公司檔案管理細(xì)則精選(九篇)

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第1篇：公司檔案管理細(xì)則范文

關(guān)鍵詞：電力工程 項(xiàng)目委托管理 工程檔案管理

中圖分類號(hào)：C271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2011）01-217-01

隨著項(xiàng)目管理變得越來(lái)越普及，為探索提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的途徑，提高企業(yè)在全行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，中電投電力工程有限公司率先在電力行業(yè)實(shí)行項(xiàng)目委托管理制試點(diǎn)，取得了令行業(yè)矚目的成果。其中，在工程檔案管理方面實(shí)現(xiàn)了其管理目標(biāo)，從確定目標(biāo)到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、可研、初步設(shè)計(jì)、核準(zhǔn)、采購(gòu)、施工安裝、監(jiān)理、調(diào)試、性能驗(yàn)收和竣工達(dá)標(biāo)環(huán)節(jié)等復(fù)雜的各個(gè)系統(tǒng)交叉管理的過(guò)程記錄文件。為整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了軟管理的保障。在國(guó)家規(guī)定質(zhì)量終身制，誰(shuí)建的誰(shuí)負(fù)責(zé)，工程檔案的可追溯性和可鑒定性在竣工驗(yàn)收時(shí)所起到的定論作用不言而喻。工程檔案管理工作與工程建設(shè)是如此的一致性和相輔相成，促使項(xiàng)目管理者把追逐管理的目標(biāo)定格在了管理好工程檔案這個(gè)軟管理環(huán)節(jié)。

電力工程參建單位多，建設(shè)工期長(zhǎng)，形成的工程檔案數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來(lái)一定難度，要確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就要特別重視檔案的過(guò)程收集與集累，將項(xiàng)目檔案管理從末端前移，把檔案工作從一個(gè)工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全過(guò)程控制的記錄體系，將項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)一樣納入項(xiàng)目管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，從項(xiàng)目開(kāi)工前就應(yīng)籌劃?rùn)n案管理，直至竣工驗(yàn)收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。實(shí)踐證明，抓好工程項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)管理的“三同步”，就可以實(shí)現(xiàn)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化。

以河南某兩個(gè)大型電力基建項(xiàng)目為例，實(shí)踐中，為了實(shí)現(xiàn)電力工程項(xiàng)目委托管理階段的工程檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范整理，安全保管和有效利用的目標(biāo)，作為項(xiàng)目建設(shè)階段的管理方從項(xiàng)目開(kāi)始就著手對(duì)工程檔案管理進(jìn)行了策劃，組建了有效的管理團(tuán)隊(duì)，機(jī)構(gòu)編制隸屬工程部，借鑒國(guó)際國(guó)內(nèi)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)項(xiàng)目的具體特點(diǎn)編制了相應(yīng)的工程檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行了相關(guān)的培訓(xùn)。實(shí)踐證明，這些舉措從機(jī)構(gòu)、人員配備和管理制度上為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程檔案管理目標(biāo)做了充分準(zhǔn)備。

實(shí)踐中，項(xiàng)目管理方與項(xiàng)目參建方實(shí)施了項(xiàng)目合同制。例如，與項(xiàng)目公司（兩大發(fā)電有限公司）簽訂了項(xiàng)目委托管理合同，與設(shè)計(jì)、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位簽訂了相關(guān)的委托合同。以合同制來(lái)約束各方的職責(zé)和利益關(guān)系，其中，就約定了合同主體與相對(duì)方在工程檔案管理方面的職責(zé)和相互關(guān)系，明確合同各方的職責(zé)。例如，委托管理合同中約定，項(xiàng)目公司職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)前期文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其歸檔工作。（2）負(fù)責(zé)工程竣工驗(yàn)收交接文件收集、整理及其歸檔工作。（3）負(fù)責(zé)考核期運(yùn)行資料的收集整理及歸檔工作。委托管理合同中還約定工程管理公司職責(zé)：（1）認(rèn)真履行管理范圍內(nèi)檔案工作的統(tǒng)一組織和管理的職能，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目部各職能部門以及參建各方檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗(yàn)收工作；（2）負(fù)責(zé)制定《項(xiàng)目竣工檔案管理實(shí)施細(xì)則》，提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和管理設(shè)施；（3）負(fù)責(zé)工程管理性文件（包括招投標(biāo)文件、合同、協(xié)議、來(lái)往文件、會(huì)議紀(jì)要）、工程未完工項(xiàng)目文件的收集整理歸檔工作；4、負(fù)責(zé)按管理合同的要求向項(xiàng)目公司移交竣工檔案資料。設(shè)計(jì)合同中約定設(shè)計(jì)單位的職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)按工程建設(shè)要求，及時(shí)提供工程設(shè)計(jì)文件并編制施工圖總清冊(cè)；（2）負(fù)責(zé)按設(shè)計(jì)合同要求提供設(shè)計(jì)文件的歸檔資料；（3）負(fù)責(zé)對(duì)匯總的設(shè)計(jì)變更文件進(jìn)行最終審核。保證其完整、準(zhǔn)確編制竣工圖；施工合同中約定施工單位職責(zé)：（1）建立單位工程總清冊(cè)，并按細(xì)則要求編制單位工程竣工檔案；（2）負(fù)責(zé)自購(gòu)材料的資料收集整理工作；（3）每臺(tái)機(jī)組移交前，及時(shí)整理完整、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)變更單和與設(shè)計(jì)變更有關(guān)的工程聯(lián)系單等有關(guān)編制竣工圖的依據(jù)，在機(jī)組移交試生產(chǎn)后一周內(nèi)提交工程管理公司項(xiàng)目工程管理部，由工程管理部和檔案資料室共同組織有關(guān)單位審核，匯總后及時(shí)移交設(shè)計(jì)單位編制竣工圖；設(shè)備材料代管理方職責(zé)：負(fù)責(zé)設(shè)備技術(shù)文件的收集整理工作。

實(shí)踐中，項(xiàng)目管理方制定了一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)完善的工程檔案管理細(xì)則，從機(jī)構(gòu)、人員、培訓(xùn)措施到領(lǐng)導(dǎo)管理體系、職責(zé)分工等行政職能層面和對(duì)檔案的收集整理、分類組卷等等業(yè)務(wù)職能層面進(jìn)行了分項(xiàng)規(guī)范。實(shí)踐證明，制定完善的項(xiàng)目檔案管理制度，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)的保障，使各參建單位在收集和編制竣工檔案時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、職責(zé)分明。

實(shí)踐中，項(xiàng)目管理方的檔案主管編制了管理方內(nèi)部各有關(guān)部門的歸檔范圍、歸檔時(shí)間以及歸檔的質(zhì)量要求，定期對(duì)文件的產(chǎn)生和收集、檔案編制工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。項(xiàng)目管理方通過(guò)這種內(nèi)部的職責(zé)分工和過(guò)程控制，首先做出了表率作用，各個(gè)職能部門在實(shí)施作業(yè)的過(guò)程中把好了每一個(gè)重要的文件收集、編制和歸檔節(jié)點(diǎn)，形成了能夠起表率作用和行為標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案卷冊(cè)，完成了既定目標(biāo)。以此為標(biāo)準(zhǔn)，約束和引導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目參建單位過(guò)程文件的收集歸檔管理。實(shí)踐證明，項(xiàng)目管理與引導(dǎo)作用是項(xiàng)目參與單位檔案管理規(guī)范化的保證。

實(shí)踐中，項(xiàng)目管理方的檔案主管加強(qiáng)了與各參建單位的溝通協(xié)調(diào)力度和檢查過(guò)程管理，對(duì)參建單位的檔案主管進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。兩個(gè)項(xiàng)目成立由發(fā)電有限公司（項(xiàng)目公司）、項(xiàng)目管理方（工程公司）及主要參建單位領(lǐng)導(dǎo)組成的項(xiàng)目竣工檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)竣工檔案管理工作；組織檢查組，對(duì)竣工檔案資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，領(lǐng)導(dǎo)和組織竣工檔案預(yù)審及竣工檔案移交工作。項(xiàng)目管理方（工程公司）工程部具體負(fù)責(zé)竣工檔案工作，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，不定期地組織監(jiān)理公司及工程公司的技術(shù)人員對(duì)各參建單位的過(guò)程資料進(jìn)行了檢查評(píng)比，保證了檔案的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性，做到了移交精品工程的同時(shí)移交高標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案。在項(xiàng)目所有參建方的檔案管理過(guò)程統(tǒng)一采用了PAP工程管理系統(tǒng)軟件并多次對(duì)各參建單位的檔案管理人員進(jìn)行了檔案專業(yè)知識(shí)及PAP檔案資料管理模塊使用的培訓(xùn)，既減少了協(xié)調(diào)的頻率，又提高了管理效率。規(guī)范化的電子文檔提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)了在參建單位之間資源共享，也對(duì)檔案編研工作起到了快速整合作用。管理過(guò)程中還嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)，按照對(duì)原件、抄件、供應(yīng)商資質(zhì)報(bào)審附件、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件、工程技術(shù)記錄表式等的歸檔要求，對(duì)施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、調(diào)試等單位的檔案組卷情況進(jìn)行了嚴(yán)格的過(guò)程檢查，實(shí)踐證明，采用先進(jìn)的管理模式、有效控制案卷質(zhì)量、遵循合理化的組卷原則，大大強(qiáng)化了項(xiàng)目管理各方的檔案管理，其結(jié)果使得工程檔案更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，統(tǒng)一化。

通過(guò)以上的行政和業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)，項(xiàng)目管理方組織各個(gè)參建方完成了約定的168小時(shí)后三個(gè)月期限內(nèi)的基建工程檔案的整體移交，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目工程檔案全方位的管理和既定目標(biāo)（完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范）的實(shí)現(xiàn)。以此為契機(jī)，管理方將此兩個(gè)項(xiàng)目管理中的檔案控制經(jīng)驗(yàn)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的梳理總結(jié)，形成完整的理論與實(shí)踐相結(jié)合的項(xiàng)目委托管理工程檔案管理手冊(cè)并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中與企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)在建項(xiàng)目交流完善，不斷擴(kuò)大應(yīng)用項(xiàng)目范圍，造就了企業(yè)各個(gè)參建項(xiàng)目管理的檔案控制風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)了企業(yè)項(xiàng)目管理和經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。

第2篇：公司檔案管理細(xì)則范文

為完善公司的管理體系，規(guī)范公司的經(jīng)營(yíng)行為，促進(jìn)全公司的持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本辦法。

一、總則

1.目的：為加強(qiáng)檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本辦法。

2.適用范圍：本辦法適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

二、檔案整理及分類標(biāo)準(zhǔn)

公司的檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。主要分為文書(shū)檔案、基建工程檔案、儀器設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)人事檔案、函等類型：

1.公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記、公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)則等方面的文件材料；

2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；

3.行政類文件：政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件，本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)。

4.黨團(tuán)工青婦方面的文件；

5.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；

6.勞動(dòng)工資、人事、技術(shù)職稱審批、獎(jiǎng)懲、法律事務(wù)管理方面的文件材料；

7.經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；

8.儀器、設(shè)備方面的文件材料；

9.基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工方面的文件材料；

10.聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料。

11.電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

12.其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。

三、檔案管理歸檔工作

1.設(shè)立檔案管理員，隸屬總經(jīng)理辦公室，對(duì)公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理。

2.各部門設(shè)立二級(jí)(兼職)檔案員，二級(jí)（兼職）檔案檔案員對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。

3.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對(duì)各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。

4.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)部設(shè)專人配合總經(jīng)理辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。

5.歸檔各部門應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案移交公司檔案室。

6.歸檔范圍及管理：

（1）各類資質(zhì)文件、規(guī)章制度、人事檔案、會(huì)議記錄紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

（2）涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等與工程施工有關(guān)的資料由匯新環(huán)?？萍加邢薰矩?fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交。

（3）各類證件：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)歸檔。如IC卡、貸款卡；國(guó)稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開(kāi)戶許可證等及各類財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔。

(4)涉及黨團(tuán)青工婦等各種文件材料，由黨群辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

（5）凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級(jí)檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。

四、文書(shū)檔案歸檔基本要求

1.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)）無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

2.在歸檔的文件材料中，每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，文電應(yīng)合一歸檔。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

4.下發(fā)文件要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔。重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印。

6.工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。

4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對(duì)濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。

6. 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7.與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗，確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2.凡到公司檔案室查閱檔案者，要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室。

3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料。

4.對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案，復(fù)印、抄寫檔案資料者，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案資料給他人。

4.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。

5.借閱檔案時(shí)，不得刪改、涂寫、拆損案卷，閱后要及時(shí)歸還。

八、檔案銷毀制度

1.檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)的真實(shí)歷史記錄，檔案的銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

2.對(duì)已超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見(jiàn)，相關(guān)利害關(guān)系部門需對(duì)上報(bào)銷毀的檔案進(jìn)行全面，認(rèn)真的鑒定，并寫出書(shū)面報(bào)告，提出存毀意見(jiàn)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

第3篇：公司檔案管理細(xì)則范文

一、2014年工作總結(jié)

(一)認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)工作水平

認(rèn)真學(xué)習(xí)了公司的《經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)公文處理細(xì)則》、《零售經(jīng)紀(jì)模塊業(yè)務(wù)及管理事項(xiàng)審批權(quán)限一覽表》等各項(xiàng)行政制度。積極參加公司組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并把所學(xué)的知識(shí)靈活運(yùn)用到實(shí)際工作中，提高了公文檔案管理水平，為自己做好本職工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(二)努力工作，完成各項(xiàng)工作任務(wù)

忠實(shí)履行崗位職責(zé)，認(rèn)真負(fù)責(zé)電子流程審批分發(fā)工作，包括統(tǒng)一接收各營(yíng)業(yè)部向公司各業(yè)務(wù)主管部門報(bào)送的各類公文材料；督導(dǎo)營(yíng)業(yè)部上報(bào)公文的流轉(zhuǎn)，及時(shí)、主動(dòng)掌握各部室承辦公文的情況；負(fù)責(zé)本部門公文的歸檔，配合經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)綜合室執(zhí)行公文流轉(zhuǎn)及管理工作。全年，共完成66家營(yíng)業(yè)部的報(bào)批審核工作，最后將約5000多件的報(bào)批資料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致整理，按照公司檔案管理要求進(jìn)行歸擋，以便日后查閱使用。積極協(xié)助經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)部門一些大型活動(dòng)的組織，較好地完成了2014年應(yīng)屆畢業(yè)大學(xué)生見(jiàn)面會(huì)、經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)各項(xiàng)會(huì)議等各項(xiàng)活動(dòng)的協(xié)助任務(wù)。

二、2015年工作展望

(一)加強(qiáng)對(duì)行政推廣崗相關(guān)的各項(xiàng)行政制度的學(xué)習(xí)，積極參加招商局檔案管理培訓(xùn)等培訓(xùn)課程，進(jìn)一步提高自身的業(yè)務(wù)能力，更好地指導(dǎo)本職工作的開(kāi)展。

(二)嚴(yán)格按照規(guī)范的審批流程.審批事項(xiàng)的各個(gè)環(huán)節(jié)把好關(guān)，認(rèn)真做好審批工作。在保證不出現(xiàn)差錯(cuò)的前提下，提高審核效率，并做到受理,審核,決定,轉(zhuǎn)出,送達(dá)都有真實(shí),準(zhǔn)確,完整的記錄。

第4篇：公司檔案管理細(xì)則范文

在當(dāng)前我國(guó)人員的管理模式仍處于一個(gè)基于檔案管理為基礎(chǔ)和核心的前提下，人事檔案仍是一個(gè)人身份和經(jīng)歷的見(jiàn)證。人事管理工作仍是一個(gè)單位人事工作的重點(diǎn)。作為一個(gè)管轄十二家子公司的大中型企業(yè)的人事工作者，筆者從事多年的人事檔案管理工作，深知人事檔案管理工作對(duì)一個(gè)企業(yè)人事工作的重要性，甚至對(duì)每一個(gè)被管理對(duì)象來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的，下面筆者僅就自己對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、存在的問(wèn)題及對(duì)策談幾點(diǎn)看法：

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。作為人事檔案管理的對(duì)象，人事檔案有著區(qū)別于普通檔案的特殊性，它是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄，是全面考察了解正確選拔人才的一個(gè)重要依據(jù)。

(一)人事檔案是一個(gè)人成長(zhǎng)的重要見(jiàn)證。是跟隨人一生的資源

人事檔案記錄著一個(gè)人從學(xué)習(xí)到工作直至死亡的全部過(guò)程，是人員流轉(zhuǎn)、待遇薪酬、干部提拔、榮譽(yù)獎(jiǎng)懲的重要見(jiàn)證，可以說(shuō)是關(guān)乎一個(gè)人命運(yùn)的“生死簿”。筆者就曾碰到過(guò)下屬單位的一名退休職工，是上個(gè)世紀(jì)五六十年代年被市委市政府評(píng)定的市級(jí)勞模，由于職業(yè)生涯中單位調(diào)換了多次，最初評(píng)定的基礎(chǔ)信息表已經(jīng)丟失。如果想重新找回記錄非常困難。我就和幾個(gè)同事一起查歷年的勞模榮譽(yù)冊(cè)，根據(jù)勞模榮譽(yù)冊(cè)對(duì)照檔案查個(gè)人的工資調(diào)整變化(因?yàn)橐郧笆莿谀４鱿鄳?yīng)在工資上有所增加)，終于找到了調(diào)資表，找到了“歷史見(jiàn)證”。人事檔案在人員流轉(zhuǎn)時(shí)候尤為重要。一般來(lái)說(shuō)，用人單位在接受一個(gè)人時(shí)候會(huì)認(rèn)真審閱人事檔案?？纯从袩o(wú)污點(diǎn)和瑕疵，找找個(gè)人發(fā)展的特長(zhǎng)和優(yōu)點(diǎn)。如果檔案管理不慎，丟掉或者弄錯(cuò)個(gè)人信息，那么對(duì)個(gè)人的影響很大。因此人事檔案是事關(guān)一個(gè)人命運(yùn)的大事，不允許有絲毫的大意和馬虎。

(二)人事檔案是干部選拔任用、人事調(diào)整的重要依據(jù)

作為人事工作者，要遵循基本的職業(yè)道德，尤其是在涉及干部選拔任用、領(lǐng)導(dǎo)咨詢意見(jiàn)時(shí)候。要根據(jù)人事檔案對(duì)一個(gè)人的綜合表現(xiàn)作客觀的評(píng)價(jià)，否則就有悖人事勞資工作者的職業(yè)素養(yǎng)。筆者遇到過(guò)這樣一種情況，在干部公示中有個(gè)擬提拔干部其參加工作時(shí)間按其年齡推算還不足14周歲。公示的時(shí)候，就有很多職工反映懷疑信息的真實(shí)性。為了解決職工心中的疑惑，我們專程到該職工原單位調(diào)查取證，證實(shí)確有其事，才消除了誤會(huì)。如果我們?nèi)耸鹿ぷ髡卟皇菍?shí)事求是地按照檔案加強(qiáng)管理。就會(huì)對(duì)干部任用的威信度和公信度帶來(lái)影響，進(jìn)而影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。

(三)人事檔案更是個(gè)人聯(lián)系社會(huì)的真實(shí)反映

每個(gè)人都是社會(huì)的產(chǎn)物，都會(huì)或多或少與社會(huì)形成各種各樣的社會(huì)聯(lián)系，會(huì)編織一張社會(huì)關(guān)系網(wǎng)。而人事檔案就是這張關(guān)系網(wǎng)的記載。記錄了一個(gè)人從上小學(xué)、中學(xué)、甚至是大學(xué)、直至每個(gè)單位、每個(gè)崗位，是一個(gè)人聯(lián)系社會(huì)的真實(shí)反映。如果檔案丟失。就意味著人們找不到存在的證明。

二、人事檔案管理主要存在的問(wèn)題

(一)人事檔案管理重視程度不夠

相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此忽視人事檔案管理工作。最終形成“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的狀況。有些工作者利用職務(wù)之便。隨意篡改檔案，給人事管理和單位造成較大的負(fù)面影響：有的對(duì)人員的自然情況以及工作現(xiàn)狀不能了然于心。工作稀里糊涂。以致影響到員工的崗位調(diào)整和薪酬的變化等。有的領(lǐng)導(dǎo)涉及具體人具體事的時(shí)候沒(méi)有原則性。人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

(二)人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，建立了制度也存在執(zhí)行不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)準(zhǔn)確，人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。

(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競(jìng)聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動(dòng)。接任的管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

三、做好新時(shí)期的人事檔案管理工作

(一)重視人事檔案管理工作

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作，在人力物力上給予高度重視，要設(shè)專人負(fù)責(zé)，有專門的檔案室，上現(xiàn)代化的檔案管理項(xiàng)目，確保人事檔案管理工作跟得上時(shí)展的步伐。

(二)加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

首先，人事檔案管理工作者要樹(shù)立干一行愛(ài)一行的愛(ài)崗敬業(yè)精神，本著對(duì)工作、對(duì)檔案涉及的每個(gè)對(duì)象負(fù)責(zé)的精神從事相關(guān)的工作。其次，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。“不能多一點(diǎn)也不能少一點(diǎn)”，一定要本著忠于事實(shí)的原則，把設(shè)計(jì)到個(gè)人的該歸檔材料的全部歸檔。每一年做一次檔案的重新完善和檢查工作。再次要有組織紀(jì)律性。人事檔案管理工作者要有一定的組織紀(jì)律性和原則感。嚴(yán)格檔案查閱登記制度，嚴(yán)格建檔備案制度，確保每個(gè)人檔案的真實(shí)性。

(三)提高人事檔案管理工作水平

首先，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，狠抓落實(shí)。要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案整理工作細(xì)則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備。

(四)注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

第5篇：公司檔案管理細(xì)則范文

關(guān)鍵詞：干部檔案 現(xiàn)狀分析 發(fā)展設(shè)想

干部檔案是歷史地全面得考察了解和正確使用干部的重要依據(jù)，是我集團(tuán)公司檔案的重要組成部分。干部檔案與干部工作、干部人事制度改革精密相連，更與每名干部個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展息息相關(guān)。

一、干部檔案的含義

（一）干部檔案的概念

干部檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)和選拔、任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是干部檔案的重要組成部分。

（二）干部檔案的作用

1、干部檔案是維護(hù)干部合法權(quán)利的可靠憑證。最高人民法院對(duì)民事訴訟中不同證據(jù)證明力大小作出了規(guī)定，具體的排序?yàn)椋簾o(wú)證檔案大于其他證據(jù)，原始證據(jù)大于傳來(lái)證據(jù)，直接證據(jù)大于間接證據(jù)。由此可見(jiàn)，干部檔案具有可靠地證據(jù)作用，是澄清相關(guān)問(wèn)題，維護(hù)個(gè)人權(quán)益的法律憑證。

2、干部檔案對(duì)干部人事工作有監(jiān)督把關(guān)的作用。干部檔案大多是組織人事部門形成的，涉及干部任免、考核、考察和獎(jiǎng)勵(lì)等方方面面情況。通過(guò)干部檔案能發(fā)現(xiàn)干部人事工作是不是正確執(zhí)行黨的路線方針政策，是不是符合上級(jí)主管部門規(guī)定的工作程序，干部人事工作人員是不否嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真等問(wèn)題。因此干部檔案檔案成為檢查干部工作質(zhì)量和開(kāi)展巡視工作、進(jìn)行廉政教育的主要依據(jù)。

二、干部檔案發(fā)展的現(xiàn)狀研究

（一）干部檔案的發(fā)展現(xiàn)狀

2013年3月集團(tuán)公司向13個(gè)控股公司下發(fā)了《關(guān)于報(bào)送人力資源工作情況的通知》，從收集的報(bào)告看集團(tuán)系統(tǒng)干部人事檔案管理大致有一下三種類型：

1、干部檔案單位管理型：秦龍公司、匯森煤業(yè)、清水川能源、金泰氯堿、水電公司、自然博物館檔案由辦公室指定專人管理，并對(duì)所屬公司檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查， 其中，匯森煤業(yè)公司總部、秦龍公司完成了主管以上員工的人事檔案審核整理工作；自然博物館建立了全員電子檔案信息庫(kù)并完成了檔案審核，工作基本實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化。

2、干部檔案委托管理型：華山創(chuàng)業(yè)公司、西部證券、金泰恒業(yè)、燃機(jī)熱電、西部證券等公司將員工檔案委托到人才交流中心管理。其中西部證券公司由于在全國(guó)分支機(jī)構(gòu)較多，為了規(guī)范人事檔案管理制訂了《西部證券股份有限公司員工檔案管理辦法》，明確了員工人事檔案通過(guò)人事的方式進(jìn)行管理，公司與各業(yè)務(wù)所在地人才交流中心建立了關(guān)系，通過(guò)人才交流中心辦理職稱評(píng)審等相關(guān)業(yè)務(wù)。金泰恒業(yè)公司建立了員工工作檔案紙質(zhì)版和電子檔案，并安排專人保管和整理；員工人事檔案，由公司委托西安市人才中心進(jìn)行管理。

3、干部檔案部分自主部分單位管理型。金信實(shí)業(yè)公司、人民大廈公司員工分為兩部分，一部分為業(yè)主管理公司人員，這部分人員檔案由公司自管；兩個(gè)公司下屬的酒店系委托外方酒店管理公司經(jīng)營(yíng)管理，酒店員工屬于市場(chǎng)化招聘人員，酒店為入職工作員工建立工作檔案，員工以往檔案不調(diào)入酒店管理，員工在酒店工作的人事檔案信息屬于酒店私有信息，員工離職時(shí)不能調(diào)出。

（二）干部檔案發(fā)展的現(xiàn)存問(wèn)題

1、部分單位對(duì)干部檔案工作不夠重視，沒(méi)有按規(guī)定配足專職管理人員長(zhǎng)期依靠借調(diào)或者返聘人員開(kāi)展工作。

2、未定期對(duì)人事檔案管理專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)。部分企業(yè)在檔案管理人員崗位進(jìn)行調(diào)整后，未及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致新入職人員不了解檔案管理流程，不知道如何收集材料，不懂如何認(rèn)真審核接收資料，導(dǎo)致有些信息不準(zhǔn)，手續(xù)不全，內(nèi)容不實(shí)的信息歸入檔案。

3、檔案材料收集不完整。大多數(shù)兼職人員無(wú)暇全面收集干部應(yīng)歸檔干部資料，尤其是檔案托管人才交流中心的單位，干部檔案材料不及時(shí)報(bào)送歸檔，新入職干部檔案調(diào)入不及時(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題滯后，有干部檔案出現(xiàn)人擋分離現(xiàn)象。在干部考察任用時(shí)，無(wú)法通過(guò)干部檔案全面了解干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷和各方面的情況，不能依靠檔案記載和現(xiàn)實(shí)考察做綜合分析并作出比較全面準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，干部檔案作為了解干部的重要依據(jù)的作用發(fā)揮不明顯。

三、干部檔案的發(fā)展設(shè)想

（一）加強(qiáng)檔案專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)

2013年8月15日，集團(tuán)公司組織控股公司參加了陜西省委組織部召開(kāi)的全省干部人事檔案工作培訓(xùn)會(huì)議，對(duì)部分控股公司人力資源部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及專管人員進(jìn)行了檔案理論、檔案制度、檔案審核及信息化管理培訓(xùn)。

（二）配足并培養(yǎng)管擋干部隊(duì)伍

凡是干部配備比較充足、培養(yǎng)和管理機(jī)制比較健全的公司，干部檔案工作管理做都較好，因此，建議各單位人事部門的新進(jìn)人員，首先安排做干部檔案工作，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間歷練之后，再輪換去從事干部人事工作，這樣有利于他們熟悉組織人事工作的全過(guò)程。有了干部檔案管理方面的經(jīng)歷，對(duì)他們將來(lái)考察干部中，能主動(dòng)在形成材料時(shí)把好審核關(guān)，形成的材料就會(huì)更規(guī)范、更嚴(yán)謹(jǐn)。這樣既給管擋人員一個(gè)好的職業(yè)規(guī)劃，又能使檔案管理工作吸引更多人才，推進(jìn)檔案管理工作。

（三）制定公司干部檔案任前審核制度和干部任職公示信息審核制度

一是按照省委組織部要求繼續(xù)嚴(yán)格執(zhí)行干部檔案任前審核制度和責(zé)任追究制度，制定實(shí)施細(xì)則，真正將通知精神落到實(shí)處，切實(shí)做到發(fā)現(xiàn)干部信息有異議的要立刻進(jìn)行查核，在沒(méi)有核準(zhǔn)之前一律不得公示，也不得任職。另一個(gè)是審核把關(guān)不嚴(yán)造成公示星系不準(zhǔn)確的要追究有關(guān)人員責(zé)任，要通過(guò)嚴(yán)格把關(guān)，形成各方面高度重視檔案工作的良好氛圍。要把檔案管理工作列入集團(tuán)公司年度考核內(nèi)容。

四、結(jié)論

干部檔案規(guī)范化建設(shè)對(duì)合理任用干部，推動(dòng)人事制度改革具有重要意義，但是國(guó)內(nèi)目前干部檔案管理尚不完善，干部檔案管理規(guī)范化的道路依舊任重道遠(yuǎn)，需要深入了解發(fā)展現(xiàn)狀以提出解決方案，推動(dòng)干部檔案規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)：

第6篇：公司檔案管理細(xì)則范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；固定資產(chǎn)；制度建設(shè)

中圖分類號(hào)：C913.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）08-0143-02

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目是以擴(kuò)大研發(fā)生產(chǎn)能力為目的而進(jìn)行的技術(shù)改造基本建設(shè)工程，以及設(shè)備儀器更新與升級(jí)換代等建設(shè)項(xiàng)目。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）是指伴隨整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)流程（立項(xiàng)論證審批、可行性研究，勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工，采購(gòu)、安裝、驗(yàn)收等活動(dòng)）而產(chǎn)生的一系列具有歸檔保存價(jià)值的文字材料、圖紙、照片、實(shí)物、聲像資料等，是對(duì)項(xiàng)目的完整、系統(tǒng)、客觀、準(zhǔn)確的記錄，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和后續(xù)維修維護(hù)與改擴(kuò)建具有重要的參考價(jià)值，也是項(xiàng)目后評(píng)價(jià)的主要材料依據(jù)。做好項(xiàng)目檔案管理對(duì)于總結(jié)投資效果、提升國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力甚至反腐倡廉具有重大意義。

“十五”以來(lái)，伴隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和國(guó)防建設(shè)的迫切需求，國(guó)家大幅度增加了國(guó)防科技工業(yè)部門的固定資產(chǎn)投資支持力度，建設(shè)單位項(xiàng)目管理任務(wù)大幅度提升，并且由于建設(shè)項(xiàng)目中新技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)應(yīng)檔案管理復(fù)雜度和難度也不斷提高，一度普遍出現(xiàn)了項(xiàng)目檔案資料收集不完整、內(nèi)容不完善、保存不合格、使用不規(guī)范等問(wèn)題。

為此，原國(guó)防科工委、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦[2007]161 號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《驗(yàn)收辦法》），提出了項(xiàng)目檔案管理的基本要求，并規(guī)定通過(guò)專項(xiàng)檔案檢查驗(yàn)收，是項(xiàng)目通過(guò)竣工驗(yàn)收的先決條件。中國(guó)電子科技集團(tuán)公司配套制定了《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《評(píng)分細(xì)則》），通過(guò)組織宣傳培訓(xùn)和交互檢查驗(yàn)收，進(jìn)一步落實(shí)項(xiàng)目檔案管理工作的具體施實(shí)。

通過(guò)這些措施，中國(guó)電子科技集團(tuán)各成員單位項(xiàng)目檔案管理水平得到了極大提高。然而在項(xiàng)目檔案檢查驗(yàn)收工作中也發(fā)現(xiàn)，一些建設(shè)單位由于項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)不完善，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門協(xié)調(diào)困難，對(duì)檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結(jié)合檔案管理工作實(shí)踐，對(duì)檔案管理制度建設(shè)過(guò)程中的一些常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行具體梳理分析，并提出應(yīng)對(duì)措施建議。

一、檔案制度缺失問(wèn)題

項(xiàng)目檔案管理工作早期主要的問(wèn)題，是很多單位缺乏專門的檔案管理制度，沒(méi)有項(xiàng)目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求，更談不上相應(yīng)的部門崗位職責(zé)要求與分工，主要依靠業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身需要收集和保存積累資料，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理盲目、混亂，驗(yàn)收檢查時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)資料收集不齊全、文件內(nèi)容缺失、組卷整理不規(guī)范、檢索調(diào)用困難等基本問(wèn)題普遍存在，甚至在業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的職責(zé)推諉中造成重要資料的散失。

例如，在一次檔案驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)該單位購(gòu)置的設(shè)備沒(méi)有保修卡，驗(yàn)收專家指出后，檔案管理人員不知情，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也不知情，最后問(wèn)采購(gòu)人員才發(fā)現(xiàn)是在采購(gòu)人員手中暫存著。進(jìn)一步的了解得知，采購(gòu)員正因?yàn)槭侵辣Ｐ蘅ㄊ莾x器設(shè)備的重要終身資料，直接影響到設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中的維修與維護(hù)，也是當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)與供貨商交涉的重要憑據(jù)。但是，因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的檔案管理制度明確規(guī)定必須隨設(shè)備入庫(kù)及時(shí)歸檔，反倒“不敢隨便放到資料庫(kù)里”，而是自己慎重收藏起來(lái)了。

這種現(xiàn)象隨著近年來(lái)《驗(yàn)收辦法》和《評(píng)分細(xì)則》的宣貫落實(shí)，已經(jīng)引起了建設(shè)單位的高度重視，基本建立健全了檔案管理制度。在近年來(lái)的檔案檢查驗(yàn)收中可以明顯體現(xiàn)出來(lái)，項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理和檔案完整性都有了很大進(jìn)步。

二、檔案制度的可操作性

目前項(xiàng)目檔案管理制度方面的問(wèn)題，已經(jīng)深入到了制度要求與建設(shè)單位崗位設(shè)置和工作流程建設(shè)相關(guān)的可操作性、與業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相關(guān)的執(zhí)行操作嚴(yán)謹(jǐn)性等方面，成為制約項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量和效率的深層次因素。

以資料的收集整理和案卷歸檔環(huán)節(jié)為例，這是作為素材的文件資料轉(zhuǎn)化為規(guī)范檔案的關(guān)鍵一步，但又恰恰出現(xiàn)在業(yè)務(wù)和管理兩類職能部門的工作界面上，如果管理制度缺乏明確的職責(zé)和分工要求，就很容易造成工作的脫節(jié)：業(yè)務(wù)部門可能會(huì)覺(jué)得我們只需要忠實(shí)的收集、提交建設(shè)過(guò)程中形成的資料給檔案部門即可；而檔案部門則可能以為自己不懂技術(shù)，所以完備、條理、規(guī)范地組卷是業(yè)務(wù)部門的事，自己只需要做到嚴(yán)格記錄、安全保管、提供利用就可以了。比如筆者所在單位，幾年前某固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目接近尾聲時(shí)，業(yè)務(wù)部門推著小推車把毫無(wú)邏輯排列的一堆材料交給了檔案室，而檔案室對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的情況不了解，無(wú)法條理系統(tǒng)地整理這一車雜亂無(wú)章的材料。匆忙中兩個(gè)部門勉強(qiáng)配合把材料大概進(jìn)行了整理，結(jié)果檔案驗(yàn)收時(shí)專家指出多處問(wèn)題。

這個(gè)問(wèn)題的出現(xiàn)是由于管理制度對(duì)相應(yīng)的工作界面規(guī)定模糊造成的，這個(gè)矛盾的化解需要結(jié)合單位實(shí)際，明確個(gè)性化的制度規(guī)定。比如業(yè)務(wù)特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位，就可以采取業(yè)務(wù)部門組卷歸檔、檔案管理部門指導(dǎo)檢查、案卷保存的模式；而業(yè)務(wù)面廣、檔案管理部門崗位配置較強(qiáng)的單位，則可以考慮業(yè)務(wù)部門只需要及時(shí)完整收集、提交檔案資料，由檔案部門承擔(dān)起準(zhǔn)歸檔階段的材料審查、整理、組卷，自行完成歸檔管理。筆者所在單位后來(lái)根據(jù)業(yè)務(wù)和崗位特點(diǎn)規(guī)定了一種折中處理方式，由檔案室制訂宣貫歸檔資料要求，各業(yè)務(wù)部門設(shè)立兼職檔案員，以卷為單位收集項(xiàng)目建設(shè)資料，保證文件齊套性和正確性后交付檔案室，檔案室再進(jìn)行形式審查并負(fù)責(zé)完成規(guī)范組卷歸檔，既保證了業(yè)務(wù)鏈條的有效銜接，又保證了檔案的準(zhǔn)確、完備和系統(tǒng)、規(guī)范，在最近兩次檔案驗(yàn)收中都以高分通過(guò)了驗(yàn)收。

三、n案制度的完備性

制度是相對(duì)靜態(tài)的，但實(shí)際工作中面對(duì)的情況千變?nèi)f化，需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應(yīng)技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的檔案資料形式和內(nèi)容的變化，甚至還要延伸到對(duì)建設(shè)項(xiàng)目合作方的制約。例如有些建設(shè)單位與參建單位簽訂合同中，對(duì)檔案工作的具體要求沒(méi)有專項(xiàng)條款做出明確規(guī)定，導(dǎo)致在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和項(xiàng)目最終驗(yàn)收時(shí)，有些參建單位或監(jiān)理單位會(huì)以相關(guān)工程已結(jié)束為由，不參加、不配合檔案驗(yàn)收。更大的隱患是，由于沒(méi)有從法律上對(duì)參建單位的項(xiàng)目檔案管理工作形成有效約束，導(dǎo)致對(duì)建設(shè)單位的相關(guān)利益保護(hù)的缺失。

筆者所在單位幾年前的一次項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)中，專家發(fā)現(xiàn)基建圖紙與設(shè)計(jì)變更通知單對(duì)應(yīng)關(guān)系不明確，要求參建單位到驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)解釋，但是參建單位以各種理由推托，遲遲不到現(xiàn)場(chǎng)。在單位不斷催促下，第二天才到會(huì)解釋問(wèn)題，嚴(yán)重拖延了驗(yàn)收會(huì)議時(shí)間，雖然解釋清楚了問(wèn)題，但也給項(xiàng)目評(píng)價(jià)造成了惡劣的影響。為此，筆者單位亡羊補(bǔ)牢，再次修訂完備檔案管理制度，增加了“項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的條文。建設(shè)單位與參建單位簽訂合同，提前設(shè)立專門條款，明確項(xiàng)目檔案工作的具體要求，建設(shè)單位就變被動(dòng)為主動(dòng)，既保證項(xiàng)目建設(shè)利完成，又保證了項(xiàng)目檔案的齊套與完整性。

四、檔案制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性

檔案管理工作的規(guī)范化，除了完備檔案管理制度作基礎(chǔ)，還需要嚴(yán)格的執(zhí)行來(lái)落實(shí)。沒(méi)有到位的執(zhí)行，一些制度就成了虛設(shè)。

實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，有些文件材料簽字沒(méi)有日期，尾頁(yè)有空白項(xiàng)不填寫，領(lǐng)導(dǎo)批示和簽字內(nèi)容不全等等，日后一旦發(fā)生合同糾紛，就有可能因?yàn)楹贤掌诨虺闪l件的分歧，使建設(shè)單位成了被動(dòng)方；一些設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、技術(shù)協(xié)議中也經(jīng)常出現(xiàn)落款簽字處只有責(zé)任人簽名而沒(méi)有簽署日期的情況，也會(huì)給解決糾紛或是責(zé)任追溯造成困難，甚至給腐敗留下漏洞；還有一些表格的填寫，簽署流程沒(méi)有問(wèn)題，但是主管領(lǐng)導(dǎo)在審批時(shí)只簽姓名，沒(méi)有具體意見(jiàn)，不符合審批規(guī)定，也不符合檔案質(zhì)量的要求。這類問(wèn)題根源在簽署人。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在管理過(guò)程中，更多關(guān)注各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度的具體要求。

因此，檔案制度建設(shè)不僅要根據(jù)檔案部門的實(shí)際需要，制訂一系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理制度，還要在制度的有效執(zhí)行方面下足功夫，才能更有效調(diào)動(dòng)全員積極性，使檔案管理水平不斷提升。

第7篇：公司檔案管理細(xì)則范文

1制訂規(guī)章制度,強(qiáng)化基礎(chǔ)工作管理

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作在整個(gè)會(huì)計(jì)核算中,是數(shù)據(jù)最原始的積累,是核算的開(kāi)始、結(jié)束,沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)范化管理,勢(shì)必影響整個(gè)核算流程,因此,漣鋼財(cái)務(wù)部制訂了《漣鋼會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范細(xì)則》、《ERP會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作細(xì)則》、《漣鋼會(huì)計(jì)檔案管理制度》、《漣鋼財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證管理辦法》、《會(huì)計(jì)報(bào)表編制及要求》、《票據(jù)管理辦法》、《內(nèi)部結(jié)算管理辦法》、《資金收付內(nèi)部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強(qiáng)化基礎(chǔ)工作管理,建立《財(cái)務(wù)檢查考核辦法》,由會(huì)計(jì)科實(shí)施定期與不定期檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施,將錯(cuò)誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費(fèi)用歸口管理

漣鋼在2003年實(shí)施ERP,會(huì)計(jì)核算由二級(jí)成功轉(zhuǎn)換為一級(jí)核算,原來(lái)成本費(fèi)用劃分到二級(jí)單位控制。實(shí)施ERP后,統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部各科室分類控制管理,駐二級(jí)單位財(cái)務(wù)人員制作憑證必須由相應(yīng)主管科室審核,各主管科室將成本費(fèi)用細(xì)分工落實(shí)到人。成本類由成本預(yù)算科審核控制,費(fèi)用類由費(fèi)用科歸口控制,福利、工資、資金等由會(huì)計(jì)科匯總審核。做到成本費(fèi)用專人專科控制管理。實(shí)施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產(chǎn)成本較年度目標(biāo)計(jì)劃降低22706萬(wàn)元,在同行業(yè)排名21名。

3統(tǒng)一采購(gòu)付款,加強(qiáng)明細(xì)帳管理

漣鋼實(shí)施ERP前,采購(gòu)付款是由駐采購(gòu)部財(cái)務(wù)科、駐進(jìn)出口部財(cái)務(wù)科根據(jù)所在單位計(jì)劃付款。有的供應(yīng)商在幾個(gè)部門都有業(yè)務(wù),既是供應(yīng)商又是銷售客戶,信息沒(méi)有溝通共享,造成付貨款給供應(yīng)商,供應(yīng)商又欠公司銷售貨款,浪費(fèi)資金資源。實(shí)施ERP后,在系統(tǒng)內(nèi)將信息資源共享,同一客戶應(yīng)收應(yīng)付款抵減,隨時(shí)可查客戶余額情況。在實(shí)際操作中,根據(jù)財(cái)務(wù)部《采購(gòu)物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計(jì)劃統(tǒng)一審核支付,避免重復(fù)或應(yīng)抵減銷售貨款款項(xiàng)支付,相應(yīng)節(jié)約了資金資源和財(cái)務(wù)費(fèi)用,財(cái)務(wù)費(fèi)用1~2月較年目標(biāo)計(jì)劃節(jié)約2189萬(wàn)元。應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳由銷售結(jié)算科、采購(gòu)結(jié)算科專門管理,賬目清晰,差錯(cuò)率為0。

4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據(jù)完整、真實(shí)

漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)人員按崗位職責(zé)給予權(quán)限,由專人負(fù)責(zé)管理,嚴(yán)格規(guī)定憑證摘要、科目設(shè)置、附件說(shuō)明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費(fèi)用、應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳,確保明細(xì)帳與總帳相符。漣鋼財(cái)務(wù)部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡(jiǎn)潔明確是查詢的基礎(chǔ),因此根據(jù)《漣鋼財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說(shuō)明,使附件完整,查詢快捷,減少時(shí)間浪費(fèi)。由于會(huì)計(jì)憑證號(hào)是系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)連貫生成,憑證匯集需各個(gè)科室協(xié)助完成,漣鋼財(cái)務(wù)部實(shí)際操作是:付款憑證由會(huì)計(jì)人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現(xiàn)收現(xiàn)付憑證由資金科銀行核算會(huì)計(jì)整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會(huì)計(jì)裝訂成冊(cè)。避免了原始單據(jù)丟失、憑證缺號(hào),保障原始單據(jù)完整、真實(shí)。

5利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),規(guī)范報(bào)表

在現(xiàn)代企業(yè)中,以計(jì)算機(jī)為中心,加強(qiáng)信息溝通,已成為規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要手段。會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算工作最終總報(bào)告,是企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據(jù)。漣鋼下屬11個(gè)子公司,在合并報(bào)表中占有重要地位,財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)科利用計(jì)算機(jī)區(qū)域信息網(wǎng)絡(luò),規(guī)范子公司報(bào)表格式、報(bào)出時(shí)間,使數(shù)據(jù)信息共享,加快報(bào)表報(bào)出時(shí)間,提高合并報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率,為領(lǐng)導(dǎo)決策贏得時(shí)間。

6完善檔案體系,保障會(huì)計(jì)核算成果真實(shí)性、完整性

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作貫穿整個(gè)核算過(guò)程,從原始數(shù)據(jù)、票據(jù)取得到報(bào)表報(bào)出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購(gòu)經(jīng)辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數(shù)據(jù)獲取人員、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入員、成本費(fèi)用會(huì)計(jì)、資金收付會(huì)計(jì)、報(bào)表會(huì)計(jì)等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作有始有終完成。

第8篇：公司檔案管理細(xì)則范文

一、項(xiàng)目檔案管理工作階段與節(jié)點(diǎn)

（一）項(xiàng)目開(kāi)工前的檔案管理準(zhǔn)備

1.配備硬件。建立檔案室，添置檔案柜（架）、滅火器、空調(diào)（或抽濕設(shè)備）等硬件設(shè)施。

2.成立檔案管理機(jī)構(gòu)。明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門、專職檔案管理員，各部門設(shè)兼職檔案員，形成項(xiàng)目檔案的工作架構(gòu)。

3.制定檔案制度。結(jié)合工程項(xiàng)目具體情況，制定操作性強(qiáng)的檔案管理制度。如建設(shè)單位制定《項(xiàng)目檔案管理辦法》、《項(xiàng)目檔案編制實(shí)施細(xì)則》、《項(xiàng)目檔案管理考核及獎(jiǎng)懲辦法》，確定項(xiàng)目檔案、竣工圖編制套數(shù)。各參建單位建立內(nèi)部檔案管理制度。建立統(tǒng)一的單位、分部、分項(xiàng)工程劃分原則和施工用表、填寫規(guī)范及排序要求。[1]

（二）項(xiàng)目施工過(guò)程中的檔案管理

1.根據(jù)廣東檔案局、廣東省交通運(yùn)輸檔案信息管理中心相關(guān)文件要求編制上報(bào)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)劃》和《廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》、《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表一》。確定項(xiàng)目檔案軟件，及時(shí)進(jìn)行檔案軟件安裝、調(diào)試和項(xiàng)目檔案編制、檔案軟件培訓(xùn)。

2.按照檔案工作總體規(guī)劃來(lái)部署管理實(shí)施工作。對(duì)竣工文檔編制進(jìn)行動(dòng)態(tài)指導(dǎo)、檢查，分階段規(guī)范技術(shù)管理文件和工程實(shí)體資料的質(zhì)量，將檔案管理工作納入工程質(zhì)量管理體系中加以督導(dǎo)，提出檔案工作管理目標(biāo)，同時(shí)做好檔案的信息化管理工作，定期對(duì)檔案工作完成進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行考核，將考核結(jié)果予以通報(bào)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題落實(shí)整改到位。

3.已經(jīng)完成的檔案要進(jìn)行及時(shí)收集、整理和歸檔。杜絕拖沓和散漫造成檔案丟失、散落。例如工程結(jié)束了而資料還散落在工地或者施工人員手中，這種現(xiàn)象就是檔案工作的嚴(yán)重失職。監(jiān)理單位檔案管理部門的重要職責(zé)就是將檔案資料與工程進(jìn)展進(jìn)行同步管控，這是一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)。

4.做好項(xiàng)目檔案預(yù)立卷工作。預(yù)立卷工作做得不完善會(huì)導(dǎo)致檔案工作返工，給檔案管理造成混亂和資源浪費(fèi)。預(yù)立卷工作除施工、監(jiān)理文件外還包括業(yè)主前期文件歸檔鑒定、整理等工作。

5.重視對(duì)工程施工關(guān)鍵工序、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的現(xiàn)場(chǎng)拍照，重視竣工圖的編制，并根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)編制竣工圖。

（三）項(xiàng)目交工驗(yàn)收至通車階段的檔案管理

1.對(duì)已形成的文件材料全面開(kāi)展預(yù)立卷工作。施工單位須將系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案（含電子版）連同案卷目錄和編制說(shuō)明提交監(jiān)理單位審核。

2.監(jiān)理單位對(duì)施工單位項(xiàng)目檔案、案卷目錄的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行檢查審核并形成項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核評(píng)價(jià)報(bào)告，提交建設(shè)單位。

3.建設(shè)單位組織專家審核監(jiān)理單位和施工單位提交的項(xiàng)目檔案，并形成自檢報(bào)告，同時(shí)，作為交工驗(yàn)收備案文件向初步設(shè)計(jì)審批單位進(jìn)行備案。

4.建設(shè)單位邀請(qǐng)上級(jí)主管部門和專家進(jìn)行項(xiàng)目交工驗(yàn)收階段檔案專項(xiàng)審查，根據(jù)審查后的書(shū)面評(píng)價(jià)，對(duì)不合格的檔案應(yīng)要求整改，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

5.督促開(kāi)展交工驗(yàn)收文件的收集、整理、歸檔工作。

（四）項(xiàng)目通車至檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的檔案管理

1.除竣工資料以及少量未完成的檔案外，其余各類檔案應(yīng)完成符合驗(yàn)收和移交標(biāo)準(zhǔn)的組卷和編目。

2.各參建單位對(duì)各自檔案形成文件的組卷和編目進(jìn)行自檢，按變更批復(fù)情況修改完善竣工圖，確保竣工圖和工程實(shí)際情況保持一致；業(yè)主組織對(duì)檔案進(jìn)行移交工作，防治人員流動(dòng)后檔案的擠壓，重點(diǎn)監(jiān)控竣工圖的質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。

3.建設(shè)單位對(duì)經(jīng)系統(tǒng)化整理和排列的所有案卷匯總、編制總目錄（含電子版）及項(xiàng)目檔案整理情況說(shuō)明。[2]

4.項(xiàng)目檔案具備檔案專項(xiàng)驗(yàn)收條件后，建設(shè)單位以公文形式向上級(jí)公司提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)（符合《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》粵檔發(fā)[2006]32號(hào)文驗(yàn)收條件），并組織項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

（五）項(xiàng)目檔案移交階段

工程全部完工交付使用并經(jīng)過(guò)缺陷責(zé)任保修期和竣工驗(yàn)收后，應(yīng)完成后續(xù)文件的整理組卷。建設(shè)單位于項(xiàng)目通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案原件（含電子版）正式移交營(yíng)運(yùn)管理公司及其他單位。

二、公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要點(diǎn)

（一）構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)

公路工程建設(shè)項(xiàng)目工期從幾年到十幾年不等，時(shí)間長(zhǎng)、任務(wù)重、人員龐雜、分項(xiàng)眾多，設(shè)立一個(gè)專職檔案管理機(jī)構(gòu)相當(dāng)重要，同時(shí)配備具有專業(yè)技術(shù)能力的專職檔案管理人員和兼職檔案人員，及時(shí)收集散亂的資料、文件、數(shù)據(jù)等，然后將這些海量的信息加以規(guī)范整理，采用科技手段進(jìn)行歸檔，保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

（二）明確建設(shè)單位和參建單位的合同關(guān)系，設(shè)立檔案管理專用經(jīng)費(fèi)，將檔案管理等納入工程施工管理體系中，與工程款合并進(jìn)行收支審核管理工作，并實(shí)施檔案管理工作的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)按照要求完成檔案管理工作的單位給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案工作做得不好，沒(méi)有完成檔案管理工作的單位給予懲罰。檔案管理專用經(jīng)費(fèi)管理及獎(jiǎng)懲目的是強(qiáng)制參建單位做好檔案收集、整理、歸檔工作。[3]

（三）制定檔案管理工作的目標(biāo)和階段控制。從本文所舉的廣東某公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要點(diǎn)和流程來(lái)看，檔案管理工作伴隨著工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，也是一個(gè)長(zhǎng)期復(fù)雜的工作。因此，制定檔案工作的總體規(guī)劃和分項(xiàng)管理計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)工程檔案工作圓滿完成的保證。目的是強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作程序與質(zhì)量控制，保證檔案管理與工程進(jìn)展同步開(kāi)展，形成符合工程實(shí)際的檔案管理體系。

第9篇：公司檔案管理細(xì)則范文

高河礦井工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

(1)參建單位多，建設(shè)周期長(zhǎng)，形成項(xiàng)目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項(xiàng)目正式開(kāi)工以后，建設(shè)單位，多個(gè)施工和監(jiān)理單位進(jìn)場(chǎng)，檔案管理主體因建設(shè)主體，參建單位的不同，呈現(xiàn)多元態(tài)勢(shì)，造成檔案來(lái)源復(fù)雜，管理難度大。二是建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)，高河項(xiàng)目從2003年開(kāi)始籌備建設(shè)，2006年正式開(kāi)工，2011年進(jìn)合試運(yùn)轉(zhuǎn)階段，從勘查、申報(bào)、審批到竣工驗(yàn)收前后近10年時(shí)間，文件收集跨度時(shí)間長(zhǎng)，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒(méi)有與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，建設(shè)單位建設(shè)期間各項(xiàng)批復(fù)文件和各專業(yè)技術(shù)資料，大多集中在各個(gè)責(zé)任部門;各施工單位只重視工程進(jìn)度，平時(shí)不注重整理工程資料，驗(yàn)收前突擊收集整理，缺少建設(shè)單位、監(jiān)理單位把關(guān)。(2)礦井工程項(xiàng)目檔案整理規(guī)范不統(tǒng)一，部分規(guī)范陳舊，在實(shí)際運(yùn)用中指導(dǎo)性有限。高河礦井項(xiàng)目竣工資料存在遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328－2001和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28－2002兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，管理規(guī)范的不統(tǒng)一這就給項(xiàng)目審計(jì)、質(zhì)量評(píng)定、竣工驗(yàn)收帶來(lái)隱患。在這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，同時(shí)依據(jù)高河項(xiàng)目合同文件要求，采用以下煤炭行業(yè)及山西省標(biāo)準(zhǔn):①礦建工程高河礦井項(xiàng)目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設(shè)工程質(zhì)量技術(shù)資料管理規(guī)定與評(píng)級(jí)辦法》(煤規(guī)字1999第34號(hào)文)、《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項(xiàng)目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項(xiàng)目礦井設(shè)備安裝文件按照《煤礦安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設(shè)備安裝文件依據(jù)其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制。有的規(guī)范都已經(jīng)執(zhí)行將近20年了，早已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的煤礦項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況了，礦建工程和安裝工程的規(guī)范中就缺少監(jiān)理單位整理項(xiàng)目檔案的規(guī)范，必定給監(jiān)理單位，施工單位在整理項(xiàng)目檔案資料時(shí)造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問(wèn)題。(3)檔案工作人員素質(zhì)良莠不齊，人員流動(dòng)性大。在高河礦井項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關(guān)工程責(zé)任部門管理人員，監(jiān)理單位人員和施工單位人員。高河礦井項(xiàng)目屬新建項(xiàng)目，各相關(guān)人員沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，在項(xiàng)目檔案工作中走過(guò)不少?gòu)澛?。很多檔案管理人員是臨時(shí)抽調(diào)人員，這些人沒(méi)有參加過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理規(guī)范不熟悉，不能做到科學(xué)整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質(zhì)量低，影響了項(xiàng)目檔案的整理驗(yàn)收。高河礦井項(xiàng)目由于建設(shè)周期長(zhǎng)，監(jiān)理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動(dòng)性很大，很多人員工作一段時(shí)間，對(duì)檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)相對(duì)熟悉之后都被調(diào)離高河項(xiàng)目，新?lián)Q的人員又得重新開(kāi)始熟悉檔案各方面的專業(yè)知識(shí)，這給檔案工作帶來(lái)很大的不穩(wěn)定性。

針對(duì)高河礦井工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題采取的措施

(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過(guò)程中，檔案人員自始至終參加工程建設(shè)全過(guò)程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項(xiàng)目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關(guān)部門歸檔責(zé)任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時(shí)間，使檔案管理的有關(guān)規(guī)定能夠緊密結(jié)合各職能部門管理工作實(shí)際，準(zhǔn)確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅(jiān)持“早介入”、“早檢查”、“早動(dòng)手”，緊緊跟蹤前期工作的進(jìn)展，指導(dǎo)相關(guān)部門及時(shí)歸檔，同時(shí)做到隨時(shí)歸檔隨時(shí)整理，具備成卷?xiàng)l件的馬上歸檔組卷，并隨時(shí)根據(jù)后續(xù)資料補(bǔ)充調(diào)整，保證工程竣工時(shí)前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂的合同或協(xié)議中列入了檔案工作的內(nèi)容，采取預(yù)留5%相應(yīng)工程款對(duì)其進(jìn)行約束，采取工程完工檔案移交不及時(shí)或未移交按相應(yīng)條款進(jìn)行處罰。并對(duì)工程檔案的移交時(shí)間、整理質(zhì)量和項(xiàng)目竣工圖的編制責(zé)任、編制質(zhì)量和移交套數(shù)等，作了具體規(guī)定。(3)納入建設(shè)單位、工程監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位及質(zhì)量監(jiān)督全程控制。公司要求項(xiàng)目竣工圖需經(jīng)監(jiān)理單位監(jiān)理人員審核，履行簽字手續(xù);項(xiàng)目驗(yàn)收前，監(jiān)理單位需出具書(shū)面意見(jiàn)，要對(duì)檔案收集、整理歸檔等情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，質(zhì)監(jiān)站要對(duì)每個(gè)單位工程進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證。通過(guò)各方人員的嚴(yán)格把關(guān)和審查，確保了歸檔資料符合程序標(biāo)準(zhǔn)和要求。(4)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理。按照每一實(shí)體工程造價(jià)5%的比例，預(yù)留檔案資料保證金，規(guī)定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設(shè)不同步的，不組織工程中間驗(yàn)收、不進(jìn)行月度工程結(jié)算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經(jīng)濟(jì)手段的制約，有力地推動(dòng)和促進(jìn)了項(xiàng)目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時(shí)性。(5)實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)管。在礦井建設(shè)過(guò)程中，公司專職檔案人員經(jīng)常到各責(zé)任部門和施工現(xiàn)場(chǎng)檢查工程檔案，督促、指導(dǎo)各施工單位在施工過(guò)程中形成的檔案資料，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗(yàn)收和單位工程竣工驗(yàn)收和工程資料例會(huì)，積極監(jiān)督項(xiàng)目檔案工作，確保工程檔案與工程實(shí)體同步進(jìn)行。(6)嚴(yán)格驗(yàn)收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收管理規(guī)定，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性。在組織每個(gè)單位工程竣工驗(yàn)收時(shí)，均由潞安集團(tuán)驗(yàn)收組和我單位工程部門、計(jì)劃、財(cái)務(wù)等成員，以及設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位成員一同參加、一同把關(guān)，不論工程還是檔案實(shí)行“一票否決”制，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中無(wú)檔案人員簽字，就不能通過(guò)驗(yàn)收、結(jié)算，直至工程和檔案均符合標(biāo)準(zhǔn)要求才能通過(guò)驗(yàn)收。施工單位移交檔案均要經(jīng)過(guò)監(jiān)理、分管部門、質(zhì)檢站、檔案人員進(jìn)行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴(yán)把檔案移交關(guān)。本項(xiàng)目工程在嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收程序和規(guī)定的同時(shí)，檔案人員嚴(yán)把工程檔案移交關(guān)。專業(yè)檔案人員系統(tǒng)地對(duì)每個(gè)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查每個(gè)單位工程開(kāi)工前的人員資質(zhì)、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審、技術(shù)交底等工程技術(shù)資料;檢查設(shè)備、購(gòu)配件等材料質(zhì)量出廠證明文件等質(zhì)量控制資料;檢查工程施工中測(cè)量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批等工程驗(yàn)收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗(yàn)、測(cè)試、系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)等核檢資料;檢查工程驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)定等竣工驗(yàn)收資料;檢查監(jiān)理公司規(guī)則、細(xì)則、制度、報(bào)驗(yàn)、造價(jià)控制等監(jiān)理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴(yán)格的把關(guān)，保證了項(xiàng)目檔案的歸案質(zhì)量。

本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團(tuán)