人事檔案管理工作改進(jìn)策略
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1.缺乏真實(shí)性
從整體上說(shuō)，我國(guó)的人事檔案管理工作起步較晚，發(fā)展速度較慢，其效率和質(zhì)量相對(duì)較低。與此同時(shí)，由于我國(guó)管理學(xué)的發(fā)展遲緩以及市場(chǎng)的阻礙，導(dǎo)致市場(chǎng)與企業(yè)并沒(méi)有真正重視人事檔案管理工作。在這種背景下，人事檔案管理工作存在真實(shí)性缺乏的主要問(wèn)題。具體地說(shuō)，當(dāng)前的人事檔案更新速度跟不上時(shí)代的變化，在檔案管理中也存在較多的客觀問(wèn)題。一方面，市場(chǎng)體制的改革導(dǎo)致當(dāng)今人才的擇業(yè)觀改變，有的從業(yè)者甚至在一年內(nèi)多次更換工作。因此，人事檔案管理工作無(wú)法跟上具體的變化，導(dǎo)致其檔案還停留在上一個(gè)工作單位，甚至有的人事檔案還停留在幾年前。另一方面，部分人才選擇職業(yè)掛靠，這些人事檔案大多沒(méi)有專門的人才進(jìn)行管理，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的鑒定，這是當(dāng)前人事檔案管理存在的客觀問(wèn)題，極大的影響到人事檔案的真實(shí)性。
2.工作效率較低
此外，我國(guó)當(dāng)前的人事檔案管理工作并沒(méi)有真正立足于新的時(shí)代背景，沒(méi)有有效發(fā)揮信息技術(shù)的效力。進(jìn)一步說(shuō)，當(dāng)前的人事檔案管理工作仍舊主要依靠手工進(jìn)行，在檔案的整理、查詢和保存等方面，其效率和質(zhì)量相對(duì)較低。在實(shí)踐工作中，沒(méi)有信息技術(shù)進(jìn)行支撐，其很難對(duì)人事檔案進(jìn)行快速的查詢，也無(wú)法對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新。這就導(dǎo)致當(dāng)前的人事檔案管理工作滯后，缺乏真實(shí)性。同時(shí)，當(dāng)前的人事檔案沒(méi)有錄入系統(tǒng)，沒(méi)有完整的電子版本。在這種背景下，在需要用到相應(yīng)的檔案時(shí)，管理者不得不花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行翻閱，不但降低了工作效率，同時(shí)也容易對(duì)檔案造成磨損。此外，人事部門也需要極大的空間和設(shè)備對(duì)其進(jìn)行保存，也在無(wú)形中提高了人事檔案管理工作的難度。
1.不斷提高管理者的素質(zhì)與能力
在新的時(shí)代背景下，人事檔案管理工作的重要性已經(jīng)得到進(jìn)一步體現(xiàn)。要改進(jìn)人事檔案管理工作就需要不斷提高管理者的能力與素質(zhì)，要讓管理者重視這項(xiàng)工作，并擁有足夠的意識(shí)。首先，人事檔案管理者的意識(shí)必須得到提升?；诖?，管理者才能重視工作，才能主動(dòng)努力的工作，并嚴(yán)格人事檔案的鑒定工作，并及時(shí)進(jìn)行更新和審核。其次，人事檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)需要得到提高，其才能運(yùn)用更有效的方法進(jìn)行管理工作，以此提高工作的效率和質(zhì)量。這就需要組織加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，要通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)使管理者掌握新的管理理念和方法，并通過(guò)思想政治教育使其認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的基礎(chǔ)性地位，進(jìn)而提高其認(rèn)識(shí)。
2.健全制度體系
在新時(shí)代背景下，要改進(jìn)人事檔案管理工作也需要從制度與體系上進(jìn)行支撐。首先，從管理的角度而言，人事檔案管理需要建設(shè)相應(yīng)的防火、防潮的專用庫(kù)房，需要配置專門的檔案柜。在此基礎(chǔ)上放置檔案的庫(kù)房需要具有相應(yīng)的去濕、滅火等設(shè)備，要確檔案保存的完好，從管理?xiàng)l件的角度提高管理的質(zhì)量。其次，人事檔案的收集與整理制度需要得到建設(shè)。例如，相關(guān)部分應(yīng)該具有一定的責(zé)任心和工作意識(shí)，要主動(dòng)向管理者提供新的人事檔案，而不是讓管理者進(jìn)行反復(fù)的催收。同時(shí)，人事部門需要形成層層有人，縱橫相連的網(wǎng)絡(luò)體系，要確保人事檔案能夠得到及時(shí)更新，并且能夠按照統(tǒng)一的規(guī)格進(jìn)行裝訂與管理。
3.立足于信息化時(shí)代
當(dāng)前的人事檔案管理工作需要真正立足于信息化時(shí)代，需要以現(xiàn)代化管理技術(shù)、設(shè)備和理念進(jìn)行建設(shè)。一方面，人事檔案管理需要建立健全完整的電子版本。這樣才能方便管理者對(duì)人事檔案的管理、查詢和分享，提高工作效率，并避免人為的破壞。另一方面，管理者需要重視電子檔案的管理工作，尤其是注重安全防范，防止檔案遺失或泄露。這就需要管理者做好相應(yīng)的備份，并利用相應(yīng)的防御措施降低安全風(fēng)險(xiǎn)。
三、總結(jié)
總的來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作是一項(xiàng)極為重要的工作，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有一定的支撐作用。目前，人事檔案管理工作存在一定的漏洞，這就需要管理者不斷總結(jié)與反思，提出更有針對(duì)性的意見(jiàn)，推動(dòng)其發(fā)展。
作者：王芑菲 單位：承德市避暑山莊博物館