機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作思考

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截至2020年9月，山東省已全面完成省市縣三級機(jī)構(gòu)改革，機(jī)構(gòu)并立帶來人員的集中性調(diào)動。中共中央辦公廳最新印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中新增檔案審核內(nèi)容，要求堅(jiān)持干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，全面規(guī)范檔案的“建、管、用”，這就給機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事干部帶來了很大的挑戰(zhàn)。一方面是因?yàn)榧姓{(diào)動帶來的巨大工作量，更深層的原因是不少單位日常對于人事檔案管理的不重視，多年沉疴造成各方面疏漏，在時(shí)間緊、任務(wù)重的局面下工作開展捉襟見肘。因此，全面提升人事檔案管理的系統(tǒng)性、專業(yè)性，顯得尤為重要。

一、主客觀問題齊聚，對癥下藥去沉疴

1.人事檔案管理工作不被重視。干部人事檔案自出生起，貫穿于學(xué)習(xí)、工作、生活方方面面，是干部身份的最有力證明，也是干部一生經(jīng)歷的縮影，其信息資源的利用價(jià)值極為廣泛和重要，干部人事檔案管理的目的也是更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)單位、服務(wù)于每一位干部職工，不僅是德、能、勤、績、廉的記錄，更為人才選拔晉升提供依據(jù)。但由于干部人事檔案的特殊性，絕大部分的同志很少有機(jī)會接觸個(gè)人檔案，檔案管理于大部分干部職工而言宛如“空中樓閣”，所知甚少，所以在很多單位人事管理工作中，檔案管理被邊緣化，沒有專職的檔案干部，缺少固定和標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，甚至缺少專項(xiàng)的管理資金，讓人事檔案管理工作舉步維艱。全省的機(jī)構(gòu)改革，讓人事檔案與干部調(diào)動有了密切的聯(lián)系，也讓部門領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位同志們對檔案的重要性有了一次深刻的認(rèn)識。我們應(yīng)該以此為契機(jī)，不斷強(qiáng)化各級領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重要性認(rèn)識，同時(shí)以上級政策為指導(dǎo)，在新的機(jī)構(gòu)建成之際，推動檔案室、專項(xiàng)資金、專職干部的有序配備，并為機(jī)關(guān)檔案管理可持續(xù)發(fā)展蓄力。

2.制度規(guī)范不統(tǒng)一，實(shí)踐操作有漏洞。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案對于人事檔案審核整理的主要依據(jù)為省委組織部印發(fā)的《專項(xiàng)審核操作手冊》。該《手冊》從檔案審核工作概述、組織實(shí)施、材料補(bǔ)充收集、審核方法及政策運(yùn)用、審核風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及相關(guān)處理規(guī)定等六大方面盡可能詳細(xì)地解釋了目前人事檔案審核中可能遇到的諸如干部“三齡兩歷一身份”問題的認(rèn)定原則和方法，為人事干部工作實(shí)踐提供了極為有力的抓手。然而，人事工作自身的復(fù)雜性、多樣性注定了不可能有一本涵蓋全面的操作手冊，如何對個(gè)性化、具體問題進(jìn)行認(rèn)定，非常考驗(yàn)人事干部的操作經(jīng)驗(yàn)和對政策方針的理解能力。舉幾個(gè)例子。（1）對于“全日制”的不同認(rèn)定：張某，1991年參軍入伍，在武警某醫(yī)學(xué)學(xué)校獲得中專學(xué)歷，之后分兩次在部隊(duì)考取大學(xué)本科（函授）和研究生學(xué)歷。在檔案審核中發(fā)現(xiàn)，該同志研究生所在學(xué)校出具的入學(xué)報(bào)考材料及畢業(yè)材料均顯示為全日制教育，但檔案中同期存在其職級晉升、工資調(diào)整等材料，經(jīng)研判，在人事檔案審核和干部三齡兩歷一身份認(rèn)定工作中，按組織部要求，判定張某第一學(xué)歷為中專，在職研究生教育。趙某，2016年6月本科畢業(yè)后入職某市藥檢所，在職期間與單位簽訂繼續(xù)教育協(xié)議，單位同意其脫產(chǎn)攻讀碩士研究生學(xué)歷。攻讀期間，因工作原因返回原單位工作半年，導(dǎo)致實(shí)際畢業(yè)時(shí) 間延遲。雖然教育部門為其頒發(fā)了全日制教育學(xué)歷證書，但根據(jù)組織部對全日制學(xué)歷認(rèn)定要求，判定其研究生學(xué)歷為在職。（2）對“參加工作”的不同認(rèn)定：王某，2000年大學(xué)畢業(yè)后參加工作，入職當(dāng)?shù)啬晨h級醫(yī)院，其社保記錄自第一份勞動合同簽訂日期起連續(xù)至今（均由該縣級醫(yī)院繳納），但在專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)，其2003年7月至2003年12月期間勞動合同為某社區(qū)門診，經(jīng)組織調(diào)查發(fā)現(xiàn)，2003年7月至12月期間該同志備考，實(shí)際未與縣醫(yī)院簽訂勞動合同，但其勞動關(guān)系仍掛靠原醫(yī)院，故社保賬戶顯示正常繳納。經(jīng)研判，對王某2003年7月至12的工齡不予認(rèn)可。（3）連續(xù)工齡起算日期問題：李某于2018年7月24日與某公司正式簽訂勞動合同，但由于該地區(qū)每月20日為社保繳納終止日，該公司未替李某繳納當(dāng)月社保。人事干部后期在對李某連續(xù)工齡認(rèn)定中，經(jīng)與組織匯報(bào)，認(rèn)定連續(xù)工齡自簽訂正式勞動合同時(shí)間起算，社保繳納憑證僅作為參考依據(jù)處理。（4）出生日期不一致問題：劉某身份證顯示其1975年10月出生，1992年入伍材料顯示其已滿16周歲。但翻閱劉某早期原始材料，發(fā)現(xiàn)其初中畢業(yè)登記表顯示其出生日期為1976年10月，在其個(gè)人檔案中，還找到一份劉某戶籍所在地派出所出具的出生證明，證明其出生時(shí)間為1976年10月。按照“最先最早”認(rèn)定原則和“不得重復(fù)得利”原則，經(jīng)組織研判，認(rèn)定劉某出生日期為1974年10月。（5）其他原始資料遺失、不全的問題：在本次檔案專項(xiàng)審核中，發(fā)現(xiàn)大部分干部人事檔案中缺少原始證明材料，如，大學(xué)期間入學(xué)花名冊、學(xué)習(xí)期間成績單、機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度考核材料、工資材料證明、晉升/聘任材料等，對個(gè)人的三齡兩歷一身份的認(rèn)定工作帶來諸多阻礙。諸如此類個(gè)性問題不勝枚舉，陰陽歷生日轉(zhuǎn)換未標(biāo)注問題、全日制在校期間兼職工作問題、參加工作時(shí)間認(rèn)定問題、原始材料部分內(nèi)容記錄不一致或不規(guī)范問題等，需要人事干部以更高的專業(yè)度、更細(xì)致的耐心度向同志們做說明和解釋，除要求干部本人對缺失材料進(jìn)行補(bǔ)充外，對于非主觀故意造成的材料遺失或填寫失誤等問題，由干部本人手寫情況說明，本人簽字后提交黨組會研究，并將研究結(jié)果作為歸檔材料進(jìn)行歸檔。

3.工作量巨大與人員專業(yè)性欠缺的矛盾。正如上文中提到的，人事檔案是在人事管理活動中個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面情況并以個(gè)人為單位進(jìn)行歸檔保存的原始記錄，這些內(nèi)容在人事檔案目錄十大類別中便可見一斑。人事干部需要及時(shí)從干部手中或相關(guān)單位處及時(shí)收集、鑒別、分類、加工和裝訂成冊，相關(guān)歸檔材料時(shí)間跨度大、范圍廣、標(biāo)準(zhǔn)不一，收集整理難度大，對于年代久遠(yuǎn)的原始材料保存也是檔案管理的重要一環(huán)，這些客觀問題和困難的解決急需一支專業(yè)化人事干部隊(duì)伍。但從目前實(shí)際工作來看，大部分從事的人事檔案管理的同志均為兼職干部，人少、專業(yè)能力不足，甚至留給檔案管理工作的時(shí)間也少之又少，想要管好、用好干部檔案幾乎是不可能的。2019年起，國家檔案局第13號令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》正式實(shí)施，《規(guī)定》對機(jī)關(guān)檔案管理權(quán)責(zé)、工作職能等作出明確規(guī)定，檔案管理做到了有法可依，也為基層檔案干部開展工作提供制度保障。同時(shí)，《規(guī)定》也明確提出機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，將檔案數(shù)字化、信息化將是新時(shí)代檔案工作的必由之路，這不僅是時(shí)代所需，對于原始檔案的長遠(yuǎn)保存和利用，也將帶來巨大便利。作為從事檔案管理的工作人員，提升自身業(yè)務(wù)能力也是題中之要，面對這一項(xiàng)細(xì)致、耗時(shí)、專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，不能只依靠經(jīng)驗(yàn)傳授，“打鐵還需自身硬”，不斷開展和加強(qiáng)檔案管理序列繼續(xù)教育，以干代練，才能成為適應(yīng)新時(shí)展的合格檔案人。

二、端正態(tài)度，甘于奉獻(xiàn)做夯土

檔案管理以來不是一項(xiàng)輕易出彩的工作，更多的是檔案人默默堅(jiān)守，終其一生的無私奉獻(xiàn)。從事人事檔案管理更是如此，不被理解、不被認(rèn)可是行業(yè)的“家常便飯”，因此在接受這一份工作前，我們首先要問自己“三個(gè)能否”：一是能否甘于寂寞，在無人處堅(jiān)守與奉獻(xiàn)；二是能否禁住誘惑，將檔案事業(yè)作為一輩子的事業(yè)來做；三是能否堅(jiān)持本心，以客觀、公正的態(tài)度對待人事檔案，嚴(yán)格保守秘密，對每一份檔案負(fù)責(zé)。在工作檢查與日常交流中，不免聽到一些從事檔案工作的同志發(fā)牢騷、有抱怨，也時(shí)常遇到不合規(guī)的工作流程，這些現(xiàn)象的產(chǎn)生歸根到底還是自我認(rèn)知的偏差。曾有一件小事讓人記憶深刻：單位一位已故多年老領(lǐng)導(dǎo)的親屬，在房產(chǎn)問題上遇到糾紛，官司打了很久苦于沒有新的證據(jù)而陷入僵局，抱著試一試的態(tài)度找到單位，沒想到在老干部檔案中找到了希望。他說，父親去世多年，看到單位還這樣細(xì)心保管著父親的檔案，心中感動萬分，覺得父親的一生從未如此完整地呈現(xiàn)在眼前。那一聲感謝，是人事干部幾十年如一日默默工作的最高禮遇，是我們工作價(jià)值的體現(xiàn)。對于人事檔案工作由于工作性質(zhì)的原因很難走到臺前，想獲得更高更遠(yuǎn)的發(fā)展也無法一蹴而就，需要靠機(jī)關(guān)單位、人事干部、全社會的共同努力。一是在頂層設(shè)計(jì)層面，各部門要打通標(biāo)準(zhǔn)、壁壘，在制度層面上給檔案工作以明確抓手，明確各級地方政府責(zé)任；二要強(qiáng)化一把手責(zé)任制，將機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人列為人事檔案工作的第一責(zé)任人，親自抓、親自管，進(jìn)一步提升人事檔案工作在業(yè)務(wù)工作中的比重；三要配齊工作力量，不僅是對檔案室、設(shè)備等物資配備，更要明確專職檔案管理人員職責(zé)，定期開展培訓(xùn)，增強(qiáng)人事干部業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力；四要形成督導(dǎo)檢查機(jī)制，以督導(dǎo)檢查促進(jìn)各級黨政機(jī)關(guān)重視程度和業(yè)務(wù)能力提升。將人事檔案定期檢查和臨時(shí)抽查相結(jié)合，并將檢查結(jié)果納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度考核中，使各單位真正地重視起人事檔案管理工作；五要對從事人事檔案工作的干部做好遴選、培養(yǎng)，選擇政治信仰堅(jiān)定、黨性修養(yǎng)過硬的干部從事此項(xiàng)工作，把好“進(jìn)門關(guān)”，同時(shí)，為人事檔案干部的后期晉升培養(yǎng)打通渠道，解決干部后顧之憂，真正將人事檔案工作專業(yè)化、嚴(yán)肅化、政治化；六要與時(shí)俱進(jìn)，積極推動檔案信息化建設(shè)，以新的視角重新審核檔案管理遇到的新問題、新機(jī)遇、新原則、新理論，讓人事檔案工作融入現(xiàn)代生活，對接智慧城市建設(shè)。人事檔案歷史悠久，上可追溯至商周時(shí)代譜牒檔案，便伴隨著我們的生活走過了千年。王朝更迭、社會進(jìn)步，檔案管理不是明日黃花，新的時(shí)代賦予檔案人更重的歷史使命和責(zé)任，端正自我認(rèn)知，涵養(yǎng)精神內(nèi)涵，順應(yīng)時(shí)展潮流，將檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升檔案管理的專業(yè)性、系統(tǒng)性，以高水平的信息化運(yùn)用能力，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的進(jìn)一步發(fā)展助力。

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作者：房安婷 單位：山東省藥品不良反應(yīng)監(jiān)測中心