談機關(guān)檔案室管理模式

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機關(guān)檔案是機關(guān)在各項社會事務(wù)管理活動中所形成的所有檔案的總和，是對機關(guān)發(fā)展過程的原始記錄，在機關(guān)發(fā)展服務(wù)、維護(hù)機關(guān)利益等方面發(fā)揮著十分重要的作用。機關(guān)檔案工作人員必須充分認(rèn)識做好機關(guān)檔案管理工作的重要性，認(rèn)真做好機關(guān)檔案管理工作，建立和創(chuàng)新機關(guān)檔案管理模式，為機關(guān)正常運轉(zhuǎn)和長遠(yuǎn)發(fā)展提供服務(wù)。但是隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展和各種新興學(xué)科的產(chǎn)生，各類知識層出不窮且更新速度變快，機關(guān)管理事務(wù)也越來越多樣化，從而對檔案信息的需求也越來越強烈。機關(guān)檔案室的服務(wù)范圍、內(nèi)容都在不斷深化和擴大，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中的應(yīng)用，從而使衡量機關(guān)檔案室的水平不再是以館藏量為標(biāo)準(zhǔn)，而更多是以機關(guān)檔案服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量為重要標(biāo)準(zhǔn)。因此，以物本管理為主的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)形勢發(fā)展要求，必須實施人本管理新模式。管理模式主要是對管理方式和管理理念的規(guī)律性的總結(jié)概括。機關(guān)檔案室傳統(tǒng)的管理模式是物本管理，主要是以檔案資料為對象的管理模式，機關(guān)檔案室建設(shè)也是以檔案資料為對象開展的。而機關(guān)檔案室人本管理模式則更多的是以人為本的新型管理模式，把檔案使用者和工作人員作為管理最重要的資源和主要對象，機關(guān)檔案室建設(shè)也圍繞人的需求而開展。在機關(guān)檔案室人本管理模式中，要充分考慮檔案使用者的需求，對檔案管理人員的素質(zhì)能力和各種需求充分分析，使用各種激勵措施充分調(diào)動相關(guān)主體積極性，提升機關(guān)檔案管理水平。

一、機關(guān)檔案室人本管理模式

在現(xiàn)代信息管理中，檔案管理系統(tǒng)始終作為一個獨立系統(tǒng)，主要是由檔案信息、檔案設(shè)施、檔案管理人員、檔案管理目標(biāo)和任務(wù)等相關(guān)要素組成。其中，機關(guān)檔案管理人員是現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)各個要素中最活躍和最重要的因素，因此在機關(guān)檔案管理模式中，必須把管理的視角和關(guān)注點從“檔案”向“人”進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要樹立“以人為本”的管理理念，在工作設(shè)計和管理方式等方面，要更多地考慮人的因素，要對人充分尊重和關(guān)心，對機關(guān)檔案管理人員的工作積極性進(jìn)行充分調(diào)動，積極思考和主動學(xué)習(xí)，從而實現(xiàn)機關(guān)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化功能。首先，現(xiàn)代檔案服務(wù)知識性新特點，要求機關(guān)檔案室管理必須充分重視知識和人才。現(xiàn)代信息化管理是當(dāng)前經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢，這種信息管理服務(wù)的形式也是與電子化、信息化、智能化相互融合。檔案服務(wù)的知識性特點，要求機關(guān)檔案室工作人員必須具備更高的計算機網(wǎng)絡(luò)知識與技能、現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用能力，必須從觀念上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)意識，要能夠根據(jù)現(xiàn)代信息管理和檔案知識性特點要求，對機關(guān)檔案管理工作進(jìn)行重新規(guī)劃，更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息管理和服務(wù)要求。其次，現(xiàn)代檔案的服務(wù)社會理念的建立，要求機關(guān)檔案室管理必須具備更強的服務(wù)意識，以用戶為中心。以用戶為中心，是機關(guān)檔案管理事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵所在。但是，由于傳統(tǒng)檔案管理中的“重藏輕用、以藏為主”的檔案管理理念影響深遠(yuǎn)，導(dǎo)致一部分檔案管理人員的思想意識仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中。在現(xiàn)代檔案管理中，強調(diào)“一切為了用戶”的服務(wù)意識，要以檔案用戶為中心，積極開展各種檔案服務(wù)活動。特別是隨著我國檔案管理體制改革的深入，對于檔案服務(wù)有了更為全面的要求，檔案用戶對于檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量要求也更高，要求檔案管理部門不僅要能夠提供檔案原始資料，還要能夠快速編寫其所需要的相關(guān)參考資料，開展檔案信息二次加工，甚至是三次檔案加工工作。這些都要求機關(guān)檔案室必須轉(zhuǎn)變檔案管理模式，樹立“以人為本”的人本檔案管理新模式。

二、機關(guān)檔案室“人本管理”模式構(gòu)建策略

1.積極開展機關(guān)檔案深層次檔案信息服務(wù)。機關(guān)檔案室人本管理模式構(gòu)建，就是要以檔案用戶為中心，通過各種現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，積極開展深層次機關(guān)檔案信息服務(wù)工作。社會管理需要是機關(guān)檔案管理開展的前提。機關(guān)作為非盈利社會組織，其所有工作的開展都要以為社會提供服務(wù)作為基礎(chǔ)和前提，檔案管理工作也必須更好地服務(wù)社會。機關(guān)檔案室只有在對自身價值和定位有準(zhǔn)確認(rèn)識的基礎(chǔ)上，堅持服務(wù)社會和服務(wù)機關(guān)的宗旨，并在為社會和機關(guān)提供檔案服務(wù)中不斷發(fā)展，在不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量中獲取檔案管理工作的長足發(fā)展。因此，機關(guān)檔案室的檔案管理工作要盡可能滿足社會和機關(guān)檔案需求，盡可能更多地參與社會管理和服務(wù)活動，從而使機關(guān)檔案室工作人員對機關(guān)檔案重要性和價值有更加清醒的認(rèn)識，認(rèn)識到機關(guān)檔案是機關(guān)服務(wù)社會的重要組成部分。機關(guān)檔案使用需求是機關(guān)檔案室開展機關(guān)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，機關(guān)檔案室是否能夠為使用者提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，是衡量機關(guān)檔案管理工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。首先，機關(guān)檔案室要做到自我加壓，練好內(nèi)功，自覺接受檔案使用人員的監(jiān)督。機關(guān)檔案室作為機關(guān)檔案使用者查檔唯一場所，檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、對館藏資源熟悉度，都是體現(xiàn)機關(guān)檔案室服務(wù)質(zhì)量和形象的重要方面，因此機關(guān)檔案管理人員在提供檔案服務(wù)中，要熱情、熟練，給檔案使用人員一種輕松氛圍，使其感覺機關(guān)檔案室并不“神秘”。其次，機關(guān)檔案室要采取各種措施加強與檔案使用者之間的溝通與聯(lián)系，如設(shè)立機關(guān)檔案室意見建議箱，在機關(guān)檔案管理人員和使用人員之間建立良好的溝通渠道，廣泛收集檔案使用人員的合理建議，要讓檔案使用人員乘興而來、滿意而歸。

2.充分尊重機關(guān)檔案管理人員的工作興趣。國內(nèi)心理學(xué)家在研究中發(fā)現(xiàn)，在人們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾耘判蚍矫?，晉升機會、工作滿足感和成就感、責(zé)任感等非物質(zhì)激勵因素占據(jù)比較重要的地位與作用。因此，機關(guān)檔案室在人本管理模式建設(shè)中，必須為機關(guān)檔案室工作人員提供更多的發(fā)展機會，使他們可以向著既定的目標(biāo)和方向發(fā)展，同時也要根據(jù)檔案管理人員的個人興趣與性格特點，為其提供更多的晉升與發(fā)展機會，并配合機關(guān)檔案管理人員培訓(xùn)，使他們能夠以更加積極和飽滿的工作熱情投入到機關(guān)檔案日常管理和服務(wù)工作中。通過機關(guān)檔案技能培訓(xùn)，大大縮減機關(guān)檔案管理人員和機關(guān)檔案管理需要之間的能力差距，使檔案管理人員成為機關(guān)檔案室人本管理模式轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要資源。

3.建立健全機關(guān)檔案室人本管理激勵機制。第一，要建立機關(guān)檔案室人本管理物質(zhì)激勵機制。機關(guān)檔案室在人本管理模式建立過程中，必須充分認(rèn)識到物質(zhì)激勵的重要性，特別是針對機關(guān)檔案室的地位和機關(guān)檔案管理人員物質(zhì)收入，采取相應(yīng)的物質(zhì)激勵手段，如獎金、福利待遇等方面，給予相應(yīng)的補償，使其能夠充分感受到自身價值所在，從而以更加積極的態(tài)度投身于機關(guān)檔案管理工作中。第二，要建立機關(guān)檔案室人本管理精神激勵機制。對于機關(guān)檔案管理人員而言，物質(zhì)激勵雖然比較重要，成就感和認(rèn)同感的精神激勵發(fā)揮的作用也是不可忽視的。機關(guān)檔案室要為機關(guān)檔案管理人員提供更多的晉升和發(fā)展機會，使他們對自身的工作成就感更加認(rèn)可。第三，要建立機關(guān)檔案室人本管理領(lǐng)導(dǎo)行為激勵機制。對于機關(guān)檔案室人本管理模式的建立，領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮的作用是十分明顯的，機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，以自身良好職業(yè)操守引導(dǎo)機關(guān)檔案管理人員的行為，穩(wěn)定機關(guān)檔案管理人員的心理與情緒，更好地激發(fā)他們的工作積極性，使機關(guān)檔案管理人員更加真切地感受到領(lǐng)導(dǎo)行為的感召力，從而更加自覺地增強自身工作的責(zé)任感。

三、總結(jié)

機關(guān)檔案室人本管理模式的建立，更加強調(diào)要以檔案用戶為中心，充分尊重機關(guān)檔案管理人員的興趣愛好，突出機關(guān)檔案管理工作的中心地位，營造尊重和關(guān)心的良好氛圍，推動機關(guān)檔案室長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者：文暢 單位：阜新市體育事業(yè)發(fā)展中心（集團(tuán)）