EPC項目供應商文件管理與控制研究

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摘要：一個大型epc項目會涉及眾多的供應商，因此會有大量的供應商文件需收發(fā)和審核。在采購實踐中，承包商需要指定專人負責供應商文件的管理和控制，使其高效有序地運行。結合項目實踐，在簡要介紹供應商文件管理重要性的基礎上，詳細論述供應商文件管理中存在的文件格式不規(guī)范、文件提交和升版拖沓、文件流轉環(huán)節(jié)太多、供應商文件影響詳細設計進展、供應商文件清單界定不明確等問題；重點闡述了供應商文件的管理和控制措施，包括建立供應商文件管理控制程序、盡早明確供應商文件清單、簡化通信方案、定期督辦文件、建立合同約定等。

關鍵詞：EPC項目；供應商文件；管理和控制；文件控制程序

本文中所說的供應商是指EPC承包商（以下簡稱承包商）的采購部門在采購物資和設備過程中確定的中標商。供應商文件是指在投標人中標以后，在正式生產(chǎn)之前、生產(chǎn)過程中和完成生產(chǎn)后直至交貨整個過程中編制的供承包商審批和備案的文件。這些文件通常可分為設計類、質量檢驗類、生產(chǎn)類、商務類等。其中設計類文件是供應商生產(chǎn)前根據(jù)招標文件中的技術文件所做的深化設計形成的文件，比如數(shù)據(jù)單、計算報告、圖紙等，這類文件需提交承包商批準后方可組織生產(chǎn)。質量檢驗類文件包括ITP（檢驗檢測計劃）文件、TestProcedure（測試程序）文件等用于承包商和供應商把控產(chǎn)品質量的文件，出廠前承包商將會指派第三方檢測公司或者買方代表依據(jù)批準的ITP等文件去參加產(chǎn)品的出廠前檢驗。生產(chǎn)類文件通常包括MPS（生產(chǎn)工藝規(guī)格書）、焊接及其修補程序、噴漆程序等。商務類文件包括排產(chǎn)計劃、包裝方案等文件。供應商在中標以后應按照合同的規(guī)定及時提交上述文件供承包商審核和備案。大型EPC項目涉及眾多的供應商，會有大量的供應商文件收發(fā)、審核工作。大宗設備和長周期設備（泵、發(fā)電機等）包含的文件會更多。在采購實踐中，承包商需要指定專人負責供應商文件的管理和控制，具體負責供應商文件控制程序文件的編制、收發(fā)、保存、登記、審核組織、文件進度監(jiān)督、各方協(xié)調(diào)等工作。

1供應商文件管理中存在的問題

1.1文件格式不規(guī)范

供應商在提交文件時經(jīng)常會在文件格式方面存在各種各樣的問題，比如文件編碼不規(guī)范、文件封皮內(nèi)容填寫不正確、頁碼格式不對、頁眉頁腳設置有問題等。這些格式方面不規(guī)范的問題會導致反復修改，浪費大量時間。供應商文件在發(fā)送給審核人員之前需要確保文件格式正確，審核人員只需專注文件內(nèi)容的審核，這樣可提高審核的效率。供應商文件的編制和審核是嚴肅且嚴謹?shù)墓ぷ?，文件編制質量直接決定承包商對供應商的評價。

1.2文件提交和升版拖沓

每個供應商文件會經(jīng)歷多個版本最終才能關閉，在提交和升版的過程中，很多供應商會比較拖沓，不按規(guī)定時間提交和升版。文件不能及時提交和關閉，會影響供應商的順利生產(chǎn)和出廠檢驗，最終可能導致不能按時交貨，進而影響到項目進度。另一方面，部分供應商文件作為EPC項目詳細設計的前置條件，不及時提交會影響詳細設計的進展，最終導致現(xiàn)場施工無法按計劃開展?？傊?，供應商文件是否按計劃提交和關閉直接影響到項目的正常進行。

1.3文件流轉環(huán)節(jié)太多

供應商文件在提交、審核過程中涉及供應商文件編制人員、供應商文控人員、代理商相關人員（如果有的話）、承包商文控人員、供應商文件審核方文控人員、文件審核人員、各方相關領導。因為涉及的人員較多，流轉環(huán)節(jié)較多，直接導致的結果就是效率低下，影響文件的快速流轉，使文件關閉的周期拉長。如何減少文件的流通環(huán)節(jié)，節(jié)省每個環(huán)節(jié)上的時間，在供應商文件管理實踐中是個值得考慮的問題。

1.4供應商文件影響詳細設計進展

部分供應商文件是進行項目詳細設計的基礎，比如發(fā)電機的GA圖（布置圖）會影響發(fā)電機房尺寸和結構設計，因此若供應商的GA圖不提交，設計就無法完成發(fā)電機房的設計。類似這種情況很多，實踐當中經(jīng)常會出現(xiàn)設計人員著急索要相關的供應商文件，供應商卻不能及時提供或者倉促提供，導致詳細設計文件反復修改，進而影響設計工作的進展，最終會影響項目的整體進展。

1.5供應商文件清單界定不明確

供應商文件的清單在MR（MaterialRequisition）文件中有詳細的要求，但MR文件中對供應商文件的要求過于寬泛且模式化，會包含從投標階段到竣工階段的所有文件，且對文件數(shù)量要求過多。因為每項物資的情況均不同，決定了其對應的供應商文件清單也不盡相同，導致了在實踐中很多供應商對需要提交哪些文件感到很困惑。上述問題在供應商文件管理實踐中普遍存在，如何在實踐中加以解決，使供應商文件提交、收發(fā)和審核更加順暢，是供應商文件管理工作需要克服和解決的問題。

2供應商文件的管理和控制措施

根據(jù)前面闡述的供應商文件普遍存在的問題，在實際的工作中可從以下幾方面著手，重點做好“控制”工作。

2.1建立供應商文件管理控制程序

規(guī)范的文件管理和控制程序為供應商文件的管理提供文件編碼規(guī)則、模板、工作流程等，為各方更好地管理和控制供應商文件提供依據(jù)。通常EPC項目部層面的文控程序文件可能無法完全滿足供應商文件管理要求，供應商文件管理程序可在其基礎上進行補充和完善。2.1.1建立供應商文件的編碼規(guī)則?？稍贓PC項目部文控程序文件的基礎上開展，其宗旨是保證每個文件有唯一的編碼。在項目實踐中可以按照“AAAA-P-BB-CC-DDDD-EE”的編碼規(guī)則進行編碼，其中：AAAA可以用項目名稱的縮寫表示；P是Procutment的縮寫，表示文件屬于采辦類；BB代表專業(yè)的類型（具體專業(yè)類型應和EPC項目文控程序文件中的規(guī)定保持一致）；CC代表文檔類型（具體文檔類型應和EPC項目文控程序文件里的規(guī)定保持一致）；DDDD是一個四位的流水號，應和設備的MR文件的流水號保持一致，同一個專業(yè)內(nèi)每項物資的MR文件流水號是唯一的；EE為兩位流水號。通過BB、CC、DDDD、EE這四部分能保證同一種設備且相同文檔類型的文件編號是不同的。例如：生產(chǎn)制造海上犧牲陽極產(chǎn)品的供應商上報兩個程序文件，兩個文件的編碼應該為SPM-P-AC-PF-0002-01、SPM-P-AC-PF-0002-02，其中：SPM為項目的簡稱；P代表采辦類文件；AC代表物資是防腐專業(yè)方面的；PF代表文件類型是程序類文件；0002是犧牲陽極設備MR文件的流水號；01和02用于區(qū)別這兩個相同文件類型的文件。2.1.2文件的模板。文件模板應盡可能規(guī)定詳細，包括封皮、頁眉頁腳、頁碼、各級標題及正文內(nèi)容的格式要求等，格式規(guī)定越詳盡，上報的文件質量相對就越好?？紤]到EPC項目詳細設計等文件也會涉及到文件模板，在管理實踐中可以考慮供應商文件的模板和詳細設計的文件模板保持一致，這樣可以保持整個項目文件模板的整齊劃一。

2.2盡早明確供應商文件清單

承包商在給供應商下發(fā)中標通知書以后，供應商會組建自己的項目組織并配備相關人員。通常在供應商正式啟動各項工作之前，相關方會召開一個開球會，供應商文件管理人員應利用開球會的機會，由設計、采辦和供應商三方針對VDR（內(nèi)含供應商文件清單以及提交計劃）進行充分溝通并達成共識。VDR確定以后，相關方可根據(jù)提交計劃進行文件的跟蹤和督辦，這樣可避免設計和采辦之間的工作進度不一致。本著精簡的原則，通常供應商應至少提交以下文件：文件清單（VDR）、數(shù)據(jù)單和計算報告（如果有）、圖紙（如果有）、測試程序（TestProcedure）和報告（TestReport）、檢驗檢測計劃（ITP）文件、運行維護手冊（IOM）文件、完工文件（MRB及MRBindex）。以上文件基本涵蓋了產(chǎn)前的深化設計文件、產(chǎn)中的質量控制文件和產(chǎn)后的運營維護文件。

2.3簡化通信方案

在具體的實踐中，經(jīng)常會遇到文件編制人員和審核人員需要進一步溝通以澄清某些問題的情況，這種情況下可以探討文件審核人員和文件編制人員直接進行一對一溝通，以提高溝通效率。為了保持文件的嚴肅性，需要將溝通的結果反映到文件的內(nèi)容上，以實現(xiàn)雙方的書面確認。另外，可以嘗試建立微信群和QQ討論組，將相關人員聚集在一起，針對文件中的某些問題進行溝通交流，這樣可快速讓各方收到相關信息。此外，在實踐中，在與各相關方溝通協(xié)商基礎上，應盡可能減少文件的流通環(huán)節(jié)，提高文件流轉的效率，最終縮短文件關閉的周期。

2.4定期督辦文件

EPC項目部的文控人員一方面需要面對供應商，另一方面需要面對審核人員。經(jīng)常會出現(xiàn)供應商未按計劃提交文件以及審核人員審核文件過慢的情況，因此文件的督辦就顯得尤為重要。文件初版的提交日期在VDR中已有詳細規(guī)定，升版周期和審核周期在程序文件中也有詳細規(guī)定，文控人員需要根據(jù)VDR和程序文件中的規(guī)定對相關各方進行督促。督辦的基礎是基于詳細的文件登記臺賬，臺賬應準確記錄收發(fā)的日期等數(shù)據(jù)，同時應運用公式及時提醒哪些文件過期未提交、哪些文件過期未升版、哪些文件過期未返回審核意見，通過這些數(shù)據(jù)，為文控人員督辦文件提供直觀的依據(jù)。對文件的督辦應建立固定的督辦機制，比如每周針對過期文件進行督促，這種措施在實踐中能起到很好的效果。

2.5建立合同約定

考慮到供應商文件對項目詳細設計、項目進度的潛在影響，供應商文件提交的是否及時就顯得尤為重要了。為了提高供應商對文件的重視程度，加快文件的提交和升版速度，應在買賣合同中對重要文件的提交時間進行規(guī)定，同時可將重要文件的進展作為進度款申請的前置條件。通過在合同中進行相關約定，在實踐中可以起到很好的督促效果。

3結束語

EPC項目因為涉及到的物資較多，因此供應商的文件管理是一項較為繁瑣的工作，如何變繁為簡、高效管理是此項工作需要改進優(yōu)化的方向。在實踐中應在滿足相關方工作要求的情況下，盡量減少文件的提交范圍，從而減少相關方的工作量，進而提高效率。文件登記臺賬在文件管理中起到信息中樞的作用，充分利用公式和表格自身的功能可為文件的督促提供更好的數(shù)據(jù)基礎。

作者:陳猛 印兆俊 張釗源 單位:中國石油管道局工程有限公司