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財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制優(yōu)化探析

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財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制優(yōu)化探析

摘要:財(cái)務(wù)共享中心在提升財(cái)務(wù)工作效率、降低運(yùn)行成本的同時(shí),也改變了企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境,帶來新風(fēng)險(xiǎn)。文章以A跨國(guó)集團(tuán)為例探究財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制存在的主要風(fēng)險(xiǎn),并提出優(yōu)化內(nèi)部控制策略,旨在通過加強(qiáng)內(nèi)部控制來提高財(cái)務(wù)共享服務(wù),讓財(cái)務(wù)共享中心更好地服務(wù)于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)同時(shí)為其他集團(tuán)企業(yè)共享財(cái)務(wù)中心提供借鑒參考。

關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享中心;內(nèi)部控制;風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享中心是財(cái)務(wù)管理水平高度信息化的產(chǎn)物,是集中管理模式在財(cái)務(wù)管理方面的新應(yīng)用,目的在于通過有效的運(yùn)作模式解決大型集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)工作中的重復(fù)投入和效率低下的問題。在集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式下,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)性質(zhì)發(fā)生了重大變化,內(nèi)部控制環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)因素也相應(yīng)發(fā)生了變化。完善內(nèi)部控制的實(shí)施,對(duì)于提升會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量,降低企業(yè)的管理成本,提高整體管理效率具有積極意義。在財(cái)務(wù)共享模式下,如何優(yōu)化企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制是近年來企業(yè)管理界的熱點(diǎn)話題,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、A跨國(guó)集團(tuán)介紹和財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)背景

A跨國(guó)集團(tuán)是一家國(guó)際性的化工原料、營(yíng)養(yǎng)保健品和醫(yī)藥集團(tuán),在亞洲、歐洲、南北美洲等地設(shè)有200多個(gè)機(jī)構(gòu),全球擁有2.3萬多名員工,并在紐約—泛歐交易所上市的百年企業(yè)。A跨國(guó)集團(tuán)在多個(gè)領(lǐng)域處于世界領(lǐng)先地位,生產(chǎn)的產(chǎn)品被廣泛應(yīng)用于飼料、食品、保健品、個(gè)人護(hù)理產(chǎn)品、醫(yī)藥及醫(yī)療設(shè)備、汽車和運(yùn)輸、建筑、電子電氣、涂料及油漆、生命防護(hù)、替代能源以及生物基材料等終端市場(chǎng)。2011年與中化集團(tuán)公司建有合資公司,于2020年6月被貝恩資本全資收購(gòu)。A跨國(guó)集團(tuán)的中國(guó)區(qū)總部位于上海,1963年起對(duì)華貿(mào)易,于20世紀(jì)90年代初在中國(guó)建立了首個(gè)銷售代表處和首個(gè)生產(chǎn)場(chǎng)地,迄今在中國(guó)擁有包括27個(gè)生產(chǎn)場(chǎng)地在內(nèi)的51個(gè)分支機(jī)構(gòu),全國(guó)員工5300多名。2020年在充滿挑戰(zhàn)的COVID-19全球環(huán)境中仍取得了全年穩(wěn)定的業(yè)績(jī),傷害事故率更是實(shí)現(xiàn)了0.18,同比下降了0.03,員工向心力達(dá)到80%,同比提高了2%。在經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的浪潮下,跨國(guó)多元化經(jīng)營(yíng)的A跨國(guó)集團(tuán)的各類業(yè)務(wù)發(fā)展迅速,規(guī)模不斷擴(kuò)展,財(cái)務(wù)管理工作日益復(fù)雜。而建立統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)管理模式能突破時(shí)間和空間的限制,對(duì)公司營(yíng)運(yùn)和發(fā)展有著積極意義,在管理信息系統(tǒng)的支持下于2014年同時(shí)在印度和中國(guó)建立了財(cái)務(wù)共享中心。

二、A跨國(guó)集團(tuán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀和風(fēng)險(xiǎn)分析

(一)業(yè)財(cái)分離形成的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

跨國(guó)集團(tuán)企業(yè)為了節(jié)省費(fèi)用開支,通常將財(cái)務(wù)共享中心建立在低人力成本的地區(qū),比如A跨國(guó)集團(tuán)在2014年將境外財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)建在印度;拜爾境外財(cái)務(wù)共享中心設(shè)立在菲律賓,中國(guó)區(qū)財(cái)務(wù)共享中心2012年在上海建立,而在2019年整體遷至低成本的大連。共享中心的財(cái)務(wù)人員都是在系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù),與企業(yè)和業(yè)務(wù)的聯(lián)系少,甚至與企業(yè)完全絕緣,財(cái)務(wù)人員僅僅通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)來分析判斷并做處理。財(cái)務(wù)共享中心因遠(yuǎn)離了業(yè)務(wù)前端,對(duì)一線業(yè)務(wù)不夠了解,不熟悉業(yè)務(wù),隔斷了財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)部門的連接,弱化了相互間的溝通與協(xié)作,與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的交流和溝通不通暢。由于距離業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生的時(shí)空較遠(yuǎn),獲得的書面信息滯后,對(duì)實(shí)際信息的獲取難度加大,了解程度降低,對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項(xiàng)或突變情況不能及時(shí)了解,難以判斷和審核業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法性和真實(shí)性,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性都受到一定程度的影響。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)分離造成的信息滯后、傳遞誤差使財(cái)務(wù)人員不能及時(shí)掌握資金和費(fèi)用信息,在降低財(cái)務(wù)工作效率的同時(shí)也增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此財(cái)務(wù)共享中心模式下,財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)部門能否配合協(xié)調(diào)是內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制和管理的重點(diǎn)。

(二)人員高流動(dòng)增加操作風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)被財(cái)務(wù)共享中心取代后,大量人工操作被RPA替代完成,財(cái)務(wù)流程失去了整體性特征,財(cái)務(wù)工作成了“流水線”,分工明確、工作量大,員工僅僅熟悉自己崗位上的工作,而對(duì)其他崗位不了解,在人員變更過程中容易造成操作錯(cuò)誤。單一的工作內(nèi)容枯燥乏味,容易導(dǎo)致疲憊,影響了員工工作的積極性,不利于培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的工作熱情而造成人員高流動(dòng)性。財(cái)務(wù)共享中心的工作內(nèi)容精細(xì)而又煩瑣,日常處理大量的機(jī)械性操作,思維容易受到局限,增加了操作風(fēng)險(xiǎn)。簡(jiǎn)單重復(fù)的操作,對(duì)人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較低,員工個(gè)人發(fā)展受限,職業(yè)發(fā)展前景較差,容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。單一的工作還降低了自我效能感,員工在工作中難以實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值,為了個(gè)人職業(yè)發(fā)展而選擇跳槽,導(dǎo)致員工離職率大幅度上升,阻礙了財(cái)務(wù)人員總體素質(zhì)提升。另外,企業(yè)為了降本增效又制定了嚴(yán)格的績(jī)效考核機(jī)制和持續(xù)改進(jìn)目標(biāo),共享中心財(cái)務(wù)人員平時(shí)工作壓力較大,負(fù)面情緒日益高漲,對(duì)工作滿意度大幅度下降,也會(huì)造成高離職率,人員流動(dòng)性較大不利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。人員的高流動(dòng)性是財(cái)務(wù)共享中心人力資源管理的不足之處,因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化使員工的工作得不到提升,晉升機(jī)會(huì)較少,容易造成財(cái)務(wù)共享中心隊(duì)伍不穩(wěn)定。頻繁更換工作人員對(duì)工作質(zhì)量影響大,容易引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),所以人員高流動(dòng)性是財(cái)務(wù)共享中心面臨的最直接的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)數(shù)據(jù)傳輸不及時(shí)、不完整和系統(tǒng)故障形成的信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

A跨國(guó)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用了多個(gè)信息系統(tǒng),系統(tǒng)現(xiàn)狀是信息傳輸在各個(gè)系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)十分復(fù)雜,各種業(yè)務(wù)處理需要在不同的系統(tǒng)中完成,割裂了同一業(yè)務(wù)的整體性。在現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊下,A跨國(guó)集團(tuán)內(nèi)部控制工作涉及多個(gè)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng),有一定的復(fù)雜性。比如Ebudget中的數(shù)據(jù)傳輸?shù)絊AP會(huì)因?yàn)橐恍┡f會(huì)計(jì)科目被SAP禁用無法上傳,或者預(yù)算系統(tǒng)中新成本中心沒同步在SAP創(chuàng)建而導(dǎo)致整個(gè)成本中心數(shù)據(jù)不能上傳;Concur數(shù)據(jù)更新到SAP有延時(shí),造成月底最后一兩天提交的報(bào)銷費(fèi)用無法在SAP同步過賬;SAP數(shù)據(jù)傳輸?shù)絊EM系統(tǒng)需要1小時(shí),結(jié)賬時(shí)如果在SAP調(diào)賬,需重新從SAP上傳到SEM,又要等待1小時(shí);每次從SAP重新上傳數(shù)據(jù)后SEM里面人工填列的補(bǔ)充性財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)全部被覆蓋,又需要重新輸入。A跨國(guó)集團(tuán)大量基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作由RPA完成,由于月初關(guān)賬期間各用戶都集中使用RPA,容易導(dǎo)致RPA系統(tǒng)崩潰,運(yùn)行緩慢或者停止運(yùn)行,緊急進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)通常會(huì)浪費(fèi)寶貴的關(guān)賬時(shí)間。RPA沒有固定的維護(hù)周期,容易導(dǎo)致系統(tǒng)更新不及時(shí)。所有的財(cái)務(wù)信息全部存儲(chǔ)在共享中心的數(shù)據(jù)庫(kù),一旦遇到故障或者系統(tǒng)癱瘓,就會(huì)嚴(yán)重影響到日常財(cái)務(wù)工作的正常運(yùn)行。

(四)涉稅風(fēng)險(xiǎn)及與各地稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通風(fēng)險(xiǎn)

A跨國(guó)集團(tuán)涉及不同國(guó)家的經(jīng)營(yíng),各國(guó)稅收政策差異較大、稅種繁多、高度復(fù)雜,難以建立高效統(tǒng)一的稅務(wù)管理框架或提供一體化的系統(tǒng)支撐。隨著不同國(guó)家稅收法律的變化,財(cái)務(wù)共享中心人員對(duì)各國(guó)各個(gè)子公司、分公司的稅收政策認(rèn)知難以統(tǒng)一,涉稅流程也難以統(tǒng)一。因而難以建立統(tǒng)一的稅務(wù)籌劃?rùn)C(jī)制,缺乏對(duì)稅務(wù)政策的規(guī)范性解讀,分管各成員企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心的人員各自為政。從稅務(wù)流程整體來看,跨國(guó)集團(tuán)內(nèi)部缺乏業(yè)務(wù)與稅務(wù)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制,在合規(guī)性方面容易出現(xiàn)問題。從涉稅風(fēng)險(xiǎn)角度看,涉稅環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)管理體系無法有效建立??鐕?guó)集團(tuán)外部也缺乏與銀行、企業(yè)、稅務(wù)、政府機(jī)關(guān)的互聯(lián)互通機(jī)制。因財(cái)務(wù)共享中心遠(yuǎn)離了企業(yè),不能及時(shí)有效的與企業(yè)當(dāng)?shù)氐亩悇?wù)機(jī)關(guān)溝通,在涉稅風(fēng)險(xiǎn)事務(wù)上不便于應(yīng)對(duì)稅務(wù)稽查或調(diào)查工作,增加了配合稅務(wù)機(jī)關(guān)工作的難度。

三、A跨國(guó)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心模式下內(nèi)部控制優(yōu)化策略

(一)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)的聯(lián)系,做到業(yè)財(cái)融合

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)直接接觸業(yè)務(wù),了解企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容,相對(duì)熟悉企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)容。而財(cái)務(wù)共享模式下的相關(guān)會(huì)計(jì)人員與各企業(yè)和業(yè)務(wù)相分離,弱化了會(huì)計(jì)人員對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的管理和控制。財(cái)務(wù)共享中心要提高內(nèi)部控制效率,就要做好財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的融合。首先要恰當(dāng)安排財(cái)務(wù)人員的崗位和角色,明確財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的職責(zé)及聯(lián)系,建立良好的業(yè)財(cái)合作模式。其次是建立業(yè)財(cái)雙方良好的溝通機(jī)制,搭建共享信息平臺(tái),創(chuàng)造機(jī)會(huì)共享信息,通過可量化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)部門溝通,采用業(yè)務(wù)部門能理解的方式交流,完善業(yè)財(cái)沖突管理與協(xié)調(diào)機(jī)制,做到有理有利有節(jié)。再次是明確業(yè)務(wù)預(yù)算,財(cái)務(wù)部門幫助業(yè)務(wù)部門在可使用的資源范圍內(nèi)落實(shí)預(yù)算管理,共同優(yōu)化資源配置。最后財(cái)務(wù)共享中心員工還可以通過集團(tuán)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解企業(yè)信息和業(yè)務(wù)流程,應(yīng)對(duì)共享服務(wù)中心和其他部門間溝通困難問題,提高財(cái)務(wù)共享中心的溝通效率和效果,為管理層的經(jīng)營(yíng)決策提供高質(zhì)量的內(nèi)部報(bào)告。

(二)加強(qiáng)培訓(xùn)、通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供轉(zhuǎn)崗信息和機(jī)會(huì)留住人才

首先,集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)部門組織建構(gòu)培訓(xùn)平臺(tái),結(jié)合強(qiáng)制性必修課與選修課,財(cái)務(wù)人員通過遠(yuǎn)程視頻培訓(xùn)或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)課程等窗口,接受必要培訓(xùn)或進(jìn)修學(xué)習(xí)新知識(shí),規(guī)避操作風(fēng)險(xiǎn);結(jié)合本土文化和當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)政策制訂培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容,定期組織,及時(shí)更新知識(shí)。其次,在企業(yè)內(nèi)部提供學(xué)習(xí)平臺(tái),針對(duì)普遍性政策和新知識(shí)新法規(guī)制定必修課培訓(xùn)計(jì)劃,并納入績(jī)效考核范圍。最后,鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,設(shè)定人才發(fā)展目標(biāo)并按年度分解目標(biāo),年度終了進(jìn)行回顧,評(píng)價(jià)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)建立績(jī)效考核體系,年初對(duì)全體財(cái)務(wù)工作人員制定業(yè)績(jī)目標(biāo),年底考核目標(biāo)完成結(jié)果;制定績(jī)效考核機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工的不足之處,對(duì)其開展有針對(duì)性的培訓(xùn),提高員工的工作業(yè)績(jī)。為提高財(cái)務(wù)共享中心員工價(jià)值感和職業(yè)效能感,需要關(guān)注員工的個(gè)人發(fā)展,搭建內(nèi)部信息平臺(tái)提供空缺崗位信息或定期推送人才與發(fā)展簡(jiǎn)報(bào)郵件,財(cái)務(wù)共享中心人員可以根據(jù)需求準(zhǔn)備和提升自身素養(yǎng),以便競(jìng)聘內(nèi)部其他工作職位。為員工提供發(fā)展空間,讓員工有機(jī)會(huì)成為專業(yè)人才、業(yè)務(wù)人才或管理人才,以降低員工離職率,并為企業(yè)管理工作提供后備人才支持。通過組織集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)和人才發(fā)展計(jì)劃提升財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量,強(qiáng)化財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制的重要性,提高風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí),進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督控制。

(三)定期及時(shí)維護(hù)和完善財(cái)務(wù)共享中心的信息系統(tǒng)

一個(gè)流程清晰、功能完善、管理集中的信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心正常發(fā)揮作用的前提。在一個(gè)穩(wěn)定和較完備的系統(tǒng)支持下,跨國(guó)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心才能突破時(shí)間和空間的限制,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者提供快捷準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)服務(wù)。因此要搭建一個(gè)高效的信息管理系統(tǒng),企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要,結(jié)合成本效益原則實(shí)施共享中心信息系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)接和整合建設(shè)。構(gòu)建一體化的管理平臺(tái),盡可能將多個(gè)系統(tǒng)整合,使各模塊的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、影像記錄存儲(chǔ)到一個(gè)系統(tǒng),能相互對(duì)接傳遞,從而降低多系統(tǒng)切換造成數(shù)據(jù)不完整的管理風(fēng)險(xiǎn)。穩(wěn)定的信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享中心持續(xù)正常運(yùn)行的保障。A跨國(guó)集團(tuán)一直在持續(xù)改進(jìn)ERP系統(tǒng),引進(jìn)新的智能化的信息系統(tǒng),比如RPA,將不同的信息系統(tǒng)逐步整合到S4HANA系統(tǒng),做到系統(tǒng)一體化,優(yōu)化數(shù)據(jù)的共享性能。定期維護(hù)信息系統(tǒng),每季度末對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行更新維護(hù),避免系統(tǒng)問題導(dǎo)致報(bào)表質(zhì)量受影響,降低服務(wù)器無法響應(yīng)造成系統(tǒng)崩潰的風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)置好系統(tǒng)維護(hù)的尺度標(biāo)準(zhǔn),避免業(yè)務(wù)性質(zhì)或法律法規(guī)變化而影響數(shù)據(jù)信息質(zhì)量,維持信息系統(tǒng)有效運(yùn)行的連續(xù)性和穩(wěn)定性。涉及系統(tǒng)維護(hù)變更時(shí)由財(cái)務(wù)共享中心人員提交變更申請(qǐng),經(jīng)審批后,由IT主導(dǎo),組織協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)處理人員,先在系統(tǒng)的測(cè)試環(huán)境中做好變更,并通過相關(guān)的交易測(cè)試運(yùn)行結(jié)果,確保測(cè)試達(dá)到預(yù)期效果后再轉(zhuǎn)入常規(guī)應(yīng)用系統(tǒng)。

(四)及時(shí)掌握各地稅務(wù)政策,因地制宜加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的協(xié)作

A跨國(guó)集團(tuán)的成員單位處在全球不同地區(qū),各地監(jiān)管政策和稅收政策存在差異,財(cái)務(wù)共享模式下要充分考慮各地地域性政策差異,通過第三方咨詢機(jī)構(gòu)或跨國(guó)集團(tuán)內(nèi)部國(guó)際稅收部門及時(shí)組織針對(duì)性的培訓(xùn),加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心人員對(duì)地方性法規(guī)知識(shí)的了解,讓相關(guān)的財(cái)務(wù)人員第一時(shí)間獲取各地區(qū)的稅收相關(guān)政策,同時(shí)鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)自主學(xué)習(xí)對(duì)口的服務(wù)企業(yè)所在地的稅務(wù)政策,以規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于地域性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)流程,財(cái)務(wù)共享中心人員要依據(jù)地方性政策予以解決。如果遇到稅務(wù)稽查或接受稅務(wù)調(diào)查,要克服遠(yuǎn)程處理障礙及時(shí)與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通,必要時(shí)安排出差,前往企業(yè)所在地與稅務(wù)機(jī)關(guān)當(dāng)面溝通或授權(quán)當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的辦事人員處理。

四、結(jié)語

財(cái)務(wù)共享中心采用標(biāo)準(zhǔn)化流程提升了財(cái)務(wù)工作效率,通過優(yōu)化內(nèi)部控制使財(cái)務(wù)工作更高效,加強(qiáng)了跨國(guó)集團(tuán)企業(yè)的整體管理和監(jiān)控能力,降低了營(yíng)運(yùn)成本。標(biāo)準(zhǔn)的工作流程還提高了共享中心服務(wù)質(zhì)量,給財(cái)務(wù)工作帶來了更高效完善的內(nèi)部控制環(huán)境,更好的整合和利用了內(nèi)部資源,使財(cái)務(wù)共享中心與企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同發(fā)展。

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作者:梁麗萍 單位:帝斯曼(中國(guó))有限公司

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