新時代公共圖書館人事檔案管理與利用

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【摘要】干部人事檔案作為人才信息的重要載體，對公共圖書館的人力資源管理具有重要意義。本文旨在通過從干部人事檔案專項審核中發(fā)現(xiàn)的問題及處理的方法，進一步闡述人事檔案管理的問題和改善的途徑，同時通過深入挖掘干部人事檔案的利用價值和內涵以及科學利用的方式，達到優(yōu)化公共圖書館人力資源管理，助力現(xiàn)代圖書館的建設和發(fā)展的目的。

【關鍵詞】干部人事檔案專項審核；人力資源管理；檔案利用

2018年11月20日，《干部人事檔案工作條例》正式施行，開啟了新時代干部人事檔案管理的新篇章。干部人事檔案不僅是本人成長和組織培養(yǎng)的歷史記錄，同時也是組織和單位教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要依據。近年來，為貫徹落實中央從嚴管理干部精神，在“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的工作要求下，干部人事檔案的管理和利用越來越受到重視，同時干部人事檔案作為重要的人力資源信息，在公共圖書館人才的招聘錄用、選拔任用、晉升培養(yǎng)等方面發(fā)揮著不可替代的作用。

一、干部人事檔案專項審核工作中發(fā)現(xiàn)的問題

黨的十八大以來，以習為核心的黨中央對干部人事檔案工作高度重視，對從嚴管理干部人事檔案提出了明確的要求，尤其是在治理檔案造假等問題上，嚴格了審核審查及處理程序，對新時代干部人事檔案工作有了更高更嚴謹?shù)囊蟆?014年10月，中組部開始在全國部署開展干部人事檔案專項審核工作。近年來，在干部人事檔案專項審核的高壓下，各單位對于干部人事檔案的認識和重視程度有了新的提升，但在干部人事檔案專項審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題卻不容忽視。

（一）材料缺失嚴重。《干部人事檔案工作條例》共分為十大類，其中關乎“三齡（年齡、黨齡、工齡）兩歷（學習經歷、工作經歷）一身份（工人、干部等身份）”的鑒定材料都是不可或缺的。在專項審核過程中，材料缺失嚴重的問題最為突出，其中學歷學位、專業(yè)技術職務（職稱），黨、團類材料，工資、任免、出國和會議代表類材料這三大類材料內容缺失最為嚴重。

（二）信息記載不一致。在審核過程中，出生年月日、參加工作時間、入黨時間、工作經歷等都普遍存在記載不一致的情況。出生年月日的不一致涉及的原因也較為復雜，如陰歷與陽歷的差異，因各類原因改動年齡，戶籍登記出錯等；參加工作時間不一致主要是因為實際參加工作時間與合同簽訂、社保繳納時間的偏差等；入黨時間填寫不一致則大部分原因是記憶偏差造成的。

（三）檔案的真實性存疑。在審核過程中，影響檔案真實性的情況主要是填寫材料涂改較多，未蓋公章或未蓋全公章等。而涉及出生年月日與入學年齡、參加工作時間與實際年齡等不合邏輯的情況則需要綜合考慮、多方核實和認證才能確定真?zhèn)巍?/p>

（四）重要個人信息檔案未能及時更新。在審核過程中，發(fā)現(xiàn)某些干部檔案的履歷、工資等材料還停留在10年前甚至20年前的狀態(tài)，其婚姻情況、學習經歷、職稱評聘、社會關系、任職狀態(tài)、工資情況等都發(fā)生了重大變化，未能及時更新的檔案材料不僅對個人造成重大的影響，同時對單位在人員信息的把握和追溯上也造成了一定的障礙。

二、公共圖書館干部人事檔案管理改善的對策

在干部人事檔案的專項審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，大部分因人事檔案管理不善造成，針對存在的問題，筆者建議從以下幾個方面進行改善：

（一）建立科學高效的人事檔案管理制度。配備人事檔案管理專員，建立完善的移交轉遞制度。選擇責任心強、業(yè)務素質較高、作風優(yōu)良的黨員干部負責人事檔案的管理。建立科學完善的移交轉遞制度，形成部門之間的制度“契約”，有助于人事檔案的及時歸檔，保證所有材料有處可去、有據可查。注重培養(yǎng)人事檔案管理隊伍，加強管理人員的培訓。人事檔案管理是一項需要專業(yè)知識的工作，加強人員的培訓，能讓工作更具科學性和延續(xù)性。培訓方面不僅可以參加各類檔案管理的培訓會議，還可以積極向其他有良好管理經驗的單位學習。完善審核制度，嚴格檔案審核程序。嚴格審核程序可以從源頭上把握人事檔案的真實性和準確性，尤其是加強對新進館人員檔案的審核，最大限度保障新進館人員檔案的完整度和準確性。加強對全館人員的檔案審核，對記載不一致的情況重新進行權威認定，有利于提高全館人員人事信息管理和應用的效率。180頁2021/2（下）總第357期

（二）提高全館人員的檔案意識。在干部人事檔案專項審核中，筆者發(fā)現(xiàn)人事檔案的作用往往是被低估的，在填寫人事檔案材料的過程中，不嚴肅、不認真對待的情況較為普遍。人事檔案對于個人的作用不言而喻，但目前大部分因檔案造成的各類問題，基本上是單位兜底，想盡辦法予以解決，個人承擔的責任和風險較低。為解決后顧之憂，建議提高全館人員的檔案意識，讓其充分認識到因檔案缺失、真實性存疑、信息記載不一致等所造成的各類人事檔案問題本人應承擔相應的責任和風險。

（三）推動人事檔案管理的數(shù)字化建設。一方面，人事檔案的管理是一項長期、極具歷史追溯性的工作，推動人事檔案管理的數(shù)字化建設，充分利用互聯(lián)網的記憶屬性以及數(shù)據的整理分析功能，有助于提高人事檔案的利用率和人事檔案工作的管理效率；另一方面，人事檔案數(shù)字化建設是深入開發(fā)和挖掘人事檔案信息資源和價值的重要保障。

三、公共圖書館加強干部人事檔案利用的思考

“人”對于每個單位和組織而言是最大的能量，也是最大的變量。對于公共圖書館而言，每一位館員都是圖書館事業(yè)的見證者、開創(chuàng)者和建設者，選好人、用好人對圖書館事業(yè)的良性發(fā)展有著積極的作用。干部人事檔案專項審核工作不僅可以通過檔案的系統(tǒng)補缺及權威認定，進一步促進干部人事檔案的完整、真實、準確、規(guī)范，同時可以幫助館領導和人事部門重新系統(tǒng)客觀地認識和審視館內的員工，了解館內的人才構成，最大限度利用業(yè)務技能和特長促進圖書館事業(yè)的發(fā)展。

（一）重視和提升干部人事檔案的價值。新時代，干部人事檔案的重要性越來越明顯，干部人事檔案的作用和價值今非昔比，重視和提升干部人事檔案的價值，建立健全干部人事檔案科學利用機制不僅是選人用人程序中的必然要求，同時也是強化干部人事檔案利用、提高其利用效能，充分發(fā)揮干部人事檔案資政作用、體現(xiàn)憑證價值的重要保證。在此基礎上，公共圖書館可根據實際情況，通過創(chuàng)新利用方式，優(yōu)化干部人事檔案的利用價值，以擴大其服務的效能。

（二）利用人事檔案信息數(shù)據庫，科學合理配置人才資源。在實際的工作中，人事部門擁有大量的員工信息，但權威準確的信息很缺乏，如果通過干部人事檔案專項審核工作建立完整、真實、準確、規(guī)范的員工信息數(shù)據庫，不僅能隨時隨地利用和應用員工的權威數(shù)據，減少人事部門因反復核查信息造成的低效率問題，同時還能通過數(shù)據分析了解全館的人才構成，科學合理地配置人才資源，提升圖書館的人才競爭力。

（三）科學分析解構人事檔案信息，為人才的培訓和整合提供方案。圖書館是一個有機體，圖書館的員工也是一個個不斷成長和極具塑造性的個體。不斷適應時代的發(fā)展，開拓創(chuàng)新公共圖書館的服務方式、不斷延伸服務內涵是公共圖書館突破瓶頸、尋求發(fā)展的必然途徑，圖書館的每一位員工都起著至關重要的作用。想要了解全館員工的現(xiàn)狀，為管理者提供人力資源配置和管理方案，人事檔案是唯一真實的權威憑證。人事部門要利用人事檔案的數(shù)據分析，通過深入挖掘員工的潛力和興趣，科學制定符合員工個人發(fā)展的培訓計劃和崗位培養(yǎng)計劃，為人力資源的配置和流動提供方案。

（四）利用人事檔案信息數(shù)據庫了解人才需求，為招聘和引進人才提供重要參考。時代的發(fā)展日新月異，公共圖書館要跟上時代的發(fā)展步伐，不斷引入新鮮的血液，補充鮮活的力量，招聘和引進人才是極其快捷方便的途徑。通過人事檔案信息數(shù)據庫可以發(fā)現(xiàn)圖書館人才的缺口以及專業(yè)力量的薄弱環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對人才需求的科學預測，為精準招聘和引進人才提供重要的參考。

四、結語

總之，公共圖書館的發(fā)展前路漫漫，是被時代淘汰還是乘風破浪，與時代同行，事關每一位圖書館人，也取決于每一位圖書館人。人事檔案作為客觀真實反映一個人的才能、品德的權威“讀本”，其重要性和價值是遠遠被低估的。公共圖書館唯有重視人事檔案的管理和利用，才能最大限度發(fā)揮每一位圖書館人的潛力和作用，從而最終達到推動公共圖書館創(chuàng)新發(fā)展的目的。

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作者：凌英英 單位：湖南圖書館