檔案信息管理系統(tǒng)安全防護研究

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摘要隨著檔案信息化進程的不斷加快，檔案部門通過檔案信息系統(tǒng)管理的數(shù)字檔案資源數(shù)量與種類越來越多，加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護能力和水平，已經(jīng)成為加強檔案信息安全管理、促進檔案事業(yè)健康發(fā)展的一項重要內(nèi)容。本文通過在實際工作中高校檔案館信息系統(tǒng)管理目前存在的問題，提出對信息管理系統(tǒng)的安全防護方案與優(yōu)化管理方案，以進一步推進高校檔案館信息化建設(shè)進程。

關(guān)鍵詞高校檔案信息系統(tǒng)安全防護優(yōu)化管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案館資源朝著多方位趨勢發(fā)展，且數(shù)據(jù)量越來越大，具備了大數(shù)據(jù)的特征。面對著種類繁多、結(jié)構(gòu)各異的海量數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的不確定性，檔案信息管理系統(tǒng)面臨著安全和超負荷的困境。為此，2016年1月4日，國家檔案局辦公室印發(fā)了《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》，其中《檔案信息系統(tǒng)安全保護的管理要求》及《檔案信息系統(tǒng)安全保護的技術(shù)要求》分別從管理及技術(shù)上提出了信息系統(tǒng)安全保護的要求[1]1。如何在實際工作中對信息管理系統(tǒng)進行安全防護及優(yōu)化管理，成為目前高校檔案館信息化建設(shè)中的亟待解決的問題。

一、高校檔案館信息系統(tǒng)管理過程中存在的問題

1.館內(nèi)信息化設(shè)備陳舊與存儲設(shè)備的不足使得信息管理系統(tǒng)運行環(huán)境得不到保障。隨著高校檔案館信息化進程的推進，檔案數(shù)字化資源增加，檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)量及并發(fā)用戶數(shù)量也隨之增多。一臺性能先進的信息化設(shè)備在信息化建設(shè)中必不可少，但是據(jù)筆者在一些高校調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，不少高校檔案館在信息化建設(shè)過程中由于缺少相關(guān)部門的支持及配套資金，致使檔案館信息化設(shè)備陳舊。陳舊設(shè)備和有限的存儲空間使得信息管理系統(tǒng)的運行困難且無法兼容和升級，其結(jié)果常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器無法正常運行、運行錯誤或利用響應(yīng)時間長、死機等問題。甚至有些高校為節(jié)省資金，將檔案數(shù)據(jù)資源與圖書館數(shù)據(jù)資源共同分享同一存儲設(shè)備，使得圖書與檔案大量數(shù)據(jù)資源堆積導(dǎo)致存儲設(shè)備常常陷于癱瘓狀態(tài)，嚴重滯礙了檔案館與用戶之間的交互體驗及檔案館的信息化建設(shè)進程。

2.數(shù)字化工作的監(jiān)管力度不夠，致使管理系統(tǒng)中數(shù)字資源質(zhì)量得不到保證。對于高校檔案館來說，信息化建設(shè)的首要工作就是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。但是目前，大多數(shù)高校檔案工作人員缺乏相關(guān)數(shù)字化技術(shù)操作培訓(xùn)，且人手有限，所以除了少數(shù)高校自己開展數(shù)字化掃描外，大多數(shù)高校檔案館采用數(shù)字化掃描業(yè)務(wù)外包模式。這樣雖然能夠加速檔案館數(shù)字化建設(shè)速度，但由于缺乏相關(guān)規(guī)范性監(jiān)管制度及嚴格的數(shù)據(jù)驗收把關(guān)手段，使得外包公司數(shù)字化工作人員一些不規(guī)范及失誤操作，產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)、丟失數(shù)據(jù)及泄密等現(xiàn)象。同時，對于掃描后數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以保障。這些現(xiàn)象若得不到及時處理，會對后期原文掛接和數(shù)字資源安全管理帶來很大障礙。

3.信息系統(tǒng)管理人員缺乏有效管理方法，致使檔案信息管理系統(tǒng)成為簡單查詢、數(shù)據(jù)堆砌的工具，無法發(fā)揮其管理價值。在大數(shù)據(jù)、大網(wǎng)絡(luò)時代，數(shù)據(jù)資源形式出現(xiàn)了多樣化發(fā)展趨勢，而檔案信息管理系統(tǒng)也相應(yīng)朝著更廣泛的網(wǎng)絡(luò)型B/S結(jié)構(gòu)發(fā)展，隨著其功能的完善，將成為網(wǎng)絡(luò)時展的主流，這就需要工作人員具有更高的信息化技術(shù)與檔案管理能力。而目前大多數(shù)高校檔案館由于條件限制，缺乏相關(guān)技術(shù)人員，無法對信息管理系統(tǒng)性能進行優(yōu)化及數(shù)據(jù)防護，無法對數(shù)字資源有效管理，故而檔案信息管理系統(tǒng)成為簡單的數(shù)據(jù)堆砌與查詢工具，數(shù)字化成果成為“死”檔案。

4.工作人員對檔案數(shù)字資源管理缺乏責任心，使得檔案信息管理系統(tǒng)安全保密性得不到保障。諸如，對在數(shù)據(jù)錄入過程中出現(xiàn)的不完整數(shù)據(jù)、重復(fù)數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)、無用數(shù)據(jù)等不予及時處理，導(dǎo)致管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲空間不堪重負；數(shù)字資源存放不規(guī)范，每當利用時經(jīng)常找不到相關(guān)資源；信息管理系統(tǒng)管理權(quán)責不明，使得人人可以登錄系統(tǒng)隨便擅改數(shù)據(jù)，且出現(xiàn)問題時相互推卸責任；用戶使用數(shù)字資源后沒有嚴格事后審查制度，可以隨意將之帶出檔案館；元數(shù)據(jù)備份不及時，每當出現(xiàn)問題時無法及時恢復(fù)，對檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性造成嚴重威脅。5.信息管理系統(tǒng)選擇不當導(dǎo)致管理系統(tǒng)平臺前端兼容性差，無法實現(xiàn)信息管理功能。當前市面上檔案管理系統(tǒng)種類多而雜，且良莠不齊，既有單機版又有網(wǎng)絡(luò)版，還有B/S版等，功能不同且價格千差萬別，一些高校檔案館在選擇系統(tǒng)時缺少必要的提前調(diào)研及充分了解自身館的特點，購置回來的系統(tǒng)前端瀏覽器及系統(tǒng)兼容性差，二次開發(fā)功能差，檢索準確率低，管理起來費時費力，嚴重滯礙資源利用效率。

二、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護及優(yōu)化管理的必要性

1.通過對信息管理系統(tǒng)進行安全防護及優(yōu)化管理，不但保障信息管理系統(tǒng)的安全運行環(huán)境，而且減少不必要的資源與服務(wù)時間浪費，將員工從煩瑣重復(fù)的利用工作中解脫出來，為員工提供更多時間去提升個人素養(yǎng)及進行資源開發(fā)創(chuàng)新等工作，為檔案館的發(fā)展提供有效保障。

2.通過對信息系統(tǒng)進行安全防護及優(yōu)化管理，使數(shù)字資源在收集、存儲、管理和應(yīng)用過程中更加安全化與規(guī)范化，存儲空間更加合理化，而且可以使用戶方便、順暢、快捷地享受到檔案館的數(shù)字資源，對以后整合各類資源及跨平臺對接起到有效的推進作用。

3.通過對信息系統(tǒng)進行安全防護及優(yōu)化管理，能夠轉(zhuǎn)變檔案工作者傳統(tǒng)思維模式，使他們享受到信息技術(shù)帶來的便利，看到信息技術(shù)強大的功能，有了開發(fā)信息化建設(shè)的愿景，加強了參與信息化建設(shè)的積極性。

三、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護及優(yōu)化管理方法

1.轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)思維，提高工作人員的管理意識和責任。檔案管理人員是檔案信息化工作開展的基礎(chǔ)，其信息化思維觀念的強弱直接關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗、信息管理能否有效。為此，加大信息化宣傳力度，對檔案工作人員不定期進行信息化業(yè)務(wù)和知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他院校信息化管理經(jīng)驗，讓每個人參與到信息化建設(shè)當中，讓他們充分意識到信息化的優(yōu)越性；同時大力培養(yǎng)信息化管理素養(yǎng)，使工作人員多方位、多才能發(fā)展；增強工作人員創(chuàng)新性思維及責任心，使得他們在資源管理和存儲上能夠群策群力、集思廣益，為信息管理系統(tǒng)的防護和管理的可行性打下基礎(chǔ)。

2.利用信息技術(shù)對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進行優(yōu)化，建立信息系統(tǒng)外部環(huán)境防護壁壘。（1）服務(wù)器系統(tǒng)與性能優(yōu)化。服務(wù)器是數(shù)據(jù)資源存儲與管理的核心，其服務(wù)器性能與操作系統(tǒng)的選擇關(guān)系到信息系統(tǒng)運行環(huán)境的第一道屏障是否安全有效。通常服務(wù)器操作系統(tǒng)要比普通操作系統(tǒng)更加穩(wěn)定及安全，為此選擇一款相適應(yīng)的服務(wù)器操作系統(tǒng)對信息系統(tǒng)安全保障是極其有利的。例如，目前比較熱門的操作系統(tǒng)windows2012r2服務(wù)器版，它具有強大的安全性、保障性及獨樹一幟的虛擬存儲管理特性，且操作相對簡單，對于高校檔案館來說起到一箭雙雕的作用。另外，通過采取一些技術(shù)方法對服務(wù)器性能進行優(yōu)化。如通過設(shè)立二級身份認證來用以封堵隱私漏洞及特權(quán)賬號、系統(tǒng)轉(zhuǎn)存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件，并及時更新防惡意代碼軟件版本和惡意代碼庫；操作系統(tǒng)遵循最小安裝的原則，系統(tǒng)補丁及時更新；隨時在網(wǎng)絡(luò)邊界處監(jiān)視端口掃描、留意木馬攻擊、IP碎片攻擊和網(wǎng)絡(luò)蠕蟲攻擊等攻擊行為，使得數(shù)據(jù)資源安全性最大化。（2）檔案數(shù)據(jù)庫自身性能優(yōu)化。在檔案館信息管理系統(tǒng)中，通常都有一個用以存放數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫，不同管理系統(tǒng)用不同的數(shù)據(jù)庫，無論使用哪種數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)庫自身性能的設(shè)置與優(yōu)化，對于檔案信息管理系統(tǒng)的順利運行與檢索利用都起著關(guān)鍵性作用。為此，首先在數(shù)據(jù)庫版本的選擇上應(yīng)盡可能選擇較新版本，因為每個軟件的新版本性能及兼容性都要比舊版本有所提高，更易于管理。像SQLService數(shù)據(jù)庫，其2008年之前的版本對于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理不是很占優(yōu)勢，而2008年后的版本則對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有了相應(yīng)的解決方案，為不同結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲打開了便捷之門。其次，在數(shù)據(jù)庫性能方面，可以通過對數(shù)據(jù)庫實例配置或用SQL語句優(yōu)化來提高數(shù)據(jù)庫吞吐量、相應(yīng)時間、容錯能力等性能[2]3。最后，采取一些技術(shù)方法來優(yōu)化數(shù)據(jù)庫安全性能，如對數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限及數(shù)據(jù)庫對象安全性進行核查；設(shè)立數(shù)據(jù)有效性檢驗功能，保證通過人機接口輸入或通過通信接口輸入的數(shù)據(jù)格式或長度符合系統(tǒng)設(shè)定要求；監(jiān)控數(shù)據(jù)庫狀態(tài)，尋找數(shù)據(jù)庫性能瓶頸；定期對數(shù)據(jù)庫存儲檢查，對數(shù)據(jù)庫碎片進行重組、數(shù)據(jù)分析及容量規(guī)劃；定期對數(shù)據(jù)采取多樣備份以應(yīng)對在非正常狀態(tài)下的數(shù)據(jù)恢復(fù)等，盡可能保證數(shù)據(jù)庫性能最優(yōu)化。

3.優(yōu)化信息管理系統(tǒng)配置，實現(xiàn)信息資源內(nèi)部管理最優(yōu)化。檔案信息管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)管理的倉庫，它管理資源的好壞直接關(guān)系到信息化后期建設(shè)的發(fā)展。當前市場上檔案信息管理系統(tǒng)種類繁多，功能強大，適合高校的品種很多，但大多數(shù)管理系統(tǒng)只能滿足檔案信息資源管理共性而不能滿足個性需求，為此首先在認真調(diào)研基礎(chǔ)上選擇一款適合自己院校的信息管理軟件來滿足基本功能需求，最重要的是具有可以實現(xiàn)系統(tǒng)二次開發(fā)性能及能與校級OA系統(tǒng)對接[3]9。其次，根據(jù)高校自身數(shù)字資源特點來開發(fā)檔案資源管理系統(tǒng)的各項功能，巧妙地將各類功能結(jié)合起來進行優(yōu)化配置，最大程度實現(xiàn)自身個性需求。如通過配置系統(tǒng)內(nèi)各門類數(shù)字資源錄入規(guī)則，剔除錯誤數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)和無用數(shù)據(jù)，來釋放數(shù)據(jù)庫存儲空間；通過啟用訪問控制功能，依據(jù)安全策略控制用戶對資源的訪問；根據(jù)權(quán)限需求下放各個端口給用戶，來保證每個用戶權(quán)限獨立，杜絕幾個人共同使用一個權(quán)限的現(xiàn)象出現(xiàn)；通過及時刪除多余的、過期的賬戶，來避免共享賬戶的存在；通過提供用戶身份標識唯一和鑒別信息復(fù)雜度檢查功能，來保證應(yīng)用系統(tǒng)中不存在重復(fù)用戶身份標識，身份鑒別信息不易被冒用；通過實行個人對個人數(shù)據(jù)負責的方式，杜絕非相關(guān)人員對數(shù)據(jù)的操作，加強數(shù)據(jù)安全保密性，盡可能做到數(shù)據(jù)管理最優(yōu)化。

4.利用信息系統(tǒng)全文檢索與信息化挖掘技術(shù)結(jié)合，實現(xiàn)人性化檢索服務(wù)。借助信息挖掘技術(shù)與信息管理系統(tǒng)全文檢索技術(shù)相結(jié)合方式，對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中數(shù)字資源進行深層整理、分析、篩選，挖掘出更有利用價值的數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)結(jié)合系統(tǒng)全文檢索功能，提供操作簡單、響應(yīng)在秒級以內(nèi)的關(guān)鍵詞常規(guī)檢索服務(wù)，同時還提供各種智能化搜索服務(wù)分析，實現(xiàn)遠程服務(wù)利用，實現(xiàn)辦公效率最優(yōu)化、資源利用價值最大化。

5.建立完善數(shù)字化外包監(jiān)督審查制度，保障信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量體系。數(shù)字化建設(shè)中對數(shù)字外包工作實行全程監(jiān)管，保障檔案實體安全，利用信息技術(shù)對USB端口及外網(wǎng)進行控制，同時將IP地址的限定結(jié)合信息管理系統(tǒng)用戶權(quán)限密級設(shè)置，令信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)資源安全性及保密性實現(xiàn)最大化[4]86?？傊?，有效的檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護與優(yōu)化管理是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性一步，如果能很好地開發(fā)利用各類信息化技術(shù)來優(yōu)化信息系統(tǒng)的防護與管理，不僅會使得各類數(shù)字資源管理變得更加規(guī)范，存儲空間更加合理，而且對于整合各類資源進行跨平臺對接起到了有效的推進作用，最終實現(xiàn)檔案信息化工作的“信息化”真正意義，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

參考文獻

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[4]馬雁云.檔案數(shù)字化外包安全隱患與對策[J].檔案與建設(shè)，2016（7）.

作者：曹琳 單位：內(nèi)蒙古大學(xué)檔案館