收益來自于更好的數(shù)據(jù)、人員、流程和工具。
首先要標準化輸入到銷售預(yù)測流程中的信息。如果你的銷售代表都遵守同樣的規(guī)則對商機加以分類,預(yù)測模型每次就能基于相似的數(shù)據(jù)標準運行。
標準化就是要以統(tǒng)一的規(guī)則對銷售機會加以分類。首先,你要界定銷售周期的階段。然后,界定需要取得什么樣的進展才能進一步上升到下一階段。最后,根據(jù)標準規(guī)則,確定簽約的幾率??偟膩碇v,輸入的信息應(yīng)該基于事實而非主觀意見。
最普遍的預(yù)測方法是時間序列模型,它依據(jù)的是將當前情形跟過去類似階段進行統(tǒng)計比較。它能讓人們觀察當前的活動,預(yù)見未來的結(jié)果。
有了時間序列模型,你可以根據(jù)以往預(yù)測的準確度或偏差度,對預(yù)測結(jié)論加以調(diào)整,使得當前的預(yù)測更為可靠。譬如,你在新的季度開始前5周作預(yù)測,你回顧以往季度開始前5周所做的預(yù)測,將預(yù)測結(jié)論跟實際結(jié)果比較,然后相應(yīng)地調(diào)整新的預(yù)測結(jié)論。
認可數(shù)據(jù)而非直覺
許多企業(yè)擁有收集數(shù)據(jù)點并運行預(yù)測模型的應(yīng)用軟件。包括ERP和"供應(yīng)鏈及需求規(guī)劃"軟件中的財務(wù)和預(yù)算模塊。
時間序列模型最適合于短期預(yù)測。如果需要做中長期(即超過6個月)預(yù)測,時間序列方法就不能揭示出必須考慮的長期趨勢。
大多數(shù)企業(yè)每季度或每個月產(chǎn)生預(yù)測結(jié)論。如果所要求的精確程度和回應(yīng)速度較高,這樣往往是不夠的。在某些情況下,采用實時企業(yè)預(yù)測模型的公司每周就要做一次預(yù)測。你越早更新預(yù)測結(jié)論,就能越早知道哪些領(lǐng)域需要幫助,需要對生產(chǎn)層面做哪些調(diào)整,應(yīng)該如何調(diào)整預(yù)算。
預(yù)測頻率過低會導(dǎo)致預(yù)算和實際結(jié)果的嚴重脫節(jié)。當然,你不希望停頓業(yè)務(wù),光做預(yù)測。但一般來說,預(yù)測頻率越高,其結(jié)論就越準確。
盡管所有工具和研究顯示相反的結(jié)果,許多商務(wù)人士仍認為自己的判斷比成熟的統(tǒng)計技術(shù)更準確。這些偏向性難以預(yù)料,因為在不同的時間有不同人員參與預(yù)測流程。預(yù)測流程中混入個人偏向性,將削弱比較歷史數(shù)據(jù)的意義。
最佳做法是限制個人主觀預(yù)測??偟膩碚f,要相信數(shù)據(jù)和統(tǒng)計模型而非直覺。如果你必須加入個人判斷,也要等統(tǒng)計模型產(chǎn)生了預(yù)測結(jié)果之后,而不是在此之前。
要持續(xù)改進任何舉措,績效測定都是至關(guān)重要的,預(yù)測流程也不例外。你需要系統(tǒng)的方法來評審預(yù)測失誤,不斷改進自己公司的流程和模型。最佳途徑是組建任務(wù)團隊,評審以往的預(yù)測。最好由高層經(jīng)理組成委員會,其使命是改善數(shù)據(jù)、流程和執(zhí)行中的薄弱點。
有效實施預(yù)測流程
運用統(tǒng)一的輸入信息和標準模型做出更好的預(yù)測后,協(xié)作性規(guī)劃流程就要在全公司和所有供應(yīng)商當中開始運作。該流程稱為"銷售與運營規(guī)劃"(S&OP),通常每周進行一次,涵括所有主要經(jīng)營領(lǐng)域。它將基線預(yù)測跟供應(yīng)鏈限制、資源可利用性、營銷-促銷信息以及其他相關(guān)運營信息結(jié)合在一起。
結(jié)果就產(chǎn)生了整套供需計劃和財務(wù)計劃。這些計劃用來平衡供需,處理需求薄弱領(lǐng)域,并利用各種機會。要確保所有經(jīng)營領(lǐng)域都追求相同的目標。下面是實施有效預(yù)測流程的若干建議:
為當前運營樹立基準。將自己的預(yù)測方法跟行業(yè)和其他公司的最佳實踐相比較。對公司內(nèi)部的預(yù)測人員做調(diào)查,然后將結(jié)果與行業(yè)調(diào)查作比較。
教育預(yù)測人員和用戶。由于大多數(shù)商學(xué)院都不講授預(yù)測,許多經(jīng)理人不懂得預(yù)測。要在方法、程序和應(yīng)用方面對經(jīng)理人進行教育。針對改進的可能性,解釋為何值得花時間去做。
組建跨職能任務(wù)團隊。將中層預(yù)測人員和業(yè)務(wù)經(jīng)理組成團隊,調(diào)查企業(yè)的基準,然后確定期望的方法和成果。這種討論會可以演化為常設(shè)任務(wù)團隊,實施所需要的全企業(yè)變革。
評估數(shù)據(jù)質(zhì)量。你的機會管理流程是全公司統(tǒng)一的嗎?是否始終如一地在每個領(lǐng)域為每個產(chǎn)品捕捉信息?員工們是否及時利用系統(tǒng),使數(shù)據(jù)達到高質(zhì)量?你很可能會發(fā)現(xiàn)許多不一致,關(guān)鍵在于找出并解決這些不一致的地方。要讓企業(yè)不同部門代表組成的控制委員會參與進來。
實施溝通流程。設(shè)計糟糕的流程可能導(dǎo)致預(yù)測者和使用者之間的裂痕。這是預(yù)測中常見的陷阱。要避免這樣,必須確保仔細規(guī)劃自己傳達預(yù)測結(jié)論的流程。要確保預(yù)測者和使用者就數(shù)據(jù)的格式和數(shù)量達成一致意見。
重新設(shè)計公司規(guī)劃流程。準確的預(yù)測應(yīng)該成為公司規(guī)劃流程的關(guān)鍵驅(qū)動力,而這要求大多數(shù)企業(yè)完全改變其規(guī)劃方式。不應(yīng)該只是每季度運用不同的假定,從各個領(lǐng)域推導(dǎo)出計劃,計劃應(yīng)該更為動態(tài),可依據(jù)預(yù)測的變化短期內(nèi)進行調(diào)整。