醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中的作用探析

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摘要：為了能夠在競爭激烈的醫(yī)療市場取得一席之地，在醫(yī)院配置專職秘書顯得尤為重要。專職秘書能夠為專家、教授、科室主任和技術(shù)骨干減少大量“瑣事”，使他們能夠有更多的時間和精力投入到醫(yī)療與教學(xué)中。本文主要從醫(yī)院專職秘書的定義、醫(yī)院專科秘書的重要性、醫(yī)院專科秘書的主要職能和醫(yī)院?？泼貢?a href="http://www.coffee125.com/lunwen/xkjslw/120784.html" target="_blank">學(xué)科建設(shè)中的主要職能進行分析，以便讓大家更好地明晰醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院專職秘書；學(xué)科建設(shè)；建設(shè)策略；協(xié)調(diào)溝通

1醫(yī)院專職秘書的職責(zé)與定位

“每一顆螺絲釘都將在一個大集體中發(fā)揮出巨大的作用?！倍敫玫刈龊冕t(yī)院的工作，發(fā)揮每個人的螺絲釘精神顯得尤為重要。為了能夠有效地減輕醫(yī)院臨床科室醫(yī)療人員非醫(yī)療工作方面的各種負擔(dān)，我國各大綜合性醫(yī)院的臨床科室都已經(jīng)設(shè)置了相應(yīng)的秘書崗位。而醫(yī)院專職秘書本身就是為了能夠有效減輕各個科室工作人員的負擔(dān)而存在的。而為了能夠更好地優(yōu)化醫(yī)院的人力資源結(jié)構(gòu)，醫(yī)院專職秘書確實在日常管理中起到非常重要的作用。一定要派遣有協(xié)調(diào)溝通能力、專業(yè)能力和較高思想素質(zhì)的人員來擔(dān)任。

2設(shè)置醫(yī)院專職秘書的重要性

醫(yī)院專職秘書是每個科室領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀和助手，也是醫(yī)院職能部門與臨床科室順暢溝通的橋梁，尤其能夠在辦事的過程中起到承上啟下和橫向協(xié)調(diào)的作用。醫(yī)院專職秘書能夠通過有效的資源配置來發(fā)揮出人才的潛能，也可以在醫(yī)院發(fā)展的過程中起到更加關(guān)鍵的作用。大型醫(yī)院本身存在著很多國家、省醫(yī)學(xué)重點學(xué)科和臨床重點學(xué)科。其科室的內(nèi)部不僅在業(yè)界擁有非常高的學(xué)術(shù)地位，而且人員隊伍也要比一般科室更加龐大，不僅科室的類型和數(shù)量更多，而且有的一個科室內(nèi)部就有200余人，正高級職稱、副高級職稱、中級職稱人數(shù)高達七八十人，每年的平均門診量達到十幾萬人次左右。所以設(shè)置專業(yè)的醫(yī)院專職秘書顯得非常重要。

3醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中的職能

為了能夠使醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮更大的作用，醫(yī)院專職秘書主要應(yīng)該具備以下幾大職能。第一，能夠負責(zé)管理學(xué)科日常具體事物，根據(jù)學(xué)科的建設(shè)和規(guī)劃初步起草制定相應(yīng)的學(xué)科年度工作計劃，全面協(xié)助學(xué)科帶頭人收集資料和撰寫日常工作報告。第二，全面負責(zé)做好各項學(xué)科科研活動工作，并負責(zé)全面安排工作。第三，做好準備出席學(xué)科專家組會議，并在過程中全面做好會議記錄工作。第四，協(xié)助每一位學(xué)科帶頭人跟國內(nèi)外的機構(gòu)、人員全面進行交流服務(wù)，并在此過程中做好活動組織安排、過程記錄和跟蹤任務(wù)進展等其他工作。第五，全面協(xié)助醫(yī)院學(xué)科帶頭人進行日常的教學(xué)工作，并配合好醫(yī)院的職能部門做好其他相關(guān)類型的工作。

4醫(yī)院專職秘書在學(xué)科建設(shè)中的作用

4.1減輕學(xué)科帶頭人負擔(dān)

在醫(yī)院設(shè)置專職秘書，可以讓廣大學(xué)科帶頭人從繁瑣的事物中解脫出來，從而更好地將精力集中在重要的問題上來。因為做好臨床科學(xué)研究是更好地進行學(xué)科建設(shè)的根本。而這中間還包括“基礎(chǔ)如何向臨床轉(zhuǎn)化過渡”“缺乏轉(zhuǎn)化的概念”“缺乏系統(tǒng)的操作培訓(xùn)和設(shè)施功能的深入研究”等一系列的問題。學(xué)科帶頭人如何在學(xué)科發(fā)展過程中通過更好地把握學(xué)科的發(fā)展方向來制定學(xué)科的建設(shè)規(guī)劃，從而確定不同階段學(xué)科建設(shè)的目標和其他類型的科研項目等。面對這些紛繁復(fù)雜的問題，每個專業(yè)的學(xué)科帶頭人都需要醫(yī)院的專職秘書來幫助其減輕負擔(dān)。

4.2規(guī)范日常管理工作

因為醫(yī)院本身是一個同時兼具學(xué)術(shù)性特征和行政性特征的組織。因此，同一個醫(yī)務(wù)人員一方面要屬于某一個學(xué)科的研究領(lǐng)域，另外一方面又要屬于某一行政組織。因此，從醫(yī)院建設(shè)的學(xué)科結(jié)構(gòu)來看，主要呈現(xiàn)由學(xué)科和行政兩條主線構(gòu)成的矩陣結(jié)構(gòu)。這種獨特的組織機構(gòu)使得醫(yī)院的管理體制和運行機制變得更加錯綜復(fù)雜，甚至在之后建設(shè)的過程中變得越來越松散。而學(xué)科建設(shè)本身就是一個涉及到醫(yī)療、教學(xué)、科研、人才、學(xué)術(shù)交流和其他諸多條件的要素，這最終導(dǎo)致學(xué)科建設(shè)會成為一項非常復(fù)雜的工程。而正因為學(xué)科建設(shè)是一項非常復(fù)雜的工程，所以在建設(shè)的過程中尤其需要通過協(xié)調(diào)好相關(guān)職能科室之間的關(guān)系來減少沖突，最終形成合力。

4.3暢通科室溝通渠道

在進行醫(yī)院學(xué)科建設(shè)的過程中，一方面要堅持獨立自主的學(xué)科建設(shè)，不能夠僅僅依靠國家和社會進行投入和資助。另外一方面，也應(yīng)該通過承接一些重大科技項目和科研收入來建設(shè)實驗基地，才能夠為科學(xué)研究和高層次人才的培養(yǎng)創(chuàng)造良好的條件，從而更好地進行自我發(fā)展。此外，在進行學(xué)科建設(shè)的過程中也需要不斷地健全醫(yī)院的優(yōu)勝劣汰機制。對于一些建設(shè)效果好的學(xué)科進行進一步的跟蹤和扶植。而對于一些建設(shè)成效不好的學(xué)科更加應(yīng)該暫停投入。而在此過程中，對于一些方向陳舊、存在價值不大和有明顯拼湊痕跡的學(xué)科尤其需要進行全面的調(diào)整，并在之后分流到其他相應(yīng)的學(xué)科。而在這樣一個學(xué)科調(diào)整和建設(shè)的過程中，專職秘書尤其需要先通過與職能部門聯(lián)系來了解每個學(xué)科開設(shè)的課程、每周的課時和每學(xué)年的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。并在建設(shè)的過程中考察主要課程和基礎(chǔ)課、必修課和選修課之間的內(nèi)在聯(lián)系，以便能夠在醫(yī)院教學(xué)的活動中采取最佳的方案，并在之后進行統(tǒng)籌規(guī)劃，并通過有效地安排科室的教學(xué)活動來提高教學(xué)質(zhì)量。這樣才能夠通過圓滿地完成教學(xué)計劃來促進各項教學(xué)工作更加規(guī)范有序的進行。每當醫(yī)院職能部門有外來人員進行參觀和交流的過程中，經(jīng)常也需要用到一些重點學(xué)科的資料。而作為醫(yī)院辦公室的人員完全可以通過直接和專職秘書聯(lián)系來獲取與學(xué)科建設(shè)方面有關(guān)的資料。

4.4全面協(xié)調(diào)醫(yī)院日常其他工作

醫(yī)院各大職能部門在布置工作、通告和傳達精神的過程中，可以通過直接和專職秘書聯(lián)系，再向其他科室的主任進行內(nèi)容匯報。只有這樣，才能夠?qū)⑨t(yī)院不知的任務(wù)、精神和其他科室?guī)ь^人的主導(dǎo)思想傳達給科室相應(yīng)的人員，并在這個過程中積極做好組織、監(jiān)督、落實和匯總工作，而此時，醫(yī)院專職秘書可以起到臨床科室和職能部門橋梁的作用，最終保證信息在流暢溝通的基礎(chǔ)上提高辦事效率。最根本的就是能夠杜絕科主任和護士長因為工作繁忙而忽略職能部門常規(guī)性的工作。醫(yī)院各科主任在各自不同的領(lǐng)導(dǎo)過程中會秉持不同的管理理念和領(lǐng)導(dǎo)方案，而各個專職秘書在不同的崗位上也應(yīng)該有不同的工作心得。而作為醫(yī)院不同的專職秘書，在日常的生活中也應(yīng)該通過互通信息和互相交流學(xué)習(xí)來有效地拓寬知識面，只有這樣才能夠有效地提高綜合素質(zhì)。而當遇到科室交叉事宜，各個科室之間的秘書應(yīng)該真正做到相互協(xié)調(diào)，只有這樣才能夠提高辦事的效率。

5結(jié)束語

綜上所述，很多醫(yī)院在進行學(xué)科建設(shè)的過程中都設(shè)置了專業(yè)科室秘書崗位，并在整個過程中配置了專職的秘書。而只有在工作過程中通過明確專職秘書的職責(zé)范圍和規(guī)范各項管理，才能夠有效地改進辦事流程，最終達到節(jié)約時間的目的。也只有這樣做才能夠真正做到人力資源的合理配置和有效利用。醫(yī)院專職秘書既在醫(yī)院管理中起到非常重要的溝通工作，同時又能夠協(xié)調(diào)各個科室主任、臨床專家做好日常管理、信息系統(tǒng)管理和科室檔案管理的工作，從而有效獲得醫(yī)院各大職能部門和學(xué)科帶頭人的普遍認可。

參考文獻：

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作者：王靜 李坤 徐標 單位：南京鼓樓醫(yī)院