中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生管理信息系統(tǒng)操作

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［摘要］全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)從2015年底開始運(yùn)行到現(xiàn)在，雖然系統(tǒng)在不斷地升級(jí)優(yōu)化，期間又增加了好多模塊，功能也在不段地完善，但在實(shí)際的操作中還是能遇到諸多問題。尤其是在開學(xué)之初，全國(guó)共用一套系統(tǒng)，數(shù)據(jù)多，時(shí)間緊，任務(wù)重，學(xué)籍工作又直接影響著學(xué)生入學(xué)和資助工作的開展。筆者著重探討全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)的功能模塊、常見的問題及其處理、日常操作注意事項(xiàng)等，從招生開始到學(xué)生畢業(yè)這一周期，希望對(duì)負(fù)責(zé)學(xué)籍系統(tǒng)管理的教師有所幫助。

［關(guān)鍵詞］中職;學(xué)生管理;信息系統(tǒng)

1全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)的功能模塊

截至2017年8月，本系統(tǒng)分為：學(xué)校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、教學(xué)管理、實(shí)習(xí)管理、問題學(xué)籍管理、畢業(yè)生管理、就業(yè)管理、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)監(jiān)控、數(shù)據(jù)核查12個(gè)模塊。各個(gè)模塊下又有若干操作小模塊。常用的模塊是：學(xué)校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、問題學(xué)籍管理、畢業(yè)生管理這6個(gè)模塊。

2常用模塊的功能常見問題及解決方案

2.1學(xué)校管理此模塊可分為：學(xué)校信息管理、學(xué)校專業(yè)管理、學(xué)校學(xué)期管理、年級(jí)信息管理、班級(jí)信息管理、綜合查詢6個(gè)模塊。①學(xué)校信息管理：通常情況不做修改。②學(xué)校專業(yè)設(shè)置：一般是不允許變動(dòng)，但按照教育部的最新要求：停招專業(yè)必須要清理。統(tǒng)一使用2010版版專業(yè)，停用并取消2000版專業(yè)。③學(xué)年學(xué)期設(shè)置、年級(jí)信息管理和班級(jí)信息管理：應(yīng)按照學(xué)校正常的教學(xué)安排設(shè)置。如實(shí)行春秋兩季招生要注意時(shí)間的設(shè)置，班級(jí)名稱和班級(jí)代碼要保持一致。2.2招生管理此模塊分為：招生計(jì)劃管理、招生信息管理和綜合查詢3個(gè)模塊。2.2.1招生計(jì)劃管理按“添加”按鈕設(shè)置。2.2.2招生信息管理這是有時(shí)間限制的，一般是開學(xué)后的一到兩個(gè)月，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)必須完成填報(bào)。有“新增”和“導(dǎo)入”兩種方法，建議用“招生導(dǎo)入模板”導(dǎo)入。招生導(dǎo)入模板：為Excel表，有25個(gè)項(xiàng)目。其中，必填項(xiàng)為19項(xiàng)，自帶“檢查”、“自動(dòng)生成”、“字典”等功能，打開表格前會(huì)要求“宏”的開啟，表中提供了下拉選項(xiàng)和手動(dòng)填寫兩種方式，不能修改選項(xiàng)的內(nèi)容否則會(huì)破壞“宏”的應(yīng)用。相同的項(xiàng)目可用下拉填充來完成，如有特殊情況單獨(dú)選擇。輸入身份證號(hào)會(huì)自動(dòng)生成“性別”、“出生日期”、“代碼”等項(xiàng)目。如果學(xué)生沒戶口，“身份證類型”應(yīng)選“其他”，身份證號(hào)不填寫，需手動(dòng)輸入不能自動(dòng)生成的項(xiàng)目?！罢猩绞健边x“自主招生”就不用填寫“統(tǒng)招學(xué)生信息”。需要反復(fù)的導(dǎo)入、修改才能完全通過。常見的錯(cuò)誤和修改方法：①格式錯(cuò)誤：身份證號(hào)和電話號(hào)要設(shè)為文本格式。②專業(yè)、班級(jí)等信息不一致：必須與系統(tǒng)一致。③身份證號(hào)錯(cuò)誤：重新輸入，尾數(shù)是“X”的用大寫。④區(qū)域代碼錯(cuò)誤：市、區(qū)、縣撤銷、合并造成的代碼錯(cuò)誤。解決方法是按身份證號(hào)碼查到歸屬地，然后在字典里查找正確代碼進(jìn)行修改。⑤信息為空：數(shù)據(jù)輸入遺漏導(dǎo)致，仔細(xì)查找認(rèn)真輸入。⑥“戶口性質(zhì)”和“學(xué)生居住地類型”不匹配：嚴(yán)格按照戶口本信息輸入，“家庭戶”學(xué)生要按相關(guān)文件進(jìn)行認(rèn)定。2.3綜合查詢可以按對(duì)整體或個(gè)人進(jìn)行查詢。

3新生管理

此模塊分為：新生報(bào)到、照片管理、新生分班、學(xué)籍管理、學(xué)籍接續(xù)5個(gè)項(xiàng)目。新生分班不系統(tǒng)操作。正常的操作流程是：新生報(bào)到—學(xué)籍接續(xù)—學(xué)籍管理。3.1新生報(bào)到招生信息完畢之后，點(diǎn)擊新生報(bào)到即可完成。3.2學(xué)籍接續(xù)目前，只適用于應(yīng)屆畢業(yè)生。其目的是直接調(diào)用學(xué)生信息無需重復(fù)輸入，但在實(shí)際應(yīng)用中效果不是太好。有的時(shí)候，成功率不到40%，還有待進(jìn)一步的完善。學(xué)籍接續(xù)可在“學(xué)籍接續(xù)管理”處操作，有“接續(xù)”和“按條件接續(xù)”兩種方法。建議用“按條件接續(xù)”。接續(xù)的結(jié)果有“接續(xù)成功”、“中小學(xué)無檔案信息”兩種提示。3.3學(xué)籍管理無論接續(xù)結(jié)果如何，都要在此完善學(xué)生信息，然后提交。上級(jí)審核通過，就可以生成學(xué)籍?？蓡蝹€(gè)修改，也可批量處理。建議用“新生數(shù)據(jù)批量處理”導(dǎo)入?！靶律鷶?shù)據(jù)批量處理”：表共有72項(xiàng)。其中，必填項(xiàng)為36項(xiàng)，操作方法和“招生導(dǎo)入模板”一致。部分?jǐn)?shù)據(jù)可以從“招生導(dǎo)入模板”直接復(fù)制，數(shù)據(jù)量非常大，必須按照要求認(rèn)真核對(duì)反復(fù)導(dǎo)入修改，才能完全通過。

4在校學(xué)生管理

此模塊分為：檔案管理、學(xué)籍異動(dòng)信息管理、數(shù)據(jù)補(bǔ)錄、花名冊(cè)打印、在校生情況、綜合查詢6個(gè)項(xiàng)目。主要完成在校生的各項(xiàng)操作：修改個(gè)人信息、學(xué)籍異動(dòng)等。4.1檔案管理有6個(gè)小項(xiàng)，一般常用的有檔案管理、照片管理、未畢業(yè)處理查詢。①檔案管理可以查看和修改學(xué)生一些基本信息，但名字和身份證等不能在此修改的。②未畢業(yè)處理：可以查詢和處理逾期未畢業(yè)的學(xué)生。③照片管理：照片上傳和管理，照片必須用身份證命名，壓縮成zip格式即可批量上傳。建議按照班級(jí)批量上傳。重點(diǎn)介紹一下：“跨省及外系統(tǒng)轉(zhuǎn)入”這項(xiàng)功能應(yīng)用。如果過了規(guī)定的日期，仍有學(xué)生沒有錄入系統(tǒng)，可以在此操作。4.2學(xué)籍異動(dòng)信息管理可調(diào)班調(diào)專業(yè)信息變更異動(dòng)轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，覆蓋了學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的全部情況。處理的時(shí)候要認(rèn)真核實(shí)，避免錯(cuò)誤操作。4.3數(shù)據(jù)補(bǔ)錄一般不開啟，除非上級(jí)主管部門檢測(cè)到問題才開啟。4.4綜合查詢包含學(xué)生信息查詢、異動(dòng)信息查詢。

5問題學(xué)籍處理

每個(gè)學(xué)期，尤其是新生入學(xué)問題學(xué)籍特別多，一般的處理方法如下：①核對(duì)身份證號(hào)碼重復(fù)。可在“信息變更申請(qǐng)”處修改。②通過學(xué)生或?qū)W校聯(lián)系對(duì)方學(xué)校取消其學(xué)籍。③上傳佐證照片：身份證正反面照片、學(xué)生手拿當(dāng)天報(bào)紙和身份證站在有學(xué)校標(biāo)識(shí)地方的照片。上傳照片審核通過即可解決問題。6畢業(yè)生管理此項(xiàng)包括：畢業(yè)生花名冊(cè)打印、畢結(jié)業(yè)申請(qǐng)、畢業(yè)證書管理（包含畢業(yè)證書打印和畢業(yè)證書領(lǐng)取）、畢業(yè)情況、綜合查詢5個(gè)小項(xiàng)。目前，使用最多的是“畢結(jié)業(yè)申請(qǐng)”、“綜合查詢”。其他3項(xiàng)功能還沒有完善，按教育部的要求從2018年開始逐步實(shí)現(xiàn)這些功能。以上所述是中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)常用的功能，從2017年8月增加了“實(shí)習(xí)管理”、“就業(yè)管理”、“數(shù)據(jù)監(jiān)控”、“數(shù)據(jù)核查”四個(gè)功能模塊。“實(shí)習(xí)管理”、“就業(yè)管理”在2018年逐步開展。學(xué)籍工作是必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，要求從事這項(xiàng)工作的人員必須要認(rèn)真謹(jǐn)慎，在保質(zhì)保量完成任務(wù)的同時(shí)也要注意學(xué)生信息的保護(hù)。

作者:馬小明 郭英 單位:廣東省新興中藥學(xué)校