外事綜合檔案管理工作分析

前言：想要寫(xiě)出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了外事綜合檔案管理工作分析范文，希望能給你帶來(lái)靈感和參考，敬請(qǐng)閱讀。

摘要：外事綜合檔案作為外事檔案的基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容和組成部分，是外事檔案管理工作的重要管理內(nèi)容之一。隨著國(guó)內(nèi)高校的國(guó)際化辦學(xué)水平日益提升，高校涉外教育工作不斷拓展，該類(lèi)別檔案的管理工作量也相應(yīng)不斷增長(zhǎng)。筆者結(jié)合高校外事綜合檔案的收整經(jīng)驗(yàn)，探討該類(lèi)檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)與重要性，提出對(duì)該類(lèi)檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：高校；外事；綜合；檔案；管理

伴隨著我國(guó)對(duì)外開(kāi)放的進(jìn)一步擴(kuò)展，高校開(kāi)放辦學(xué)規(guī)模與層級(jí)不斷得到拓展與提升，教育全球化集團(tuán)化的趨勢(shì)日漸明顯，國(guó)際教育交流合作互動(dòng)日趨頻繁，國(guó)內(nèi)高校涉外教育合作交流活動(dòng)不斷增多，帶動(dòng)了外事檔案以及隸屬其中的外事綜合類(lèi)檔案收整管理工作量的增長(zhǎng)。結(jié)合該類(lèi)檔案的實(shí)際收整經(jīng)驗(yàn)，筆者分析該類(lèi)檔案管理工作的管理內(nèi)容、該類(lèi)檔案的特點(diǎn)與重要性，從自身視角提出對(duì)于該項(xiàng)工作的建議。

一、高校外事綜合檔案的基本概念與內(nèi)涵

高校外事檔案是指高校開(kāi)展與境外高等院校、科研機(jī)構(gòu)、國(guó)際組織及個(gè)人在友好往來(lái)、學(xué)術(shù)交流、人才交流、聯(lián)合辦學(xué)科研等活動(dòng)以及高校師生參與境外文化、體育、衛(wèi)生交流、國(guó)際組織履職等各項(xiàng)涉外活動(dòng)中直接或間接形成的具有利用保存價(jià)值的文字、圖表及聲音影像材料。主要包含外事工作綜合管理、校際出訪來(lái)訪、因公出國(guó)（境）進(jìn)修訪學(xué)考察、外籍師資、中外合作辦學(xué)、國(guó)際會(huì)議、聯(lián)合教學(xué)科研學(xué)術(shù)交流合作等方面的內(nèi)容。外事綜合檔案是外事專(zhuān)業(yè)檔案的重要類(lèi)別和組成部分，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》，隸屬于外事檔案范疇下的WS11類(lèi)別。主要包含高校對(duì)應(yīng)國(guó)際化辦學(xué)以及開(kāi)展外事工作所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度規(guī)定文件、學(xué)校及相關(guān)學(xué)院部門(mén)外事工作的計(jì)劃、總結(jié)及簡(jiǎn)報(bào)、上級(jí)外事主管部門(mén)頒布的各項(xiàng)涉外工作性文件、日常外事管理工作中的工作日志記錄、外事工作各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等以及外事工作會(huì)議材料等。外事綜合檔案是學(xué)校外事工作的基本依據(jù)，是外事類(lèi)檔案的基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容。

二、外事綜合檔案的特點(diǎn)與重要性

外事綜合檔案記述和反映了高校外事工作的管理原則與管理依據(jù)，具有重要的保存價(jià)值。筆者通過(guò)參與多年該類(lèi)檔案收整工作，總結(jié)該類(lèi)型檔案特點(diǎn)及重要性如下：

（一）外事綜合檔案具有的特點(diǎn)一是大數(shù)量。隨著國(guó)家對(duì)外開(kāi)放步伐的不斷邁進(jìn)。教育國(guó)際化開(kāi)放化的趨勢(shì)日漸明顯。開(kāi)放辦學(xué)成為高等教育的主旋律之一。國(guó)內(nèi)高校近年來(lái)普遍注重推進(jìn)國(guó)際化辦學(xué)事業(yè)，涉外交流人員及涉外合作項(xiàng)目數(shù)量大幅提升的同時(shí)相關(guān)適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展形勢(shì)的外事工作規(guī)章制度不斷推陳出新、涉外外事工作的會(huì)議、研討及學(xué)習(xí)類(lèi)活動(dòng)逐漸增多，外事工作中所涉及的各類(lèi)數(shù)據(jù)量日益增加，這些綜合性因素促成了外事綜合檔案的總量呈現(xiàn)出成級(jí)數(shù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)。二是專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。高校的外事綜合檔案工作，要求管理人員具備檔案收整方面的基本知識(shí)技能，同時(shí)還需具備較強(qiáng)的外事工作所要求的辨識(shí)力和敏銳性，能夠采用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣绞椒椒ǎ軌蛲咨圃谕瓿晌募w檔工作的同時(shí)保障該類(lèi)檔案的收整的過(guò)程安全性與完整性。三是保密性要求。外事綜合檔案具有外事檔案的通用特性之一保密性。從存儲(chǔ)的介質(zhì)、存儲(chǔ)環(huán)境、收整過(guò)程要求等方面對(duì)于檔案管理工作的安全性與完整性具有較高的要求。

（二）外事綜合檔案管理是評(píng)價(jià)高校及相關(guān)部門(mén)、工作人員外事管理工作水平的重要依據(jù)高校及相關(guān)管理工作人員對(duì)于外事工作的重視程度，落實(shí)到具體的重要形式體現(xiàn)就包含各項(xiàng)涉外事管理工作規(guī)章制度文件的制定是否完善、相關(guān)外事工作的計(jì)劃總結(jié)方案等是否完備、外事日常工作日志是否及時(shí)完整、外事工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表分析是否詳盡并具有指導(dǎo)性，外事工作會(huì)議是否富有成果等。因此，上級(jí)部門(mén)或高校自身通過(guò)以上述檔案的收整管理工作情況為依據(jù)開(kāi)展檢查評(píng)估，即可對(duì)高校、相關(guān)部門(mén)及個(gè)人的外事基礎(chǔ)性工作做出評(píng)價(jià)與評(píng)定。目前，該類(lèi)檔案工作已成為高校外事管理工作測(cè)評(píng)的重要觀測(cè)指標(biāo)和依據(jù)。

三、外事綜合檔案管理工作的建議

針對(duì)外事綜合檔案管理的特點(diǎn)與重要意義，對(duì)于該類(lèi)檔案的管理工作提出如下建議：

（一）加強(qiáng)外事綜合檔案管理工作人員的培訓(xùn)與技能提升目前，絕大多數(shù)高校采用外事管理部門(mén)工作人員作為外事綜合檔案的直接收整管理人員開(kāi)展相關(guān)工作。優(yōu)點(diǎn)在于外事工作人員直接參與接觸學(xué)校外事工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，便于第一手收集文檔材料，有利于保障歸檔的時(shí)效性與完整性。缺點(diǎn)在于該類(lèi)人員往往缺乏檔案管理的基本技能與知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)歸檔過(guò)程中的檔案采集和收整的規(guī)范性準(zhǔn)確性有一定的影響。高?？梢圆扇n案管理部門(mén)牽頭，以舉辦培訓(xùn)班、研討會(huì)、專(zhuān)題講座、換崗體驗(yàn)、校內(nèi)外檔案管理調(diào)研等多種形式提升該類(lèi)管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和技能。同時(shí)，由于外事綜合檔案是外事檔案的基礎(chǔ)組成部分，具備外事檔案通有的特殊性，應(yīng)通開(kāi)設(shè)政策法律法規(guī)及規(guī)章制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的政治敏感程度及覺(jué)悟性，提高他們對(duì)于該類(lèi)外事檔案管理工作的責(zé)任感與嚴(yán)謹(jǐn)度。

（二）完善外事綜合檔案管理責(zé)任機(jī)制學(xué)?？蓪?shí)行檔案職能管理部門(mén)主導(dǎo)，外事管理職能部門(mén)及各相關(guān)學(xué)院部門(mén)具體實(shí)施，人力評(píng)價(jià)職能部門(mén)考評(píng)的外事綜合檔案管理責(zé)任機(jī)制。對(duì)于具體的實(shí)施收整管理工作的外事管理部門(mén)及相關(guān)學(xué)院部門(mén)，可建立“四嵌入”工作機(jī)制。即將外事綜合檔案管理工作嵌入本學(xué)院或部門(mén)年度工作計(jì)劃和總結(jié)，嵌入到本學(xué)院或部門(mén)的日常管理體制，嵌入到本學(xué)院或部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任范圍，嵌入到本學(xué)院或部門(mén)有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍。建立起工作有計(jì)劃，實(shí)施有擔(dān)當(dāng)，評(píng)價(jià)有落實(shí)的外事綜合檔案管理責(zé)任機(jī)制。

（三）重視外事綜合紙質(zhì)原始檔案收整外事檔案的特殊性在于對(duì)檔案收整過(guò)程中的嚴(yán)謹(jǐn)性與保密性具有較高的要求。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，紙質(zhì)檔案一般為第一手原始文件資料，能夠保證檔案歸檔的根源性及可信度。與此同時(shí)紙質(zhì)檔案的原生態(tài)特點(diǎn)較強(qiáng)，篡改的余地比較低，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性與持久性，對(duì)于確保檔案信息的安全性與有著獨(dú)特的作用，并且從根源上來(lái)追蹤,目前廣泛流行的電子檔案絕大多數(shù)都是依托紙質(zhì)檔案的存在而存在。因而在當(dāng)前階段，紙質(zhì)檔案尚無(wú)法被電子化完全取代。做好外事綜合原始紙質(zhì)檔案收整工作對(duì)于保障該類(lèi)檔案的完整與嚴(yán)密具有重要意義。應(yīng)將零散和需要進(jìn)一步條理化的外事綜合業(yè)務(wù)涉及的紙質(zhì)檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列與編目，組成有序體系。同時(shí)，在檔案保存的過(guò)程責(zé)任部門(mén)應(yīng)劃分專(zhuān)用的原始紙質(zhì)文檔保存空間，配置安全獨(dú)立的保存環(huán)境，并購(gòu)置提供必要的專(zhuān)有硬件設(shè)施用于該類(lèi)檔案的永久及暫時(shí)存檔。綜上所述，外事綜合檔案管理是高校外事檔案管理工作的基礎(chǔ)組成部分。高校應(yīng)針對(duì)該類(lèi)檔案的內(nèi)容及特性，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，建立相應(yīng)的管理責(zé)任機(jī)制，加強(qiáng)該類(lèi)紙質(zhì)原始檔案的收整工作。為高校外事管理工作提供基礎(chǔ)性支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]張玲.高校外事檔案管理的創(chuàng)新路徑分析[J].山東檔案,2015(3)：55-56

[2]陳亮.淺析高校國(guó)際學(xué)生紙質(zhì)檔案收整實(shí)用技巧[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020(03)：53-54.

作者：王君慧 單位：青島大學(xué)國(guó)際交流合作處