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關(guān)鍵詞:煤炭企業(yè) 經(jīng)濟運行 制度 管理
中圖分類號:F272.9 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)05-291-01
一、大型煤炭企業(yè)經(jīng)濟運行制度包括的范圍
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大,為適應(yīng)管理的需要,企業(yè)都相繼出臺了一些相配套的管理制度和管理辦法,形成一套完備的、行之有效的管理制度體系。在經(jīng)濟運行管理制度方面,目前一些大型煤炭企業(yè)制定的經(jīng)濟運行管理制度主要有:資本運營管理制度、預(yù)算管理制度、成本費用及資金控制管理制度、財務(wù)風(fēng)險防范管理制度、內(nèi)部投資管理制度績效評價管理制度、人力資源管理制度(含薪酬、分配及福利管理制度)、市場營銷管理制度、物資管理制度、內(nèi)部市場管理制度、商品煤質(zhì)量控制及獎懲管理制度、審計管理制度、合同管理制度等。企業(yè)制定下發(fā)的這些經(jīng)濟運行管理和控制制度對于企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)、規(guī)范、秩序運行,保證企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的落實能夠起到有效的制度保障作用;對于規(guī)范各層面管理行為,提高依法依規(guī)管理起到有效的引導(dǎo)控制作用。
二、在經(jīng)濟運行制度管理方面存在的主要問題
1.隨著企業(yè)的發(fā)展,一些經(jīng)濟運行管理制度已經(jīng)不適應(yīng)管理的需要,或與國家頒布的法律法規(guī)有抵觸,但這些制度仍然在執(zhí)行,亟需重新制定下發(fā)或廢除這些制度。
2.有些管理制度不能保持穩(wěn)定,每年變動情況較大,這樣造成下級單位在執(zhí)行制度時只重視完成眼前的任務(wù),不能作出長期的工作安排。尤其是一些績效考核管理制度,如果考核指標變動較大,被考核單位就只顧眼前利益,工作重點是將本年度的經(jīng)營指標完成,會導(dǎo)致短期行為,損害了企業(yè)的長遠利益。
3.一些職能部門下發(fā)一些綜合性的管理制度,需要多個部門聯(lián)合執(zhí)行時,由于在制度制定過程中沒有與相關(guān)的職能部門進行充分的溝通,造成制度下發(fā)后不能有效地執(zhí)行,使內(nèi)控制度沒有達到預(yù)期的目標。
4.由于集團公司缺乏一個對經(jīng)濟運行制度牽頭管理的部門,造成企業(yè)總部下發(fā)的制度相互矛盾,缺乏銜接性,或者對一件事情多頭管理,或者出現(xiàn)管理空白點,相互推諉責(zé)任的情況。使企業(yè)下發(fā)的制度失去了權(quán)威性,造成下級單位無所適從。
為解決集團公司各部門和單位在經(jīng)濟運行制度制定上存在的時效性、隨意性和銜接性等的問題。根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟運行制度管理的實際,為實現(xiàn)規(guī)范化、程序化管理,提出以下一些加強經(jīng)濟運行制度管理的做法。
三、加強經(jīng)濟運行制度管理的基本原則
1.統(tǒng)一性原則。集團公司總部層面各項經(jīng)濟運行管理制度的制定,根據(jù)管理權(quán)責(zé),實行統(tǒng)一歸口管理,統(tǒng)一審批下達。
2.穩(wěn)定性原則。集團公司下達的基本的經(jīng)濟運行管理制度,在一定時期內(nèi)保持穩(wěn)定,無特殊情況不作調(diào)整。屬于適用一定時限的管理制度,在達到時限時應(yīng)及時廢止或重新制定下達。
3.規(guī)范性原則。建立會審制,集團公司總部各職能部門擬下發(fā)的各種管理制度,集團公司組織制度審核小組對其合法合規(guī)性、各項制度之間的銜接性以及制度本身的全面性、公平性進行會審,有關(guān)部門根據(jù)會審意見進行修改完善。
四、對經(jīng)濟運行制度進行審核的基本流程
1.集團公司明確經(jīng)濟運行制度管理的副總經(jīng)理和經(jīng)濟運行制度管理的職能部門,并成立由人力資源部、企業(yè)管理部、財務(wù)部、資本運營部、法律事務(wù)部、辦公室等有關(guān)部門組成的經(jīng)濟運行制度審核小組。
2.每年三季度末,集團公司總部各職能部門根據(jù)管控工作的需要,提出次年制定或修訂各項管控制度的計劃,報經(jīng)濟運行制度管理的職能部門,由其進行審核匯總(見表格),并報請集團公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定后統(tǒng)一下達計劃。
3.各職能部門根據(jù)集團公司下達的計劃安排,負責(zé)起草本部門各項管理制度,并將起草的管理制度報送經(jīng)濟運行制度管理的職能部門。負責(zé)起草管理制度的職能部門要搞好前期調(diào)研工作,進行業(yè)務(wù)把關(guān),以確保起草的管理制度的切實性、必要性和有效性。
4.經(jīng)濟運行制度管理的職能部門根據(jù)各職能部門起草的管理制度,負責(zé)召集管理制度審核小組會審,并將審核意見反饋給有關(guān)職能部門進行修改完善。
5.對列入經(jīng)濟運行范圍的管理制度,統(tǒng)一由集團公司主管制度管理的副總經(jīng)理審批下達。必要時,由集團公司主管制度管理的副總經(jīng)理提請集團公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批下達,或按程序提交集團公司董事會審批下達。
五、加強對已經(jīng)下發(fā)的經(jīng)濟運行制度的跟蹤管理
對于已經(jīng)下發(fā)的管理制度,制定下發(fā)的部門要搞好“售后服務(wù)”,即要對管理制度的后續(xù)執(zhí)行和落實情況進行追蹤,必要時組織相關(guān)部門和單位進行座談交流,聽取相關(guān)單位的意見和建議,對執(zhí)行中出現(xiàn)的問題及時解決。這樣通過信息交流,不但會提高制度的執(zhí)行效果,還為以后更好地修改完善制度提供了可靠的依據(jù)。
六、有關(guān)事項
1.對屬于安全管理、技術(shù)管理、生產(chǎn)管理制度涉及到經(jīng)濟運行制度方面內(nèi)容的,集團公司制度管理部門組織制度審核小組對此方面內(nèi)容進行會審。
2.集團公司各職能部門每年應(yīng)對本部門負責(zé)起草并已下發(fā)的管理制度進行一次全面審核,對缺項、過時的制度或內(nèi)容及時進行補充、修改、淘汰,并納入年度計劃中。
3.集團公司制定的經(jīng)濟運行管理制度,需要經(jīng)過職代會審議通過的,按規(guī)定履行相關(guān)程序。
一、工作準備情況
我們認真制定了物資采購和工程項目管理專項效能監(jiān)察實施方案,明確了效能監(jiān)察的工作目的、工作方法和工作步驟,并分階段組織實施:工作目的:大力推行物資采購“陽光工程”,堵塞漏洞,降低采購成本,杜絕違紀違法行為,提高公司經(jīng)濟效益。工作方法:通過建立健全物資采購規(guī)章制度,規(guī)范物資采購招議標程序。步驟:4月3日-4月30日為學(xué)習(xí)宣傳階段;5月1日-5月31日為自查階段;6月1日-8月15日為檢查階段;8月16日-8月31日為整改階段;9月1日-9月15日為總結(jié)提高階段
二、自查情況:
物資供應(yīng)部、設(shè)備部等職能部門在自查階段能認真按照實施方案的要求,組織部門人員進行了專題學(xué)習(xí)。對相關(guān)制度依據(jù)集團公司、大唐甘肅公司的制度規(guī)定進行梳理對照。各部門結(jié)合公司實際進行修訂,對制度執(zhí)行中存在的漏洞和不足及時完善;能認真履行物資采購的流程管理和建立質(zhì)量可靠、服務(wù)及時的供應(yīng)商隊伍信息庫,并與各供應(yīng)商簽訂了廉政合同。以上部門均將自查情況報告按時上報效能監(jiān)察工作辦公室。
三、檢查情況:
在自查工作結(jié)束后,監(jiān)察審計部會同相關(guān)部門對物資采購管理情況進行了檢查。
1、首先進行了系統(tǒng)基礎(chǔ)檢查。對物資部、設(shè)備部XX年有關(guān)物資設(shè)備采購基礎(chǔ)資料進行了查閱。檢查各類招標、議標工作中程序資料以及廉政保證書、打分表等相關(guān)資料是否齊全規(guī)范。通過檢查,各類資料都較規(guī)范、齊全,符合要求。
2、對執(zhí)行程序、制度的規(guī)范性進行了檢查。按照大唐甘肅公司文件要求,30萬元以上要進行招標或大唐甘肅公司授權(quán)我公司組織進行招標,30萬元以下可由我公司組織進行議標。在公司各項目招議標工作中,監(jiān)察審計部全過程進行了監(jiān)督。通過檢查,職能部門能按要求執(zhí)行各項制度,按程序開展工作。
3、我們重點對集體商務(wù)談判項目執(zhí)行情況進行了抽查。通過抽查,各項程序執(zhí)行較好,但也發(fā)現(xiàn)有個別不足。如:在生水管道閥門更換項目中采購的金屬硬密封蝶閥,由于當(dāng)時正處于全公司聯(lián)修階段,工期緊、任務(wù)重,分場要求時間緊迫。物資部按急件進行了辦理,未按照公司有關(guān)集體商務(wù)談判制度進行議標。事后,物資供應(yīng)部及時補辦了相關(guān)議標手續(xù)。
4、對物資材料管理制度執(zhí)行情況進行檢查。我們對設(shè)備物資采購相關(guān)管理制度的建立健全進行檢查,檢查管理制度是否完善,查閱合同是否規(guī)范,相關(guān)工作人員是否存在不廉潔行為。
經(jīng)過統(tǒng)計分析,1-10月份設(shè)備材料采購招議標及商務(wù)談判共計47次,簽訂合同47份,為公司節(jié)約采購費用159.76萬元。設(shè)備大修、技改招議標及商務(wù)談判共計58項,簽訂合同58份,為公司節(jié)約費用74.5萬元。
四、監(jiān)察建議:
1、物資供應(yīng)部要規(guī)范執(zhí)行《議標性集體商務(wù)談判實施細則》,對采購數(shù)額較少的材料必須要按相關(guān)規(guī)定進行;
2、要把學(xué)習(xí)掌握管理制度作為提高執(zhí)行力的前提,認真組織部門人員學(xué)習(xí)相關(guān)管理制度,保證工作的制度化、規(guī)范化;
3、要進一步完善急件急辦工作程序,要加強對公司物資采購招議標管理制度的學(xué)習(xí),提格按制度辦事的認識和自覺性。不斷加強部門人員廉政建設(shè),嚴格防范和杜絕不正當(dāng)交易行為的發(fā)生。
五、整改提高情況
在效能監(jiān)察檢查小組的督促下,各職能部門針對提出的意見和存在的問題認真進行了整改。
1、物資供應(yīng)部、設(shè)備部認真組織部門人員學(xué)習(xí)相關(guān)管理制度,不斷提高管理人員制度執(zhí)行力。
【關(guān)鍵詞】管理 制度 宣貫
企業(yè)管理制度是企業(yè)為求得最大效益,在生產(chǎn)經(jīng)營管理實踐活動中指定的各種帶有強制性義務(wù),并能保障一定權(quán)利的各項規(guī)定或條列。它作為職工行為規(guī)范的模式,能使職工個人的活動得以規(guī)范進行,同時又成為維護職工共同利益的一種強制手段。因此,企業(yè)各項管理制度是企業(yè)進行正常生產(chǎn)經(jīng)營管理所必需的一種強有力的保證。
蘭鈾公司近幾年隨著企業(yè)管理需要,在不斷更新和完善企業(yè)管理制度。尤其是從2011年實施精益管理以來,強調(diào)用制度的強制性作用去保障精益管理得到有效實施。2015年按照公司安排全面完成了公司三層制度的修編工作。公司三層制度的出臺下發(fā)是為了得到有效的遵守、實施,所以制度的宣貫是第一步,只有做好制度的宣貫工作,才能使職工了解、熟悉和掌握制度的內(nèi)容,進而強化職工的制度觀念和制度管理意識,改善企業(yè)推行制度化管理環(huán)境,最終實現(xiàn)公司制度化管理。
1 制度宣貫的重要性
1.1 制度宣貫是提高管理水平的前提
制度是管理的基礎(chǔ),是管理賴以生存的依據(jù),而制度宣貫則是管理得以實施和管理效能得以實現(xiàn)的前提。抓好企業(yè)管理,就是把企業(yè)細化的規(guī)則和標準理順,實現(xiàn)企業(yè)管理流程化、專業(yè)化和標準化,并在實際工作中認真加以執(zhí)行,以此來提高管理效率。同時,由于制度具有指導(dǎo)性和約束性、鞭策性和激勵性、規(guī)范性和程序性的特點,所以通過制度宣貫讓所有職工都知道、認同、接受、執(zhí)行公司的各項管理制度,切實做到用制度管權(quán)、管事、管人,建立企業(yè)規(guī)范化、制度化工作的長效機制,從而達到企業(yè)管理水平的提高。
1.2 制度宣貫是提高工作效率的保障
制度作為企業(yè)干部職工共同遵守的行為準則,是提高職工工作水平的保障。企業(yè)不能沒有制度,沒有制度就沒有程序,沒有程序就沒有規(guī)范。制度宣貫就是要通過組織開展制度的學(xué)習(xí)宣傳和貫徹執(zhí)行,使廣大干部職工熟悉和掌握制度的內(nèi)容和相關(guān)條款的規(guī)定,不斷提高遵守制度、執(zhí)行流程的自覺性,形成按制度和流程辦事的行為規(guī)范,達到促進規(guī)范生產(chǎn)經(jīng)營行為和工作效率的提高。
2 加強制度宣貫學(xué)習(xí)
公司管理制度分為三個層次,第一層管理制度為適用于全公司的“三重一大”管理制度、重要管理項目和專業(yè)管理的管理制度;第二層管理制度為各專業(yè)管理的基本管理制度;第三層管理制度為各部門(單位)內(nèi)部實施細則和制度。針對公司三個層次管理制度,可以采取分級分層、集中分散相結(jié)合的宣貫方法,注重與實際工作、管理現(xiàn)狀相結(jié)合,進行針對性學(xué)習(xí)。
2.1 公司組織制度宣貫
公司組織制度宣貫是由公司指定部門統(tǒng)籌組織安排的制度宣貫,可分為新進人員制度認知宣貫和在職人員制度深化宣貫。
新進人員制度認知宣貫是對新入職人員就關(guān)系其切身利益的制度(如薪酬、加班、安全、休假、獎懲等)以及公司要求新入職人員應(yīng)首先必須了解、熟悉、掌握的制度(如公司章程、企業(yè)文化、保密、保衛(wèi)、績效等)進行宣導(dǎo)、講解,促使其認知、遵守,并及時融入企業(yè)。
在職人員制度深化宣貫是對公司一、二層管理制度中重要制度、通用制度和專業(yè)管理制度等進行宣貫講解,重點是根據(jù)崗位的不同,選擇相應(yīng)的管理制度進行宣貫講解,促使各級干部職工加強對制度的深化理解,并能熟練運用于工作之中。
公司組織制度宣貫可以借助公司內(nèi)部刊物――《蘭鈾通訊》開設(shè) “制度專欄”,內(nèi)容為制度要點、制度問答、制度解析,也可以是制度討論、制度學(xué)習(xí)心得或關(guān)于制度的新聞報道等。也可將重要制度和通用制度在公司OA系統(tǒng)網(wǎng)上公告(標識重點)或制成宣傳手冊,下發(fā)到科室、工段或班組,加強學(xué)習(xí)。還可利用宣傳欄、條幅標語、召開專題學(xué)習(xí)會議等多種方式開展制度宣貫工作。
2.2 部門(單位)組織制度宣貫
部門(單位)組織制度宣貫是由各部門(單位)根據(jù)公司管理要求或由部門(單位)自行組織、普及的制度宣貫。各部門(單位)需要根據(jù)公司總體的制度宣貫安排結(jié)合本單位的工作任務(wù)及崗位特點制定一個詳細的制度宣貫計劃。要把制度宣貫學(xué)習(xí)納入部門常態(tài)管理,具體可結(jié)合培訓(xùn)計劃一并納入計劃日程。要求學(xué)習(xí)時間相對固定,可同例會、部門培訓(xùn)等有機結(jié)合,也可同政治學(xué)習(xí)或業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)結(jié)合,并做好學(xué)習(xí)記錄。
2.3 個人自主學(xué)習(xí)
制度宣貫除了由公司和部門(單位)組織集中學(xué)習(xí)外,干部職工還可根據(jù)自己的崗位要求進行自學(xué)。干部職工個人可結(jié)合單位職責(zé)及自身崗位職責(zé)、工作流程、協(xié)調(diào)關(guān)系等具體因素,有針對性的進行學(xué)習(xí),重點學(xué)習(xí)執(zhí)行制度的方法、要點等,尤其是涉及到業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)等內(nèi)容,更要認真細致,直至完全掌握并熟練運用于工作之中。
2.4 宣貫效果調(diào)查
為驗證宣貫成效,公司可成立制度宣貫調(diào)查小組根據(jù)宣貫計劃準備意見征詢表,在宣貫結(jié)束后發(fā)給參訓(xùn)人員,組織開展對制度宣貫工作的意見調(diào)查,并對意見或建議進行收集、匯總、分析。并將結(jié)果上報給制度歸口管理部門企業(yè)管理處,以提高制定宣貫工作的有效性。
對在制度宣貫過程中部門(單位)或個人發(fā)現(xiàn)的問題如不完善性條款、與管理流程不相符合、不適應(yīng)管理需要等,以及制度執(zhí)行中存在的問題制度,制度宣貫調(diào)查小組應(yīng)及時進行登記、匯總,提交給企業(yè)管理處,由企業(yè)管理處反饋給制度起草單位,以便問題能及時得到糾正,或為下次修訂制度提供可靠依據(jù)。
2.5 宣貫資料存檔
經(jīng)營管理自查自糾報告
根據(jù)綜合經(jīng)營公司通知要求,為了做好迎接公司經(jīng)營管理檢查工作,提高公司經(jīng)營管理水平,我司結(jié)合經(jīng)營情況,對經(jīng)營管理工作進行了自查?,F(xiàn)將自查自糾情況報告如下:
一、檢查經(jīng)營管理體系、經(jīng)營管理制度的建設(shè),建立高效、科學(xué)的經(jīng)營管理機制。
根據(jù)綜合經(jīng)營公司及本單位實際工作需要,我司建立了相應(yīng)的多項經(jīng)營管理辦法。其中主要包括:合同管理辦法、合同評審制度、項目施工預(yù)算制度、材料進場的驗收管理、項目責(zé)任追究辦法、施工現(xiàn)場材料的保管等。各項經(jīng)營管理管理辦法的制定為我公司今后工作的開展提供了依據(jù),也為提高項目經(jīng)營管理水平做了鋪墊。我司計劃通過各種途徑作好經(jīng)營管理制度的學(xué)習(xí)、宣傳與貫徹工作。并通過多種方式開展的經(jīng)營管理知識宣傳活動,提高管理工作的透明度。通過完善內(nèi)部控制制度,進一步加強經(jīng)營監(jiān)督和經(jīng)營管理,使經(jīng)營工作的開展有據(jù)可依。
二、經(jīng)營管理招投標管理、采購管理制度及辦法的執(zhí)行。
根據(jù)公司及本單位相關(guān)制度,對經(jīng)營管理采購合同的簽訂和要求進行了重新核實,重新檢查了合同的嚴密性、規(guī)范性和準確性;根據(jù)2017年以來簽訂的采購合同,對各類采購經(jīng)營管理的數(shù)量、名稱、價格、金額等基本情況進行重新核實;針對主要經(jīng)營管理的采購,對訂貨次數(shù)、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價格、供應(yīng)商等基本情況進行了摸底,對資源市場內(nèi)同一產(chǎn)品進行詢價比較;認真分析市場走勢,對所用經(jīng)營管理材料進行了價格評估,對采購時機進行了重新統(tǒng)籌安排,采用規(guī)模、批量采購的方式,降低采購成本;對經(jīng)營管理結(jié)算過程中的付款方式和付款流程進行了自檢自查,杜絕了違反合同約定方式和額度擅自對外付款,付款手續(xù)不全進行結(jié)算等問題;對采購經(jīng)營管理的質(zhì)量進行了徹底檢查,確保了產(chǎn)品質(zhì)量。
三、做好經(jīng)營預(yù)算及評價、落實經(jīng)營公司管理規(guī)定。
根據(jù)綜合經(jīng)營公司與我司簽訂的經(jīng)營目標責(zé)任書,認真對成本、費用目標進行分解、控制、分析與評價。定期進行經(jīng)營綜合分析,及時提出經(jīng)營控制措施和建議;定期對各項目的經(jīng)營情況進行評價。
四、工作策略反思及監(jiān)管制度運行情況。
我司作為實體經(jīng)營公司,努力做好本職工作,為綜合經(jīng)營當(dāng)好先鋒。根據(jù)需要,我司適時牽頭制定新的經(jīng)營管理制度,作為公司經(jīng)營管理的依據(jù)。同時抓責(zé)任落實,加強政治學(xué)習(xí),提高管理者理論水平、思想意識及業(yè)務(wù)能力。夯實廉潔自律精神,2018年,我司做到無違規(guī)使用資金、無“小金庫”、無違規(guī)使用公車、無違規(guī)公款接待、無“兩本賬”問題。
五、存在的問題及原因。
1. 在制度健全方面,制定的相應(yīng)管理制度與現(xiàn)實的工作存在不相符,需要進一步的完善。管理制度是相對比較刻板,不是很靈活,而經(jīng)營管理的日常管理工作多面向于現(xiàn)場管理,這就存在于制定的制度在現(xiàn)場實際操作起來難免會發(fā)生沖突,現(xiàn)場管理的靈活性正好與制度的不靈活、死板相互制約,如車間產(chǎn)品庫存與現(xiàn)場對接滯后、設(shè)計部門與現(xiàn)場管理消息滯后等情況。所以現(xiàn)有的管理制度只有在不斷的現(xiàn)實管理實踐中才能得以完善,得以推廣和發(fā)展。
2. 經(jīng)營管理計劃的不及時性。項目經(jīng)營管理臨時計劃變化較多,同時,施工現(xiàn)場施工計劃無法及時提交公司,導(dǎo)致經(jīng)營管理計劃也無法按照規(guī)定實施,與項目管理產(chǎn)生沖突。
3. 對市場上材料價格的了解渠道相對比較單一,難免會造成成本的增加?,F(xiàn)在我們了解的方式主要就是通過網(wǎng)絡(luò)、供應(yīng)商報價、造價信息,在以后的工作中需多多走出去加強市場調(diào)查,充分的了解各種經(jīng)營管理的價格、性能等信息。
4.公司對經(jīng)營產(chǎn)業(yè)掌控力不足,公司產(chǎn)業(yè)鏈屬剛性需求,而公司產(chǎn)品對于該產(chǎn)業(yè)鏈不屬于剛性需求,市場同類產(chǎn)品生產(chǎn)廠家及生產(chǎn)力過剩?!?nbsp;
六、 今后努力的方向。
1. 進一步完善各項管理制度度。在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上,學(xué)習(xí)綜合經(jīng)營公司以及其他公司先進的經(jīng)營管理管理辦法,取其精華來充實完善各項制度。
2. 加強經(jīng)營管理計劃管理。為了確保經(jīng)營管理計劃的嚴肅性,提高經(jīng)營管理計劃的準確率,杜絕計劃隨意性,本著“經(jīng)營管理進場,計劃先行”的原則,嚴格要求計劃的制定,合理降低生產(chǎn)損耗。
3. 按照要求選定合格供應(yīng)商、分包商,嚴格招、議標流程,以達到降低成本,提高利潤空間的目的。
4. 強化項目成本制度控制,細化成本分析,做到對標管理,制定詳細的采購計劃,并強化執(zhí)行控制力度。
5. 加強項目負責(zé)人經(jīng)營管理意識,提升項目現(xiàn)場成本控制能力。
6. 加強經(jīng)營管理各部門之間工作協(xié)調(diào)的力度。
7. 加強業(yè)務(wù)能力,在我司現(xiàn)有技術(shù)的基礎(chǔ)上,學(xué)習(xí)先進企業(yè)技術(shù),讓我司擁有屬于自己的高端產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù),進一步加強門窗產(chǎn)業(yè)的市場份額。
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關(guān)鍵詞:強化執(zhí)行力控制法律風(fēng)險
中圖分類號:C935 文獻標識碼:A 文章編號:
公司管理制度是為進一步深化企業(yè)管理,充分調(diào)動發(fā)揮公司員工的積極性和創(chuàng)造性,防范企業(yè)風(fēng)險,切實維護公司利益和保障員工合法權(quán)益,規(guī)范公司全體員工的行為和職業(yè)道德,結(jié)合國家法律、政策等相關(guān)規(guī)定建立的一整套的制度體系。
公司管理管理制度具有以下功能:(1)依法制定的管理制度可以保障企業(yè)合法有序地運作,將公司的法律風(fēng)險降低到最低限度;(2)好的企業(yè)管理制度可以保障企業(yè)的運作有序化、規(guī)范化,降低企業(yè)經(jīng)營運作成本;(3)規(guī)章制度可以防止管理的任意性,保護職工的合法權(quán)益; (4)優(yōu)秀的規(guī)章制度通過合理的設(shè)置權(quán)利義務(wù)責(zé)任,使職工能預(yù)測到自己的行為和努力的后果,激勵員工為企業(yè)的目標和使命努力奮斗。(5)良好的規(guī)則制度為企業(yè)節(jié)約大量的人力物力,為企業(yè)的正常運行提供保障。
因此,一個規(guī)范的企業(yè),特別是現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè),無不把管理制度的建立、健全和恪守視為企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的生命線,并對其不遺其力地加以完善和維護。隨著建筑市場的不斷變化,各建筑施工企業(yè)在堅持原有各項規(guī)章制度的基礎(chǔ)上,瞄準國際先進技術(shù),立足于做好各項工程,不斷拓寬施工領(lǐng)域,各級管理者不斷地查找預(yù)期計劃和實際結(jié)果的差距,并想方設(shè)法采取措施彌補這些差距,保證施工企業(yè)不斷走向成功。
有研究表明:一個企業(yè)的成功,30%靠策略,30%靠制度,40%靠執(zhí)行。邁克爾.戴爾說:“執(zhí)行力就是在每個環(huán)節(jié)都力求完美,切實執(zhí)行”。GE的總裁杰克.韋爾奇說:“一個公司的效率不在于它的大樓,也不在于它的人員,更不在于它的會議,而在它的貫徹力度”。這都是在說執(zhí)行力。就是說在執(zhí)行制度上,力求切實有效地執(zhí)行。這樣整個企業(yè)自然會欣欣向榮,呈現(xiàn)一副朝氣蓬勃的斗志,勇往直前的局面。
1:強化公司管理制度執(zhí)行的必要性。
筆者所在中國三冶集團有限公司是始建于1952年的一家大型國有建筑施工企業(yè),他擁有著輝煌的歷史和光輝的業(yè)績,曾被譽為“共和國建設(shè)的搖籃”。這樣的企業(yè)其管理經(jīng)驗不可謂不豐富,管理制度不可謂不健全。包括營銷管理、財務(wù)管理、施工生產(chǎn)管理、勞動關(guān)系管理、法律糾紛管理等規(guī)章制度800多項,并已形成標準化文本,且具有很強的實用性和可操作性。與其他一些企業(yè)相比,應(yīng)該說有著很強的管理優(yōu)勢。然而這樣具備深厚管理底蘊的企業(yè),近年來卻不斷地遭受經(jīng)濟糾紛的困擾。單就法律糾紛來看,2008年初到2010年底,公司就發(fā)生了訴訟糾紛75起。其中:建設(shè)工程合同糾紛23起;勞動爭議糾紛13起;買賣合同糾紛10起;承擔(dān)合同糾紛8起;租賃合同糾紛7起;人身侵害賠償糾紛7起;商譽權(quán)侵害糾紛4起;借款合同糾紛2起;物權(quán)確認糾紛1起。涉案標的額達14485萬元。筆者作為上述案件的承辦人之一,曾對以上的糾紛案件產(chǎn)生的原因進行了深入的分析和思考。上述經(jīng)濟糾紛的發(fā)生,普遍存在著公司管理人員在不同程度上沒有嚴格執(zhí)行公司管理制度,造成了施工企業(yè)執(zhí)行力的弱化。執(zhí)行力的不足,必然增大企業(yè)的法律風(fēng)險。
2:執(zhí)行力的弱化是法律風(fēng)險的成因。
一個企業(yè)如果沒有管理制度,也就沒有管理。但有了管理制度不能有效地恪守和執(zhí)行,再好的制度也只能是形同虛設(shè)。虛設(shè)的制度必然導(dǎo)致法律風(fēng)險,我們必須對癥下藥,有效地控制企業(yè)的法律風(fēng)險。
2.1:市場競爭不規(guī)范弱化了執(zhí)行力,使企業(yè)面對無法回避的法律風(fēng)險。進入市場經(jīng)濟后的國有建筑施工企業(yè),與不同所有制形式的施工企業(yè)處于一個競爭平臺,面對不規(guī)則或是充斥著畸形現(xiàn)象的建筑市場,他已沒有任何的優(yōu)勢可言,尤其是在開發(fā)承攬建筑工程過程中,更是舉步維艱。在簽約中出現(xiàn)了“堅持自己經(jīng)營底線,你就餓死;放棄經(jīng)營底線,你就要承受有風(fēng)險”的尷尬局面。因而,面對企業(yè)求生存的境遇,施工企業(yè)常常無奈地選擇了風(fēng)險。
2.2:管理者管理素養(yǎng)不高,整體管理執(zhí)行能力不強。施工企業(yè)的各級員工基于行業(yè)的特點,大多為工程技術(shù)專業(yè)出身,各級管理人員多數(shù)是由工程技術(shù)崗位逐步轉(zhuǎn)向項目管理崗位,普遍缺乏管理知識和管理能力。法律意識淡薄,管理手段陳舊,管理方式單一,削弱了企業(yè)整體執(zhí)行的能力,造成了企業(yè)法律風(fēng)險的隱患。
2.3:資源配給不能滿足執(zhí)行需要,種下經(jīng)濟糾紛的禍根。各項目部在施工過程中,都需要有相應(yīng)的資源配給,資源不足或不及時,不僅會影響執(zhí)行力,更重要的是“巧婦難為無米之炊”。我們有很多項目在施工中給予的人力、財力、設(shè)備、材料等資源往往達不到要求,至使有關(guān)制度無法貫徹執(zhí)行,只能繞道走,由此形成了法律風(fēng)險。例如,我公司發(fā)生的多起買賣合同糾紛,基本都是資金不足,導(dǎo)致項目部委托施工人采購或賒購材料發(fā)生的糾紛。
2.4:不關(guān)注制度的執(zhí)行過程,導(dǎo)致執(zhí)行結(jié)果的偏差。公司相當(dāng)一部分管理者養(yǎng)成了“只要結(jié)果,不管過程”的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)。對下屬的執(zhí)行細節(jié)、工作中所需要的資源及可能發(fā)生的意外情況完全漠視,這樣公司的計劃目標就難以實現(xiàn)。例如:幾年前我公司為了占領(lǐng)更廣闊的施工領(lǐng)域,抽調(diào)一部分“能人”,每個人發(fā)放50000元自找門路,各自發(fā)展,爭取在全國建立分公司。這些人為完成目標,依托社會各類人員找門路,找市場,將企業(yè)的各種資信資料傳搗到各個角落。最后是一個也沒站住腳,但社會人員卻拿著我們的資料,成立了若干個假公司,以我公司的名譽開展經(jīng)營活動。由此而產(chǎn)生了一系列的經(jīng)濟案件,給我公司帶來了極大的信譽和經(jīng)濟上損失。前年在四川廣元的一個假公司,引發(fā)了11起案件,涉案總標的額達1200多萬元。
2.5:不按制度辦事,“將在外君命有所不受”。這種情況相當(dāng)?shù)膰乐?。主要表現(xiàn)在:
2.5.1:超越企業(yè)授權(quán)。如2010年某分公司依公司的授權(quán)承攬了北京房山區(qū)的辦公樓工程,在未經(jīng)公司允許的情況下便將其工程全部轉(zhuǎn)包了一家沒有資質(zhì)的個體建筑商,并擅自授權(quán)他以公司的名義施工,結(jié)果未待工程完了,該建筑商便欠下多筆貨款和租賃費,最后債權(quán)人將三冶公司訴上法庭。經(jīng)調(diào)解公司雖未承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任,但企業(yè)的信譽卻因此受損。
2.5.2:不遵守合同規(guī)定。2010年4月下屬公司完成了山西介體某電廠工程后,因業(yè)主不支付工程尾款,便扣下竣工資料不予移交,后雙方訴至法院,經(jīng)法庭審理確認為雙方違約,判令公司承擔(dān)相關(guān)責(zé)任,給公司造成400多萬無的經(jīng)濟損失。
2.5.3:違反勞動管理規(guī)定。從2010年到現(xiàn)在,公司共發(fā)生了13起勞動爭議案件,主要原因也是一些下屬公司在勞務(wù)使用過程中沒有遵守公司勞務(wù)使用的有關(guān)規(guī)定,特定情況下為確保工程而不管不顧,采取了非常規(guī)的操作手段,給勞務(wù)的使用上帶來了極大的風(fēng)險,同時在施工中又管理不善,發(fā)生事故而形成的人身傷害賠償?shù)募m紛。
2.5.4:反合同擔(dān)保的管理規(guī)定。2006年下屬公司為承攬大連木子別墅工程,在未對被擔(dān)保方大連櫻花房屋開發(fā)有限公司資信情況做充分調(diào)查的情況下,便為其提供貸款擔(dān)保。后因工程沒有合法立項而告停,結(jié)果被擔(dān)保方攜款逃逸,最后銀行將三冶公司告上法庭。雖因合同存在嚴重問題使公司未承擔(dān)責(zé)任,但其教訓(xùn)是深刻的。
2.5.5:對管理制度的執(zhí)行,缺乏有效的監(jiān)督機制。管理制度的保障性、針對性、有效性勿庸置疑,但怎樣來確保它的貫徹實施呢?我們現(xiàn)在很多工作在執(zhí)行過程中沒人監(jiān)督,也沒有監(jiān)督辦法。監(jiān)督就是追蹤考核,確保目標達到和計劃的落實。監(jiān)督是執(zhí)行力的靈魂,很多事情就是因為沒有監(jiān)督與控制而錯過了解決問題的有效時機,小問題變成了大問題,管理問題轉(zhuǎn)化為法律風(fēng)險?,F(xiàn)在各個層面都在講執(zhí)行企業(yè)制度,但執(zhí)行的好壞沒人管理,或是職責(zé)不清,無法考核。在制度執(zhí)行過程中,考核非常重要,對執(zhí)行效果好的要表揚,要總結(jié)成功的經(jīng)驗。對執(zhí)行不利的要批評并及時的糾正,同時追究責(zé)任。只有這樣才能形成有效地執(zhí)行力,才能營造執(zhí)行的文化氛圍。
2.5.6:教育培訓(xùn)滯后,風(fēng)險意識缺失。企業(yè)的每個經(jīng)營活動都是機遇與風(fēng)險共存的,每個員工每天的工作也是如此。只有深入地感覺風(fēng)險,才能有效地防范風(fēng)險。而在這一點上公司顯然還存在著諸多的缺失。首先,公司沒有將制度執(zhí)行力教育擺在重要的議事日程,對不同崗位及不同層面的的員工如何開展教育,公司沒有一個切實規(guī)劃。其次,更多的管理人員是憑經(jīng)驗或感覺管理工程,對制度的要求說不清楚,同樣對下屬的工作也沒有按制度標準進行考量。第三,具體的施工人員不了解自己的崗位應(yīng)遵守什么,執(zhí)行什么,只是按上面安排來完成工作,至于什么是制度,不按制度操作可能帶來什么后果卻全然不問。由此可見,對全體員工加強執(zhí)行力教育勢在必行。
3:強化制度執(zhí)行力度,是企業(yè)法律風(fēng)險控制的保障。
我們很多管理者非常疑惑,為什么非常健全的各項企業(yè)管理制度,在執(zhí)行過程中還會偏離,還會經(jīng)常出現(xiàn)法律風(fēng)險,主要因為執(zhí)行力的不足。一個企業(yè)的成與敗,歸根到底要看其執(zhí)行力的強弱。那么怎樣加強施工企業(yè)執(zhí)行力度,確保執(zhí)行力貫徹始終?把握執(zhí)行力不暢的病因,筆者認為必須做好以下方面的工作:
3.1:各級管理者對執(zhí)行力要常抓不懈,要把對管理制度執(zhí)行力的監(jiān)督作為日常管理的首要任務(wù)。要堅決克服經(jīng)驗至上的思想,對重大的經(jīng)營活動和重大的經(jīng)濟合同,要加大風(fēng)險預(yù)測防范,搞好過程控制,建立有效的防控機制。對各項制度的貫徹執(zhí)行要有布置、有監(jiān)督、有檢查,克服檢查工作時前緊后松。管理者還要率先垂范做出表率。在執(zhí)行過程中將復(fù)雜的問題簡單化,量化的問題盡可能流程化、規(guī)范化和標準化,這樣就會大大提高制度的執(zhí)行力。
3.2:選擇好項目管理的“領(lǐng)頭羊”。項目經(jīng)理是項目管理的第一責(zé)任人,是執(zhí)行力的關(guān)鍵人物,是站在法律風(fēng)險前沿的指揮官。選擇一個好的項目經(jīng)理,可以帶動項目管理團隊在執(zhí)行中少走彎路,減少執(zhí)行偏差。尤其是在合同的管理中,對涉及合同履行中的設(shè)變、工期、索賠等變更事項,應(yīng)盡到足夠的注意義務(wù),收集好相關(guān)的證據(jù),以防范未來可能發(fā)生的法律風(fēng)險。
3.3:事前控制,抓關(guān)鍵性細節(jié)。營利是企業(yè)的最終目的,但“君子愛財,取之有道”。細節(jié)決定成敗,執(zhí)行也是這個道理。如果不注重細節(jié),執(zhí)行力往往會大打折扣。施工項目各項決策、各項制度的有效執(zhí)行,需要執(zhí)行者不僅要把握大方向,抓主要問題,更要考慮關(guān)鍵細節(jié),以及要有較強的事先控制和駕駛能力。要加強過程控制,及時發(fā)現(xiàn)問題;跟蹤過程監(jiān)督,及早暴露問題。只有這樣才能保證強大的執(zhí)行力,才能避免法律風(fēng)險的發(fā)生。
3.5:建立和完善企業(yè)經(jīng)營活動的監(jiān)督機制,實施全過程控制。監(jiān)督機制有三方面的含義:一是確保合同履行的每個過程、每個環(huán)節(jié),都能相互配合,相互制約;二是完善合同履行中的監(jiān)察職能,以公司的管理制度和施工合同為依據(jù),實施過程控制,充分行使即時糾正職權(quán),將合同履行中的風(fēng)險,控制在最低限度;三是依靠制度實施全員制管理和按標準經(jīng)營的管理模式,通過強化規(guī)范管理,保證合同目的最終實現(xiàn)。
3.6:加強以管理人員為主的全員風(fēng)險意識教育。一個有著豐富管理底蘊的企業(yè),一定是個有著完善管理制度的企業(yè)。企業(yè)管理制度是企業(yè)精神與企業(yè)文化的結(jié)晶。要通過定期培訓(xùn)、專家輔導(dǎo)、業(yè)務(wù)考核等形式,加強制度執(zhí)行力教育,使每一名員工了解和掌握企業(yè)的制度,并在工作中自覺的執(zhí)行。要讓員工知道如何通過正確的執(zhí)行制度,取得最佳的工作成果,從而減少法律風(fēng)險。這是一個企業(yè)的長期任務(wù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者為此要有臥薪嘗膽的精神,通過采取一切有力的措施,協(xié)調(diào)各個部門、方方面面,力爭在不同的管理崗位都能培養(yǎng)出更多的精英人才。只有企業(yè)全員素質(zhì)的提高,企業(yè)的管理才能真正邁上新的臺階。
3.7:弘揚企業(yè)精神,凸顯文化主題。要通過宣傳教育培育依法治企業(yè)的理念,使員工們懂得,能熟練掌握和正確執(zhí)行企業(yè)的管理制度,是企業(yè)對每名員工的基本素質(zhì)要求,增強員工執(zhí)行制度的自覺性。通過獎勵、表彰等激勵措施,激發(fā)全體員工模范遵守制度,從而提高制度的執(zhí)行力。要針對不同人員給予一種“激勵”,讓他們感受到在平凡管理崗位上忠于職守的成就感。相信通過濃厚的法治管理文化和模范的執(zhí)行指引,會更大程度的調(diào)動員工們的工作熱情和執(zhí)行制度的主動性。這樣在執(zhí)行過程中才能達到執(zhí)行的預(yù)定目標。
一、嚴格遵守財務(wù)管理制度和稅收法規(guī),認真履行職責(zé),組織會計核算
財務(wù)部的主要職責(zé)是做好財務(wù)核算,進行會計監(jiān)督。財務(wù)部全體人員一直嚴格遵守國家財務(wù)會計制度、稅收法規(guī)、集團總公司的財務(wù)制度及國家其他財經(jīng)法律法規(guī),認真履行財務(wù)部的工作職責(zé)。從收費到出納各項原始收支的操作;從地磅到統(tǒng)計各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計報表的編制;從審核原始憑證、會計記賬憑證的錄入,到編制財務(wù)會計報表;從各項稅費的計提到納稅申報、上繳;從資金計劃的安排,到各項資金的統(tǒng)一調(diào)撥、支付等等,每位財務(wù)人員都勤勤懇懇、任勞任怨、努力做好本職工作,認真執(zhí)行企業(yè)會計制度,實現(xiàn)了會計信息收集、處理和傳遞的及時性、準確性。
二、以實施erp軟件為契機,規(guī)范各項財務(wù)基礎(chǔ)工作用
在經(jīng)過兩個月的erp項目的籌建和準備工作后,財務(wù)部按新企業(yè)會計制度的要求、結(jié)合集團公司實際情況著手進行了erp項目銷售管理、采購管理、合同管理、庫存管理各模塊的初始化工作。對供應(yīng)商、客戶、存貨、部門等基礎(chǔ)資料的設(shè)置均根據(jù)實際的業(yè)務(wù)流程,并針對平時統(tǒng)計和銷售時發(fā)現(xiàn)的問題和不足進行了改進和完善。如:設(shè)置“存貨調(diào)價單”,使油品的銷售價格按照即定的流程規(guī)范操作;設(shè)置普通采購訂單和特殊采購訂單,規(guī)范普通采購業(yè)務(wù)和特殊采購業(yè)務(wù)的操作流程;在配合資產(chǎn)部實物管理部門對所有實物資產(chǎn)進行全面清理的基礎(chǔ)上,將各項實物資產(chǎn)分為9大類,并在此基礎(chǔ)上,完成了erp系統(tǒng)庫存管理模塊的初始化工作。在8月初正式運行erp系統(tǒng),并于10月初結(jié)束了原統(tǒng)計軟件同時運行的局面。目前已將財務(wù)會計模塊升級到erp系統(tǒng)中并且運行良好。
三、制訂財務(wù)成本核算體系,嚴格控制成本費用
根據(jù)集團年初下達的企業(yè)經(jīng)濟責(zé)任指標,財務(wù)部對相關(guān)經(jīng)濟責(zé)任指標進行了分解,制訂了成本核算方案,合理確認各項收入額,統(tǒng)一了成本和費用支出的核算標準,進行了醫(yī)院的科室成本核算工作,對科室進行了績效考核。在財務(wù)執(zhí)行過程中,嚴格控制費用。財務(wù)部每月度匯總收入、成本與費用的執(zhí)行情況,每月中旬到各責(zé)任單位分析經(jīng)營情況和指標的完成情況,協(xié)助各責(zé)任單位負責(zé)人加強經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟效益。
四、資金調(diào)控有序,合理控制集團總體資金規(guī)模
由于原材料市場的價格不穩(wěn)定,銷售市場也變化不定,在油品生產(chǎn)與銷售方面需要占用大量的資金。為此,財務(wù)部一方面及時與客戶對賬,加強銷售貨款的及時回籠,在資金安排上,做到公正、透明,先急后緩;另一方面,根據(jù)集團公司經(jīng)營方針與計劃,合理地配合資金部安排融資進度與額度,通
過以資金為紐帶的綜合調(diào)控,促進了整個集團生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的有序進行。
五、加強財務(wù)管理制度建設(shè),提高財務(wù)信息質(zhì)量
財務(wù)部根據(jù)公司原制定的《財務(wù)收支管理細則》的實際執(zhí)行情況,為進一步規(guī)范本集團的財務(wù)工作、提高會計信息的質(zhì)量,財務(wù)部比較全面的制定了財務(wù)管理制度體系,包括:財務(wù)部組織機構(gòu)和崗位職責(zé)、財務(wù)核算制度、內(nèi)部控制制度、erp管理制度、預(yù)算管理制度。通過對財務(wù)人員的職責(zé)分工,對各公司的會計核算到會計報表從報送時間及時性、數(shù)據(jù)準確性、報表格式規(guī)范化、完整性等方面做了比較系統(tǒng)的規(guī)定,從而逐步提高會計信息的質(zhì)量,為領(lǐng)導(dǎo)決策和管理者進行財務(wù)分析提供了可靠、有用的信息。
平時財務(wù)部通過開展定期或不定期的交流會,解決前期工作中出現(xiàn)的問題,布置后期的主要工作,逐步規(guī)范各項財務(wù)行為,使財務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)按一定的財務(wù)規(guī)則、程序有效地運行和控制。
六、開展了以涉稅業(yè)務(wù)和執(zhí)行企業(yè)會計制度、會計法及其他財經(jīng)法律、法規(guī)的自查活動
為了規(guī)范財務(wù)行為,配合年終與明年年初的匯算清繳的稽查與審計工作,財務(wù)部組織了在本集團公司內(nèi)的2010年年終財務(wù)決算的財務(wù)自查活動,在年終決算之前清理了關(guān)聯(lián)企業(yè)的往來款項,檢查在建工程未作處理的項目,對已支付的財務(wù)利息費用及時追蹤開具了發(fā)票等等一系列的財務(wù)自查活動。騁請了稅務(wù)師事務(wù)所對XX年的帳務(wù)處理做了預(yù)審,對審計和自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時地進行了整改,降低了涉稅風(fēng)險。
七、組織財務(wù)人員培訓(xùn),提高團隊凝聚力
財務(wù)部組織了兩批財務(wù)人員培訓(xùn)與經(jīng)驗交流會,對整個財務(wù)系統(tǒng)做了工作總結(jié)和預(yù)期的工作計劃展望,將財務(wù)人員分成會計、出納和統(tǒng)計、收費兩組進行了分組討論,及時解決實際工作中存的問題。通過南峰會計師事務(wù)所對內(nèi)部控制和稅務(wù)風(fēng)險的專題講座,豐富了財務(wù)人員稅務(wù)知識。邀請了審計部、資金部、資產(chǎn)部和財務(wù)人員做了深入的交流。增強了整個財務(wù)鏈各部門工作的協(xié)作性,強化了各崗位會計人員的責(zé)任感,促進了各崗位的交流、合作與團結(jié)。
八、提出了全面預(yù)算管理方案,建立集團公司全面預(yù)算管理模式
根據(jù)2010年經(jīng)營目標和各項成本核算指標的實現(xiàn)情況,財務(wù)部提出了全面預(yù)算管理的方案,全面預(yù)算管理按照企業(yè)制定的經(jīng)營目標、發(fā)展目標,層層分解于企業(yè)各個經(jīng)濟責(zé)任單位,以一系列預(yù)算、控制、協(xié)調(diào)、考核為內(nèi)容建立起一整套科學(xué)完整的指標管理控制系統(tǒng)。在2010年數(shù)據(jù)和以前年度各項經(jīng)營數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上制定了2010年度各單位的成本費用預(yù)算、銷售額預(yù)算、人員預(yù)算、目標利潤預(yù)算等一系列預(yù)算指標,希望通過“分散權(quán)力,集中監(jiān)督”來有效配置企業(yè)資源,提高管理效果,實現(xiàn)企業(yè)目標。
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2010年,為實現(xiàn)本集團公司的全面預(yù)算管理和總體發(fā)展目標,財務(wù)部的工作任重而道遠。為此,需要在以下幾個方面繼續(xù)做好工作:
1、做好上半年和第一季度的所得稅匯算清繳工作,合理地降低各項稅務(wù)風(fēng)險。
2、根據(jù)全面預(yù)算管理制度和預(yù)算管理指標跟蹤預(yù)算的執(zhí)行情況,監(jiān)控預(yù)算費用的執(zhí)行和超預(yù)算費用的初步審核,按月準確及時地提供預(yù)算執(zhí)行情況的匯總分析,為實現(xiàn)本集團和各單位的預(yù)算指標提出可行性措施或建議。
3、配合集團總部進行收入、成本、費用的專項檢查,加強非生產(chǎn)費用和可控費用的控制、執(zhí)行力度,不能超支的絕不超支。
4、加強資金管理,統(tǒng)一調(diào)配,根據(jù)集團總部資金部的工作計劃安排,調(diào)控好各項經(jīng)營用資金。
5、繼續(xù)完善各項財務(wù)管理制度和內(nèi)部控制制度,如財務(wù)核算管理制度、銷售與收款、采購與付款內(nèi)控制度、會計、統(tǒng)計、收費、出納等財務(wù)人員崗位考評辦法等。
【關(guān)鍵詞】施工企業(yè) 財務(wù) 集中 方法
一、施工企業(yè)財務(wù)集中管理優(yōu)點
(一)集中資金優(yōu)勢,提高使用效率
按照目前項目獨立核算的財務(wù)管理模式,各個項目部均設(shè)置了獨立的賬戶進行財務(wù)收支,而該類賬戶并未歸集于公司賬戶集中管理,從而導(dǎo)致部分項目賬戶存在較多盈余資金,而部分項目存在較大資金缺口。實施財務(wù)集中核算后,能夠?qū)⒏鱾€項目的資金集中于總部統(tǒng)一調(diào)度使用,能夠有效提高資金使用效率,降低公司籌資比例,減少公司資金成本。
(二)統(tǒng)一核算制度,掌握財務(wù)狀況
未實施金蝶EAS系統(tǒng)之前,各項目賬務(wù)處理并不一致,財務(wù)人員按照老經(jīng)驗或自己的思路建立財務(wù)核算體系,導(dǎo)致各個項目之間財務(wù)信息不具可比性。通過實施金蝶EAS系統(tǒng),公司本部聘請專業(yè)老師對所有項目財務(wù)人員進行培訓(xùn),統(tǒng)一了財務(wù)制度、會計科目和核算方法,使各個項目財務(wù)均按照科學(xué)規(guī)范的方法進行項目賬務(wù)處理,各類財務(wù)數(shù)據(jù)能夠及時通過EAS系統(tǒng)匯總反映,使公司本部能夠?qū)崟r掌握在建項目的財務(wù)狀況。
(三)落實公司制度,健全項目管理
實施財務(wù)集中核算,項目財務(wù)核算基本上集中于公司本部,公司的各項財務(wù)報銷制度、機料管理制度、工程結(jié)算制度及合同管理制度等一系列制度均可得到切實有效的執(zhí)行,保證項目建設(shè)始終在健康有序的軌道運行。同時,由于財務(wù)集中核算,使各項目財務(wù)能夠相互交流,取長補短,更快的提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,能夠有效地提高項目財務(wù)的真實性和準確性,為項目管理提供及時有效的財務(wù)數(shù)據(jù)支持。
(四)規(guī)范成本配比,防止項目潛虧
實施財務(wù)集中核算,能夠使項目的各項成本費用及時入賬,使項目成本能夠按照完工百分比法及收入成本配比原則及時結(jié)轉(zhuǎn)。杜絕為了完成目標考核指標而提早確認收入及推遲結(jié)算成本,從而虛增項目利潤、掩藏項目潛虧的現(xiàn)象。
二、施工企業(yè)財務(wù)集中管理缺點
(一)降低工作效率
實施財務(wù)集中管理,項目部發(fā)生的各項成本費用均需公司審批同意,而公司審批環(huán)節(jié)相對較多,審批時間相對較長,將大大降低項目工作效率。而項目工作效率降低,可能影響項目質(zhì)量、進度、安全、效益及二次經(jīng)營等各個方面,從而影響到項目建設(shè)整體目標的實現(xiàn)。
(二)降低項目管理層的積極性
實施財務(wù)集中管理,將很多原本屬于項目管理層的權(quán)限收歸公司層面,項目管理層失去了較多的財務(wù)審批權(quán),進而影響到項目的日常管理,將大大挫傷項目管理層的積極性。同時,由于審批手續(xù)的煩瑣,導(dǎo)致資金支付無法像項目獨立核算管理模式下那么及時到賬,將降低項目管理層應(yīng)對突況的能力和工作靈活度,也在一定程度上降低項目管理層積極性。
(三)與業(yè)主要求相矛盾
隨著建設(shè)市場的逐步規(guī)范,業(yè)主方一般與施工單位簽訂資金監(jiān)管協(xié)議,要求建設(shè)資金??顚S?,只能用于本項目的建設(shè)。而財務(wù)集中管理要求所有資金歸集于公司本部統(tǒng)一調(diào)度,與業(yè)主的監(jiān)管要求相矛盾,賬戶歸集無法實施。
三、施工企業(yè)財務(wù)集中管理方法
(一)健全財務(wù)集中管理制度
施工企業(yè)要結(jié)合企業(yè)實際情況,充分考慮各方面利益,建立和健全財務(wù)集中管理制度。財務(wù)集中管理制度要有利于資金的統(tǒng)籌管理,又要簡化審批環(huán)節(jié),加快審批速度,并給予項目管理層適當(dāng)?shù)呢攧?wù)權(quán)限。同時,財務(wù)集中管理制度要有明確的流程,規(guī)范的核算方法,嚴格的獎懲措施。
(二)實現(xiàn)項目全面預(yù)算管理
實施項目全面預(yù)算管理,根據(jù)項目施工計劃,合理規(guī)劃項目總體預(yù)算和階段預(yù)算,并根據(jù)實際進展情況按季度進行預(yù)算調(diào)整。通過項目全面預(yù)算,可以明確各階段的成本費用支出需求,各項目在預(yù)算的框架內(nèi)有計劃的使用資金,未列入支付計劃的款項支出需要按照規(guī)定流程單獨審批。項目預(yù)算和支付計劃能夠切實保證財務(wù)集中管理的可行性。
(三)實施項目財務(wù)委派制度
要實現(xiàn)財務(wù)集中管理,就要充分保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實。而保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實,就要求項目財務(wù)有一定的獨立性,考勤和日常管理從屬于項目部,但人事上和薪酬上不受項目管理層的約束,而由公司財務(wù)部直接考核。這樣,項目財務(wù)人員能夠嚴格執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度,提供真實可靠的財務(wù)數(shù)據(jù)。
(四)發(fā)揮財務(wù)信息技術(shù)優(yōu)勢
公司實施EAS財務(wù)核算系統(tǒng)后,統(tǒng)一了會計科目,明確了核算方法,規(guī)范了報表格式,規(guī)定了提交時間,從技術(shù)了保證了財務(wù)集中核算的可行性。同時,公司同步上線的項目管理系統(tǒng),人力資源管理系統(tǒng),辦公自動化系統(tǒng)等一系列網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),從不同角度規(guī)范了項目管理,保證了財務(wù)數(shù)據(jù)的準確與規(guī)范。
(五)強化項目內(nèi)部審計工作
施工企業(yè)內(nèi)部審計以財務(wù)收支審計為基礎(chǔ),逐步向經(jīng)濟責(zé)任審計、經(jīng)濟效益審計、內(nèi)部控制審計等方面的同步發(fā)展轉(zhuǎn)變。以內(nèi)部控制為主要對象的內(nèi)部審計有機會對項目建設(shè)全過程進行審查和評價,監(jiān)督公司各項制度的有效執(zhí)行,促進企業(yè)會計信息的真實可靠。
主持人:由于駐外銷售機構(gòu)的特殊性,分公司的資產(chǎn)管理成為制藥企業(yè)非常頭疼的問題,分公司負責(zé)人或部分銷售人員挪用貸款、坐支現(xiàn)金的現(xiàn)象并非鮮見,這給企業(yè)造成?相當(dāng)大的經(jīng)濟損失。如何應(yīng)對這個難題呢?
蘇奕智:首先應(yīng)根據(jù)經(jīng)營權(quán)和所有權(quán)分離的原則,對分公司的資產(chǎn)管理采取財務(wù)總監(jiān)委派制的組織架構(gòu)。
經(jīng)營權(quán)和所有權(quán)分離,可以使經(jīng)營者對其經(jīng)營成果(無論是盈利還是虧損)負責(zé),也可以使所有者(管理者代表)有效地對資產(chǎn)(特別是貨幣資金)的安全性進行評估與控制。
其次,定期對分公司稽查與審計。這是檢查日常管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。通過稽查與審計可判斷日常管理工作是否得到有效控制。
韓亮:總公司為保障資產(chǎn)的安全性和完整性,應(yīng)成立市場監(jiān)察部,其主要職責(zé)是對分公司定期進行財務(wù)稽查與審計,包括現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款、待攤費用、預(yù)提費用、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款等科目的審核;管理制度執(zhí)行情況審計以及市場信息反饋,如賣場陳列、新品反饋、售后服務(wù)、商家建議以及分公司建議等。
另外,審計分公司貨幣資金時,首先要對分公司的庫存現(xiàn)金進行盤點,如發(fā)現(xiàn)庫存現(xiàn)金超過規(guī)定限額的,立即督促有關(guān)人員存入貸款賬戶,并對負責(zé)人進行處罰;其次,對分公司的“銷售收入專戶”、“費用賬戶”進行審查,檢查銀行對賬單上的余額是否與銀行日記賬相符,重點對銀行存款余額調(diào)節(jié)表中的調(diào)節(jié)項日進行逐項檢查,發(fā)現(xiàn)問題立即予以糾正;第三,如在對批發(fā)商賬務(wù)時發(fā)現(xiàn)零星貨款已支付但分公司尚未回籠的,立即通知分公司總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān),并對有關(guān)人員進行處理。在與這些批發(fā)商簽訂“帶款提貨”買賣合同時,規(guī)定付款方式一律為匯款(電匯或信匯),并在合同中增加“如未經(jīng)總公司或分公司授權(quán),任何人在需方(批發(fā)商)收取的現(xiàn)金與供方無關(guān),由此造成的后果供方一概不負責(zé)”等字樣,從法律的角度防止貨款的流尖。
通過對分公司財務(wù)的稽查與審計,及時掌握分公司的經(jīng)營運作狀況、各項管理制度的執(zhí)行情況、總公司資產(chǎn)的保障能力,真正起到為企業(yè)保駕護航的作用。
細化日常操作
主持人: 分公司是銷售網(wǎng)絡(luò)中最重要的通路,因此加強對分公司的管理,特別是對分公司的資產(chǎn)管理是保證分公司良性運作的前提。在具體操作方面各位有何高見?
韓亮:為加強劉‘分公司的財務(wù)管理,總公司應(yīng)成立歸口管理部門銷售財務(wù)部,并制定相應(yīng)的管理考核標準。我曾經(jīng)服務(wù)過的一家公司,在它制定的《駐外銷售機構(gòu)財務(wù)管理崗位考核評分標準》中,將考核評分標準主要分為三大部分,總分值100分:第一是財務(wù)管理制度的執(zhí)行,考核分值50分,由銷售財務(wù)部考核;第二是電腦應(yīng)用考核,考核分值30分,先由市場信息部進行單項考核,最后由銷售財務(wù)部負責(zé)匯總考核;第三是會計核算與財務(wù)處理,考核分值10分,由銷售財務(wù)部考核。
在“財務(wù)管理制度執(zhí)行”考核中牽涉到貨幣資金管理的內(nèi)容有出納及費用賬戶管理(考核分值10分)、費用預(yù)決算(考核分值5分)、稽查與審計(考核分值5分)、各科目清理(考核分值10分)等幾個考核大類,根據(jù)考核大類再細定考核細則(具體內(nèi)容見相關(guān)鏈接)。
根據(jù)公司管理的實際需要,每月可通過及時調(diào)整考核內(nèi)容和考核分值來加強對分公司的財務(wù)管理。例如,可以對“財務(wù)管理制度執(zhí)行”中的“費用預(yù)決算”考核細則進行調(diào)整,比如在該考核細則中增加“代收代伺?款項”的考核內(nèi)容,并將“費用預(yù)決算”考核細則中其他考核內(nèi)容的分值進行調(diào)整;同時也可將“費用預(yù)決算”的考核分值從原來的5分增加到10分,并將其他類別次要考核分值減少。這樣不斷通過月度反反復(fù)復(fù)地考核,使得公司的管理目標得以實現(xiàn)。
杜勁松:我們公司除健全各種管理制度外,特別加強了對分公司財務(wù)總監(jiān)考核和激勵。我們對分公司財務(wù)總監(jiān)實行“月考核扣分制度”,財務(wù)總監(jiān)每月實際得分=00-每月實際扣分;月工資=月實際得分×基本工資。通過財務(wù)總監(jiān)的工資與考核扣分掛鉤的形式,最大限度地鞭策分公司財務(wù)總監(jiān)嚴格按照總公司的各項管理要求去操作。
每月通過對財務(wù)總監(jiān)下發(fā)“重點工作”的形式,來對財務(wù)總監(jiān)及其他財務(wù)人員進行指導(dǎo)和溝通。一是將上月工作中存在的問題曝光,并進行剖析;二是及時將總公司最新的管理思路、管理制度告訴他們,并用調(diào)整分值的方式來貫徹執(zhí)行。另外,每年還舉行兩次財務(wù)總監(jiān)會議,加強財務(wù)制度的培訓(xùn)工作。
在財務(wù)總監(jiān)的考核機制中,我們還融入了晉級獎勵制度:一是工齡補貼機制;二是晉級制度;三是年度(半年)獎勵基金制度。這樣給大家創(chuàng)造了一種“工作有方向,事業(yè)有奔頭”的良好氛圍。
完善管理制度
主持人:貨幣資金管理是資金管理的一個重要環(huán)節(jié)。大家都知道,貨幣資金主要包括現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資產(chǎn),而最主要的是現(xiàn)金和銀行存款。由于貨幣資金的流動性較大,一旦失控就容易出現(xiàn)分公司坐支、挪用貸款的現(xiàn)象。請問各位,怎樣才能避免這種現(xiàn)象呢?
蘇奕智:在實踐中我們推行了“收支兩條線”的管理思路。所謂“收支兩條線”是指各分公司在當(dāng)?shù)刂袊r(nóng)業(yè)銀行分支機構(gòu),開設(shè)“銷售收入專戶”和“費用賬戶”。分公司轄區(qū)內(nèi)的經(jīng)銷商根據(jù)與總公司簽訂的“買賣合同”將銷售貨款全部存入“銷售收入專戶”(即結(jié)算賬戶);各分公司在當(dāng)?shù)氐闹袊r(nóng)業(yè)銀行分支機構(gòu)按照與中國農(nóng)業(yè)銀行總行簽訂的合作書規(guī)定劃款(每星期或每滿5萬元劃款一次),及時向總公司匯劃資金;“費用賬戶”(即基本賬戶)的資金是總公司每月根據(jù)分公司“利潤表”中的毛利而撥付給分公司的資金;分公司所有經(jīng)營費用、管理費用以及稅金都必須在“費用賬戶”支付。
實現(xiàn)“收支兩條線”后,總公司規(guī)定:銷售貨款必須全部存入“銷售收入專戶”,不得坐支現(xiàn)金,更不能將貨款存入“費用賬戶”;分公司所有費用開支必須通過“費用賬戶”支付,所有支付的費用都必須經(jīng)過總公司審批,并按總公司審批的費用額度支付(如發(fā)??偣久麚芸畈蛔阋灾Ц斗止举M用的,則以總經(jīng)理個人借款的形式撥付)。
通過實行“收支兩條線”,基本上保證了總公司貨幣資金的安全和貨款回籠的及時性,沒有發(fā)生過分公司人員挪用貨款的現(xiàn)象。
201x年,辦公室將繼續(xù)緊緊圍繞集團公司下達的各項目標任務(wù),積極適應(yīng)新形勢的要求,切實加強綜合文字處理、人事管理、制度建設(shè)、宣傳、政策調(diào)研、法務(wù)、檔案管理、辦公用品管理、行政接待等工作,提高辦文、辦事、辦會的水平。
(一)行政管理
一是要進一步提高綜合文字和公文處理能力。隨著集團公司的日益壯大,辦公室的文字綜合水平成為集團公司思想水平、管理水平和工作水平的綜合體現(xiàn),對于全公司執(zhí)行政策、制定決策、落實工作具有舉足輕重的作用。我們將堅持高標準、嚴要求,認真完成綜合性文字材料的起草工作;認真做好公司各類文件、重要資料的收發(fā)、登記、傳閱、督辦、催辦工作,嚴格按照公文登記、閱辦、傳遞、處理的工作流程規(guī)范處理各類文電,不發(fā)生積壓、拖拉、誤事現(xiàn)象,保證政令通暢;認真做好有關(guān)文稿的審核把關(guān)工作,扎實做好公文處理工作,提高工作效率。
二是要進一步加強企業(yè)宣傳報道工作。開展多種渠道的宣傳方式,不斷加強與新聞單位的聯(lián)系,進一步提高集團公司的社會形象和社會地位。
三是要進一步做好咸亨政接待、檔案、辦公用品管理。重點做好行政接待、調(diào)研、考察、會務(wù)安排、檔案管理、辦公用品管理等服務(wù)工作,進一步健全工作機制,提高工作水平,增強工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性。
四是要進一步加大督辦工作力度,確保公司管理制度的有效性和公司決策的效益達到最大化。對各部門的執(zhí)行力和工作質(zhì)量、工作效率納入績效考核,從任務(wù)產(chǎn)生、下達、執(zhí)行、反饋、考評、獎懲等各環(huán)節(jié)加強執(zhí)行力控制和管理,努力從機制上遏制執(zhí)行不力的情況發(fā)生,確保公司各項決策、重要工作部署的貫徹落實。
五是提煉并學(xué)習(xí)企業(yè)文化,達到統(tǒng)一思想、教育員工、內(nèi)聚人心、外塑形象、激勵、穩(wěn)定的目的。認真總結(jié)梳理企業(yè)價值觀、企業(yè)精神、經(jīng)營理念,完善并明確能使員工接受的具體內(nèi)容。
六是繼續(xù)完善促使公司快速、穩(wěn)步、高效發(fā)展的各項規(guī)章制度。
(二)人事管理
201x年是集團公司快速發(fā)展的一年,為配合公司各縣工作的全面推行,加強公司人力資源工作的計劃性,辦公室依據(jù)20x年度的整體發(fā)展規(guī)劃從七個方面開展201x年度的工作:
1、完成日常人力資源招聘與配置。
根據(jù)今年總體目標首先保證滿足公司各崗位需求,然后再考慮人才儲備,實現(xiàn)梯隊建設(shè)。并且著重解決未來園區(qū)運營管理、物業(yè)管理、電子結(jié)算等方面的人才需求。。其他具體招聘崗位、工種、人數(shù)等需要根據(jù)各部門及成員單位提出用人計劃后進行合理配置,實現(xiàn)人崗匹配,用最少的人,創(chuàng)造最大的價值。
實施方案:一是1月份開始運營管理、物業(yè)管理等崗位的招聘,通過專業(yè)網(wǎng)站招聘信息和主動進行人才搜索,以及通過現(xiàn)場招聘等挖掘和招募所需人才,盡快保證人員到位。二是利用公司現(xiàn)有的招聘網(wǎng)絡(luò)和春節(jié)后人力流動高峰期的機會,補充基層管理尤其是置業(yè)顧問或物業(yè)公司所需的基礎(chǔ)管理和技術(shù)技能才,作為人力資源的更替、補充和培養(yǎng)儲存。三是積極與區(qū)勞動就業(yè)局、云南人才市場、高等學(xué)校的溝通聯(lián)系,及時寒、暑期各學(xué)校舉辦的招聘會。并根據(jù)實際情況變化不定期參加各類招聘會。四是按各崗位人員配置及20xx年離職情況,保證每月的人員流動性在正常范圍內(nèi),加強招聘的效果。五是與用人部門一起對新進員工進行面試的工作,考察基本素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力,以便提高招聘的時效性。六是全年做好重要和流動多的人才儲備工作,控制好今年的招聘費用。今年招聘工作的開展由各部門提交的用人計劃以及公司實際的人員需求情況決定。報刊、熟人推薦、獵頭等暫不列入時間安排。
2、建立健全人事管理的各項規(guī)范及管理制度、員工手冊等。
規(guī)范的管理制度是企業(yè)用人留人的前提條件,本年度主要工作是建立健全人力資源管理的各項規(guī)范制度:《員工手冊》(包括《獎懲制度》、《人事管理制度》、《員工培訓(xùn)管理制度》、《新員工考核管理辦法》、《考勤管理制度》等)。人力資源部按照各項制度的規(guī)定和程序操作管理全體員工,采取對事不對人的原則,達到各項工作的合法性、嚴肅性。
3、積極推行績效考核管理,參考先進企業(yè)的績效考評辦法,實現(xiàn)績效評價體系的完善與正常運行。
績效考核工作的目的是有效激勵員工不斷改善工作方法,建立公平的競爭機制,提高工作效率,培養(yǎng)員工工作的個人意識和責(zé)任心,及時查找工作中的不足并加以調(diào)整改善,從而推進企業(yè)的發(fā)展。201x年,辦公室將在計劃管理的基礎(chǔ)上積極推進績效管理,并持之以恒地監(jiān)督貫徹和運行。
4、大力加強員工崗位知識、技能和素質(zhì)培訓(xùn),加大內(nèi)部人才開發(fā)力度。
將員工融為一個整體、形成公司文化的工作方式,是辦公室本年的培訓(xùn)目標。通過完善《員工培訓(xùn)制度》,并根據(jù)各部門及成員單位的培訓(xùn)需求及公司的整體需要建立年度培訓(xùn)計劃。
實施方案:2月份中旬建立201x年度公司員工培訓(xùn)計劃。包括培訓(xùn)形式、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間等。
5、建立以人為本的企業(yè)文化。
營造相互尊重、相互信任的氛圍、維持健康的勞動關(guān)系,不斷保持員工與管理人員之間的溝通,針對員工的建議和投訴提出合理化建議。通過不定時的舉辦一些小型活動提高員工的凝聚力。現(xiàn)初步設(shè)想201x年的活動包括各個節(jié)日的慶祝,各類運動項目的比賽,各類技能的競賽等。
實施方案:此項工作納入月度計劃來做,是一個漫長持續(xù)的過程,需全體員工積極加入到建立企業(yè)文化的工作中來。
6、人力資源部內(nèi)部建設(shè)。