企業(yè)管理意識檔案鑒定工作影響分析

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摘要：檔案鑒定工作就是科學(xué)合理地辨識館藏檔案的利用價值，剔除無利用價值的檔案，優(yōu)化庫存，有效降低企業(yè)管理成本。由于這項工作對檔案管理工作有著直接的深遠影響，實踐中檔案工作者對檔案鑒定工作持非常謹慎的職業(yè)態(tài)度，企業(yè)的管理意識對檔案鑒定工作起著決定性影響。

關(guān)鍵詞：管理意識；檔案鑒定；影響

檔案記載著企業(yè)經(jīng)營管理的全過程信息，有著珍貴的歷史價值和利用價值，但是隨著企業(yè)經(jīng)營年限的延續(xù)，存在著巨量無利用價值的檔案資料占據(jù)著庫存資源。企業(yè)按照國家檔案管理規(guī)定需要承擔庫房、設(shè)備、裝具、管理人員、信息存儲、復(fù)制、修復(fù)等多項費用，并且隨保存期限延長，管理成本將會呈增長趨勢。因此，企業(yè)必須考慮避免冗余檔案，保持合理的庫容量，降低管理成本。檔案鑒定工作是以科學(xué)、合理的標準和原則判斷館藏檔案的利用價值，將無利用價值的檔案銷毀，但是此項工作存在較大誤判風險，對檔案有著深遠影響。此時企業(yè)的經(jīng)營管理意識對檔案鑒定工作起著決定性影響[1]89。

一、企業(yè)管理意識與檔案鑒定的關(guān)系

企業(yè)通常對檔案鑒定工作持非常謹慎的態(tài)度，必須調(diào)配人、財、物等重要資源，協(xié)調(diào)多部門共同協(xié)作完成。這需要企業(yè)經(jīng)營管理高層的決策，與企業(yè)經(jīng)營管理意識息息相關(guān)。因為企業(yè)高層管理意識中是否把檔案管理作為企業(yè)管理整體中的一個環(huán)節(jié)，影響了檔案鑒定的結(jié)果。實踐中我們可以看到，絕大多數(shù)企業(yè)，特別是國企的檔案鑒定工作是以失敗告終的，因為企業(yè)高層主觀上對檔案管理工作關(guān)注度不夠，不愿意調(diào)配相應(yīng)資源制定科學(xué)、合理的檔案鑒定原則和方法，開展檔案鑒定工作。甚至為了規(guī)避檔案鑒定的管理風險，會采用保守的方式，即無論檔案有無利用價值，一并保存，極大地浪費庫存資源，直接增大了企業(yè)的經(jīng)營成本。究其緣由，就是企業(yè)經(jīng)營管理意識中缺少對現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源的管理意識。企業(yè)需要重新認識檔案的重要性，從檔案鑒定原則、標準、工作程序以及資源配置等環(huán)節(jié)加強管理。

二、建立檔案鑒定的原則和標準

企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟環(huán)境、經(jīng)營范圍和行業(yè)特點，加強現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源的統(tǒng)籌管理，并將檔案資源管理升級到知識管理層面，與當前社會經(jīng)濟發(fā)展的總要求相匹配。企業(yè)高層要對館藏情況有足夠清晰的了解，對檔案形成及類別進行分析，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理戰(zhàn)略目標，確定檔案鑒的總體原則和標準，用以指導(dǎo)檔案鑒定工作。

1.檔案鑒定原則。檔案鑒定原則是鑒定工作最根本的依據(jù)，是實現(xiàn)檔案鑒定目標的關(guān)鍵因素，一般包括綜合性原則、衍生性原則、整體性原則、經(jīng)濟性原則。（1）綜合性原則。全面評估檔案的綜合特征及其影響因素，從檔案收集、整理、審查及組卷等歸檔工作環(huán)節(jié)入手，全面兼顧檔案的內(nèi)外重要因素，充分考慮檔案的具體內(nèi)容、責任主體、形成時間、介質(zhì)載體等要素，綜合分析鑒定檔案實物價值。（2）衍生性原則。企業(yè)檔案是記載企業(yè)過去經(jīng)營過程信息的媒介。從形成時間角度來說，它屬于企業(yè)的歷史資料，鑒定檔案的價值就必須考慮到形成時的歷史環(huán)境。但檔案在不同的時間范圍內(nèi)，會體現(xiàn)出不同的利用價值，具有廣義上的不明確性，會根據(jù)環(huán)境變化衍生出新的以往未發(fā)現(xiàn)的可利用信息。因此,判斷檔案的價值應(yīng)包括但不限于檔案形成時期價值，還要注意其后續(xù)效用及企業(yè)所處行業(yè)的長遠需要。（3）整體性原則。檔案鑒定工作中整體性原則是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。檔案的形成包含著項目或事務(wù)計劃、設(shè)計、批復(fù)、實施和竣工等全過程的信息，是相互關(guān)聯(lián)的整體。我們評估檔案價值，需要用全局視角觀察和梳理，充分考慮檔案形成時的環(huán)境和運用范圍的因素,準確辨識檔案價值。（4）效益性原則。效益包括經(jīng)濟效益和社會效益，經(jīng)濟效益可以量化，而社會效益不能完全量化，但可以定性。這可以作為企業(yè)鑒定檔案價值時的指導(dǎo)思想。企業(yè)既不能忽視冗余庫存耗費的成本，必須保持合理的效益和成本比例，還要保留曾經(jīng)對社會產(chǎn)生重大影響的重要資料。我們要充分評估保存檔案的成本與其利用價值的關(guān)系，遵循檔案利用價值大于保存檔案的成本原則。

2.檔案鑒定標準。檔案鑒定人員從不同的專業(yè)角度考慮檔案的價值，難免會存在主觀意識，因此確定檔案鑒定的標準是保證符合客觀實際和鑒定質(zhì)量的關(guān)鍵?？梢罁?jù)保存從寬、銷毀從嚴,孤本從寬、復(fù)本從嚴,本單位文件從寬、外單位文件從嚴,年久的從寬、近期的從嚴的思路，以經(jīng)營管理的發(fā)展為目標，分析檔案的實質(zhì)內(nèi)容，結(jié)合檔案形成單位行文時的目的、范圍和最終實施結(jié)果，考慮全宗的完整程度、責任者、產(chǎn)生時間、可靠程度、名稱和外形特征等因素,確定檔案鑒定標準的量化和定性指標。（1）檔案實質(zhì)性標準。檔案實質(zhì)內(nèi)容是鑒定檔案價值的基本標準。檔案內(nèi)容直接記錄著企業(yè)項目或主營業(yè)務(wù)活動的全過程管理重要信息。企業(yè)檔案實際利用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，檔案的借閱需求很多集中在檔案的前期立項、批復(fù)和設(shè)計等文件中的具體數(shù)據(jù)內(nèi)容,可以將檔案需求作為鑒定檔案價值的量化指標，例如借閱人次、關(guān)注的具體內(nèi)容以及調(diào)卷次數(shù)等。（2）檔案實用性標準。企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)和范圍不同，檔案的具體需求和利用就有所不同。特別是國企，在注重效益的同時，還賦予了特定的社會效益。應(yīng)重點保存記載重大政策（事件）、重要人物、特殊產(chǎn)品及成果等方面的檔案。應(yīng)充分了解自身館藏總體格局和特色，在準確掌握各類檔案案卷的調(diào)閱次數(shù)、利用需求量基礎(chǔ)上，將具體檔案案卷標記出來，篩選后作為實用性量化指標，并結(jié)合檔案形成的時間、單位的具體目的等要素制定定性指標,例如具體案卷（件）題名、行文單位性質(zhì)及目的、頁數(shù)、保管期限等。（3）檔案保管期限標準。在實際工作中，通常會在檔案到期時重新鑒定保管期限，這也是檔案鑒定的工作之一。關(guān)于檔案的保管期限，國家檔案相關(guān)管理制度以及行業(yè)標準（T28）等都明確規(guī)范了保管期限，即永久、30年和10年，可以作為量化指標[2]。

三、檔案鑒定工作程序

1.專設(shè)檔案鑒定管理組?？蓺w口管理或獨立；檔案鑒定工作需要跨部門聯(lián)合工作，建議由企業(yè)副總經(jīng)理級別的人分管，其權(quán)限有利于調(diào)動多部門協(xié)作工作；檔案鑒定管理組負責協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)和督促鑒定工作；負責鑒定工作的資源配置；負責編制檔案鑒定工作方案及實施；明確相關(guān)配合部門的責任等。

2.編制檔案鑒定工作方案。編制工作方案時必須明確鑒定工作基本原則、工作計劃、具體范圍、鑒定工作程序和方法、鑒定后的預(yù)處理、檔案銷毀審批以及完成的時間節(jié)點等要素。

3.合理規(guī)劃鑒定資源配置。檔案鑒定工作涉及企業(yè)組織機構(gòu)、經(jīng)營范圍、專業(yè)技術(shù)、經(jīng)營管理、財務(wù)狀況、人力資源、行業(yè)環(huán)境等方面資源，必須在鑒定工作啟動前提前進行規(guī)劃管理、資金預(yù)算和人力調(diào)配，以保證資金充沛和人員到位[3]。檔案鑒定工作直接影響企業(yè)檔案館藏整體結(jié)構(gòu)，也關(guān)系檔案的最終歸宿。此項工作也存在較大風險，每個企業(yè)對檔案鑒定工作基本上是慎之又慎,但是冗余庫存形成的管理成本將會逐年呈倍增長，我們往往容易忽略這部分的成本因素。因此,企業(yè)必須站在生產(chǎn)經(jīng)營管理的大局高度，開展檔案鑒定工作，提高檔案利用價值，有效控制檔案保存成本與經(jīng)營管理成本的比例。這也是企業(yè)檔案總體管理水平乃至綜合管理水平的體現(xiàn)。

參考文獻

[1]王傳寧，張斌.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2009.

[2]科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）[S].北京：國家檔案局，2009.

[3]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005.

作者：何軍勇 蔣明 單位：中核四川環(huán)保工程有限責任公司研究館員