建設(shè)單位檔案管理精選(九篇)

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第1篇：建設(shè)單位檔案管理范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

第2篇：建設(shè)單位檔案管理范文

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；保密工作

檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，它是再現(xiàn)歷史真實(shí)原貌的文獻(xiàn)資料。隨著現(xiàn)代科技進(jìn)步，以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體的信息化建設(shè)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域并正在拓展著我們傳統(tǒng)的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，檔案信息化建設(shè)就是這一過程中產(chǎn)生的新領(lǐng)域。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)將當(dāng)今的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使其部分取代傳統(tǒng)的檔案收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等操作環(huán)節(jié)，使原來依靠檔案管理人員手工操作完成的工作由計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備手段完成?？梢哉f事業(yè)單位檔案管理工作將進(jìn)入信息化管理時(shí)代新紀(jì)元。

1 目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

目前事業(yè)單位在檔案管理方面的工作普遍存在一些問題。首先專職檔案管理人員數(shù)量不足，有些人員既要負(fù)責(zé)檔案管理工作又要負(fù)責(zé)其他日常事務(wù)，且檔案管理崗前培訓(xùn)，定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)需要占用一定工作時(shí)間，這容易出現(xiàn)培訓(xùn)內(nèi)容不足，培訓(xùn)時(shí)間不達(dá)標(biāo)等情況，造成檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。其次，部分檔案管理者缺乏統(tǒng)一認(rèn)識，工作內(nèi)容流于形式，思想上較為被動(dòng)，認(rèn)為只要檔案材料不丟失、不損毀、不泄密就行，對收集來的材料沒有經(jīng)過認(rèn)真辨識，或?qū)⒉环蠙n案內(nèi)容要求的材料裝入檔案盒。這種情況不利于維護(hù)認(rèn)識檔案的嚴(yán)肅性與真實(shí)性，往往在需要查看檔案以便了解個(gè)人履歷、辦理手續(xù)時(shí)因檔案收集、整理、歸檔、裝訂不及時(shí)出現(xiàn)資料銜接不上或部分重要證明文件遺失，給個(gè)人甚至集體造成損失。再次，事業(yè)單位檔案管理制度是制約檔案管理工作內(nèi)容的有效機(jī)制。但有些單位檔案管理制度不規(guī)范、不健全，這就大大降低了檔案所具有的利用價(jià)值和真實(shí)性，或者有些單位雖然有一些管理方面的制度，管理人員卻在工作環(huán)節(jié)上疏于執(zhí)行，停留于表面現(xiàn)象，沒有讓制度發(fā)揮實(shí)際作用，如：案卷標(biāo)題、序號編目不夠規(guī)范，案卷整理不系統(tǒng)，目錄內(nèi)容與實(shí)際案卷資料不符，甚至一些案卷都沒有卷內(nèi)目錄。最后，現(xiàn)行的檔案檢索效率偏低。當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位還是手工檢索案卷材料，人為操作必然存在信息誤差，這不僅不利于優(yōu)化管理人員隊(duì)伍，也降低了檔案使用率。以上這些情況也不利于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)及維護(hù)工作。

2 事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容及方法

傳統(tǒng)檔案通常以紙張作為媒介，記錄下當(dāng)時(shí)發(fā)生的事件。由于紙質(zhì)檔案需要占用大量空間，通常需要一間或幾間檔案室儲(chǔ)存檔案資料。而且紙質(zhì)容易受環(huán)境因素影響，溫度、濕度、光照、有害氣體都會(huì)影響紙質(zhì)檔案的使用壽命，一旦損壞很難恢復(fù)原狀，這給檔案的完整性帶來較大威脅。其次，一般來說紙質(zhì)檔案形成后沒有備份文件，且借閱、查找、使用較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力，從而降低了人事檔案利用效率。在信息化的社會(huì)環(huán)境背景下，信息化建設(shè)的諸多優(yōu)點(diǎn)將為傳統(tǒng)檔案管理帶來變革性的影響。

在事業(yè)單位檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理模式結(jié)合過程中，我們可以將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化編輯，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮以及掃描技術(shù)將歷史形成的紙質(zhì)、聲像文件進(jìn)行系統(tǒng)分類建立檔案信息庫。其次，事業(yè)單位信息化建設(shè)也包括進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)編輯，檔案網(wǎng)站是檔案管理機(jī)構(gòu)在公共服務(wù)平臺上建立的站點(diǎn)，提供相關(guān)檔案信息服務(wù)，同時(shí)可作為檔案信息化建設(shè)的交流平臺和宣傳窗口。再次，數(shù)字檔案館建設(shè)也是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，第一步，應(yīng)正確認(rèn)識什么是事業(yè)單位檔案信息化，強(qiáng)化信息意識。但是相對而言，目前多數(shù)管理人員沒有正確把握檔案信息化工作的重要性和發(fā)展趨勢，或以經(jīng)費(fèi)不足、人手不夠等原因推遲甚至擱置檔案信息化的建設(shè)，從而阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。第二步，檔案管理者應(yīng)該加快檔案管理的硬件建設(shè)，計(jì)算機(jī)、數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等是建立信息化管理必備的硬件條件，需要給予較大力度的政策與資金支持。第三步，應(yīng)對檔案管理人員就計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、電子文件歸檔與保存、數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、安全管理、數(shù)字化檔案資源長期保存等內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使相關(guān)人員更好掌握相關(guān)技術(shù)，讓檔案信息化建設(shè)更好地服務(wù)于事業(yè)單位的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)。

在上述檔案信息化建設(shè)過程中，保密工作應(yīng)被予以特別強(qiáng)調(diào)重視。檔案的信息化建設(shè)是一把“雙刃劍”，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟和廣泛應(yīng)用，檔案的保密工作成為每一位檔案管理人員所面臨的新的課題。如何檔案信息化建設(shè)過程中做好保密工作呢？首先，要加大檔案保密工作宣傳力度，讓使用者明確法律責(zé)任與違法行為界限等，通過對相關(guān)法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí)，強(qiáng)化保密意識，增強(qiáng)全員的保密法制觀念。其次，改善檔案信息化建設(shè)的軟硬件條件。傳統(tǒng)的檔案管理工作只需考慮加強(qiáng)檔案資料存放場所的自然條件，但是在檔案信息化建設(shè)環(huán)境下所利用的服務(wù)器、存儲(chǔ)媒介、軟件以及網(wǎng)絡(luò)等都應(yīng)具備很高的安全防范措施。檔案的存儲(chǔ)和利用是由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的，而這些系統(tǒng)是由許多部分組成，每個(gè)小的失誤都會(huì)造成不可挽回的損失，如錄入錯(cuò)誤、密級不清、誤刪操作、突然地?cái)嚯姷取?/p>

不僅如此，還要防范計(jì)算機(jī)病毒和黑客入侵檔案保密系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)庫被盜損壞。針對這些可能發(fā)生的情況，我們在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中必須積極采取防范措施。第一、為應(yīng)付電子檔案文件、數(shù)據(jù)丟失或損壞等可能出現(xiàn)的意外情況，應(yīng)將存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)復(fù)制到磁帶等大容量存儲(chǔ)設(shè)備中進(jìn)行備份，備份方式有：定期磁帶備份數(shù)據(jù)、遠(yuǎn)程磁帶庫、光盤庫備份、遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫備份等；第二、運(yùn)用“防火墻”技術(shù)，電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進(jìn)行訪問控制規(guī)則設(shè)置，保證通過網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制；第三、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)，它是一種對網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行即時(shí)監(jiān)視，在發(fā)現(xiàn)可疑傳輸時(shí)發(fā)出警報(bào)或者采取主動(dòng)反應(yīng)措施的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。第四，在存放電子檔案場所內(nèi)加裝監(jiān)控系統(tǒng)，可有效的防止無關(guān)人員進(jìn)入場所，也可監(jiān)督檔案管理人員日常的檔案保管工作。

在檔案信息化保密管理系統(tǒng)中，應(yīng)實(shí)行控制源頭、集中管理、分級負(fù)責(zé)、突出重點(diǎn)、協(xié)調(diào)促進(jìn)的原則。承擔(dān)檔案信息化系統(tǒng)工程建設(shè)的系統(tǒng)集成、綜合布線、軟件開發(fā)、服務(wù)咨詢及工程監(jiān)理等單位，必須通過檔案行政管理部門和保密工作部門的保密審查，檔案信息化系統(tǒng)工程建設(shè)的保密管理實(shí)行審核備案制度。而且，檔案信息化建設(shè)單位的保密管理人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審查，并保持相對穩(wěn)定。檔案行政管理部門和保密工作部門應(yīng)定期組織有關(guān)培訓(xùn)和考核。

第3篇：建設(shè)單位檔案管理范文

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理

事業(yè)單位檔案的信息化管理離不開信息技術(shù)與手段的發(fā)展。伴隨著我國的改革開放，我國的各項(xiàng)事業(yè)都得到了前所未有的進(jìn)步，尤其是一些起步較晚的行業(yè)，乘著改革開放的東風(fēng)，踏上了高速發(fā)展的道路。在電子信息技術(shù)發(fā)展的過程當(dāng)中，國家的重視程度也在不斷的增加，并將信息技術(shù)運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中。事業(yè)單位的檔案管理便是其中之一，隨著信息技術(shù)的增加，檔案管理工作的效率也在不斷的增加，但是，這其中仍然存在著不少問題，本文就針對這幾方面進(jìn)行研究。

1事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢及存在的問題

1.1事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢。一個(gè)新事物的出現(xiàn)必然尤其自身的優(yōu)勢，才能逐漸的取代舊事物。信息技術(shù)管理手段也不例外，相比較于傳統(tǒng)的管理方式，檔案信息化管理在儲(chǔ)存上更加的便利。傳統(tǒng)的檔案信息以紙質(zhì)信息為主，在保存的過程當(dāng)中需要十分的注意，否則可能會(huì)造成檔案信息受損，使得檔案管理工作出現(xiàn)失誤。另外，傳統(tǒng)的檔案信息的載體為紙張，隨著事業(yè)單位人員的更迭與增加，檔案信息的增多，紙質(zhì)信息的數(shù)量也在不斷的增加，信息變得繁雜，在進(jìn)行調(diào)度使用的時(shí)候十分困難。紙質(zhì)信息對于環(huán)境的要求較高，需要防潮防熱的優(yōu)良環(huán)境才可以儲(chǔ)存。這些都是傳統(tǒng)的檔案管理的缺陷所在，但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理可以避免這些缺陷，突破了環(huán)境的限制，只要沒有磁場干擾，都可以進(jìn)行檔案信息的管理與儲(chǔ)存。并且，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，通過信息化的手段能夠使得檔案的查閱與調(diào)動(dòng)更加合理，更加明確。并且在查閱的過程當(dāng)中不會(huì)縮短檔案的使用壽命。而傳統(tǒng)的紙張隨著翻閱次數(shù)的增多耐久度會(huì)逐漸的下降，使得檔案信息受損。這些都是事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢所在。

1.2對檔案工作的重視程度不足。雖然信息化的檔案管理具備如此之多的優(yōu)點(diǎn)，但是，在發(fā)展的過程當(dāng)中，也有一些因素在制約著它的發(fā)展。雖然我國的信息化進(jìn)程較快，電子信息技術(shù)在高速的發(fā)展，但相比較于歐美等發(fā)達(dá)國家，我國的信息化水平較低是不爭的事實(shí)。因此，一些單位對于信息化的手段不是很容易接受，存在一定的抵觸情緒。并且，某些單位對于自身的檔案管理工作的重視程度不足。隨著競爭的日益激烈，事業(yè)單位往往更加注重自身的發(fā)展?fàn)顩r，對于一些內(nèi)部的信息重視程度不足，尤其是與事業(yè)單位人員相關(guān)的檔案管理當(dāng)中，投入的力量更加稀少。必然會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)不健全，在這種不健全的體系上，難以將檔案管理信息化進(jìn)行有效的推廣，進(jìn)一步阻礙事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展。因此，如何加強(qiáng)事業(yè)單位的重視程度，健全事業(yè)單位的檔案管理體系成為當(dāng)前諸多工作人員研究的重點(diǎn)所在。

1.3檔案管理信息化建設(shè)存在弊端。之前提到我國的信息化發(fā)展速度雖然很快，但是，發(fā)展的時(shí)間仍然較短。這種短時(shí)間發(fā)展的缺陷便是人們對其的重視程度不足。一些事業(yè)單位不愿意進(jìn)行檔案管理方式的改革，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理手段與模式，既依舊采用紙質(zhì)檔案信息的管理手段。雖然這種手段在長期的采用過程當(dāng)中自有一套模式，并被諸多的工作人員所熟知，但是，這也難以掩蓋它效率低下，信息容易缺失等缺陷。并且，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的信息化管理是大勢所趨，如果不勇于改變，必然會(huì)導(dǎo)致日后的信息化工作更加難以有效的開展。紙質(zhì)信息的管理容易出現(xiàn)信息缺失，某些重要信息的缺失會(huì)對事業(yè)單位產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。由此可見，進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設(shè)是彌補(bǔ)檔案管理工作當(dāng)中的漏洞與缺陷的關(guān)鍵所在，如何進(jìn)行有效的建設(shè)也是難題之一。

2事業(yè)單位檔案管理信息化存在問題的解決手段

2.1加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視。事業(yè)單位檔案管理的信息化是時(shí)展的產(chǎn)物，是大勢所趨，是任何人不可逆轉(zhuǎn)的。因此，想要進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的信息化有效建設(shè)，就一定要對事業(yè)進(jìn)行足夠的重視。要幫助事業(yè)單位的管理人員與工作人員逐漸的意識到傳統(tǒng)的檔案管理手段所存在的漏洞與缺陷，這種漏洞與缺陷可能在短時(shí)間內(nèi)難以被重視，但是，隨著信息數(shù)量的增多，必然會(huì)導(dǎo)致檔案工作變得越來越困難，檔案的調(diào)用與查閱也變得越來越復(fù)雜。然而采用信息化管理手段可以有效的解決這些問題。要把信息化管理的優(yōu)點(diǎn)展現(xiàn)給事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)看，讓他們意識到改變檔案管理手段可以極大的提升工作的效率，降低工作中出現(xiàn)失誤的可能性。只有這樣，才能夠?yàn)闄n案的信息化體系建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

2.2注重檔案管理信息化的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質(zhì)信息為主的，一些單位不敢進(jìn)行改變，只采用傳統(tǒng)的手段進(jìn)行信息管理，這樣做的缺陷便是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息積累越來越多。如果日后進(jìn)行檔案管理方式的改革，必然會(huì)導(dǎo)致工作量更加的繁瑣。因此，注重檔案管理信息化的創(chuàng)新，保證它能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式的缺陷，增加工作的效率性，避免工作當(dāng)中出現(xiàn)的失誤。這樣做，極大的方便了工作人員進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，在進(jìn)行檔案信息的管理調(diào)度時(shí)，也能夠極大的節(jié)約時(shí)間，提升查詢的效率。才能夠極大的增加檔案管理的安全性，避免檔案信息出現(xiàn)缺失或者泄漏等現(xiàn)象。

2.3健全制度并提升工作人員的素質(zhì)。暴露在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息管理中的缺陷之一便是相關(guān)從業(yè)人員的素質(zhì)不足。事業(yè)單位在選擇相關(guān)的檔案管理人員時(shí)通常是從其他的崗位上進(jìn)行調(diào)動(dòng)。這種調(diào)動(dòng)在應(yīng)付傳統(tǒng)的檔案管理工作上缺陷暴露的不是很明顯。但是，檔案管理的信息化的專業(yè)性相對較強(qiáng)，如果不采用具備相應(yīng)專業(yè)素質(zhì)的人才，便容易導(dǎo)致工作過程出現(xiàn)失誤。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理崗位人員招聘的時(shí)候，一定要選擇具備相應(yīng)專業(yè)知識技能的人才，在招聘時(shí)進(jìn)行技能考核，只有具備相應(yīng)的能力才能夠被錄用。或者某些進(jìn)行過相關(guān)檔案信息化管理的人員，具備一定的工作經(jīng)驗(yàn)也能增加管理的效率，降低管理的失誤。對于一些在崗的人員，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期的職業(yè)技能培訓(xùn)，安排他們參加課程，以免他們的專業(yè)能力逐漸落伍，難以跟上時(shí)代的潮流。只有提升了人員的素質(zhì)，才能保證檔案信息化管理的有效進(jìn)行。

3結(jié)論

就事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢及存在的問題進(jìn)行討論，發(fā)現(xiàn)了檔案工作的重視程度不足以及檔案管理信息化建設(shè)存在的一系列弊端。對這些問題提出了相應(yīng)的解決手段，包括加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視，注重檔案管理信息化的創(chuàng)新以及健全制度并提升工作人員的素質(zhì)，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明.新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J].黑龍江檔案，2013（4）：211.

第4篇：建設(shè)單位檔案管理范文

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)深入到各行各業(yè)之中，企業(yè)也逐步進(jìn)入到信息化管理的時(shí)代。在事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理中檔案管理方式也發(fā)生了一定的變化，從傳統(tǒng)的管理方式不斷更新到網(wǎng)絡(luò)信息化管理，為事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展與完善創(chuàng)造了機(jī)會(huì)。為此，論述了現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)，分析了檔案信息化管理對事業(yè)單位的作用，并就事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與完善提出了一些建議，希望能夠促進(jìn)檔案信息化管理的完善，促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理信息化；意義；策略

中圖分類號：

F49

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2014）22016402

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理模式也在不斷完善。對于事業(yè)單位內(nèi)部各種各樣的檔案，有些事業(yè)單位還沒有做到完善有效的管理。事業(yè)單位的檔案管理不僅會(huì)對單位領(lǐng)導(dǎo)者的決策產(chǎn)生一定的影響，也影響到單位內(nèi)部人才的培養(yǎng)和考核。目前，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的產(chǎn)生和各種各樣的檔案管理軟件的誕生，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步邁向現(xiàn)代信息化。所以說，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。

1事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1比傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)更有環(huán)境優(yōu)勢

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是依靠紙張來對檔案進(jìn)行記錄，由于紙張自身的因素，很容易遭受蟲蛀，在比較潮濕的環(huán)境下還非常容易發(fā)霉，所以許多檔案資料都不能實(shí)現(xiàn)長久的保存。并且在對檔案保存的過程中，還必須要考慮保存檔案資料的外界環(huán)境，時(shí)刻保證檔案的完整性，不被各種因素所破壞。這就導(dǎo)致傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)工序太過復(fù)雜繁瑣，對人力資源的消耗量也比較多。如果將檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，就完全可以將單位的各種檔案資料直接存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)電子磁盤中，還可以將各種檔案進(jìn)行備份，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理方式相比，檔案的信息化管理對環(huán)境的要求僅僅是干燥無磁場，既保證了檔案的安全性，又節(jié)省了空間、人力，比傳統(tǒng)的檔案管理更具環(huán)境優(yōu)勢。

1.2檔案的使用、查詢更加方便快捷

傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案的整理、分類、存儲(chǔ)工作非常復(fù)雜，如果要對一份檔案進(jìn)行查詢、借閱那么程序也是很繁瑣。而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，可以迅速查找出我們所需要的各種檔案資料。并且在查詢檔案資料時(shí)，查閱流程非常方便，還可以保證檔案資料的完整性，絲毫不會(huì)對檔案以及檔案的存儲(chǔ)環(huán)境造成破壞。所以說，檔案的信息化管理在使用和查詢上都非常方便、快捷，比傳統(tǒng)的檔案管理方式占有較大的優(yōu)勢。

2檔案管理信息化對事業(yè)單位的作用

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)對單位的現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的意義。檔案信息化管理可以更加深入地開發(fā)事業(yè)單位的檔案信息資源，在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，有利于單位人員對檔案的信息更加方便快速的查閱、檢索，提高了事業(yè)單位的工作效率。

2.1檔案管理的信息化建設(shè)為事業(yè)單位的信息化建設(shè)指明了方向

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理中重要的組成部分。隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)電子設(shè)備在企業(yè)內(nèi)部的廣泛應(yīng)用，隨之也產(chǎn)生了許多電子信息文件，如何提高這些資源的共享性，正確高效地將這些資源實(shí)現(xiàn)有效的管理、儲(chǔ)存和運(yùn)用，成為事業(yè)單位檔案管理工作必須要面對的重要問題。而檔案管理的信息化可以有效的將這些檔案資源進(jìn)行逐一的分類管理，不僅保證了單位內(nèi)部資源的安全性，還促進(jìn)了單位的信息化管理。

2.2檔案管理信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式和途徑

檔案管理信息化使檔案有原來的以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮印⒕W(wǎng)絡(luò)為平臺，計(jì)算機(jī)錄入的方式；同時(shí)，檔案管理的信息化也使檔案管理的職能得到了一定的拓展，由檔案管理傳統(tǒng)的保存與運(yùn)用職能，轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案信息資源的采集、存儲(chǔ)、管理以及提供各種服務(wù)。另外，檔案管理信息化還有效處理了傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)空上的沖突，檔案信息化管理可以使我們在任意的網(wǎng)絡(luò)位置，任意的時(shí)間快速查詢到我們所需求的檔案信息資源，大大解決了時(shí)間、地點(diǎn)的限制，提高了事業(yè)單位檔案資源的利用率，起到了服務(wù)事業(yè)單位和促進(jìn)檔案管理建設(shè)的雙重作用。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化

要想完善事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)，必須要提高事業(yè)單位檔案管理人員對檔案管理信息化的認(rèn)識，不斷提高檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度，深化檔案的信息化管理，使事業(yè)單位檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案管理信息化的優(yōu)勢和意義，逐漸接受檔案管理形式的新轉(zhuǎn)變，支持檔案信息化管理建設(shè)工作。另外，還要對事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)。通過對事業(yè)單位檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，快速提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，只有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平得到一定程度的提高，才能保障事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行；同時(shí)還要提升檔案管理員的信息獲取能力、鑒定能力以及評估能力，促進(jìn)檔案管理人員各項(xiàng)專業(yè)能力的不斷提高，使檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能夠充分發(fā)揮出自身的價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的有效實(shí)施。

3.2明確事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo)

隨著事業(yè)單位科學(xué)化和現(xiàn)代化管理的逐漸深入，事業(yè)單位的檔案管理更應(yīng)該以信息化管理作為保障，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息手段不斷更新的大環(huán)境下，信息技術(shù)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作中必不可少的工具。所以，事業(yè)單位管理者必須要在單位檔案管理的目標(biāo)中及時(shí)明確信息化管理這一發(fā)展方向，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化，對事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)徹底的改造，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)真正融入到事業(yè)單位的檔案管理工作體系中，只有這樣，才能更為明確的指引事業(yè)單位的檔案管理目標(biāo)，才能將事業(yè)單位檔案管理的各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)變得更加的準(zhǔn)確、快捷和方便，從而使檔案管理工作更好的為事業(yè)單位、廣大群眾以及社會(huì)進(jìn)行全面的服務(wù)。

3.3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理平臺的建設(shè)

對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)來說，信息技術(shù)是事業(yè)單位檔案管理工作中最核心的部分。信息技術(shù)不僅可以提高企業(yè)的工作速度和安全性，還逐漸深入到各行各業(yè)，成為各個(gè)行業(yè)工作中不可缺少的工作手段?？茖W(xué)有效的檔案信息化管理手段可以加強(qiáng)單位內(nèi)部各種檔案的錄入、檢索、整合以及存儲(chǔ)等多項(xiàng)工作，使復(fù)雜、無聊的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和材料傳送工作變得簡約方便。事業(yè)單位的檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以利用信息化平臺，在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源的共享，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺幫助單位內(nèi)部的工作人員共同解決工作中各種問題，使工作人員之間可以經(jīng)常溝通并交換意見，并方便單位內(nèi)部人員及時(shí)的查找、檢查、調(diào)整、檔案信息，使單位的檔案管理工作變得更加系統(tǒng)、科學(xué)和規(guī)范。所以說，加強(qiáng)檔案信息化管理交流平臺的建設(shè)可以有效地加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)及時(shí)應(yīng)用到事業(yè)單位的實(shí)際的工作中。另外，在事業(yè)單位的檔案管理信息化工作中還可以引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將單位檔案進(jìn)行合理地保管，不斷提高檔案管理和保存的安全性，為現(xiàn)代化信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的逐漸深入利用奠定一定的基礎(chǔ)。

4結(jié)束語

總而言之，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步與科技技術(shù)發(fā)展，檔案管理信息化成為事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的必然趨勢。檔案管理的信息化保證了單位檔案的準(zhǔn)確性和安全性，使事業(yè)單位的管理更加科學(xué)有效。所以事業(yè)單位的管理者必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展，采取必要的措施，完善檔案管理的信息化建設(shè)，明確單位檔案管理的目標(biāo)，將傳統(tǒng)的檔案管理與信息化管理相結(jié)合，并采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺，對單位的檔案實(shí)施數(shù)字化信息管理，不斷提高檔案管理工作完整性和時(shí)效性，不斷提高事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]林華.信息時(shí)代如何做好檔案管理工作[J].科技信息，2010，（21）.

[2]張勇.檔案信息化管理中計(jì)算機(jī)的重要性[J].黑河學(xué)刊，2011，（06）：101103.

[3]羅麗英.聘用制下事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].邢臺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（6）：6061.

第5篇：建設(shè)單位檔案管理范文

在信息迅速發(fā)展的時(shí)代，不管是個(gè)人還是集體、組織，每天都通過網(wǎng)絡(luò)等手段獲取大量外界消息，尤其大型企業(yè)和事業(yè)組織單位每天都面對著各種各樣復(fù)雜的資料和消息，要處理各種各樣的問題，要想高效利用這些資料，不得不加強(qiáng)對這些資料的管理，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，整齊有序地整理和規(guī)劃這些包含大量重要消息和資料的檔案文件，使相關(guān)工作人員及時(shí)迅速地獲取和處理這些信息，解決相應(yīng)問題，這是使事業(yè)單位有效運(yùn)行、高效完成工作和任務(wù)的重要途徑和保障。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案；信息化管理；方法策略

古往今來，很多重要資料都是通過文件檔案記錄和整理的，如歷史文獻(xiàn)的記載、辦公文件等，之所以選擇文檔，是因?yàn)檫@樣比較方便查閱，便于管理。當(dāng)然，隨著時(shí)代的發(fā)展，文章的載體已經(jīng)悄悄發(fā)生了變化，由古代的紙變?yōu)榱爽F(xiàn)代的新網(wǎng)絡(luò)，以前把相關(guān)信息都記錄在紙質(zhì)文件上，而現(xiàn)在則不同，科技在不斷發(fā)展，人們收集和整理信息的方式和途徑逐漸多元化。但有一點(diǎn)不變的是，對這些文檔的整理工作相當(dāng)重要，因?yàn)閷@些文檔進(jìn)行管理是否節(jié)省成本和原料，是否科學(xué)合理，將極大地影響工作效率，影響人們對其進(jìn)行使用的便利性。

一、當(dāng)前我國文檔管理工作存在哪些問題

經(jīng)過長時(shí)間發(fā)展，我國在事業(yè)單位文檔管理工作方面已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是縱觀整體，依然存在一些問題。

1.專業(yè)從事工作的人員不足。

在這一工作中，很少有人有豐富的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的管理知識，單位很少對工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員整體素質(zhì)比較低下，達(dá)不到工作規(guī)定的要求，工作時(shí)不懂得如何科學(xué)合理地對文檔進(jìn)行整理和分類。另外，進(jìn)行文檔整理時(shí)，工作人員沒有專業(yè)知識，容易發(fā)生無意間損壞文檔的事情，如較陳舊的紙質(zhì)檔案一不注意就容易破損，而保存在電腦上的文檔則可能由于工作人員不當(dāng)操作而消失或者缺少。

2.高層工作人員沒有意識到文檔管理工作的重要性。

很多高層工作者并未把這一工作放在心上，認(rèn)為這一工作的處理無關(guān)輕重，因此派一些沒有學(xué)習(xí)過專業(yè)管理知識也沒有經(jīng)過培訓(xùn)的員工進(jìn)行這一項(xiàng)工作，其結(jié)果就是文檔管理不合理，查閱不便，大大影響其他工作進(jìn)行，降低單位的整體工作效率。很多領(lǐng)導(dǎo)往往忽略這一問題，沒有清醒地認(rèn)識到做好文件檔案的管理工作是做好其他工作的基礎(chǔ)。

3.對文檔的管理不科學(xué)不合理。

很多單位對文檔的管理固守傳統(tǒng)，沒有跟上時(shí)代的步伐，沒有借鑒現(xiàn)代科學(xué)合理的方法，也沒有借助高超的科學(xué)技術(shù)，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會(huì)因?yàn)楦鞣N意外而損壞，導(dǎo)致一些信息丟失，因此相關(guān)工作人員應(yīng)該借助電腦等工具和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對相關(guān)檔案進(jìn)行存檔，防止其意外丟失，同時(shí)要進(jìn)行整理和排序。

二、實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

1.有助于提高工作效率。

實(shí)現(xiàn)信息化將更有利于管理工作進(jìn)行，使工作人員對文檔的管理更便利、更省力［1］。

2.便于查閱。

將文檔進(jìn)行整理、劃分后，實(shí)現(xiàn)資料信息化，便于閱讀者快速操作，進(jìn)行查閱［2］。

3.有利于保障文檔的安全。

對文檔進(jìn)行信息化處理之后，能有效防止相關(guān)文件丟失和損壞，有的記錄在紙上的文檔會(huì)因?yàn)槌睗竦仍虺霈F(xiàn)字跡模糊不清等問題，或者由于蟲咬出現(xiàn)破損現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)缺頁情況，導(dǎo)致信息不全情況。如果借助網(wǎng)絡(luò)對這些檔案加以處理和保存，就能有效避免不理想情況產(chǎn)生。

4.有利于為人民帶來利益。

對文檔進(jìn)行合理管理后，將大大提高事業(yè)單位的工作效率，為人民群眾創(chuàng)造更多利益［3］。

三、如何實(shí)現(xiàn)信息化

1.加強(qiáng)信息化管理宣傳，使工作人員認(rèn)識到其重要性。

要想實(shí)現(xiàn)信息化這一目標(biāo)，首先必須做到的是認(rèn)識到這一工作的重要性，工作人員應(yīng)當(dāng)了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結(jié)果和做不好的嚴(yán)重后果，只有清醒地意識到這些，才能真正認(rèn)真地對待這些工作。提高重視意識，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強(qiáng)宣傳，讓上至上層領(lǐng)導(dǎo)下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會(huì)努力做好這項(xiàng)工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創(chuàng)造更多利益。

2.科學(xué)合理管理文檔。

工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新知識，充分利用現(xiàn)代化科技手段完成文檔整理和保存工作。首先必須對各種資料進(jìn)行合理歸類，然后仔細(xì)檢查這些文檔是否有缺損，是否需要補(bǔ)全資料，最后將文檔進(jìn)行有序整理，使其便于查閱?？傊?，工作人員要仔細(xì)認(rèn)真對待工作內(nèi)容，規(guī)范化地操作，使工作有條理地完成，這樣能避免一些不恰當(dāng)?shù)牟僮魇д`帶來的文件破壞或者丟失。另外，工作人員的規(guī)范操作有利于提高單位工作效率，為其他人員工作減輕負(fù)擔(dān)，帶來輕松。

3.加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)。

毫無疑問，要想很好地完成這一工作，需要具有更高素質(zhì)、更強(qiáng)能力的人執(zhí)行。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)招聘具有專業(yè)知識的人員進(jìn)行操作，但是，由于精通檔案管理的人才比較缺乏，而且學(xué)習(xí)了專業(yè)知識的人有理論，但不一定有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此，單位應(yīng)當(dāng)定期對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，既能不斷為其補(bǔ)充專業(yè)知識，有利于總結(jié)更多經(jīng)驗(yàn)，又有利于他們及時(shí)更新知識，跟上時(shí)代步伐，更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成工作，優(yōu)化工作方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

4.加大資金投入，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

要想做好這一工作，硬件設(shè)備和外在條件也很重要，如優(yōu)良的硬件設(shè)備便于工作人員更輕松、更精準(zhǔn)地操作，舒適的工作環(huán)境有利于工作人員身心愉悅，從而提高工作效率，因此，單位應(yīng)當(dāng)加大資金投入，為管理工作人員配備良好性能的設(shè)備及空調(diào)等其他硬件設(shè)施，將更有利于工作高效進(jìn)行和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

四、總結(jié)

隨著時(shí)展，我們需要對信息進(jìn)行收集和整理，其中一個(gè)很重要的工作就是檔案管理。然而，在這個(gè)信息量巨大且復(fù)雜的社會(huì)和時(shí)代，這一工作變得困難，因此要加強(qiáng)信息化管理，將對單位發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步創(chuàng)造巨大推動(dòng)力。

作者：付巍 單位：白城市洮北區(qū)民政局

參考文獻(xiàn)：

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第6篇：建設(shè)單位檔案管理范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程 監(jiān)理單位檔案管理 監(jiān)理檔案

所謂的建設(shè)工程是人類有組織、有目的、大規(guī)模的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，是固定資產(chǎn)再生產(chǎn)過程中形成綜合生產(chǎn)能力或發(fā)揮工程效益的工程項(xiàng)目，是指建造新的或改造原有的固定資產(chǎn)。監(jiān)理單位則是受業(yè)主委托對工程建設(shè)進(jìn)行第三方監(jiān)理的具有經(jīng)營性質(zhì)的獨(dú)立的企業(yè)單位。它以專業(yè)的知識、技術(shù)，協(xié)助用戶解決復(fù)雜的工程技術(shù)問題，并會(huì)收取一定的監(jiān)理費(fèi)，同時(shí)對其提供的建筑工程監(jiān)理服務(wù)承擔(dān)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)責(zé)任，做好各項(xiàng)檔案管理工作。

一、檔案管理的重要性

監(jiān)理事業(yè)不斷發(fā)展，監(jiān)理的項(xiàng)目不斷增加，監(jiān)理制度已成為我國工程建設(shè)中的一項(xiàng)重要制度。監(jiān)理單位要根據(jù)制度做好檔案管理工作。建設(shè)工程監(jiān)理單位本身有著顯著的特點(diǎn)，與工程勘察、設(shè)計(jì)、建筑施工大有不同。監(jiān)理單位在接受業(yè)主方委托的前提下，與業(yè)主方協(xié)商一致并簽訂相關(guān)的監(jiān)理委托合同，它不以實(shí)物形式體現(xiàn)。換句話說，它是為了保證建設(shè)工程項(xiàng)目質(zhì)量能夠達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，提供一種高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)。監(jiān)理檔案能夠真實(shí)有效地反映出該工程的管理水平和投資效益，保證工程質(zhì)量；監(jiān)理工程師在項(xiàng)目管理過程中監(jiān)理工作有沒有到位、處理問題的方法是否公平合理、工作效益如何在建設(shè)產(chǎn)品中體現(xiàn)等等。因此，建設(shè)工程監(jiān)理檔案受到了業(yè)主方與監(jiān)理單位的高度重視。它記錄著整個(gè)建設(shè)工程的真實(shí)過程，是工程施工、驗(yàn)收的依據(jù)，更是質(zhì)檢的重要依據(jù)。

二、建設(shè)工程監(jiān)理單位檔案管理工作存在的問題

1、 監(jiān)理人員檔案意識不夠重視

在工程建設(shè)中，抓進(jìn)度、抓質(zhì)量、抓目標(biāo)，監(jiān)理人員往往把主要的精力花在三抓上，忽略了檔案的管理工作，對檔案管理的意識不夠強(qiáng)烈，對原始資料的形成、收集不夠重視，對檔案的一些原始資料認(rèn)識不夠清楚，種種原因造成了原始資料不規(guī)范，如填寫的內(nèi)容不準(zhǔn)確，簽署不全、不明，表格不符合標(biāo)準(zhǔn)，字跡潦草難以辨別，資料遺失等等。歸檔又不及時(shí)，資料散而亂，監(jiān)理檔案是整個(gè)工程項(xiàng)目的一個(gè)重要組成部分，與業(yè)主檔案，設(shè)計(jì)檔案，施工檔案等都有著重要的聯(lián)系，有相聯(lián)、相交，缺一不可。再加上建設(shè)周期長，人員的變動(dòng)也是相當(dāng)大，沒有合理的做好歸案時(shí)間，會(huì)嚴(yán)重造成原始資料的流失，滯留在職工個(gè)人手中。歸檔范圍、責(zé)任不清晰，容易造成歸檔范圍的交叉和混淆,導(dǎo)致重復(fù)歸檔或者歸檔不完整。

2、 承包商質(zhì)保體系未通過審查

在工程開工之前，監(jiān)理單位沒有要求承包商填報(bào)相關(guān)的《承包單位申請書》。監(jiān)理單位未按照相關(guān)程序要求承包商提供企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照，資質(zhì)證書，企業(yè)技術(shù)、單位工程技術(shù)、專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人，單位工程技術(shù)負(fù)責(zé)人，專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目經(jīng)理，工長(施工員)，質(zhì)量檢查員，分包技術(shù)負(fù)責(zé)人等姓名、性別、職務(wù)、職稱、崗位證書編號的復(fù)印件報(bào)送項(xiàng)目監(jiān)理部審核。

3、 建設(shè)工程監(jiān)理人員素質(zhì)不佳

因?yàn)楣こ痰谋O(jiān)理難度比較大，對監(jiān)理人員的素質(zhì)要求高是情有可原的。第一，工程建設(shè)不僅規(guī)模大，而且工期緊，監(jiān)理人員要有一個(gè)健康的身體，才能應(yīng)付此工程。但是，在很多工程監(jiān)理部中，部分監(jiān)理人員都是年紀(jì)比較大的，像一些總監(jiān)及項(xiàng)目技術(shù)總工，年齡更是大到可以退休了，難以應(yīng)付高強(qiáng)度的工作。

4、 建設(shè)工程監(jiān)理產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到合同要求

工程工期緊，設(shè)計(jì)與施工并行交織的情況時(shí)有發(fā)生，管理人員應(yīng)該如何制定出科學(xué)有效的管理辦法。像供水系統(tǒng)、排水系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、空調(diào)通風(fēng)系統(tǒng)、氣體消防、煙感系統(tǒng)、電力、電信、照明、自動(dòng)控制系統(tǒng)、閉路電視、公用電視天線、電梯、電話總機(jī)、背景音樂廣播系統(tǒng)及智能卡系統(tǒng)等這些室內(nèi)工程以及附屬工程有給排水管道、電力管道、通訊管道、工藝管道、園林綠化、路燈系統(tǒng)及道路等室外工程，項(xiàng)目監(jiān)理部最終沒有制定出相應(yīng)的對策來解決，在使用的過程中質(zhì)量問題不斷出現(xiàn)，使工程工期不得不滯后，影響完工時(shí)間。

三、有效解決建設(shè)工程監(jiān)理單位檔案中的管理工作

1、 做好日常檔案工作

給檔案管理制作出一個(gè)達(dá)標(biāo)升級，只不過是為了做好檔案工作的一個(gè)起點(diǎn)，我們要深刻意識到，要有不斷鞏固、完善、發(fā)展和提高，才能做好檔案工作，日常檔案工作每一個(gè)環(huán)節(jié)我們都不能忽略，要認(rèn)真對待，堅(jiān)持長抓不懈。工程建設(shè)規(guī)模逐年遞增，建設(shè)項(xiàng)目不斷加大，專職檔案員的工作壓力非常大，為了減少工作人員的壓力，最大限度地確保各人手上檔案資料不積壓、不流失，保證檔案工作質(zhì)量，可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)收集各種檔案資料，定時(shí)檢查收集工作。

2、 建立健全的管理體制、制度

為了加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理職責(zé)，我們可以成立以工程項(xiàng)目總監(jiān)為責(zé)任人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)置專職檔案監(jiān)理員，并將檔案工作納入工作責(zé)任制，加大考核力度。建立健全檔案管理制度,規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標(biāo)準(zhǔn)。明確監(jiān)理檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時(shí)有力,檔案收集整理有章可循。

3、 利用網(wǎng)絡(luò)信息化

監(jiān)理檔案管理工作的目的就是要通過各種方式對工程檔案的開發(fā)利用，讓檔案中的儲(chǔ)存信息能夠在最快的時(shí)間里成為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，讓一個(gè)保管狀態(tài)的資源變成可以利用的資料，發(fā)揮工程檔案的依據(jù)，備用作力，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。所謂的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化就是將數(shù)字化檔案信息置于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，根據(jù)提供的平臺相互交流。舉個(gè)例子，在線咨詢業(yè)務(wù)，可以通過電子郵件、BBS、QQ聊天工具、網(wǎng)絡(luò)電話、語音信息等不同的網(wǎng)絡(luò)方式，向檔案工作都提出在檔案的利用過程中遇到的各類問題，并解決，來滿足用戶的咨詢需要。為了更好的保護(hù)檔案原件，可以制作成在線閱覽，既可方便用戶查詢，又可以提高檔案的利用率，何樂而不為！

四、結(jié)論

綜上所述，建設(shè)監(jiān)理檔案是伴隨著建設(shè)監(jiān)理活動(dòng)而生產(chǎn)的，在工程建設(shè)中，監(jiān)理單位對檔案管理的過程中，存在著諸多的問題，我們只有不斷完善及重視對監(jiān)理檔案的管理，才能更好的拓展和強(qiáng)化這個(gè)檔案新領(lǐng)域的工作，才能更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，對于發(fā)揮它的綜合效益和功能有著積極意義和作用。

參考文獻(xiàn)：

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[3].田哲遠(yuǎn)．建設(shè)工程監(jiān)理檔案的管理原則及其監(jiān)理檔案管理[J].城建檔案.2004,3(5):1230-1234.

第7篇：建設(shè)單位檔案管理范文

1.檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實(shí)施電子管理時(shí)需要采用OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)了無紙化管理，但存在數(shù)據(jù)丟失、無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應(yīng)通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，通過信息化的管理方式充分發(fā)揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時(shí)能有效節(jié)省檔案管理中所耗費(fèi)的財(cái)力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程可以充分利用現(xiàn)代信息傳輸通道高速傳播檔案數(shù)據(jù)，單位中的各部門與員工可直接利用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，這就有助于實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。另一方面，加快信息化管理建設(shè)，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權(quán)的情況下直接整理檔案數(shù)據(jù)信息，無需通過打印、復(fù)印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統(tǒng)檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時(shí)可節(jié)省大量的人力及財(cái)力。此外，實(shí)現(xiàn)信息化管理可以利用電子數(shù)據(jù)庫取代紙質(zhì)檔案，避免因紙質(zhì)檔案受到時(shí)間、環(huán)境及溫度等影響而出現(xiàn)模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。

2.電力單位檔案管理信息化建設(shè)分析

2.1加快信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)進(jìn)程

電力單位應(yīng)根據(jù)檔案管理要求及自身經(jīng)營情況對信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進(jìn)新興檔案管理技術(shù)，并積極采用現(xiàn)代管理模式提高電力單位內(nèi)部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設(shè)提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并在此基礎(chǔ)上提升信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統(tǒng)，利用管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理系統(tǒng)的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統(tǒng)可以及時(shí)、順利發(fā)送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強(qiáng)的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施[3]。此外，應(yīng)加快電力單位紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程，確保電子數(shù)據(jù)檔案的全面性，以便為信息化管理構(gòu)建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質(zhì)檔案時(shí)要注重管理好原檔案，及時(shí)修正電子化檔案，利用軟件平臺系統(tǒng)化管理電子化檔案。在電子化檔案的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，可以采用現(xiàn)代管理理論建設(shè)檔案應(yīng)用質(zhì)量管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)接口，采用不同的數(shù)據(jù)交換分支，包括發(fā)電廠等相關(guān)單位的數(shù)據(jù)交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2建立起信息化管理的保障體系

為了確保檔案管理的信息化建設(shè)能夠順利完成，則應(yīng)建立起相應(yīng)的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機(jī)制。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理過程的實(shí)施均需要電力單位中的相關(guān)人員實(shí)現(xiàn)有效配合，溝通是配合的基礎(chǔ)，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實(shí)現(xiàn)有效溝通，明確各相關(guān)部門在檔案信息化管理中的職責(zé)，在實(shí)現(xiàn)通力配合的基礎(chǔ)上保障信息化管理建設(shè)過程的穩(wěn)定性與持續(xù)性。其次，要建立起安全保障與防護(hù)體系。建立起現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，所有應(yīng)注重調(diào)整或提高信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，保證在關(guān)鍵時(shí)刻信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)急，避免電力領(lǐng)域中的技術(shù)科研成果及具有獨(dú)立知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息被非法竊取。第三，應(yīng)注重建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系，確保信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、使用與運(yùn)行過程均有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實(shí)現(xiàn)檔案信息共享[4]。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理體系應(yīng)包括系統(tǒng)操作規(guī)范體系、安全運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)體系及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)工作，為檔案的信息化管理建設(shè)提供有力的人才保障。在人才培養(yǎng)方面，可通過建立激勵(lì)制度培養(yǎng)素質(zhì)較高的檔案信息化管理專業(yè)人才，從而為信息化管理提供人力資源。

2.3完善檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

相對完善的信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結(jié)合電力單位檔案管理的實(shí)際情況，可以采用以下設(shè)計(jì)方案。在系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)方面，管理系統(tǒng)應(yīng)具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時(shí)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統(tǒng)計(jì)功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)所運(yùn)用的技術(shù)方案時(shí)，可以采用OAIS系統(tǒng)，OAIS系統(tǒng)可在J2EE平臺中運(yùn)行，且具有可擴(kuò)展與標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，適用于建設(shè)數(shù)字化檔案館。OAIS系統(tǒng)可支持多種數(shù)據(jù)庫關(guān)系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協(xié)議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)據(jù)計(jì)算、管理功能、數(shù)據(jù)處理功能及應(yīng)用程序，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)可應(yīng)用RMI技術(shù)，該技術(shù)能夠使管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程移交，將檔案管理部門下級單位數(shù)據(jù)傳輸?shù)街鞴軝C(jī)構(gòu)所使用的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中[5]。此外，在采用上述系統(tǒng)管理電力單位檔案時(shí)可以采用以下實(shí)施步驟：第一，對單位總部與下屬機(jī)構(gòu)所使用的信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)，保證各個(gè)系統(tǒng)之間的文件管理、歷史檔案管理實(shí)現(xiàn)無縫對接。第二，應(yīng)確保單位總部能夠使用統(tǒng)一界面完成下屬機(jī)構(gòu)檔案信息的查閱工作，同時(shí)使下屬機(jī)構(gòu)中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎(chǔ)上建立具有分布式、開放性特征的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。

第8篇：建設(shè)單位檔案管理范文

人員不足，專業(yè)化程度低。目前，很多事業(yè)單位的人事檔案管理信息化隊(duì)伍中復(fù)合型人才少，信息化管理專業(yè)化程度較低。大部分事業(yè)單位的人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，如不會(huì)把干部檔案捆綁成卷，這將可能破壞原始檔案的完好度，造成紙張的磨損，導(dǎo)致重要信息模糊，導(dǎo)致人事檔案的案卷達(dá)不到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。

管理效率不高，檔案利用率低。不少事業(yè)單位的人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，等待領(lǐng)導(dǎo)、公證處等人員來查閱，缺乏主動(dòng)精神；人事檔案利用時(shí)，只能提供一些膚淺表面的人員基本情況如黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、退工等方面，而真正用于人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預(yù)測等方面的較少，由于某些檔案中還存在虛假不真實(shí)的成分，如有的人沒有上過大學(xué)，卻把原有的低學(xué)歷拔高。雖然此類檔案占了少數(shù)，但卻影響了人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用和歷史價(jià)值。

檔案管理體制不完善。隨著市場體制發(fā)展需要，國家在人事制度、戶籍制度、居住證制度等方面作了相應(yīng)的措施，使人口流動(dòng)性越來越大。這些流動(dòng)人員形成了大量人事檔案流動(dòng)量，增大了檔案管理的工作量和難度。由于我國實(shí)行“檔隨人走”的原則，檔案流動(dòng)性的增加，增大了人事檔案信息的錄入量，有時(shí)候還會(huì)因?yàn)榱鲃?dòng)性過大而導(dǎo)致了信息錄入的不及時(shí)。往往該人的檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)遞到了某管理檔案的機(jī)構(gòu)，但由于輸入不及時(shí)，導(dǎo)致個(gè)人查不到自己檔案會(huì)十分著急，擔(dān)心自己檔案的下落，還會(huì)影響其辦理其他手續(xù)，如落戶手續(xù)等等。

事業(yè)單位人事檔案的信息化管理和改革的建議

事業(yè)單位人事制度改革是我國事業(yè)單位整體改革的重要組成部分。隨著人事制度改革的不斷深化，事業(yè)單位用人制度也在發(fā)生著變化。這就要求人事管理部門在管理方式和管理技術(shù)上都要有創(chuàng)新，以適應(yīng)實(shí)際管理工作的需要。因此，建立一個(gè)信息完整、反應(yīng)迅速、靈活高效的人事管理信息系統(tǒng)是非常必要的。

增強(qiáng)人事檔案管理信息化的意識。建設(shè)信息化觀念的建設(shè)是人事管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。管理的信息化，首先應(yīng)該是觀念的信息化。因此，要重視和加強(qiáng)信息化觀念建設(shè)。在建設(shè)過程中，需要各級領(lǐng)導(dǎo)、人事管理干部和廣大職工的共同努力。

在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險(xiǎn)、不思進(jìn)取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，認(rèn)真搞好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。

對領(lǐng)導(dǎo)者來說，應(yīng)站在事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度重視信息化建設(shè)，不斷增強(qiáng)信息化意識，逐步養(yǎng)成自覺使用數(shù)據(jù)資料和人事信息的良好習(xí)慣。同時(shí)，對本單位的信息化建設(shè)給予相當(dāng)?shù)年P(guān)注和支持，參與建設(shè)方案的制定和部署。

對人事工作者來說，要在工作中能運(yùn)用各種數(shù)據(jù)處理方法，深入挖掘和發(fā)現(xiàn)有用信息，為事業(yè)單位人事管理的科學(xué)決策提供可靠依據(jù)。同時(shí)，做好信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，使信息化建設(shè)的各項(xiàng)規(guī)劃能夠真正落到實(shí)處。

著力解決檔案管理技術(shù)信息化的資金問題。在人事管理信息化建設(shè)中，資金問題是一個(gè)非常重要的問題。很多事業(yè)單位，不是不重視信息化建設(shè)，也不是沒有相應(yīng)的人才，就是沒有足夠的專項(xiàng)資金作保障。資金問題已經(jīng)成為人事管理信息化建設(shè)的瓶頸。而人事管理信息化是一個(gè)循序漸進(jìn)的動(dòng)態(tài)過程，要不斷發(fā)展，就要有持續(xù)不斷地投入。這樣的投入，不僅是對信息系統(tǒng)設(shè)備的資金投入，還有對人員進(jìn)行培訓(xùn)的費(fèi)用投入。因此，高度重視和妥善解決信息化建設(shè)的資金問題，并做好持續(xù)投入的準(zhǔn)備，是十分重要的。

提高改革的質(zhì)量。圍繞改革、服務(wù)于改革，事業(yè)單位要從三個(gè)角度來講。

對于事業(yè)單位的工作人員來說，為了確保干部人事檔案信息化管理達(dá)標(biāo)升級工作質(zhì)量，檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，定期對檔案有關(guān)的各種材料進(jìn)行認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)，對有疑問、不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行反饋溝通，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，以保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性；以日常人事工作內(nèi)容為基礎(chǔ)，建立人事管理信息系統(tǒng)。按照人事管理工作內(nèi)容，利用人事管理軟件，以模塊的方式建立滿足日常工作需要的人事管理信息系統(tǒng)。其系統(tǒng)功能包括：人事檔案管理、各項(xiàng)工資業(yè)務(wù)管理、人員招聘管理、績效考核管理、專業(yè)技術(shù)人員及高級專家管理、離退休人員管理等。

從政府的角度，雖然政府也出臺了不少檔案管理方面的條例，但是真正每條都按照條例辦事的幾乎沒有，對于施行這些條例的力度不夠。流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全、移交不及時(shí)。這些原因都導(dǎo)致了流動(dòng)人員檔案管理中難以按時(shí)歸檔并使之齊全完整，使得檔案丟失、缺少、涂改、不真實(shí)等情況出現(xiàn)，增加了人事檔案管理的難度。這就要求國家政府出臺更加嚴(yán)密、更加具體、更切合實(shí)際、更具法律效力的條款。

第9篇：建設(shè)單位檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化建設(shè)

在事業(yè)單位管理工作中，人事檔案管理是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，對管理水平以及質(zhì)量的提升具有很大的促進(jìn)意義。通常，由于人事檔案管理工作的系統(tǒng)性很強(qiáng)，所以其經(jīng)常會(huì)存在很多問題，影響了管理效率。并且，現(xiàn)階段，以往的人事檔案管理手段以及理念具有較強(qiáng)的滯后性，如果不能及時(shí)更新，對事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展十分不利。故而，事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化對信息技術(shù)的重視，合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)。

1事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展的價(jià)值分析

針對事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，其主要是嚴(yán)格依照國家相關(guān)法律法規(guī)，切實(shí)地對社會(huì)管理職能進(jìn)行履行，社會(huì)價(jià)值非常大。通常情況下，我國公民的檔案很多都是交由事業(yè)單位相關(guān)人事管理部門進(jìn)行保存和備案，以確保其在需要的時(shí)候，能夠更加快速地找到檔案所在地，提升工作的便利性[1]。同時(shí)，通過對人事檔案管理工作分析，也可以將其看作為社會(huì)人力資源的整合，從國家的層面和角度研究，人才戰(zhàn)略是實(shí)現(xiàn)國家長久發(fā)展的主要路徑，而強(qiáng)化對事業(yè)單位人事檔案的管理，則是對人力資源進(jìn)行整合的過程，能夠保證事業(yè)單位在日后的人力資源管理階段，更加順利且便捷，不斷地對人力資源整合效率進(jìn)行提升，進(jìn)而從整體的角度上推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程。

2事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)問題分析

2.1信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)缺乏健全性

當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，也強(qiáng)化了對信息技術(shù)的應(yīng)用，力求可以從整體的層面上對人事檔案管理工作的效率及職能進(jìn)行提升。通常情況下，在具體的人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要應(yīng)用到很多機(jī)械設(shè)備，特別是一些硬件以及軟件設(shè)備[2]。但是，綜合現(xiàn)階段的事業(yè)單位人事檔案管理工作水平來看，其在設(shè)備配置層面，存在較強(qiáng)的滯后性，不能夠?qū)υO(shè)備以及信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新，也無法積極的對現(xiàn)代化信息設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，致使人事檔案管理工作的進(jìn)行存在了很大的問題。同時(shí)，在工作開展期間，所采用的手段仍然是手動(dòng)操作，即便有計(jì)算機(jī)設(shè)備，也無法將其功能和價(jià)值綜合發(fā)揮出來，最終使得的人事檔案管理工作停滯不前，信息化建設(shè)效果一直得不到有效提高。

2.2對人事檔案管理不夠重視

對于人事檔案管理工作來說，其是事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的工作，但是從目前的情況來看，也是事業(yè)單位最不重視的一項(xiàng)工作。一般而言，如果不能科學(xué)的對人事檔案進(jìn)行管理，或者檔案管理不認(rèn)真、不到位，那么人事檔案就會(huì)存在損壞或者丟失問題，無法對人才進(jìn)行深入挖掘，甚至還會(huì)造成人才流失的情況，為事業(yè)單位造成了非常嚴(yán)重的損失[3]?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在發(fā)展期間，領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理的認(rèn)識具有較強(qiáng)的片面性，淺顯的認(rèn)為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料，對人事檔案的查詢以及調(diào)查的職責(zé)進(jìn)行切實(shí)履行，只要不發(fā)生人事檔案丟失以及損壞等事件，那么就說明工作已經(jīng)做到位。因而，這種從安于現(xiàn)狀的落后思想，很大程度上對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)造成了干擾，阻礙了管理效率的提高。

2.3人事檔案管理工作機(jī)制缺乏健全性

任何一項(xiàng)工作的開展，其都需要有完善的機(jī)制作為約束。因此，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，也不例外，必須要依托于健全的管理機(jī)制，只有這樣，才能夠保證人事檔案管理質(zhì)量以及效率得到提升。針對人事檔案管理機(jī)制來說，其具體涵蓋人事檔案的調(diào)動(dòng)、分類、查閱以及保管等，不管哪一個(gè)部分出現(xiàn)缺失，或者是哪一個(gè)方面不能夠做到位，都會(huì)在很大程度上影響管理的水平。比如：如若人事檔案調(diào)動(dòng)機(jī)制缺乏合理性，那么就非常容易對人事檔案調(diào)動(dòng)人員造成心理困擾，也會(huì)出現(xiàn)人事檔案丟失以及損壞等情況[4]。再比如：如果不能夠合理的對人事檔案進(jìn)行開發(fā)、利用，及時(shí)進(jìn)行完善，那么就會(huì)使得優(yōu)秀的人才被埋沒，甚至還會(huì)出現(xiàn)人才流失等問題，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定建設(shè)。

3事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展路徑分析

3.1對信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，往往都會(huì)采用紙質(zhì)檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益繁瑣，耗費(fèi)的時(shí)間以及人力也相對較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對人事檔案進(jìn)行調(diào)檔的過程中，還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強(qiáng)的穩(wěn)定性。因而，為了可以從整體的角度上對管理效率進(jìn)行提升，降低檔案管理出現(xiàn)問題的幾率，那么還應(yīng)該強(qiáng)化對檔案信息化建設(shè)力度，在具體的建設(shè)階段，應(yīng)該充分的對計(jì)算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，合理地將存儲(chǔ)在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用掃描儀，科學(xué)的對檔案進(jìn)行整合、加工以及管理[5]。同時(shí)，在人事檔案管理信息化建設(shè)期間，也可以將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案依照規(guī)定，統(tǒng)一的進(jìn)行管理，科學(xué)的輸入到計(jì)算機(jī)中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對管理人員，其也需要嚴(yán)格的依照各項(xiàng)規(guī)章制度，合理操作，保證人事檔案管理工作的進(jìn)行相對有序和順利，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享。

3.2強(qiáng)化對人事檔案管理工作的重視

面對現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作中管理人員不重視的問題，要想能夠有效地解決，更好地達(dá)到人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，那么就一定要給予檔案管理工作一定的重視。一方面，管理人員應(yīng)該全面地對檔案進(jìn)行整理，依照不同的原則，科學(xué)的對檔案進(jìn)行分類和存檔，以便檔案管理具有較強(qiáng)的真實(shí)性以及實(shí)用性。另一方面，在具體的操作階段，應(yīng)該嚴(yán)格的依照人事檔案管理流程開展，能夠切實(shí)的根據(jù)相關(guān)管理機(jī)制來進(jìn)行執(zhí)行，堅(jiān)決不能夠出現(xiàn)擅自處理資料的情況，提升人事檔案的保密性，促進(jìn)管理效率以及水平的提高。

3.3對人事檔案管理工作進(jìn)行健全

要想不斷對事業(yè)單位人事檔案管理水平進(jìn)行提升，那么就一定要建立相對完善的人事檔案管理機(jī)制，有效的對流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理。通常情況下，對于流動(dòng)人員人事檔案來說，其具有較強(qiáng)的分散性，并且十分復(fù)雜。因此，在人事檔案轉(zhuǎn)接期間，其非常容易存在問題，最終導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案不夠真實(shí)和精準(zhǔn)，最終引發(fā)虛假檔案等問題的出現(xiàn)。所以，為了能夠更好地規(guī)避這些情況，在今后的管理階段，一定要建立相對完善的管理機(jī)制，制定各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程以及規(guī)章制度，確保每一個(gè)工作人員都能夠依照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作，杜絕不規(guī)范操作問題。

4結(jié)語