農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理研究

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摘要：介紹了農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理內(nèi)容，分析了檔案管理工作存在的問題，并提出了檔案管理工作對(duì)策，具體包括提升檔案管理人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案管理建設(shè)、強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)、明確農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容等方面內(nèi)容，以期為提升農(nóng)產(chǎn)品監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)質(zhì)量提供參考。

關(guān)鍵詞：農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)；檔案管理；內(nèi)容；問題；對(duì)策

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄[1]。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案就是其在從事檢驗(yàn)檢測(cè)各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)記錄保存形成的文件?！稒z驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》（以下簡稱《通用要求》）第4.5.11，4.5.27等條款和《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)考核辦法》（以下簡稱《考核辦法》）第29條，均對(duì)檔案管理提出了要求[2]。檔案工作是檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理的重要組成部分，是反映檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理水平的客觀證據(jù)[3-4]。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案工作應(yīng)符合《檔案法》有關(guān)法律法規(guī)要求，并滿足農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)行業(yè)特點(diǎn)。檔案資料包括文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)記錄，它是記錄的原始技術(shù)憑證和法律依據(jù)，是檢測(cè)機(jī)構(gòu)日常工作的溯源證據(jù)，同時(shí)也是質(zhì)量體系運(yùn)行的真實(shí)見證，在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定工作中發(fā)揮著極其重要的作用。

1農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理內(nèi)容

1.1檔案的分類、立卷和管理

依據(jù)《通用要求》和《考核辦法》的規(guī)定，對(duì)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行合理分類、立卷和科學(xué)化管理，是提升農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)的整體管理水平、確保檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系有效實(shí)施和運(yùn)行[5]的重要保障。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理主要分為八大類：機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員任命檔案、內(nèi)外部受控文件檔案、技術(shù)人員檔案、儀器設(shè)備檔案、質(zhì)量控制運(yùn)行檔案、檢測(cè)報(bào)告及原始記錄檔案、內(nèi)審與管理評(píng)審檔案、風(fēng)險(xiǎn)控制檔案。其中：內(nèi)外部受控文件檔案主要包括現(xiàn)行有效的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄表格以及方案、通知、計(jì)劃、圖樣、圖表、軟件等；技術(shù)人員檔案主要有人員教育證明（最高學(xué)歷）、人員資格證明（職稱證明）、人員培訓(xùn)材料、上崗考核材料、上崗批準(zhǔn)授權(quán)文件、“八大員”的授權(quán)文件、人員能力監(jiān)督和監(jiān)控記錄、勞動(dòng)合同書、個(gè)人承諾書等；質(zhì)量控制運(yùn)行檔案包括方法的選擇驗(yàn)證和確認(rèn)、質(zhì)量控制、人員能力監(jiān)督及監(jiān)控、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、不符合工作管理、樣品管理、人員培訓(xùn)、上崗考核、客戶滿意度、合格供應(yīng)商、文件控制記錄；檢測(cè)報(bào)告及原始記錄檔案主要有檢驗(yàn)報(bào)告副本，包括補(bǔ)充、修改、更正后重發(fā)的檢驗(yàn)報(bào)告副本（可以按照年度和樣品號(hào)列出目錄歸檔保管，并且按照樣品順序號(hào)將委托檢驗(yàn)單、抽樣單、任務(wù)通知單及樣品流轉(zhuǎn)單、檢測(cè)原始記錄及譜圖和檢驗(yàn)報(bào)告副本合并裝訂）；內(nèi)審檔案主要包括內(nèi)審方案、每次內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃、內(nèi)審簽到表、內(nèi)審?fù)ㄖ獑?、?nèi)審檢查記錄表、內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告表、內(nèi)審報(bào)告等；管理評(píng)審檔案包括管理評(píng)審方案、管理評(píng)審實(shí)施計(jì)劃、管理評(píng)審?fù)ㄖ獑?、管理評(píng)審簽到表、管理評(píng)審會(huì)議記錄、管理評(píng)審等15個(gè)方面的輸入材料、管理評(píng)審報(bào)告、管理評(píng)審輸出的實(shí)施跟蹤驗(yàn)證材料等；風(fēng)險(xiǎn)控制檔案包括對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的記錄、定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別核查的記錄、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別存在的問題啟動(dòng)不符合控制程序和糾正措施記錄以及每年風(fēng)險(xiǎn)控制的總結(jié)等。

1.2檔案的管理、保存與處置

1.2.1規(guī)范檔案管理。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)規(guī)定檔案的收集、存檔、借閱和保密等程序性文件。檔案管理人員對(duì)歸檔資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、按照要求分類后，進(jìn)行編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理，并于次年1月底前完成上年度檔案資料的歸檔。參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）[6]、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38—2008）[7]，電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式和符合國家規(guī)定的能長期保存的格式要求。電子文件可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲(chǔ)存?zhèn)浞?套。同時(shí)，具有重要價(jià)值的電子文件應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，在保證兩者之間的一致性上建立檢索關(guān)系。一般紙質(zhì)文件歸檔1份，其中重要的、使用率高的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。1.2.2檔案的保存與處置。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，并安排專人管理。密切關(guān)注檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，做好防火、防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作；定期檢查檔案保存情況，如若發(fā)現(xiàn)檔案損壞，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。借閱涉密檔案應(yīng)按照密級(jí)要求，履行相應(yīng)借閱手續(xù)，并對(duì)所借檔案負(fù)安全保密責(zé)任，確保檔案安全。各類檔案按照保存期限進(jìn)行保存，到期后按照程序進(jìn)行銷毀。

2檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

檔案是農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)所從事的檢測(cè)活動(dòng)的有效客觀證據(jù)，是復(fù)現(xiàn)檢測(cè)過程的重要憑證。目前，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)普遍存在對(duì)檔案管理工作不重視的問題，未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，片面認(rèn)為檔案管理就是對(duì)文件材料的簡單整理，缺少歸納和利用。這在一定程度上影響了檔案管理工作的開展。

2.2缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

目前，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)從事檔案管理的人員多為兼職，并非檔案管理專業(yè)人才，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。這不僅影響機(jī)構(gòu)檔案管理人才科學(xué)素質(zhì)結(jié)構(gòu)的形成，而且有礙于檢測(cè)機(jī)構(gòu)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不清晰，管理規(guī)范不健全

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理內(nèi)容和規(guī)劃缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檢測(cè)機(jī)構(gòu)一般按照習(xí)慣進(jìn)行檔案管理，沒有明確檔案管理內(nèi)容，難以達(dá)到檔案管理預(yù)期目標(biāo)。缺少制度和規(guī)范的保障，其管理質(zhì)量必然難以保證。例如，如果檔案收集工作制度不健全、不規(guī)范或者執(zhí)行不嚴(yán)格，必將造成收集歸檔工作很被動(dòng)甚至不及時(shí)。

3檔案管理工作對(duì)策

3.1提升檔案管理人員素質(zhì)

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)和檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，使其具備過硬的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，提高檔案管理水平和綜合素質(zhì)。

3.2加強(qiáng)檔案管理建設(shè)

檢測(cè)機(jī)構(gòu)要切實(shí)提高對(duì)檔案管理的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是本職工作，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)、資源配置、人才培養(yǎng)等，做好對(duì)檔案管理工作的資金投入和政策等方面的支持，實(shí)現(xiàn)檔案管理的新發(fā)展。

3.3強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

新形勢(shì)下，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，各種類型的檔案資料不斷涌現(xiàn)，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)只有借助信息化建設(shè)，樹立信息化意識(shí)，加大對(duì)檔案管理人員的信息化教育培訓(xùn)，才能實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)、高效管理。

3.4明確農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容

對(duì)檔案管理時(shí)，不僅要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類管理，也要將信息化管理方式引入到檔案管理中。要求檢測(cè)機(jī)構(gòu)增加電子檔案使用效率，按照檔案類型和檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的分類篩選，并制定農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使各檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)明確自身行為規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化、安全化管理。

4結(jié)語

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)必須提高認(rèn)識(shí)，建立健全檔案管理制度和管理規(guī)范，提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，充分發(fā)揮檔案管理的參考價(jià)值作用，確保農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。

作者:丁宗博 張興龍 李莉 魏亦山 單位:青島市農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心