農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理探討

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1背景和意義

農(nóng)業(yè)在國民經(jīng)濟發(fā)展中具有重要的戰(zhàn)略地位，它是人類社會賴以生存和發(fā)展的最基本的產(chǎn)業(yè)。保障農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展，已成為當(dāng)今世界的戰(zhàn)略任務(wù)。實現(xiàn)農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根本出路在科技。農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究是以自然生態(tài)環(huán)境、農(nóng)作物為研究對象，根據(jù)一定的科學(xué)原理，不斷探求其真相、性質(zhì)和規(guī)律，取得具有一定實用價值和學(xué)術(shù)意義，影響和促進農(nóng)業(yè)發(fā)展的綜合智能、技能和物能的多學(xué)科、深層次和高水平的實踐探索活動。其實踐活動中自然產(chǎn)生大量的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案，對于豐富科學(xué)技術(shù)資源寶庫、客觀反映和再現(xiàn)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究歷史及今后創(chuàng)新發(fā)展都具有十分重要而深遠的意義?？陀^反映農(nóng)業(yè)發(fā)展歷史面貌的第一手史料是檔案。檔案存憑、留史、資政和育人的價值被廣泛認同。隨著農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的快速發(fā)展，研究領(lǐng)域的廣度、深度不斷拓展、延伸和細化，形成的不同形式載體的檔案成倍增加，建檔領(lǐng)域、歸檔內(nèi)容和保存形式等隨之變化。新時期，國家檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略要求檔案館藏到2020年比2010年翻一番。為檔案事業(yè)發(fā)展提供制度保障的措施之一是要加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。檔案工作正在走向依法管理、開放和現(xiàn)代化。加強全覆蓋建檔，全范圍收集檔案資源；健全完善檔案工作體制機制，推進法制建設(shè)；加強科研檔案管理，科學(xué)整合檔案資源等，對農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。農(nóng)業(yè)科研檔案工作既是一項長期工作，又是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)指導(dǎo)和法制保障。

2存在的問題

強化依法管理，已成為推進檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)。加強農(nóng)業(yè)科研規(guī)范化管理，提高科研管理水平是農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展的重要舉措。農(nóng)業(yè)科研檔案工作是農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的重要組成部分。推進法制建設(shè)，建立規(guī)范一致的標(biāo)準(zhǔn)，是發(fā)展農(nóng)業(yè)科研事業(yè)和檔案事業(yè)的客觀需要，更是今后工作查考、研究借鑒、探尋規(guī)律、如實反映農(nóng)業(yè)科研成果創(chuàng)新、技術(shù)演變、改進方法和科技推廣等的有效舉措。目前，農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的建檔、分類、歸檔、鑒定和安全保密等方面存在一定的問題。主要表現(xiàn)有：一是建檔不科學(xué)。直接記錄和反映農(nóng)業(yè)科研單位職能工作形成的文件材料與國家、行業(yè)設(shè)立的重大農(nóng)業(yè)科研攻關(guān)項目研究形成的文件材料混淆建檔；記錄同一研究活動的紙質(zhì)、實物、照片、聲像和電子等不同載體、形式的檔案不能同步齊全建檔。二是分類不規(guī)范。因地域、氣候和土壤等自然差異造成農(nóng)作物在不同地區(qū)的生長和效益差異，不同時期、不同地區(qū)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究的側(cè)重點不同，內(nèi)容、名稱也各不一樣，可能造成歸檔路徑不暢，原分類不能適應(yīng)實際需要，導(dǎo)致檔號不準(zhǔn)確、標(biāo)引混亂和查檢準(zhǔn)確率低，從而影響服務(wù)質(zhì)量。三是歸檔不全。農(nóng)業(yè)科研工作的主戰(zhàn)場在田間、地頭和試驗室等，形成的記錄材料不同于文書檔案，具有特定的處理程序、法定的責(zé)任者和歸檔期限，由科研人員針對具體的研究對象自行設(shè)計、標(biāo)識、記錄并通過實踐驗證而成，不注重記錄載體的質(zhì)量，隨意性強且自行保存，會因科研人員調(diào)動、離職和退休等原因，造成歸檔不及時、不完整和質(zhì)量瑕疵等。標(biāo)準(zhǔn)指一種或者一系列具有強制性要求或指導(dǎo)性功能，內(nèi)容具有細節(jié)性技術(shù)要求和有關(guān)技術(shù)方案以及操作方法的規(guī)范文件[9]?，F(xiàn)有國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不能滿足農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案工作的實際需要。針對自身特點和發(fā)展需要研究制定標(biāo)準(zhǔn)，是提升和促進其科學(xué)化、規(guī)范化、精細化和法制化管理水平和能力的有效舉措。

3主要做法

3.1以庫藏資源為對象自查分析

任何標(biāo)準(zhǔn)的制定，都需要一定的基礎(chǔ)資源作為參照。一是對庫藏的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案進行清點、核查、統(tǒng)計和分析，摸清實存案卷的實際情況。二是梳理歷年來的制度建設(shè)、借閱利用及利用效果登記情況，以便統(tǒng)計分析、查找不足和總結(jié)經(jīng)驗。三是核對實體案卷與檢索目錄的完整準(zhǔn)確情況，抽查檢出實體案卷排列與標(biāo)引路徑，探討改進措施。

3.2采取多種形式開展調(diào)查研究

一是問卷調(diào)查。針對農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案概況、庫房建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、檔案人員、管理制度、庫藏情況、查閱利用、數(shù)字化等現(xiàn)狀、存在問題以及未來發(fā)展的意見，進行較大范圍的問卷調(diào)查。對反饋問卷進行認真細致的研究分析，分類歸納，掌握普遍性問題、個案和強化管理的意見。二是考察調(diào)研。走訪一些具有一定規(guī)模和影響力的農(nóng)業(yè)科研單位，與檔案專家、文秘人員交流溝通，了解其管理現(xiàn)狀、突出問題、制約因素與規(guī)范措施等。三是文獻查考。重點搜集查閱發(fā)達國家以及國內(nèi)農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的內(nèi)容、形式和管理等現(xiàn)狀、問題以及發(fā)展目標(biāo)和方向，學(xué)習(xí)借鑒成熟理論和先進經(jīng)驗。

3.3匯總分析

采用比較分析與歸納總結(jié)、理論分析與實踐研究相結(jié)合等方法，對調(diào)查內(nèi)容、數(shù)據(jù)進行全面匯總分析。研究探討農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案安全管理和有效利用的必要性、目的和意義。對其工作內(nèi)容、屬性以及涵蓋范疇、建檔對象、歸檔內(nèi)容和鑒定原則方法等進行分析研究，探索其發(fā)展規(guī)律與內(nèi)在聯(lián)系，界定相關(guān)概念。提出建立其安全管理和有效利用長效機制保障的建設(shè)模式；提出其數(shù)字化管理的策略與技術(shù)途徑；提出建立促進其科學(xué)化、規(guī)范化、精細化和法制化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

3.4研究實踐

以調(diào)查研究為基礎(chǔ)，結(jié)合實際工作，詳細設(shè)計、起草和制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并在實務(wù)工作中應(yīng)用實踐。一是建立農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類。為科學(xué)建檔、有序歸檔、檢索標(biāo)引和準(zhǔn)確查檢提供指導(dǎo)，為實現(xiàn)應(yīng)建盡建、能歸盡歸搭建平臺。二是制定管理規(guī)范和農(nóng)業(yè)科研項目文件歸檔整理規(guī)范。實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研單位完成職能研究工作與大中型農(nóng)業(yè)科研項目研究任務(wù)中形成文件材料的分類建檔，規(guī)范管理。三是建立地方標(biāo)準(zhǔn)體系。按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)制訂定有關(guān)要求，履行申報、征求意見、修訂完善、專家評審和質(zhì)疑答辯等程序，申報地方批準(zhǔn)或國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，推進法制管理。

4內(nèi)容框架

4.1《農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)范》（DB62/T2343-2013）

本標(biāo)準(zhǔn)定義農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)、農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究、農(nóng)業(yè)科研文件材料、農(nóng)業(yè)科研檔案、卷內(nèi)目錄、備考表和歸檔說明書等術(shù)語；針對農(nóng)業(yè)科研文件材料的產(chǎn)生、形成、收集、整理、鑒定、立卷和歸檔，到轉(zhuǎn)化為農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的整理、保管、借閱利用、鑒定銷毀和統(tǒng)計開發(fā)等各業(yè)務(wù)工作，逐一提出管理原則、細節(jié)技術(shù)、操作規(guī)程及質(zhì)量要求。

4.2《農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類》（DB62/T2344-2013）

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定其分類標(biāo)引的基本原則、不同類型和主題的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類標(biāo)引規(guī)則及程序。以庫藏實體資源和擴充建檔對象為前提，廣泛涵蓋農(nóng)業(yè)教育學(xué)科、農(nóng)業(yè)科研領(lǐng)域及今后發(fā)展趨勢等，搭建十九級一級類目和四層級類目。針對未來新增對象預(yù)留建檔空間和路徑，設(shè)“其他”類目。建立科學(xué)分類的指導(dǎo)和依據(jù)。

4.3《農(nóng)業(yè)科研項目文件歸檔整理規(guī)范》（DB62/T2345-2013）

本標(biāo)準(zhǔn)定義農(nóng)業(yè)科研項目、農(nóng)業(yè)科研項目文件材料、農(nóng)業(yè)科研項目檔案、檔號編制和全宗號等專業(yè)術(shù)語。提出農(nóng)業(yè)科研項目文件材料的歸檔范圍、整理方法、質(zhì)量要求以及檔號、全宗號等編目規(guī)則。

5作用

5.1為擴大建檔對象開通渠道

在今后農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展進程中，凡是具有社會價值、農(nóng)業(yè)科研價值以及關(guān)涉農(nóng)業(yè)科研人員利益的記錄史料，發(fā)現(xiàn)一項、收集一項、建檔一項，提供建檔平臺和歸檔通道。

5.2為提升檔案質(zhì)量進行全程指導(dǎo)和管控

農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案標(biāo)準(zhǔn)體系是相互關(guān)聯(lián)，環(huán)環(huán)相扣的動態(tài)平衡系統(tǒng)。一是為全覆蓋科學(xué)建檔、齊全歸檔和分類管理提供宏觀指導(dǎo)。二是為建立統(tǒng)一的檢索、標(biāo)引體系，充分開發(fā)利用信息資源，實現(xiàn)信息交流與共享，提供規(guī)范一致的指導(dǎo)和依據(jù)。三是為促進農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案科學(xué)化、規(guī)范化、精細化和法制化，切實為農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究活動保存真實、可靠的第一手文獻史料，維護農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的真實、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提升參考、查證和研究利用的服務(wù)能力，彰顯存憑、留史、資政和育人的作用，提高目標(biāo)管理率、歸檔完整率和參考利用率。

5.3為推進信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化工作逐步深入，辦公自動化應(yīng)用、檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等已經(jīng)開啟檔案工作新起點。物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)以及農(nóng)業(yè)智能設(shè)備、裝備逐步推廣應(yīng)用等正在給農(nóng)業(yè)發(fā)展帶來重大變革[11]。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)勢在必行。積極探索建立有效的標(biāo)準(zhǔn)體系，全程指導(dǎo)，科學(xué)建檔，準(zhǔn)確歸檔，儲備豐富的檔案資源，優(yōu)化館藏，強化服務(wù)，加強農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案自身裝備，為適應(yīng)信息化快速發(fā)展和加速農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。

作者：郭秀萍 單位：甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院