探討ERP信息系統(tǒng)對會計核算的啟示

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一、傳統(tǒng)環(huán)境與erp環(huán)境下會計核算的差異分析

本文通過傳統(tǒng)環(huán)境與ERP環(huán)境下應(yīng)收賬款會計核算和采購/結(jié)轉(zhuǎn)會計核算的對比,分析ERP信息系統(tǒng)的優(yōu)勢。

(一)應(yīng)收賬款會計核算

1、傳統(tǒng)環(huán)境下應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)流程和主要問題。

傳統(tǒng)會計核算下會計數(shù)據(jù)的采集方式是會計人員通過手工篩選,采集,再按照一定的借貸分錄模式手工錄入財務(wù)系統(tǒng)。以應(yīng)收賬款-應(yīng)收信用卡流程為例:傳統(tǒng)環(huán)境下應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程可以描述為:(1)總收人員根據(jù)銀行回單手工沖減每一筆應(yīng)收賬款,登記應(yīng)收賬款結(jié)轉(zhuǎn)本。(2)會計人員根據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)本相關(guān)單據(jù),按照一定的借貸分錄模式逐筆手工錄入財務(wù)系統(tǒng),沖減每日應(yīng)收賬款。(3)月末,總收款員匯總本月應(yīng)收賬款回款數(shù)據(jù),并在EXCEL中制作應(yīng)收賬款余額明細(xì)表,與會計人員進(jìn)行核對。

2、傳統(tǒng)環(huán)境下應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程主要存在的問題:

(1)重復(fù)作業(yè),共享性差。總收款崗和會計人員在兩個沒有集成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,分別完成大量的單據(jù)核銷工作,相同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),總收人員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中核銷一遍,會計人員在財務(wù)系統(tǒng)中手工錄入一遍,數(shù)據(jù)信息資源沒有充分共享利用,流程成本偏高。(2)缺乏數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性,會計核算效率低。上述流程中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源不唯一,不同崗位人員必須各自分別篩選符合業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)信息,分別核算,信息滯后。在企業(yè)實踐中,極易出現(xiàn)兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息不一致的情況,會計部門需花費大量精力清理并尋找之間的差異及原因。(3)缺乏及時性。上述流程不能實時反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)程,不能實時監(jiān)控企業(yè)的業(yè)務(wù)處理狀況,企業(yè)管理者和相關(guān)決策者只能在月末通過手工編制余額表,靜態(tài)了解應(yīng)收賬款余額的概況。

3、ERP環(huán)境下應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)流程

ERP環(huán)境下應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程如圖1所示:(1)ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的收銀對賬管理中,總收人員根據(jù)回款金額,回款區(qū)間等信息,依次在總收款臺結(jié)轉(zhuǎn)明細(xì)表中核銷前期應(yīng)收賬款,并將當(dāng)日回款結(jié)轉(zhuǎn)記錄存儲在ERP共享數(shù)據(jù)庫中。(2)會計人員在ERP系統(tǒng)財務(wù)管理模塊中,將按照日期調(diào)用對已經(jīng)存儲到共享數(shù)據(jù)庫中的應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)信息,轉(zhuǎn)換成憑證數(shù)據(jù),完成財務(wù)接口標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù),直接導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)。(3)月末,總收款員根據(jù)ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收賬款余額明細(xì)表,與財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核對。

4、ERP環(huán)境下對應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程會計核算的影響

(1)提高了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性ERP系統(tǒng)中的模塊所應(yīng)用的數(shù)據(jù)都來源于基礎(chǔ)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)來源的唯一性,確保數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系正確,設(shè)定好的工作流程不經(jīng)授權(quán)無法改動,數(shù)據(jù)流程規(guī)范,避免多個流程中獲得的數(shù)據(jù)可能會出現(xiàn)不一致的情況,業(yè)務(wù)信息與會計信息同步產(chǎn)生,保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和精準(zhǔn)性。(2)提升了企業(yè)作業(yè)的協(xié)同性ERP的應(yīng)用將手工模式下繁重的核算工作大大簡化了,會計人員在沖銷應(yīng)收賬款時可以通過系統(tǒng)調(diào)用總收人員的核銷數(shù)據(jù),實現(xiàn)了公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)的財務(wù)數(shù)據(jù)由相對滯后的手工匯總向過程化同步生成的方向躍變,實現(xiàn)了部門業(yè)務(wù)協(xié)同,數(shù)據(jù)信息共享。通過系統(tǒng)自動生成憑證,會計人員職能也由核算型向監(jiān)控型轉(zhuǎn)變,有更多的精力關(guān)注、參與到企業(yè)經(jīng)營與管理工作。(3)實時獲取信息在ERP環(huán)境下,信息系統(tǒng)將收集到的業(yè)務(wù)事項信息,存儲到共享數(shù)據(jù)庫中,自動產(chǎn)生余額監(jiān)控表,方便企業(yè)管理者實時監(jiān)控并采取對策,適時糾偏,有效規(guī)避財務(wù)風(fēng)險和相關(guān)經(jīng)營風(fēng)險,滿足了動態(tài)的現(xiàn)代企業(yè)管理思路。

(二)采購/付款會計核算

1、傳統(tǒng)環(huán)境下采購/付款業(yè)務(wù)流程和主要問題

傳統(tǒng)環(huán)境下采購/付款業(yè)務(wù)流程可以描述為:(1)采購人員依據(jù)購置申請?zhí)钪撇少弳?向供貨商下訂單,購置申請留存會計部。(2)供貨商將貨物送達(dá),庫房人員對貨物清點、驗貨,編制入庫單。(3)供貨商在交付貨物時,同時出具貨物的相應(yīng)發(fā)票和清單并送交會計部。(4)會計部核對每次采購業(yè)務(wù)的三套單據(jù)---購置申請,入庫單,發(fā)票及清單,審核無誤后支付貨款,進(jìn)行會計核算。(5)月末,庫房人員根據(jù)領(lǐng)用情況,手工編制各類別業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)表,送交會計部,會計人員手工進(jìn)行復(fù)核,完成會計核算。

2、傳統(tǒng)環(huán)境下采購/付款業(yè)務(wù)流程主要存在的問題:

(1)多部門作業(yè)重復(fù),流程成本偏高原流程各部門要分別完成大量的單項任務(wù),各流程環(huán)節(jié)之間傳遞單據(jù)的項目相同,信息重復(fù):且手工填制極易造成票據(jù)之間的數(shù)據(jù)信息有出入,耗費時間和精力查詢,加大流程成本。(2)信息的收集、傳輸和報告方式存在缺陷,會計核算效率低下原流程中會計部門收集數(shù)據(jù)的依據(jù)是判斷該數(shù)據(jù)是否影響企業(yè)的財務(wù)報表,只負(fù)責(zé)采集該項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中符合會計事項定義的數(shù)據(jù)集,即資金流,而對于該業(yè)務(wù)活動過程中伴隨的物流和信息流,如存貨管理、物流質(zhì)量、執(zhí)行情況、可靠性等信息沒有給予關(guān)注,不能滿足現(xiàn)代企業(yè)信息需求多樣化的需求。同時,企業(yè)內(nèi)部多個人工傳送單據(jù)過程,既費時又容易出現(xiàn)單據(jù)的丟失與破損的情況。(3)各主體之間的信息不對稱,共享性差,會計信息質(zhì)量不高原業(yè)務(wù)流程的信息并不能在企業(yè)各部門之間完全共享,各部門只掌握與其職能相關(guān)的信息,而企業(yè)其他信息需求者則不能及時獲取相關(guān)信息,無法了解流程內(nèi)的細(xì)節(jié)信息,只能在期末相關(guān)報表了解概況性的內(nèi)容,流程缺乏透明性,導(dǎo)致信息不對稱。存在犧牲企業(yè)利益謀取信息優(yōu)勢利益的隱患。

3、ERP環(huán)境下采購/付款業(yè)務(wù)流程

ERP環(huán)境下采購/付款業(yè)務(wù)流程如圖2所示:(1)采購環(huán)節(jié)。物業(yè)部門收到購置申請后,在企業(yè)指定的集團(tuán)統(tǒng)一采買平臺上安排采購計劃,采購單的填寫可以復(fù)制購置申請的內(nèi)容,由會計部門相關(guān)人員復(fù)核采購單上的物資信息。采購單一式三份,一份留存物業(yè)部門,一份傳送至供貨商,一份送至?xí)嫴块T。(2)入庫環(huán)節(jié)。采購員持審核過的采購單訂貨,貨品抵達(dá)庫房,聯(lián)合庫房人員復(fù)核,符合驗收條件后,庫房人員將已收貨品信息依次錄入ERP系統(tǒng)物料管理模塊中的編碼庫,并根據(jù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)一步生成入庫單,作為入庫憑據(jù)。(3)支付款項,會計核算。采購員將收集齊全的入庫單和符合規(guī)定的發(fā)票,傳遞至?xí)嫴块T申請付款,會計人員則在ERP系統(tǒng)中,調(diào)用在共享數(shù)據(jù)庫中的入庫信息,生成購進(jìn)憑證,導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)。(4)月末結(jié)轉(zhuǎn)。庫房人員在ERP系統(tǒng)中,根據(jù)出庫實物,生成出庫單,并進(jìn)行月末結(jié)轉(zhuǎn)處理。會計人員月末在ERP系統(tǒng)中調(diào)用在數(shù)據(jù)庫中的結(jié)轉(zhuǎn)處理數(shù)據(jù),自動生成月末業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證,導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)。

4、ERP環(huán)境下對采購/付款業(yè)務(wù)流程會計核算的影響

(1)資源共享,業(yè)務(wù)與財務(wù)一體化。在ERP環(huán)境下,庫房人員填制入庫單時可以通過系統(tǒng)調(diào)用采購單信息,據(jù)此再根據(jù)實際驗貨情況進(jìn)行取舍,生成入庫單,實現(xiàn)企業(yè)作業(yè)的協(xié)同性。月末,將物料管理模塊與財務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合,通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的順暢傳遞,確保了業(yè)務(wù)與財務(wù)同步,促進(jìn)了精細(xì)化的成本核算。會計人員也將工作重心由機(jī)械化數(shù)值核對向數(shù)據(jù)的分析,監(jiān)控轉(zhuǎn)變。(2)流程可控,信息完整。在ERP環(huán)境下,每一環(huán)節(jié)操作都會及時反映在信息系統(tǒng)中,資金流、信息流、物流完整的存儲到共享數(shù)據(jù)庫中,實現(xiàn)三流合一?；A(chǔ)數(shù)據(jù)真實,完整,企業(yè)管理者可以利用在線數(shù)據(jù)了解與貨物有關(guān)的采購、驗收等相關(guān)信息,實時更新相關(guān)的管理報表數(shù)據(jù),多角度進(jìn)行分析與管控,為科學(xué)決策提供有價值的信息。

二、ERP環(huán)境下會計核算的關(guān)鍵問題

(一)關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性

ERP系統(tǒng)要求所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都要產(chǎn)生在業(yè)務(wù)第一線,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員錄入初始數(shù)據(jù),其他人員無權(quán)限在其他環(huán)節(jié)對原始數(shù)據(jù)在進(jìn)行修改。這些原始數(shù)據(jù)存儲在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中,所有部門對業(yè)務(wù)事項的后續(xù)處理都需基于原始數(shù)據(jù),基于一線人員的數(shù)據(jù)輸入。正是由于ERP系統(tǒng)這一高度集成特性,其原始信息的準(zhǔn)確與否,對會計核算的準(zhǔn)確性帶來巨大挑戰(zhàn)。因此,一線人員能否充分了解系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)庫表并進(jìn)行正確的操作,對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確起到關(guān)鍵作用。舉例來說,一筆銷售退貨,由于前臺收銀員操作失誤,誤將商品編碼錄錯,由此帶出的供應(yīng)商編碼就會產(chǎn)生錯誤,結(jié)果將A聯(lián)營廠商的退貨退到了B聯(lián)營廠商的銷售里,結(jié)果是:報表的總金額沒有問題,生成過來的憑證和報表都不易察覺,但追溯到兩個采購部的銷售金額則發(fā)生相串。若當(dāng)期沒有和聯(lián)營廠商及時核對銷售,則極易產(chǎn)生因應(yīng)付賬款確認(rèn)錯誤而給企業(yè)帶來負(fù)面影響。

(二)信息儲存的安全性

在ERP環(huán)境下,源數(shù)據(jù)均存儲于數(shù)據(jù)庫中,數(shù)據(jù)庫的安全關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營活動是否有序運(yùn)轉(zhuǎn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供了數(shù)據(jù)的充分共享,在實現(xiàn)信息共享的同時也蘊(yùn)含著一些潛在風(fēng)險。重視數(shù)據(jù)的所有權(quán)和后期維護(hù),設(shè)定適宜的訪問權(quán)限,保護(hù)企業(yè)財務(wù)信息涉及的商業(yè)機(jī)密,如被非法披露將帶來無法估計的損失。

(三)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化

在數(shù)據(jù)庫中存在大量數(shù)據(jù),大量關(guān)系,隨著企業(yè)不同的業(yè)務(wù)發(fā)展階段,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程也在不斷更新,會計人員應(yīng)聯(lián)合技術(shù)人員,不斷修正版本,積極規(guī)范、優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程,標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),實現(xiàn)企業(yè)管理的信息化。綜上,會計核算管理與ERP信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合,在部分企業(yè)已經(jīng)取得初步成效,但企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境是不斷變化的,只有信息系統(tǒng)與企業(yè)的管理流程相匹配,才能促進(jìn)企業(yè)管理水平提高,間接的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,反之,則會使企業(yè)的正常財務(wù)活動陷入困境。

作者：曹紅 單位：北京燕莎友誼商城有限公司奧特萊斯購物中心