中職非在編教職工人事檔案管理問題研究

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【摘要】隨著中職教育事業(yè)的深入發(fā)展，許多中職學(xué)校通過招聘非在編的教職工，來緩解學(xué)校對教育教學(xué)中各種師資需求的增長和國家對事業(yè)單位人員編制的嚴格控制之間的矛盾。但非在編人員具有較強的不穩(wěn)定性和流動性，人才的合理流動促進了社會的進步和發(fā)展，但同時伴生了這類人員的人事檔案管理等問題。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；非在編教職工；檔案管理；策略

與正式在編人員有技術(shù)、工勤、行政管理崗位分類不同，“非在編人員”身份構(gòu)成非常復(fù)雜，他們中既有無固定工作單位的專業(yè)技術(shù)人員，也有從企事業(yè)單位辭職人員，還有退休職工、大中專畢業(yè)生等，從事課程教學(xué)、實習(xí)指導(dǎo)、學(xué)生管理以及行政辦公等崗位，有“合同聘用教師”“外聘教師”“兼職教師”等稱呼。以我省某中職校為例，自2008年開始事業(yè)單位人事制度改革，學(xué)校實行全員聘用制。經(jīng)省編辦核定2008年該校崗位總編制數(shù)450個，在編員工158人，非在編員工105人，但是隨著中職教育形勢的發(fā)展，學(xué)校在2008年到2016年事業(yè)編制數(shù)沒有增加的情況下陸續(xù)通過公開招聘等多種形式錄用教職員工，到目前為止全校共有在編員工268人，非在編員工138人。非在編員工已經(jīng)占在編員工數(shù)量的一半以上。本文通過對現(xiàn)階段中職學(xué)校非在編人員的人事檔案管理所存在問題的研究，加強對中職學(xué)校非在編人員人事檔案管理策略的思考，逐步實現(xiàn)中職學(xué)校非在編人員人事檔案管理科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。

一、中職非在編教職工人事檔案管理存在的問題

（一）檔案移交不及時。檔案移交過程中出現(xiàn)時間延遲的現(xiàn)象，相關(guān)的工作人員不能快速高效地進行檔案移交，在檔案數(shù)量統(tǒng)計、所需材料采集等方面出現(xiàn)問題，造成不必要的麻煩，同時也為管理人員的工作造成一定的困擾。（二）棄檔現(xiàn)象較嚴重。大部分中職學(xué)校的檔案管理人員非專職人員，所以在辦理離崗或者調(diào)動工作的時候，對于檔案手續(xù)的辦理不能按照既定程序進行，對檔案的檢查、清理、簽字等問題無法有一個明確的界限，造成棄檔現(xiàn)象較嚴重，導(dǎo)致后面的交接工作無法正常進行，在一定程度上影響了學(xué)校非在編教職員工的人事調(diào)配。（三）檔案管理不規(guī)范。很多中職學(xué)校的檔案管理工作都交給行政人員兼職管理，這些人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺乏檔案管理相關(guān)的管理技巧和理論知識，導(dǎo)致工作人員在進行檔案信息的整理和系統(tǒng)化處理過程中經(jīng)常出錯，直接導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，影響了檔案的真實性和完整性。再加上大多數(shù)學(xué)校仍舊采用手工管理的經(jīng)營模式來進行檔案人事管理，在一定程度上增加了管理時間，同時增加了檔案管理過程的出錯率，工作質(zhì)量不高。學(xué)校人事檔案管理缺乏先進的設(shè)施進行輔助，在某種程度上增加了工作難度。（四）管理隊伍待加強。很多學(xué)校無法實現(xiàn)思維轉(zhuǎn)變，對在編教師員工和非在編教職員工的待遇和管理有一定的偏重，從而導(dǎo)致學(xué)校的人事檔案管理部門對非在編教職員工的人事檔案管理不夠重視，從而導(dǎo)致非在編教職員工人事檔案混亂的現(xiàn)狀，嚴重影響了人事檔案管理的效率和質(zhì)量。很多中職學(xué)校的檔案管理工作都交給行政人員兼職管理，這些人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺乏檔案管理相關(guān)的管理技巧和理論知識，導(dǎo)致工作人員在進行檔案信息的整理和系統(tǒng)化處理過程中經(jīng)常出錯，管理隊伍較為混亂，造成檔案管理工作遇到很大的困擾。

二、加強中職非在編人事檔案管理的策略

為了保證學(xué)校非在編人員人事檔案的真實性、嚴肅性、完整性，全面加強人事檔案的管理，筆者認為應(yīng)該從以下幾個方面加強中職學(xué)校的非在編人事檔案管理：（一）加大檔案宣傳力度。作為中職學(xué)校人力資源的一個重要組成部分，非在編教職員工的隊伍已經(jīng)逐漸發(fā)展壯大，做好非在編教職員工人事檔案管理，能夠方便中職學(xué)校管理者清晰明確地了解學(xué)校教職員工的基本情況、動態(tài)、德才表現(xiàn)，從而可以更好地掌握非在編教職員工的發(fā)展動態(tài)規(guī)律，對學(xué)?，F(xiàn)階段的人力資源進行更好的分配和劃分，充分調(diào)動中職院校教職員工的整體工作積極性，為中職校創(chuàng)造一個人盡其才的良好的教育教學(xué)工作環(huán)境。隨著非在編教職員工隊伍數(shù)量的發(fā)展壯大，非在編教職員工的素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平會在很大程度上影響到中職學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，所以一定要做到對這部分人力資源的合理利用。加大檔案宣傳力度不僅可以在一定程度上加強檔案管理工作的嚴謹度，同時也能夠提升非在編教職工人的檔案管理意識，可以在很大程度上減輕檔案管理工作的壓力和阻力。（二）規(guī)范檔案管理條例。檔案管理人員應(yīng)當規(guī)范檔案管理條例，俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”，制度可以在很大程度上提升檔案管理的工作效率。例如可以將非在編和在編教職員工人事檔案分類處理。由于非在編和在編的教職工人事檔案的處理流程和制度都有不同，所以分開辦公更有利于人事檔案的高效處理。在進行非在職教職員工的人事檔案管理過程中，不僅要秉承一定的安全保密的原則，也要保證人事檔案信息的真實度。中職學(xué)校人事檔案是學(xué)校教職工整體綜合能力與素質(zhì)的綜合記錄，是學(xué)校管理人員了解員工的重要依據(jù)，而針對非在編教職員工來說，人事檔案的管理和利用更為重要：可為非在編教職員工提供努力的方向，從而從整體上提升其成長和素質(zhì)水平。（三）完善檔案管理法規(guī)。完善檔案管理法規(guī)的首要是注重人事檔案的歸檔交接手續(xù)。工作人員在進行人事檔案管理工作時一定要秉承認真負責的態(tài)度，辦理歸檔交接手續(xù)的同時一定要謹慎認真，人事檔案的工作不僅會影響到個人發(fā)展，同時也會影響到學(xué)校的人事安排。完善檔案管理法規(guī)在一定程度上可以更好地讓檔案管理工作更規(guī)范化實施，也能夠很好地規(guī)范檔案管理工作人員的工作。（四）加強檔案管理監(jiān)控。建立健全中職學(xué)校非在編教職員工人事檔案管理制度的同時，也要加強檔案管理監(jiān)控。學(xué)校人事檔案管理的工作人員應(yīng)當轉(zhuǎn)變思維，對非在編教職員工一視同仁，引起對非在編教職員工檔案管理工作的重視，嚴格按照管理流程和規(guī)章制度進行人事檔案管理工作，從而避免因為管理混亂出現(xiàn)檔案信息流失的問題。為檔案儲存室配備相應(yīng)的安保措施，保證人事檔案信息不會由于安保工作的疏忽泄漏。這樣不僅可以提高人事檔案管理工作的整體工作效率，還可以在一定程度上減少信息泄漏引起的不必要的麻煩。（五）提高管理人員素養(yǎng)。對人事檔案管理人員進行定期的技能培訓(xùn)和能力提升，提高整體的職業(yè)素養(yǎng)，專業(yè)化水平的提高更有利進行高效的人事檔案管理工作，能夠在一定程度上提升檔案管理工作人員對檔案管理工作的深度認識，也能夠在一定程度上提升工作人員的工作積極性，確保人事檔案管理工作的質(zhì)量。提高管理人員的素養(yǎng)對于檔案管理工作來說有著一定的影響，所以相關(guān)部門一定要注重對檔案管理人員能力素質(zhì)的培養(yǎng)。

三、結(jié)束語

中職學(xué)校非在編教職員工人事檔案的管理與利用在中職學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展中占據(jù)不可忽視的地位，不僅需要中職學(xué)校的管理者引起高度的重視，同時也需要教職員工整體性轉(zhuǎn)變觀念，對教職員工能夠做到一視同仁，唯才是舉。

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作者:倪運先 單位:福建經(jīng)濟學(xué)校