新時(shí)期改進(jìn)人事檔案管理的措施

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新時(shí)期對(duì)人事檔案管理提出更高的要求，要求創(chuàng)新管理模式，改進(jìn)人事檔案管理。但當(dāng)前這種模式不能適應(yīng)這種要求，在思想認(rèn)識(shí)、管理模式、管理人員等方面存在不足。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用以及人事制度改革步伐的加快，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已無法滿足新時(shí)期人事檔案管理工作的需要，弊端日益顯露，為此適應(yīng)新時(shí)期人事檔案管理的新要求，采取有效的措施改進(jìn)人事檔案管理勢(shì)在必行。

一、改進(jìn)人事檔案管理的必要性

（一）改進(jìn)人事檔案管理是創(chuàng)新管理模式的需要。

改變傳統(tǒng)的管理模式和管理思路，是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理創(chuàng)新的必然要求。例如，改進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的繁瑣工作，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過計(jì)算機(jī)輔助，實(shí)現(xiàn)歸檔、查詢、借閱、轉(zhuǎn)移等各個(gè)流程的一體化，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，改變紙質(zhì)檔案管理繁瑣的形式，促進(jìn)管理水平的提高。

（二）改進(jìn)人事檔案管理是信息技術(shù)運(yùn)用的要求。

在人事檔案管理中要注重信息技術(shù)的運(yùn)用，建立統(tǒng)一信息化平臺(tái)，促進(jìn)管理水平的提高，將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的有效管理，從而方便檔案信息的更新、刪除、查詢，促進(jìn)管理水平的提高。

（三）改進(jìn)人事檔案管理是現(xiàn)代用工管理的需要。

完整的人事檔案資料為職工辦理社會(huì)保險(xiǎn)、工資調(diào)整、職稱評(píng)定提供了可靠的憑證，切實(shí)關(guān)系到職工的個(gè)人權(quán)益，同時(shí)為單位有目的有計(jì)劃地合理使用每一位員工，選調(diào)優(yōu)秀人才提供了重要的參考，直接關(guān)系到選拔的正確性。因此，改進(jìn)人事檔案管理工作對(duì)于調(diào)動(dòng)職工的積極性發(fā)揮了促進(jìn)作用，有利于加快單位人事制度改革的步伐。

二、目前人事檔案管理存在的問題

（一）思想重視程度不夠。

很多單位將工作重心放在員工管理方面，對(duì)人事檔案管理不夠重視，忽視人事檔案管理對(duì)全面考察和評(píng)定員工的重要作用。在對(duì)員工進(jìn)行考察評(píng)價(jià)和晉升的時(shí)候，常常以調(diào)查和平時(shí)表現(xiàn)為依據(jù)，忽視人事檔案的參考作用，制約了人事檔案管理水平的提高。

（二）管理制度不完善。

缺乏健全完善的管理規(guī)章制度，對(duì)人事管理的流程、要求、工作人員職責(zé)等的規(guī)定不全面，難以有效規(guī)范管理人員的日常管理工作。管理人員的職責(zé)不明確，管理流程不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)混亂的局面，影響了人事檔案作用的發(fā)揮。

（三）管理模式較落后。

很多事業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)管理模式，對(duì)新時(shí)期對(duì)人事檔案提出的新要求認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用不全面，制約了管理模式的創(chuàng)新，影響了人事檔案管理水平的提高。

（四）管理人員素質(zhì)偏低。

缺乏專業(yè)的管理隊(duì)伍，工作人員的素質(zhì)偏低，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理的運(yùn)用缺乏了解，不能熟練地進(jìn)行人事檔案管理的各項(xiàng)操作。

三、新時(shí)期改進(jìn)人事檔案管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。

一方面通過各種形式加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)，使其重視和支持人事檔案管理工作，在基礎(chǔ)建設(shè)、資金投入、人員配置等方面給予大力支持；另一方面充分利用宣傳展板、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等媒介，加大落實(shí)檔案法規(guī)及勞動(dòng)保障法規(guī)的事跡或案例等正反兩方面宣傳，使單位把人事檔案管理納入重要議事日程，逐步改變?nèi)耸聶n案松散管理的現(xiàn)狀。

（二）完善管理制度，促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化。

人事檔案管理是一項(xiàng)頭緒眾多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約，就無章可循、無所適從。為此，應(yīng)把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與人事檔案管理實(shí)際相結(jié)合，形成一套適合單位人事檔案管理的制度。如人事檔案管理組織機(jī)構(gòu)及崗位職責(zé)、人事檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔制度，使人事檔案的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。通過制定和貫徹各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，保證人事檔案管理在單位人力資源管理中取得最佳的效益。

（三）創(chuàng)新管理模式，注重信息技術(shù)的運(yùn)用。

在加強(qiáng)人事檔案紙質(zhì)管理的同時(shí)，投入人力物力，建立現(xiàn)代化管理操作平臺(tái)，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，促進(jìn)管理水平的提高。在實(shí)際工作中，對(duì)人事檔案資料的搜集、歸檔、查詢、轉(zhuǎn)檔等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，利用平臺(tái)進(jìn)行操作和處理，提高管理工作的實(shí)效性，不僅能夠減少管理上的失誤，還能夠提高規(guī)范化管理水平。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的素質(zhì)。

建立一支作風(fēng)正、熟悉與通透國家政策、熟悉業(yè)務(wù)、相對(duì)穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，是做好人事檔案管理的組織保證。要掌握管理理論和各項(xiàng)業(yè)務(wù)，既能掌握運(yùn)用信息技術(shù)深入開發(fā)檔案資源的本領(lǐng)，滿足各層次信息需求，又要維護(hù)檔案的真實(shí)性、可靠性和權(quán)威性。為此，要采用集中授課、自學(xué)、研討會(huì)等多種方式，加大對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使他們不斷豐富專業(yè)知識(shí)、完善現(xiàn)代化管理手段、增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、提升自身修養(yǎng)，推動(dòng)人事檔案管理順利開展，促進(jìn)人事檔案更好地發(fā)揮作用。

作者：楊冬葳 單位：哈爾濱市住房保障和房產(chǎn)管理局 經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)分局