人事管理人事檔案數(shù)字化的重要性

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摘要：人事檔案管理工作是人事管理中不可缺少的一部分，在人事管理工作中具有核心地位。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，存在明顯的離散化、碎片化缺點，不能適應(yīng)日益復(fù)雜的人事管理工作。新時期，必須加強人事檔案數(shù)字化建設(shè)，為人事管理一系列工作提供便利，提高人事檔案利用效率。該文首先重點分析人事檔案數(shù)字化在人事管理中重要性，然后提出推動人事檔案數(shù)字化的措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化；人事管理；重要性

人事檔案數(shù)字化是新時期人事管理工作開展中必須重視的創(chuàng)新舉措，強化人事檔案數(shù)字化發(fā)展，能夠促進人事檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、傳輸、調(diào)閱、使用等工作實現(xiàn)數(shù)字化管理，還能夠建立數(shù)字化系統(tǒng)，提高人事檔案資料共享性，提高人事檔案使用率，高效發(fā)揮人事檔案的作用。

1人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

1.1有助于促進人事管理現(xiàn)代化發(fā)展

推動人事檔案數(shù)字化建設(shè)，需要依靠互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為重要依托，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身優(yōu)勢，利用掃描儀等先進的儀器對手工紙質(zhì)檔案掃描建檔，能夠儲存在內(nèi)存卡等媒介當(dāng)中，安全長效，不容易發(fā)生丟失，查閱起來也十分方便快捷。將人事檔案信息傳輸?shù)诫娔X中，利用信息化檔案平臺系統(tǒng)，構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)，不僅準(zhǔn)確存儲檔案信息，同時還具有數(shù)據(jù)采集、檢索等功能，能夠為管理人員提供便利，提升人事檔案管理的效率，推動人事管理向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

1.2有利于提升人事管理綜合水平

傳統(tǒng)的人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，有時候為了調(diào)閱相關(guān)信息，需要先找出檔案所屬類別，之后進行逐個尋找，這種流程不僅影響整體工作效率，對檔案信息結(jié)果分析精準(zhǔn)性也會造成影響，且在檔案存儲、使用、管理等各方面都存在諸多不便。采用人事檔案數(shù)字化模式，能夠?qū)n案信息轉(zhuǎn)化為電腦自動識別的代碼，為檔案信息調(diào)閱查找提供了諸多便利，管理人員能夠快速地找到所用信息，利用關(guān)鍵詞搜索，還能夠呈現(xiàn)出相關(guān)信息內(nèi)容，在保證精準(zhǔn)性的同時兼顧了全面性，有利于更好地發(fā)揮人事檔案信息的使用效率。通過人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了人事申請、信息檢索為一體的功能，消除了時空限制，這一創(chuàng)新為人事檔案在人事管理工作中的利用范圍做了進一步擴展。

1.3能夠為人事管理提供更加便捷的信息參考依據(jù)

實現(xiàn)人事檔案信息化，能夠更好地挖掘相關(guān)信息，為人事管理工作提供依據(jù)。無論是企事業(yè)單位，還是其他機構(gòu)，人才建設(shè)都是當(dāng)前發(fā)展的重點，人事管理工作效率提升，對用人單位來說也是創(chuàng)新發(fā)展的良好機遇。人事檔案管理人員，必須重視如何才能讓領(lǐng)導(dǎo)更好地了解員工基本信息，而數(shù)字化建設(shè)發(fā)展中，利用網(wǎng)絡(luò)平臺能夠為領(lǐng)導(dǎo)干部提供更好的信息獲取渠道，便于對下屬個人信息進行更加詳細的了解。另外，數(shù)字化建設(shè)中，能夠?qū)θ耸聶n案信息按照類別、內(nèi)容等快速整理，為人事管理工作提供重要參考。

1.4能夠有效提升人事檔案集約管控質(zhì)量

在創(chuàng)建數(shù)字化人事檔案后，可以實現(xiàn)對人事檔案資料的集約化、多維立體管理，能夠更加明確各層級人事檔案管理人員的工作職責(zé)，還能夠?qū)蛹墐?nèi)以及跨層級人事檔案管理流程進做一步規(guī)劃，建立更加統(tǒng)一的人事檔案數(shù)字化平臺，有利于形成一個全員參與、多部門配合的大檔案管理格局。此外，在成立數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)后，上級部門能夠利用檔案信息管理系統(tǒng)，對下級部門人事檔案管理情況，包括檔案歸集情況、檔案統(tǒng)計情況、庫房管理情況等進行在線監(jiān)控，還能夠?qū)Ω骷壢耸聶n案進行直接調(diào)閱，大大簡化了檔案借閱的流程，采用信息網(wǎng)絡(luò)平臺界面集中審批方式，對人事檔案管理集約化管控水平的提升提供了幫助。

2人事檔案數(shù)字化管理實施面臨的難點

2.1缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

在實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化體系中，還涉及對相關(guān)檔案資料的分類、編碼與掃描，這一系列工作實施過程中必須采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能更好地實現(xiàn)人事檔案信息共享，促進人事檔案管理效率提升。由于我國人事檔案數(shù)字化開發(fā)相對較晚，尚未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企業(yè)各部門之間各自為政，對人事檔案資源利用與共享造成影響。

2.2對人事檔案人員要求更高

在企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要涉及的專業(yè)知識較多，包括檔案專業(yè)知識、計算機專業(yè)知識，這就要求企業(yè)人事檔案管理人員，能夠熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，同時能夠熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)知識，能夠掌握檔案相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理工作對保密性會根據(jù)材料類型不同，而存在不同程度的保密要求。

2.3人事檔案數(shù)字化建設(shè)成本偏高

在人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，由于涉及的檔案種類較多，在檔案數(shù)字化加工中，還涉及大量掃描、分類與編碼工作，數(shù)據(jù)錄入包括大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，技術(shù)處理過程十分繁瑣，當(dāng)然也需要投入更多的資金，在前期會增加成本。

3人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展措施

3.1合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體

簡單來說，載體是保證人事檔案數(shù)字化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對人事檔案數(shù)字化發(fā)展具有至關(guān)重要的影響。在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化過程中，應(yīng)該確保兩者在載體上的有機結(jié)合，保證人事檔案數(shù)字化管理載體合理化、科學(xué)化。具體來說，在載體選擇中，第一考慮要素在于能夠保證人事檔案信息數(shù)據(jù)不可更改性、安全性，同時還需要考慮載體的使用壽命問題，而并非將重點考慮要素設(shè)定為便捷、速度等。

3.2不斷提升人事檔案數(shù)字化管理安全性

在人事檔案數(shù)字化發(fā)展過程中，檔案信息的安全性是一個擺在面前的重要挑戰(zhàn)，而人事檔案管理部門必須加強對安全的重視，實施有效的安全性教育。在市場經(jīng)濟環(huán)境下，人事檔案管理部門職能也發(fā)生了變化，向著多向服務(wù)層面轉(zhuǎn)變，管理部門必須能夠強化人事檔案共享系統(tǒng)建設(shè)，保證人事檔案信息盡可能公開，保證人事檔案信息的共享性。因此，人事檔案管理部門必須以法律作為依據(jù)，通過檔案法、保密法、病毒防治辦法等作為工作基礎(chǔ)，組織人事檔案管理部門人員根據(jù)實際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)字化檔案管理制度，重點建設(shè)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)安全體系，促進人事檔案信息數(shù)字化體系逐漸完善。另外，對人事檔案數(shù)字化管理部門進行安全性教育，將安全性教育作為人事檔案管理部門一項重要的長效機制，幫助檔案管理人員樹立良好的安全保密意識。同時，針對網(wǎng)絡(luò)病毒問題，人事檔案管理部門必須安裝正版的殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒、防毒，提升人事檔案信息安全性。值得注意的是，在實施人事檔案管理工作中，并非將傳統(tǒng)人事檔案辦法全部拋棄，而是需要將傳統(tǒng)人事檔案管理辦法與數(shù)字化檔案管理有機的結(jié)合起來，一些非保密信息利用數(shù)字化模式保存，而一些具有一定保密等級的人事檔案資料，則還可以采用傳統(tǒng)方式保存。只有這樣，才能逐漸實現(xiàn)人事檔案信息管理效率提升，且促進效率與安全實現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)展。

3.3建立更加完善的人力資源激勵體制、約束體制

之前很長一段時間內(nèi)，人事管理過程中，沿用物質(zhì)激勵手段，人力資源激勵體制較為單一，有時候很難與員工需求相吻合。新時期，需要對人力資源激勵制度加以創(chuàng)新。一方面，根據(jù)發(fā)展需要建立更加完善的薪酬激勵體制，將員工工作業(yè)績與薪酬水平直接掛鉤，有效地調(diào)動員工的積極性；另一方面，建立與之匹配的績效考核制度，對不同崗位、不同職能員工，采用不同的考核模式，對員工進行全面考核評價，將考核結(jié)果作為獎罰的重要依據(jù)。當(dāng)然，為了更好地激發(fā)員工工作熱情，需要在內(nèi)部引入競爭激勵體制，采用競爭上崗方式，對內(nèi)部員工崗位進行優(yōu)化組合，確保將每一個員工放到最適合的位置中，同時讓員工能夠感受到競爭壓力，樹立競爭意識、質(zhì)量意識、效率意識。

4結(jié)語

通過上述分析可知，人事檔案管理是人事管理中不可缺少的一部分，在信息化時代背景下，建立數(shù)字化人事檔案體系，采取更加統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案管理流程進行規(guī)范，形成全生命周期內(nèi)的閉環(huán)管理體系，有利于提升人事檔案管理整體效率與質(zhì)量，對人事管理工作意義重大，是加強人事管理改革的必由之路。具體實施中，必須轉(zhuǎn)變思想，不斷提升人事檔案管理人員的素質(zhì)水平，同時注重保護人事檔案信息安全性、精準(zhǔn)性，維護人事檔案工作公信力，為人事管理工作保駕護航。

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作者：胡春玲 單位：吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)