高職學院學籍管理體系探究

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學籍管理工作是高職院校教育教學工作的重要內(nèi)容，是確保教學運行、實現(xiàn)對學生有效管理的基礎(chǔ)性工作，高職院校日常教學秩序的穩(wěn)定和教育教學質(zhì)量的高低都會受到學籍管理工作的影響。而二級學院作為學籍管理工作的一線陣地，是按照教務(wù)處工作安排的具體執(zhí)行者，是直接處理學生各項事宜的管理者，二級學院學籍管理的水平對整個院校的學籍管理起到至關(guān)重要的作用。然而目前，大部分人對于二級學院的學籍管理工作不夠重視，二級學院層面上管理不夠系統(tǒng)化，出現(xiàn)了很多亟待解決的問題。因此，對院校兩級的學籍管理職責和功能進行研究，尤其是針對本人所在的二級學院進行研究，制定出更加適用于二級學院實際情況的學籍管理制度迫在眉睫。

一、高職院校學籍管理工作的主要內(nèi)容

高職院校學籍管理是指高職院校依據(jù)國家教育行政部門頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合學校的自身發(fā)展需求而制定的規(guī)章制度和實施辦法，對學生從入學到畢業(yè)的整個學習階段中所產(chǎn)生的動態(tài)數(shù)據(jù)進行管理和考評。目前，高職院校學籍管理工作主要包括以下幾方面內(nèi)容:(1)新生注冊及信息核對。對招辦錄取的通過資格審查具有學籍的學生進行電子注冊，注冊學生學籍信息進行多次核對，確保注冊無誤。督促新生進行學信網(wǎng)學籍信息自查，保證信息的正確。(2)學籍異動手續(xù)辦理。開學初大量學生因入伍、創(chuàng)業(yè)、身體原因等需要休學或退學，以及休學期滿要復學的，為這類學籍異動的學生辦理異動手續(xù)。(3)成績管理。對補考學生的成績進行錄入，對學生在校期間成績的全程管理和核實，保證學生成績無誤，最后順利畢業(yè)。(4)學籍處理。每年度對掛科學生進行一次學籍處理，掛科科目達到學校規(guī)定數(shù)目后不同程度的給予留級或清退處理。(5)轉(zhuǎn)專業(yè)手續(xù)辦理。為在學習期間符合政策要求并提出轉(zhuǎn)專業(yè)申請的在校生辦理轉(zhuǎn)專業(yè)的相關(guān)手續(xù)。(6)畢業(yè)生圖像信息采集。組織大三畢業(yè)生進行圖像信息采集，為畢業(yè)證的發(fā)放做準備。(7)畢業(yè)資格審查和畢業(yè)證發(fā)放。審查畢業(yè)生是否符合畢業(yè)條件，并發(fā)放畢業(yè)證。除此之外，還包括各項報表輸出，各類信息查詢，各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，比如學生名單統(tǒng)計、成績單打印、成績排名匯總、不及格門數(shù)統(tǒng)計、缺考人數(shù)統(tǒng)計、學生考勤情況統(tǒng)計等零散學籍信息整理工作。這些學籍管理方面的工作總結(jié)起來可以分為下圖所示的幾大類:

二、二級學院學籍管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

(1)學籍信息更新不及時。學籍信息是嚴肅的，不容出一點差錯，為保證學籍信息正確無誤，新生入校要進行信息核對，緊接其后還要進行學信網(wǎng)自查，這些信息核查要經(jīng)過班主任、學生、學籍管理員、系領(lǐng)導、教務(wù)處等多個部門，過程煩瑣且耗時耗力。然而在下一次核實時錯誤信息仍未更改，又要繼續(xù)上報提交材料，這大大增加了二級學院學籍管理的工作量。除此之外，學籍異動的信息自學生辦理完后遲遲不見更新，給學籍管理員的其他工作帶來不便，也不利于院系老師了解學生的實時動態(tài)。(2)辦理各項學籍手續(xù)煩瑣。學籍異動手續(xù)辦理過程煩瑣。辦理過程首先需要學生填寫申請書和審批表，然后逐級找班主任、分院領(lǐng)導、教務(wù)處領(lǐng)導簽字審批，通過審批并提交相關(guān)證明材料后從教務(wù)處領(lǐng)取手續(xù)清單開始辦理，接下來要通過分院院辦、保衛(wèi)處、財務(wù)處、學生處、教務(wù)處等部門逐一蓋章，最終交到教務(wù)處存檔才算辦理完成。在這個過程中，需要簽字蓋章的部門太多，且常遇到相關(guān)老師因各種原因不在崗在校，學生需要跑很多次，增加了學生辦理的困難，拖延了辦理時間，有些學生會因此放棄手續(xù)辦理直接離校，這給學籍管理工作帶來很多不便，產(chǎn)生不必要的后續(xù)收尾工作。學籍處理手續(xù)煩瑣。學籍管理老師先整理出掛科數(shù)據(jù)，之后相關(guān)班主任對學生在校表現(xiàn)情況進行提交，整理好信息后分院領(lǐng)導商量裁定，將處理結(jié)果提交至教務(wù)處，院領(lǐng)導敲定后返回分院，分院確認無誤再提至教務(wù)處。此工作來回反復，數(shù)據(jù)資料更改多次，加大了學籍管理員的工作量和工作難度，且多次的修改也容易出錯。此外，還有轉(zhuǎn)專業(yè)、學生學籍信息核實等過程都較為煩瑣。(3)學籍管理工作不受重視。由于學籍管理面向的是學生，和大部分老師的利益和工作聯(lián)系不大，長期以來，很多老師都認為學籍管理只是簡單的日常數(shù)據(jù)處理，忽略了學籍管理工作對教學質(zhì)量的影響，重視度不夠，這在很大程度上影響了學籍管理工作的開展，特別是只在每學期的某段重要時間段里進行學籍管理，或是在教學檢查等重要評估時才臨時重視，導致學籍管理員開展工作不是太順利，遇到困難比較孤立無援。另外，對學籍管理工作人員也不夠重視，認為此項工作簡單易做，學籍管理員的待遇不高，培訓學習和晉升機會較少，造成此崗位工作人員換崗頻繁，導致學籍管理工作混亂。(4)校院兩級學籍管理缺乏溝通。學籍管理工作在班級、系部、教務(wù)處和學院學生網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)之間貫通交叉，二級學院的學籍管理工作與學校教務(wù)處是一衣帶水不可分割的共同體，二級學院按照教務(wù)處總體安排執(zhí)行相關(guān)工作細則，教務(wù)處按照二級學院的反饋進行總體決策。但在實際工作中，教務(wù)處與二級學院之間存在著溝通不暢、制度不明、信息更新滯后等問題，給日常管理工作帶來很多麻煩。每學年各項學籍工作，如學籍注冊、學籍信息核查、圖像信息采集、轉(zhuǎn)專業(yè)、學籍處理等常規(guī)工作，分院接到教務(wù)處下發(fā)任務(wù)后按要求執(zhí)行，但是由于政策不明，來年經(jīng)常發(fā)生部分變化，導致分院學籍管理員在具體執(zhí)行時常常因搞不清楚執(zhí)行政策，達不到院上的要求而返工，增加了工作量。再者，由于院上學籍管理員和分管學籍領(lǐng)導的經(jīng)常更替，出現(xiàn)的問題得不到及時解決，影響了工作進度，消磨了工作熱情。

三、二級學院學籍管理發(fā)展的對策

就學籍管理體系的建立而言，將凡是能影響學籍管理工作的相關(guān)因素都考慮進來，對這些因素根據(jù)作用不同進行分析整合，從而構(gòu)成一個有序的整體，才能形成規(guī)范高效的學籍管理模式，進而維護正常的教學秩序。(1)加強學籍信息化管理。隨著時展，管理方法也應(yīng)不斷跟進，必須利用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)，實現(xiàn)管理信息化。通過加強信息建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)化與學籍管理相結(jié)合。可將學籍異動辦理過程和轉(zhuǎn)專業(yè)手續(xù)辦理都納入網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，學生可通過網(wǎng)上辦事大廳辦理各項手續(xù)，通過網(wǎng)上平臺提交至相關(guān)領(lǐng)導審批，同時將紙質(zhì)材料拍照上傳作為佐證材料，審核記錄可在系統(tǒng)查詢，學生的綜合信息也可直接導出，避免人文書寫出現(xiàn)的紕漏。通過這種方式可簡化工作流程，減輕學籍管理員的工作壓力和相關(guān)審批領(lǐng)導的麻煩，手續(xù)辦理便捷快速，也避了學生跑來跑去找各個部門簽字，對維護正常的教學秩序起著極為重要的作用。同時，學校領(lǐng)導人要加大對學籍管理工作的重視程度，一方面要增加資金投入，為提升信息化管理提供資金支持;另一方面，轉(zhuǎn)變固有觀念，從自身做起學習新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理辦法，提升學籍信息化管理水平。(2)完善學籍管理制度。學籍管理制度是開展學籍管理工作的基礎(chǔ)和重要依據(jù)，制定明確的學籍管理規(guī)章制度很有必要。學籍管理工作是一項長期性的復雜化的工作，因此院校應(yīng)對學校現(xiàn)存的學籍管理制度進行全面梳理，結(jié)合學校實際發(fā)展需求對已經(jīng)建立的制度進行修訂，對沒有建立的制度及時補充，制定明確的學籍管理規(guī)章制度和相關(guān)細則，也可通過清晰的流程圖或?qū)W生手冊等來實現(xiàn)管理的制度化，明確學籍管理各項原則。這樣二級分院能有章可循，減少了和教務(wù)處的咨詢，做到職權(quán)分明，減少非必要部門的審核簽字，同時對于學生而言可以清楚地明白各種手續(xù)辦理過程、了解相關(guān)規(guī)則，從而實現(xiàn)學籍的程序化管理，提高工作效率。完善制度的同時要注重執(zhí)行，執(zhí)行的關(guān)鍵在于宣傳。學校層面要做好宣傳工作，可聯(lián)動多個部門成立專門的宣傳工作小組，利用公告欄、校園網(wǎng)、微信公眾號等多種形式全方位宣傳學籍管理制度，使教師和學生廣泛了解學籍管理的各項規(guī)定。(3)加強學籍管理隊伍建設(shè)。各系部學籍管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平高低直接影響我們高職院校學籍管理工作的水平與質(zhì)量，穩(wěn)定且高素質(zhì)的學籍管理人員隊伍才能穩(wěn)定有序推進學校正常教學工作的運轉(zhuǎn)，所以必須加強系部學籍管理人員的隊伍建設(shè)。首先，提升學籍管理人員專業(yè)素質(zhì)水平。一方面學籍管理員自身要多學習多思考花心思，熟稔各項學籍管理規(guī)章制度，使手上的工作更有序;另一方面學校要提供各種培訓活動，如各種網(wǎng)絡(luò)辦公平臺系統(tǒng)的使用培訓，以使其更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理快速發(fā)展的要求，保證學籍管理工作的規(guī)范和高效。其次，提高學籍管理人員待遇，制定相應(yīng)的激勵制度。增加管理人員晉升機會，適當提升經(jīng)濟待遇，以此增強管理人員工作的積極性與榮譽感，從而維護管理隊伍的穩(wěn)定。最后，加大對學籍管理工作的重視程度，在具體工作中給予學籍管理員支持，使專職教師和班主任能高度配合學籍管理工作，同時可在整個學校內(nèi)部開展學籍管理員的評優(yōu)活動，使管理人員在工作崗位中獲得榮譽感，從而調(diào)動工作積極性。(4)推行兩級管理和校院對接工作。二級分院學籍管理的有序進行離不開大院和二級分院兩級學籍管理部門的相互配合。教務(wù)處是學校學籍管理工作的總指揮，其職責主要進行學籍管理工作的全局管控、規(guī)章制度制定、任務(wù);二級學院作為學籍管理的具體執(zhí)行部門，其主要職責是對學生進行學籍管理，根據(jù)教務(wù)處的工作安排開展具體的工作，任務(wù)完成后將結(jié)果反饋給學校教務(wù)處。所以大院應(yīng)制定明確的規(guī)章制度，下發(fā)任務(wù)前明確工作要求，這樣就避免了教務(wù)處管理人員更替之后政策變化，不利于二級分院學籍管理工作的執(zhí)行和開展;同時二級分院在實際工作中，遇到問題與教務(wù)處及時溝通及時對接，雙方做好協(xié)調(diào)，才能有效推進各項工作。所以明確二者之間的職權(quán)，做好配合協(xié)作，尤其是形成雙向反饋機制，做到信息互通，才能科學有效提升學籍管理工作效率，使其更加成熟規(guī)范。

四、結(jié)語

學籍管理工作是高職院校教學工作的重要內(nèi)容，也是人才培養(yǎng)目標的重要環(huán)節(jié)。通過對目前高職院校尤其是二級學院學籍管理工作現(xiàn)狀的分析，針對其中存在的問題進行思考，提出了改善學籍管理的具體措施。我們應(yīng)從學校和系部兩個層面進行改進，構(gòu)建科學的院校兩級學籍管理模式，明確職責，相互配合，同時有針對性地調(diào)整二級學院學籍管理模式，加大基層管理者的業(yè)務(wù)水平，將高職院校學籍管理進行有效整改和逐步提升，持續(xù)推進系部學籍管理工作的開展和規(guī)范化管理，從而提升高職院校整體的教育教學質(zhì)量水平。

作者:羅敏佳 單位:楊凌職業(yè)技術(shù)學院