醫(yī)院人事檔案管理中的問題與對策

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[摘要]醫(yī)院人事檔案包含了所有員工工作歷程、管理資源配比、人員數(shù)據(jù)信息等內(nèi)容，通過檔案資料可以詳細(xì)了解每一位員工的工作信息，并推斷出員工的工作業(yè)績、思想水平等，更是合理分配醫(yī)務(wù)人員工作的重要參考和基本依據(jù)。隨著社會大眾對資源配比問題的不斷重視，醫(yī)院人事檔案正不斷被優(yōu)化和改善，但仍存在一些問題與弊端。該文通過分析醫(yī)院的人事檔案現(xiàn)狀，探討其存在的問題并給出優(yōu)化策略。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；醫(yī)院；管理；對策

1醫(yī)院人事檔案管理的特點(diǎn)分析

醫(yī)院人事檔案的重點(diǎn)記錄醫(yī)院全部人員的醫(yī)療道德水平、學(xué)術(shù)技能和工作歷程，其具體內(nèi)容在持續(xù)的人事檔案管理活動中形成與充實(shí)，內(nèi)容覆蓋面十分之廣，主要包含如下特點(diǎn)。

1.1流動性

醫(yī)院人事檔案同其他行業(yè)的人事檔案相似，醫(yī)院人事檔案會隨著醫(yī)院職員的流動而同步實(shí)施，相關(guān)資料也會實(shí)時更新，這也證明人事檔案需要以人為依托，以便利于醫(yī)院人事管理工作的開展與更新。

1.2獨(dú)立性

醫(yī)院的人事檔案需要反映員工的真實(shí)工作歷程與發(fā)展經(jīng)歷，包含政治背景、教育情況與工作經(jīng)歷等等，只有這樣醫(yī)院人事管理部門才可以全面準(zhǔn)確的了解人員信息，使醫(yī)院人事檔案的獨(dú)立性得以持續(xù)。

1.3積累性

由于醫(yī)院各個層級的員工均是逐步成長和提高的，因此其對應(yīng)的人事檔案也在不斷的充實(shí)與完善，更新與補(bǔ)充，這是一個不斷積累的過程，記錄了員工的成長史。

1.4機(jī)密性和真實(shí)性

醫(yī)院人事檔案內(nèi)容中所記錄的員工成長過程是真實(shí)有效地，所有信息來源與依據(jù)均真實(shí)可靠、完整有效；同時，這些信息也是員工的個人隱私，故具有一定的機(jī)密性。

2醫(yī)院人事檔案管理過程中存在的問題

2.1檔案記錄內(nèi)容不全，缺乏真實(shí)性

醫(yī)院人力資源管理部門的工作成果會與員工的人事檔案密切相關(guān)，其直接對醫(yī)院的管理工作造成影響，而人事檔案的真實(shí)性則是該檔案信息被使用的前提條件。醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容有時候會不完善且不健全，主要是兩方面原因造成。①醫(yī)院的調(diào)入單位與調(diào)出單位交接不暢，醫(yī)院人力資源管理部門沒有把員工原單位資料信息轉(zhuǎn)入醫(yī)院檔案管理資料中，造成了部門人事資源的缺漏。②當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理體系仍不完善，檔案資料管理流程多、手續(xù)繁多，沒有足夠重視檔案資料并進(jìn)行實(shí)時錄入。另外，還存在著醫(yī)院人力資源管理工作人員對檔案資料收集不全的主觀原因，由于身兼數(shù)職而放松了檔案資源的分類、歸檔、整理等工作，使得存入進(jìn)檔案的資料缺漏。其問題在于人事檔案資料內(nèi)容前后不一致，缺少科學(xué)理性的主觀評價，員工資料信息中沒有體現(xiàn)缺點(diǎn)，只存在優(yōu)點(diǎn)；同時，醫(yī)院檔案管理人員對于檔案資料的審核也沒有嚴(yán)格把關(guān)，降低了其真實(shí)性[1]。

2.2檔案管理人員專業(yè)水平不足

醫(yī)院中人事檔案管理工作十分繁雜、覆蓋面廣，日常事務(wù)多，因此需要醫(yī)院檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，其不僅要掌握醫(yī)療專業(yè)理論知識，而且還要了解人力資源管理體系，對于檔案管理工作量較大的現(xiàn)實(shí)，檔案管理人員還需細(xì)致認(rèn)真、專心致志，具有一定的電腦操作技術(shù)與保密意識。當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院沒有足夠重視檔案管理工作，使得該業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員專業(yè)水平不夠、職業(yè)素質(zhì)低、專業(yè)技能差、責(zé)任心不高等，這也嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量，極不利于醫(yī)院的人力資源管理工作開展。專業(yè)水平的不足，還會使得醫(yī)院人事檔案管理工作效率偏低。醫(yī)院人事檔案資料的內(nèi)容比較復(fù)雜，在醫(yī)療智能化水平不高的情況下還是以紙質(zhì)保存為主。在醫(yī)院規(guī)模不斷增大，人員變動逐步頻繁的情況下，醫(yī)院檔案資料傳遞、人事變動的事宜就更為頻繁，這個過程會使部分資料遺失，醫(yī)院人事檔案信息化程度不高，進(jìn)而又需運(yùn)用大量時間與人員對檔案資料重新歸檔與整理，降低了工作效率。

2.3人事檔案管理工作未被足夠重視

醫(yī)院人力資源管理部門借助人事檔案信息進(jìn)行員工聘用、人才篩選、人員晉升等管理，隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)人才管理觀念也在與時俱進(jìn)，人事檔案信息只能用于參考，醫(yī)院人才的管理更加關(guān)注臨床試驗(yàn)和實(shí)際工作能力，導(dǎo)致人事檔案的價值沒有被充分挖掘與重視。醫(yī)院管理層對于人事檔案資料的不重視，就造成了醫(yī)院較少關(guān)注的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化人事檔案管理工作[2]。醫(yī)院將更多的注意力集中于提升優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療水平，人事檔案觀念的淡化使醫(yī)院對其重視度逐漸降低，這也會在一定程度上制約醫(yī)院人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.4醫(yī)院檔案管理工作信息化程度較低

隨著社會科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步與醫(yī)療智能化程度的提升，醫(yī)院人事檔案管理工作也需要不斷融合信息化與智能化，并為醫(yī)院人事檔案信息創(chuàng)建專門的數(shù)據(jù)庫，再結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，運(yùn)用掃描儀、投影儀、平板電腦等信息化終端設(shè)備，把員工檔案資料實(shí)時傳遞到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，并且將員工的照片、文字、影音等均存儲為檔案信息資料，一旦員工信息數(shù)據(jù)有所變動，則直接運(yùn)用終端設(shè)備對其更新與完善，以確保員工檔案信息的可靠性、實(shí)效性及精準(zhǔn)性。在醫(yī)院招聘人才時，就需處理很多的相關(guān)工作，多人競聘同一崗位的現(xiàn)象時常發(fā)生，那么醫(yī)院檔案管理人員則需在短時間內(nèi)查閱許多人員資料信息，而在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與智能化水平均不高的情況下，醫(yī)院檔案管理人員就要不斷走動，以獲取相關(guān)人員的全部檔案信息，浪費(fèi)了許多時間與精力，使工作效率低下。

3醫(yī)院人事檔案管理提升的對策

3.1完善醫(yī)院人事檔案制度體系

醫(yī)院需進(jìn)一步健全人事檔案管理體系，使人力資源部門管理人員的工作有章可依，結(jié)合醫(yī)院管理要求和發(fā)展階段，科學(xué)合理地構(gòu)建人事檔案管理制度體系，涵蓋了人事檔案管理制度、審閱制度、收集制度、歸檔制度等等，并運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法對醫(yī)院人事檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，以解決管理難題。醫(yī)院檔案管理部門的制度體系要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化，用來科學(xué)全面地約定人事檔案管理行為。在制度體系建立的過程中，需借助大數(shù)據(jù)技術(shù)統(tǒng)計分析，組建人事檔案管理制度建設(shè)專班，通過建立并落實(shí)責(zé)任制度，把醫(yī)院人事檔案管理工作的既定目標(biāo)、具體任務(wù)同各個部門崗位聯(lián)系起來，促進(jìn)制度的落實(shí)。醫(yī)院的檔案管理部門也需同其他各行政部門全面交流，保證檔案管理工作的集約高效及層次鮮明的開展[3]。另外，針對醫(yī)院紙質(zhì)檔案的缺漏、損壞和遺失風(fēng)險，要提前編制應(yīng)急預(yù)案，以妥善保管紙質(zhì)檔案資料原件[3]。

3.2提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)建立各級人才培養(yǎng)計劃，在不同階段有針對性的進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn)，以強(qiáng)化其專業(yè)技能與素養(yǎng)，以醫(yī)療理論知識為基礎(chǔ)，優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)技能和崗位職能，再結(jié)合項(xiàng)目實(shí)踐與實(shí)操培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的實(shí)踐工作能力，強(qiáng)調(diào)工作中的耐心謹(jǐn)慎作風(fēng)。同時，醫(yī)院需要采取獎勵措施以增強(qiáng)競爭意識，對于優(yōu)化檔案管理者進(jìn)行物質(zhì)和精神層面的獎勵，提高其工作積極性。醫(yī)院要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，需要從綜合素質(zhì)及專業(yè)技能兩個方面入手。首先，引入醫(yī)院檔案管理人員科學(xué)理念，擯棄傳統(tǒng)管理思維定式，增強(qiáng)創(chuàng)新意識與理念，可在工作中多角度的嘗試新方法，以增強(qiáng)人事檔案管理工作效率。其次，要結(jié)合科學(xué)技術(shù)強(qiáng)化人員的網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息化技能培養(yǎng)，適時邀請內(nèi)部及外部專家授課，以提供良好的學(xué)習(xí)平臺，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，提升崗位勝任力[4]。

3.3提高醫(yī)院全體人員的人事檔案意識

醫(yī)院全體人員的人事檔案意識的提升首先要從醫(yī)院管理體系的頂層設(shè)計強(qiáng)化，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)先要加強(qiáng)人事檔案管理意識，加大宣傳力度讓全員領(lǐng)會其重要性。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還需投入適當(dāng)資金以強(qiáng)化醫(yī)院檔案的管理，擇優(yōu)聘請優(yōu)秀檔案管理工作人員。通過人事檔案重視程的加強(qiáng)，不僅可以讓醫(yī)院檔案管理人員端正態(tài)度、提升自信，還可以讓其更為積極主動地投入到人事檔案管理工作中。當(dāng)檔案管理人員理解其重要性后，就能夠?qū)⒐芾砉ぷ骱妥陨砝嫦嗦?lián)系，并不斷提高工作效率[5]。

3.4加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

醫(yī)院人事檔案管理工作要結(jié)合科學(xué)技術(shù)增加信息化建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作質(zhì)量與效率，為相關(guān)工作奠定良好基礎(chǔ)。一方面，加大醫(yī)院信息化建設(shè)的硬件投入對舊的或已淘汰設(shè)施進(jìn)行更新，創(chuàng)造良好的硬件基礎(chǔ)工作環(huán)境，為醫(yī)院人事檔案信息資料存儲和檔案保管奠定基礎(chǔ)。另一方面，借助現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部實(shí)際和外部環(huán)境的要求，制定出有針對性的檔案管理專項(xiàng)軟件，形成完善的醫(yī)院人事檔案信息管理平臺。醫(yī)院在形成了檔案信息網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，要配以網(wǎng)絡(luò)管理工作，由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員專門負(fù)責(zé)和管理，增強(qiáng)后期維護(hù)管理。

4結(jié)語

隨著醫(yī)院體制地深化改革和信息化技術(shù)地不斷提高，人事檔案管理工作也從傳統(tǒng)管理工作向更高、更嚴(yán)、更全面的工作要求轉(zhuǎn)變。醫(yī)院人事檔案管理工作只有全面運(yùn)用科學(xué)管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代信息化、智能化的工具，健全醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作體系建設(shè)，落實(shí)國家及地方的各級政策與制度要求，不斷優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，才能確保醫(yī)院健康發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定。

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作者：鄭超 單位：湖北省襄陽市中醫(yī)醫(yī)院