事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提升對(duì)策

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摘要：近些年來，在信息化科學(xué)技術(shù)大力發(fā)展的背景下，經(jīng)濟(jì)水平的提升不僅為科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展提供了新的機(jī)遇，同時(shí)也為各行各業(yè)的未來持續(xù)發(fā)展注入了新的動(dòng)力。但在新時(shí)代背景下雖然社會(huì)人員的流動(dòng)性有所提升，對(duì)于事業(yè)單位來說其崗位的增多為更多人的就業(yè)提供了機(jī)遇，但是同時(shí)也使得檔案管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。工作的繁雜使得檔案資料也在不斷擴(kuò)充，無論是員工檔案資料還是所涉及到的一些基礎(chǔ)事物，想要對(duì)其進(jìn)行全面管控難度在逐漸提升，因此對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行深入研究與分析就顯得尤為的重要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；不足與策略

一、引言

科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展使得計(jì)算機(jī)的普及率也在逐漸上升，其巨大的優(yōu)勢(shì)使得其在信息時(shí)代下充分發(fā)揮了其作用，并逐漸成為了各行各業(yè)獲得進(jìn)一步發(fā)展機(jī)遇的必備事物。對(duì)于事業(yè)單位來說，想要從根本上解決事務(wù)繁多以及龐大數(shù)據(jù)量應(yīng)用問題，就應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況做好檔案管理信息化建設(shè)工作，將各類信息按照順序儲(chǔ)存至電子文檔中，以便于后期的數(shù)據(jù)整理與匯總分析。同時(shí)由于分門別類的信息歸檔也使得檔案管理人員想要對(duì)文檔進(jìn)行查詢時(shí)也保證這一過程的及時(shí)性。部分具有較高價(jià)值的紙質(zhì)檔案也可以利用電子檔案對(duì)其進(jìn)行備份，從而將原始記錄數(shù)據(jù)丟失所帶來的影響降到最低。但從當(dāng)下的實(shí)際情況來看，事業(yè)單位檔案管理人員、管理手段落后以及機(jī)制不完善等情況卻嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)進(jìn)程，因此，對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用流程進(jìn)行深入分析極為關(guān)鍵。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

對(duì)于事業(yè)單位來說，其檔案管理信息化建設(shè)工作簡單來說就是展開檔案管理后續(xù)工作內(nèi)容的同時(shí)，將原本的實(shí)體化信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設(shè)置了標(biāo)簽?zāi)夸浺约叭萘看蟮忍攸c(diǎn)，兼具了實(shí)用性與便捷性的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位的后續(xù)檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的發(fā)展全面性。而在構(gòu)建符合當(dāng)下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關(guān)部門應(yīng)注意定期更新其中所包含的技術(shù)手段，保證手段應(yīng)用的合理性，為后續(xù)的檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新提供完備的技術(shù)條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關(guān)鍵因素。在全面推廣應(yīng)用該種方式后，原本反復(fù)的工作流程得以被簡化，工作質(zhì)量提升的基礎(chǔ)上，也隨著經(jīng)驗(yàn)積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業(yè)單位應(yīng)意識(shí)到檔案信息化建設(shè)體系的意義，拓寬信息化建設(shè)體系的完善渠道，為構(gòu)建完善的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。

三、當(dāng)前事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的幾點(diǎn)不足之處

（一）當(dāng)下沿用的檔案管理機(jī)制仍然存在著較多問題從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，依然存在著事業(yè)單位長期沿用傳統(tǒng)檔案管理方式的情況，這也是其工作效率與實(shí)際需求遲遲無法匹配的主要原因。因此，對(duì)其管理系統(tǒng)進(jìn)行革新成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，需要從多方渠道對(duì)事業(yè)單位的檔案管理部門進(jìn)行有效調(diào)整，為找出一套與當(dāng)前檔案管理需求相符的管理模式提供基礎(chǔ)支持。以檔案管理機(jī)制的角度來看，當(dāng)下的檔案管理機(jī)制依然存在著諸多不足之處，即使已經(jīng)逐步將新的改革制度逐漸融入到了管理體制中，但由于無法保證落實(shí)效果使得改革表現(xiàn)并不明顯。信息化時(shí)代，事業(yè)單位信息資源受到了來自多方的關(guān)注，這就要求檔案管理部門逐漸將電子信息作為主要的管理對(duì)象，在此過程中管理互動(dòng)凸顯出了較為明顯的便攜性。但由于多數(shù)事業(yè)單位在機(jī)制改革的過程中滯后問題較為嚴(yán)重，致使大部分的檔案管理人員即使在推行一段時(shí)間的電子信息管理制度后，也沒有接收到專業(yè)的工作培訓(xùn)知識(shí)，使得整體的工作效率受到了嚴(yán)重影響。

（二）實(shí)用型人才仍處于嚴(yán)重缺乏狀態(tài)作為決定社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事業(yè)單位的檔案管理人員由于其工作的特殊性使得其長期占據(jù)著重要地位，其自身的工作素質(zhì)與能力決定著最終的檔案管理質(zhì)量。為進(jìn)一步提高檔案管理水平，作為檔案管理者不僅要關(guān)注工作流程，還需就管理信息化水平的提升內(nèi)容進(jìn)行深入分析。除了熟練應(yīng)用信息化技術(shù)的方式，更要確保其能夠獨(dú)立且熟練的完成設(shè)備操作。但現(xiàn)實(shí)情況卻是往往檔案管理人員無法及時(shí)獲得有效的信息化管理培訓(xùn)，在工作重視程度不高的情況下，檔案管理人員仍然在延續(xù)著紙質(zhì)檔案管理模式，即使存在先進(jìn)的信息化技術(shù)想要將其融入至實(shí)際的檔案管理流程中也較為困難。另外，還有部分檔案管理人員缺乏工作積極性，且服務(wù)態(tài)度較為惡劣，專業(yè)水平與職業(yè)責(zé)任感的嚴(yán)重缺失使得檔案管理的整體水平的持續(xù)化提升受到了極大限制。

（三）信息化技術(shù)應(yīng)用仍然存在著諸多不足之處信息化技術(shù)手段的應(yīng)用合理性決定了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，也是優(yōu)化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前的情況來看，當(dāng)前的信息化技術(shù)應(yīng)用過程中仍然存在著諸多的不足之處。由于信息化水平有限使得部分技術(shù)想要真正推廣與落實(shí)仍然需要一定的時(shí)間，尤其是一些較為關(guān)鍵的檔案資料，信息化技術(shù)未能合理應(yīng)用使得部分部門仍然保留著紙質(zhì)檔案的查詢與應(yīng)用習(xí)慣。在這種情況下，這些關(guān)鍵性資料將極容易損壞，增大了后續(xù)的查詢難度。

（四）檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)仍然處于不夠完善的階段當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作滯后性較為明顯，在規(guī)范統(tǒng)一性嚴(yán)重缺失的情況下，使得事業(yè)單位的檔案管理工作的展開極不順利。再加上大多數(shù)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中所應(yīng)用的管理軟件暫時(shí)未實(shí)現(xiàn)工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，無論是連接性還是系統(tǒng)性均較差，想要進(jìn)行信息資源共享較為困難。一般情況下，想要利用同一個(gè)檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的檢索與龐雜信息管理較為困難，這也是現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要困難。

四、提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

（一）對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化保證檔案管理信息化規(guī)劃的有效性是制定有效信息管理方案的前提條件，在明確最終管理方向的基礎(chǔ)上檔案的管理效果也在同時(shí)凸顯，長遠(yuǎn)的發(fā)展打算與可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢(shì)為服務(wù)質(zhì)量的提升奠定了基礎(chǔ)。因此，在對(duì)事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)與特征進(jìn)行深入且全面的分析后，事業(yè)單位才能獲得各個(gè)階段對(duì)于檔案管理的實(shí)際需求，從而達(dá)到完善檔案管理體系的目的。

（二）構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)決定了未來的工作持續(xù)性，也是有效推進(jìn)工作深入發(fā)展的關(guān)鍵因素。信息時(shí)代下，作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各個(gè)信息站點(diǎn)的實(shí)際情況與人們對(duì)檔案的實(shí)際要求，以滿足檔案信息化服務(wù)要求為基礎(chǔ)，為網(wǎng)站系統(tǒng)添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構(gòu)建完善的信息化網(wǎng)站系統(tǒng)的同時(shí)，也需要為事業(yè)單位與檔案管理體系之間建立有效聯(lián)系，實(shí)施更為符合現(xiàn)階段信息應(yīng)用需求的一體化管理模式。在為其未來事業(yè)提供支持條件的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提升檔案管理社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益做好鋪墊。

（三）在檔案管理信息資源利用過程中融入更多的數(shù)字化手段作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入分析與研究，并以獲取到的各類信息與需求調(diào)查結(jié)果為基礎(chǔ)構(gòu)建完善的檔案管理信息化體系，從而實(shí)現(xiàn)各類檔案形式之間的靈活轉(zhuǎn)化，為充分發(fā)揮檔案管理信息化模式的應(yīng)用效果提供支持。在紙質(zhì)檔案信息與數(shù)字化信息相互轉(zhuǎn)化前，需要對(duì)所需要轉(zhuǎn)化的資源進(jìn)行深入分析，標(biāo)出重點(diǎn)內(nèi)容，從而更方便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行針對(duì)性管理，為進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓(xùn)極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前的部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時(shí)對(duì)新式管理方式的應(yīng)用加以引導(dǎo)，為推動(dòng)檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時(shí)，在這一過程中應(yīng)引入更多的信息化與科學(xué)化的技術(shù)手段，促進(jìn)工作人員的整體素質(zhì)的提升。定期開展培訓(xùn)活動(dòng)是有效提升技術(shù)水平的重要基礎(chǔ)，為提高對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)下的信息時(shí)代下，對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了決定其未來持續(xù)化發(fā)展的關(guān)鍵因素。學(xué)會(huì)利用數(shù)字化信息管理手段不僅能夠節(jié)省大量資源，也有效提升了工作效率與服務(wù)質(zhì)量。因此，檔案管理人員應(yīng)提高對(duì)信息理論知識(shí)的掌握積極性，以促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。

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作者：何丹 單位：寧德市文化傳媒集團(tuán)