高校人事檔案管理問題分析

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［提要］高校人事檔案管理是高校管理的重要組織部分，在管理中存在的問題制約了人事管理功能的正常發(fā)揮。本文針對高校人事檔案管理中存在的問題，提出相應對策。

關鍵詞：高校；人事檔案管理；對策

人事檔案是個人經歷、學歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀態(tài)、社會關系以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分，能夠客觀地反映教職工的綜合素質和能力，直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評，間接關系到高校的管理水平、教學水平和科研水平。因此，在新的形勢下，積極推動高校人事檔案的科學發(fā)展勢在必行。

一、高校人事檔案管理存在的問題

（一）重視程度不夠。無論對于人事檔案管理者還是人事檔案當事人來說，對人事檔案的重視程度都還不夠強烈。許多高校領導和檔案管理人員認為檔案就是簡單存放于檔案室里，他們只負責把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管，提供一些被動性的服務。而對于人事檔案當事人來說，由于人事檔案的保密性要求高，導致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關領導才有權利用，大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么，認為人事檔案管理與自己無關，是組織人事部門的事。這些都是對人事檔案在認識上的重視程度不足造成的，從而嚴重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。

（二）制度落實不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度（如人事檔案管理工作細則、收集歸檔制度、安全保密制度等等）。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù)，奠定了良好的基礎，但是在具體落實上還存在一些不足。例如“檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則，但由于人才流動的日益頻繁，高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象；檔案材料的收集不及時，整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴重等等，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運轉，歸根結底是人事檔案管理制度落實不足的表現(xiàn)。

（三）隊伍建設不健全。

1、人員配備不足。隨著社會的發(fā)展，各高校的辦學規(guī)模不斷擴大，教職工的數(shù)量迅速增長。同時，隨著人事制度的改革和深化，人才的流動也不斷加大，因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據(jù)國家檔案管理局的要求，每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，然而各高校專職工作人員配備并不充足，兼職現(xiàn)象屢見不鮮。在這種情況下，檔案管理人員只能加班加點來完成基礎性業(yè)務工作，沒有時間和精力去學習先進的技術方法，人員素質有待提高。

2、業(yè)務知識不精。目前，各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業(yè)科班出身，而是因為各種原因從其他管理崗位或專業(yè)技術管理轉崗來從事此項工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結構不合理、隊伍不穩(wěn)定、年齡偏大、不能熟練操作計算機系統(tǒng)進行信息錄入等等，這些不論是從業(yè)務知識還是從崗位延續(xù)方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求，更談不上充分發(fā)揮挖掘檔案的價值，提高檔案服務的質量了。

（四）硬件設施不完善。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，人事檔案管理部門要做到“三室”分開，設置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內閱檔或辦公。但是在日常管理工作中，大多數(shù)高校由于經費、空間等原因的限制，在硬件設施上難以滿足工作要求，不能達到“三室”分開標準，無法配備計算機等設備。硬件設施配備不足導致人事檔案管理信息化嚴重滯后，無法對檔案信息進行有效的篩選、排序、分類和匯總。

二、高校人事檔案管理的對策

（一）提升檔案管理意識，提高檔案管理質量。人事檔案管理工作要求高、任務重、責任心強，要切實做好檔案管理工作，與高校領導和廣大教職工對檔案及檔案管理工作的認識和支持是密不可分的。首先，高校領導對人事檔案管理工作要予以重視，將其提升到一定的認識高度，轉變原來“說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，把人事檔案工作提到議事日程，在檔案管理建設方面予以充分的重視和支持，更好地發(fā)揮其作用。其次，對檔案管理人員要加以關心。檔案工作很瑣碎，難以做出成績，檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感，領導應關心其工作和生活，尊重其人格和勞動，并在評定職稱、晉升職務等方面為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機會，提供發(fā)展空間。再次，檔案管理人員要加大對檔案及管理工作的宣傳力度，利用校園廣播、校園網絡、會議等渠道，不斷提高全體教職員工對檔案的認識，促進檔案管理工作發(fā)展。

（二）完善規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范管理。一切工作的順利開展，需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業(yè)性強、技術性高、保管要求和保密程度嚴，這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴格按照制度辦事。因此，高校應立足于本校的實際情況，制定完善的規(guī)章制度，實現(xiàn)各部門之間的通力合作，最大限度地確保檔案材料的真實性、規(guī)范性和完整性，從而做到讓制度說話，用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)銜接時，要從嚴把關，做到不錯、不漏，萬無一失。

（三）加強隊伍建設，提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質直接決定人事檔案管理工作的質量，建立一支政治素質高、工作責任心強、業(yè)務精的專業(yè)人才隊伍，是提高高校人事檔案工作質量的關鍵。

1、爭取高校領導的重視。首先按照國家檔案要求，配備充足的專職檔案管理人員，保證人事檔案管理的正常順利開展；其次建立科學合理的檔案人才培養(yǎng)體系，在可持續(xù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的高度上建立系統(tǒng)的才培養(yǎng)機制，促進人事檔案管理人才的多元化、專業(yè)化，保證人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。

2、努力創(chuàng)造條件優(yōu)化人事檔案管理隊伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學科背景或工作經驗的專業(yè)人才，提高隊伍的專業(yè)素質；另一方面定期組織工作人員參加相關業(yè)務培訓，開展校際的參加學習、交流活動，不斷提高管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務能力，從而做到用豐富的檔案理論知識來指導日常管理工作。此外，高校人事檔案管理人員還需要加強計算機知識的學習，成為既懂專業(yè)知識又符合檔案數(shù)字化和信息化要求的管理人才，為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。

（四）加大投入力度，提高管理效率。針對高校人事檔案管理的重要性，高校要加大對人事檔案管理建設的資金投入力度，將人事檔案管理經費列入單位的財務預算，不斷完善基礎設備，使人事檔案管理各方面都達標。如按標準設立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開；配備齊全的辦公設備（電腦、掃描儀、復印機等），及時更新，改善工作環(huán)境，提高檔案管理人員的積極性和工作效率。

主要參考文獻：

［1］廖惠娥.高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與對策［J］.東莞理工學院學報，2012.12.19.

［2］胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討［J］.蘭臺世界，2010.24.

作者：于鳳仙 單位：河南財經政法大學