文件信息化在食品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中應(yīng)用

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摘要：食品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)是保障食品安全的重要技術(shù)支撐，文件管理為食品檢測(cè)機(jī)構(gòu)提供了質(zhì)量體系保障及技術(shù)保障。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，文件的有效利用和管理對(duì)食品檢驗(yàn)工作具有重要價(jià)值。文件信息化管理在可控性、有效性、便利性、保密性等方面，與傳統(tǒng)管理方法相比，具有較大的優(yōu)勢(shì)。本文對(duì)文件信息化管理的優(yōu)點(diǎn)展開(kāi)了討論，并對(duì)具體操作實(shí)例進(jìn)行了介紹，為食品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的文件信息化管理提供了參考借鑒。

關(guān)鍵詞：食品檢驗(yàn)；信息化；文件管理

食品檢驗(yàn)是監(jiān)督食品生產(chǎn)流通、控制食品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。食品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)是保障食品安全的重要技術(shù)支撐。食品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)日常運(yùn)行中涉及的各類(lèi)文件涵蓋了食品檢驗(yàn)的質(zhì)量體系控制、核心技術(shù)、檢驗(yàn)過(guò)程及檢驗(yàn)結(jié)論等。文件管理工作的順利開(kāi)展為食品檢驗(yàn)提供強(qiáng)有力的保障和支持。隨著食品檢驗(yàn)技術(shù)的不斷發(fā)展，各檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢測(cè)能力范圍不斷增加，涉及的各類(lèi)文件數(shù)量日益龐大，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理和使用方式已無(wú)法滿足現(xiàn)代食品檢驗(yàn)的需求。為保證食品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的高效運(yùn)行，文件信息化管理在食品檢驗(yàn)行業(yè)的應(yīng)用顯得愈發(fā)迫切。文件的信息化管理是指將食品檢驗(yàn)中的各類(lèi)文件均納入電子信息化管理系統(tǒng)。相較于傳統(tǒng)的管理方式，文件的信息化管理可以大大提升文件的可控性、有效性、便利性及保密性。

1食品檢驗(yàn)中的文件范圍

食品檢驗(yàn)中涉及的文件包括以下幾類(lèi)。①質(zhì)量體系文件。其中包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、各類(lèi)質(zhì)量記錄表格及技術(shù)記錄表格等。②食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等。③原始記錄。即食品檢驗(yàn)及研究所涉及的各項(xiàng)試驗(yàn)原始記錄。④校準(zhǔn)及檢定證書(shū)。包括各類(lèi)試驗(yàn)儀器及環(huán)境控制裝置的有效校準(zhǔn)及檢定證書(shū)。⑤研究資料。食品研究中所涉及的企業(yè)資料、調(diào)研資料、往來(lái)技術(shù)函件等。

2文件信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1文件的可控性

在食品檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室中，質(zhì)量體系文件及實(shí)驗(yàn)室所使用的食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)為受控版本[1-2]。紙質(zhì)版受控文件在管理中存在諸多漏洞，文件的受控版本發(fā)放后，存放位置、持有人等，隨時(shí)間而不斷改變，實(shí)驗(yàn)室人員為使用方便而復(fù)印打印的非受控版本文件更有可能為各類(lèi)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可認(rèn)證檢查留下相應(yīng)的不符合項(xiàng)[3-5]。在信息化管理中，涉及的電子文件均在內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行受控，排除了檢驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)存在非受控文件的可能，極大增強(qiáng)了文件的可控性。

2.2文件的有效性

文件的有效性是實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)結(jié)果有效性的重要保證，文件管理員負(fù)責(zé)保障實(shí)驗(yàn)室相關(guān)文件的有效性。食品行業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時(shí)有勘誤或更新，如未能及時(shí)對(duì)檢測(cè)機(jī)構(gòu)所使用的的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行變更，則直接影響到檢測(cè)結(jié)果的有效性。傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件進(jìn)行更新時(shí)流程煩瑣，隨著使用時(shí)間的增加，紙質(zhì)文件的存放位置逐漸散亂或可能發(fā)生遺失，給文件的更新及回收造成了很大難度，而采用信息化管理，將文件的變更化繁為簡(jiǎn)?？稍谧疃虝r(shí)間內(nèi)將實(shí)驗(yàn)室所有人員使用的文件更新為有效版本，并可在第一時(shí)間將變更信息在內(nèi)網(wǎng)中送達(dá)實(shí)驗(yàn)室所有人員。

2.3文件的便利性

紙質(zhì)版文件的發(fā)放、整理、存放、更改和回收等，都需要極大的人力物力。在使用中受到各食品檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室的規(guī)程及條件所限，人員獲取文件存在一定的物理流程，使用文件因紙質(zhì)版文件的數(shù)量而受限，實(shí)驗(yàn)室的化學(xué)環(huán)境，也對(duì)紙質(zhì)版文件的保存造成一定影響。信息化管理可利用計(jì)算機(jī)的各種功能，實(shí)現(xiàn)文件使用的便利性。

2.4文件的保密性

傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件的保密性，依賴(lài)于領(lǐng)用程序的審批和存放空間的控制，存在較大的漏洞。而文件信息化管理可利用電腦權(quán)限設(shè)置，在保證使用便利性的同時(shí)，兼顧文件的保密性。

3文件信息化的應(yīng)用實(shí)例

3.1可控性應(yīng)用

在信息化管理中，所有文件均應(yīng)掃描或轉(zhuǎn)化為不可進(jìn)行內(nèi)容更改的文件格式，或設(shè)置只讀權(quán)限，上傳至實(shí)驗(yàn)室內(nèi)網(wǎng)，所有受控文件的電子版本均應(yīng)加蓋電子受控章。電子受控章由質(zhì)保部門(mén)設(shè)計(jì)，并設(shè)立使用密碼，對(duì)文件管理員進(jìn)行使用授權(quán)。同時(shí)，應(yīng)在程序文件中對(duì)文件信息化管理設(shè)立進(jìn)行相應(yīng)的程序規(guī)定。例如，應(yīng)以實(shí)驗(yàn)室內(nèi)網(wǎng)中上傳的版本為現(xiàn)行有效版本，任何下載的電子版、打印及翻拍的紙質(zhì)版均為非受控版本，應(yīng)加蓋“知識(shí)保存”章后作為知識(shí)保存文件使用。以信息化管理的模式，只需對(duì)上傳內(nèi)網(wǎng)的版本進(jìn)行受控，即可保證實(shí)驗(yàn)室所有人員使用的均為有效受控的版本，大大增加了文件的可控性。

3.2有效性應(yīng)用

信息化管理可最大限度地保證食品檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室中各類(lèi)文件的有效性。在具體操作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：①質(zhì)量體系文件的更新及勘誤版本應(yīng)及時(shí)上傳至內(nèi)網(wǎng)，各類(lèi)食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期在各相關(guān)網(wǎng)站進(jìn)行查新及勘誤；②如有標(biāo)準(zhǔn)更新及勘誤，應(yīng)及時(shí)將更新的版本受控后重新上傳至內(nèi)網(wǎng)；③如有標(biāo)準(zhǔn)勘誤，應(yīng)在原電子版標(biāo)準(zhǔn)中的相應(yīng)位置對(duì)勘誤內(nèi)容進(jìn)行電子標(biāo)注，同時(shí)在標(biāo)準(zhǔn)首頁(yè)進(jìn)行勘誤說(shuō)明，標(biāo)注勘誤日期，并對(duì)勘誤說(shuō)明加蓋電子“有效”受控章。文件管理員在對(duì)內(nèi)網(wǎng)文件進(jìn)行變更的同時(shí)，應(yīng)將變更通知及具體變更信息在內(nèi)網(wǎng)中以待辦提醒等方式發(fā)送至實(shí)驗(yàn)室相關(guān)人員。

3.3便利性應(yīng)用

在信息化管理極大地方便了文件的查詢(xún)和使用。各種文件可在不同目錄下分類(lèi)存放，并可在各級(jí)分類(lèi)目錄下使用文件名、受控號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)號(hào)及檢品編號(hào)等進(jìn)行檢索。實(shí)驗(yàn)室在使用時(shí)，也僅需在內(nèi)網(wǎng)獲取相關(guān)文件，即可得到有效的受控版本。質(zhì)量手冊(cè)及程序文件等質(zhì)量體系文件作為檢測(cè)機(jī)構(gòu)合規(guī)運(yùn)行的保障，規(guī)定了檢測(cè)機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)、質(zhì)量活動(dòng)的流程、管理程序以及每一項(xiàng)日常工作的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，在日常檢測(cè)及各類(lèi)質(zhì)量活動(dòng)中均需要作為重要依據(jù)使用。文件信息化為檢測(cè)機(jī)構(gòu)各崗位人員獲取有效的相關(guān)信息提供了極大的便利性，也為質(zhì)量體系的有效實(shí)施和質(zhì)量活動(dòng)的合規(guī)進(jìn)行提供了重要基礎(chǔ)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是食品檢測(cè)的依據(jù)，在檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室中的使用頻率非常高。從實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)過(guò)程到出具實(shí)驗(yàn)報(bào)告，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件都是不可或缺的。由于化學(xué)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室環(huán)境的特殊性，傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件在使用過(guò)程中極有可能被檢測(cè)試劑污染、腐蝕，導(dǎo)致檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室在使用各類(lèi)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，存在一定的損耗。造成不便的同時(shí)，也增加了文件回收的工作量。在文件信息化管理中，檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室人員可在實(shí)驗(yàn)室電腦及辦公電腦中登陸內(nèi)網(wǎng)，直接調(diào)閱受控版本，提高了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保存和使用的便利性。檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的各類(lèi)儀器及環(huán)境控制裝置均需定期完成檢定或校準(zhǔn)。檢定證書(shū)及校準(zhǔn)證書(shū)在食品檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的內(nèi)容涵蓋了儀器的使用范圍、使用環(huán)境及使用精度等重要信息，在日常檢測(cè)工作中需要實(shí)時(shí)參考。在信息化管理中，檢測(cè)機(jī)構(gòu)的各類(lèi)儀器在檢定及校準(zhǔn)完成后，應(yīng)將檢定證書(shū)校準(zhǔn)證書(shū)掃描成電子格式并上傳至內(nèi)網(wǎng)，方便檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)時(shí)獲取，并依據(jù)其內(nèi)容確定儀器的使用方式，原件應(yīng)存放于質(zhì)保部門(mén)作為儀器檔案長(zhǎng)期保存。對(duì)文件管理而言，信息化也具有極大的便利性。電子文件的發(fā)放、更新、回收均在內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行。文件管理員在授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)文件進(jìn)行電子受控及各項(xiàng)流轉(zhuǎn)操作。在文件流轉(zhuǎn)的各環(huán)節(jié)，電子簽收即代表文件發(fā)放、更新、回收等信息的送達(dá)，文件管理員從電子簽收反饋即可得知各項(xiàng)信息的送達(dá)情況，極大地提高了文件管理的工作效率，并保證了文件送達(dá)的時(shí)效。質(zhì)?？瓶筛鶕?jù)實(shí)驗(yàn)室的不同崗位，設(shè)置不同等級(jí)的權(quán)限，對(duì)各類(lèi)文件實(shí)行自上而下的高效管理，并在內(nèi)網(wǎng)中提供自下而上的信息化反饋渠道，為食品檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室的文件管理提供了極大的便利性。

3.4保密性應(yīng)用

食品檢測(cè)機(jī)構(gòu)中涉及的文件有多種來(lái)源及類(lèi)型，不同種類(lèi)的文件具有不同的保密等級(jí)。例如，各類(lèi)質(zhì)量記錄表格、技術(shù)記錄表格及檢測(cè)能力范圍文件為可供下載并使用；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等為僅可查看；檢測(cè)原始記錄及各類(lèi)研究資料為需審批后查看。在信息化管理中，可為不同等級(jí)的文件設(shè)置不同的瀏覽權(quán)限，如“需審批后查看”“僅查看”“查看并下載”等。不同崗位也可設(shè)置為不同權(quán)限，如“僅查看”“查看或更改”“增加文件類(lèi)別目錄”等。

4結(jié)語(yǔ)

在各類(lèi)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中，傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件仍占據(jù)了較大比例。對(duì)食品檢測(cè)機(jī)構(gòu)而言，各類(lèi)文件的實(shí)時(shí)變化更新較多，文件管理部門(mén)在進(jìn)行文件定期查新勘誤，保證文件及時(shí)有效的同時(shí)，也應(yīng)采取積極措施，使有效文件實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳遞、及時(shí)反饋。在信息化時(shí)代，食品檢驗(yàn)行業(yè)應(yīng)緊跟科技發(fā)展的步伐，在文件管理中積極運(yùn)用信息化技術(shù)，提高工作效率。同時(shí)，由于信息化管理的特殊性，應(yīng)定期對(duì)各類(lèi)電子化文件進(jìn)行異地備份，保證電子數(shù)據(jù)的安全性。文件信息化管理為食品檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室了提供完善的質(zhì)量體系保障[6]、有效的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、及時(shí)的資料調(diào)閱，從而將大大提高食品檢驗(yàn)的工作效率以及工作質(zhì)量。

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作者:黃婧 單位:廈門(mén)市食品藥品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院