醫(yī)院會計電算化的內(nèi)部控制

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會計控制是做好會計工作的前提和基礎(chǔ)，信息化時代的到來為會計工作帶來了新的發(fā)展機(jī)會。對于醫(yī)院部門而言，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制手段和相應(yīng)的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時展需要，因此，建立與新形勢相適應(yīng)的會計管理方式勢在必行。電算化是會計工作發(fā)展的必然趨勢，基于此，我們對會計電算化進(jìn)行了相應(yīng)的分析研究。

一、醫(yī)院會計電算化內(nèi)部控制的概念

醫(yī)院會計電算化內(nèi)部控制，是指在醫(yī)院一個部門或者相應(yīng)的科室內(nèi)進(jìn)行有效的管理和經(jīng)營，并通過這些管理方法獲得經(jīng)濟(jì)信息、控制經(jīng)濟(jì)活動、保護(hù)經(jīng)濟(jì)資源、提高經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而使會計管理工作在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行自我調(diào)整、自我監(jiān)督和自我約束的一種方法和手段。醫(yī)院會計內(nèi)部控制能使醫(yī)院的資產(chǎn)得到相應(yīng)的保護(hù)，對醫(yī)院會計工作具有特別重要的意義。

二、醫(yī)院內(nèi)部會計電算化控制的重要意義

醫(yī)院內(nèi)部會計電算化控制的目的在于保護(hù)部門或者科室的資產(chǎn)資源，保證醫(yī)院內(nèi)部會計相關(guān)數(shù)據(jù)的相對正確性、完整性以及可靠性，提高醫(yī)院內(nèi)部會計控制管理水平和業(yè)務(wù)水平以及工作效率，并且能夠提高經(jīng)濟(jì)效益，其意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）醫(yī)院內(nèi)部會計電算化控制有利于實現(xiàn)資源的保護(hù)與利用

醫(yī)院內(nèi)部控制可以防止非法篡改會計數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確無誤地反映會計數(shù)據(jù)，是醫(yī)院保護(hù)資源和資產(chǎn)安全的內(nèi)部控制措施。

（二）醫(yī)院內(nèi)部會計電算化控制有利于保證醫(yī)院會計數(shù)據(jù)的正確性、完整性和可靠性

會計信息包括會計記錄、會計報表、各種賬冊等，是對各個部門或科室經(jīng)濟(jì)活動狀況和財務(wù)狀況的反映，使會計控制能及時有效地為醫(yī)院決策工作提供依據(jù)。

（三）醫(yī)院內(nèi)部會計電算化控制有利于提高醫(yī)院管理水平

在一個事業(yè)單位或是企業(yè)部門內(nèi)部建立一定的內(nèi)部控制制度，在一定程度上能促使醫(yī)院內(nèi)部管理常規(guī)化、法治化，能夠走上正規(guī)化和科學(xué)化的軌道。

（四）醫(yī)院內(nèi)部會計電算化控制有利于促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高和醫(yī)院的健康發(fā)展

醫(yī)院內(nèi)部會計控制能夠使會計工作朝著更好的方向去發(fā)展，其最終目標(biāo)是提高單位的經(jīng)濟(jì)效益。在經(jīng)濟(jì)社會里，經(jīng)濟(jì)效益是醫(yī)院的生命，也是醫(yī)院內(nèi)部管理為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最終目標(biāo)。

（五）醫(yī)院內(nèi)部會計電算化控制有利于實現(xiàn)會計電算化的管理

通過前面的討論我們可以看出，醫(yī)院內(nèi)部控制在醫(yī)院部門和科室的管理中處于十分重要的地位，而且會計內(nèi)部控制是其重要的組成部分。如果沒有行之有效的會計內(nèi)部控制制度作保障，醫(yī)院的物質(zhì)財產(chǎn)的安全和會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性就無從談起。因此，會計內(nèi)部控制的重要性不言而喻。在手工勞動條件下，以會計檢查和會計監(jiān)督為主要內(nèi)容的會計內(nèi)部控制貫穿于會計過程的始終，已形成了相對完善的體系。而會計電算化對于我國會計人員來說是一個新的技術(shù)領(lǐng)域，由于計算機(jī)應(yīng)用的特殊性，尚且有不少理論和實際問題有利于進(jìn)一步解決，醫(yī)院內(nèi)部控制就是重要課題之一。由于原來的手工會計的部控制制度已不能適應(yīng)新發(fā)情況，因此鑒于以下幾個方面的原因，會計電算化必須制定新的內(nèi)部控制制度，這種新的內(nèi)部控制制度不但不能削弱而且還應(yīng)得到加強(qiáng)。一方面，會計電算化會逐步替代手工記賬，電子賬本將成為反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動狀況的唯一權(quán)威信息，其正確性及可靠性將直接影響管理部門的相關(guān)決策。因此，與手工作業(yè)一樣，會計電算化也應(yīng)該建立健全內(nèi)部控制機(jī)制，防止失誤和違法行為的發(fā)生，保證會計信息收集、傳遞和處理的信息及時準(zhǔn)確。另一方面，會計電算化會改變會計工作的組織和數(shù)據(jù)存在形式，電算化系統(tǒng)的控制問題比手工會計信息系統(tǒng)更為復(fù)雜，技術(shù)性也更強(qiáng)。一是手工作業(yè)下按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分的相互牽制的會計職能比如出納、資產(chǎn)、成本、資金等在會計軟件中成了計算機(jī)用戶，僅僅負(fù)責(zé)組織輸入數(shù)據(jù)和使用計算機(jī)的輸出結(jié)果，與職能相聯(lián)系，具有內(nèi)部控制的賬簿體系已經(jīng)完全不起作用。會計軟件成為一個集中式的數(shù)據(jù)處理器和轉(zhuǎn)換器，會成為存儲和運算的一個組成部分，會計主管和職能部門將會無從審查和參與，失去了與原來會計系統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用。如果沒有嚴(yán)格的醫(yī)院內(nèi)部控制制度，計算機(jī)程序就會出現(xiàn)錯誤，而從目前我們面臨的現(xiàn)實情況來看，計算機(jī)程序設(shè)計一旦出現(xiàn)錯誤，不論是犯罪分子舞弊還是程序員失誤所造成的損失都將產(chǎn)生比手工會計更為嚴(yán)重的后果，而且還會造成錯誤的重復(fù)性和連續(xù)性。二是實行會計電算化以后，信息的載體由紙張變?yōu)榇艓Щ虼疟P，會計數(shù)據(jù)變成電子數(shù)據(jù)。磁帶、磁盤和電子數(shù)據(jù)在具有巨大優(yōu)越性的同時，也存在著致命的缺點和問題，比如說電子數(shù)據(jù)很容易遇到黑客或是別有用心的人的篡改和毀壞，數(shù)據(jù)修改也不會留下痕跡，磁帶和磁盤等磁性介質(zhì)如果保存不當(dāng)就會很容易造成數(shù)據(jù)損失，被毀壞或者篡改的數(shù)據(jù)幾乎是無法重新恢復(fù)的，因此，磁帶和磁盤必須遠(yuǎn)離熱源和磁場，同時要防止其變形，同時還會不可避免地帶來一些新的風(fēng)險，如果在醫(yī)院內(nèi)部沒有一套嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，就極有可能產(chǎn)生營私舞弊和犯罪行為，在一定程度上會造成會計數(shù)據(jù)的丟失。大量事實證明，由于會計電算化內(nèi)部控制容易出現(xiàn)相關(guān)的漏洞，這就會造成一定的損失，而這樣的損失會比手工系統(tǒng)更為嚴(yán)重。因此，實行會計電算化以后，不但必須要建立一整套全新的內(nèi)部控制制度，而且這種內(nèi)部控制制度與手工條件相比較，必須更加完善和加強(qiáng)，才能確保醫(yī)院會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與安全。

三、實施醫(yī)院會計電算化內(nèi)部控制的主要措施

根據(jù)目前我們所調(diào)查的具體情況來看，實行會計電算化內(nèi)部控制可以從以下幾方面入手。

（一）加強(qiáng)會計電算化內(nèi)部控制分類

會計電算化的內(nèi)部控制可以分為一般控制和應(yīng)用控制。一般控制是面向整個會計軟件的研制和開發(fā)設(shè)計的，它是應(yīng)用控制的前提和基礎(chǔ)，所采用的措施普遍適用于任何單位的會計軟件以及其他管理信息系統(tǒng)，從醫(yī)院會計的內(nèi)部控制情況來看，應(yīng)用控制是指那些僅影響系統(tǒng)的特定用途的控制，根據(jù)醫(yī)院的具體工作我們可以打個比方，比如說系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能控制等。而這些控制則體現(xiàn)的是最終結(jié)果，不同的應(yīng)用系統(tǒng)有不同的控制問題，當(dāng)然也就有不同的控制要求，同樣也就具有不同的應(yīng)用控制方式。

（二）實現(xiàn)會計電算化基本控制

主要包括：一是一般控制。通常，一般控制包括組織控制、開發(fā)控制、文檔控制、硬件控制和軟件控制。組織控制的目的是從人員組織和業(yè)務(wù)分工上最大限度地防止和減少會計軟件發(fā)生錯誤和舞弊等犯罪行為的可能性。開發(fā)控制是指對會計軟件程序設(shè)計的控制。由于系統(tǒng)程序的優(yōu)勢、劣勢及正確性和可靠性直接關(guān)系到整個會計軟件運行的成敗，而且會計軟件的開發(fā)比其他管理信息系統(tǒng)更復(fù)雜，是一個較大的系統(tǒng)工程，因此需要多人共同參與。文檔控制是指在會計工作的具體實踐中，根據(jù)軟件內(nèi)部控制的相關(guān)內(nèi)容，從軟件系統(tǒng)中查找相關(guān)投資項目而開始從相應(yīng)的文件資料中進(jìn)行的文檔設(shè)計、程序開發(fā)，通過我們在現(xiàn)實工作實際來看，文檔控制在運行過程中所產(chǎn)生的磁盤文件、財會賬本以及報表等都是屬于文檔控制的范圍。對于計算機(jī)而言，我們經(jīng)常說的硬件控制實際上就包括主機(jī)以及輸入設(shè)備（比如鍵盤、鼠標(biāo)、掃描儀等），還有就是輸出設(shè)備（比如打印機(jī)和顯示器等）以及外存儲器（比如磁盤和磁帶等），上述所有這些都是軟件的支撐和依托。

（三）實現(xiàn)會計電算化的應(yīng)用控制

在會計工作的具體實踐中，我們從會計電算化的實踐應(yīng)用來看，其應(yīng)用控制根據(jù)具體情況主要分為數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)處理控制和數(shù)據(jù)輸出控制。運行控制實際上是指軟件系統(tǒng)在運行過程中對數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出等環(huán)節(jié)采取的控制措施。這樣做有諸多好處，主要在于能減少在收集、輸入、處理和輸出過程中可能發(fā)生的錯誤或舞弊。一是輸入控制，所謂輸入控制主要是為了確保會計輸入數(shù)據(jù)不會產(chǎn)生失誤，確保其正確性，同時對軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入過程進(jìn)行相應(yīng)的控制。對于會計軟件而言，會計信息是需要保密的，而這種控制方法由于會計信息本身數(shù)據(jù)量比較大以及其他客觀因素的影響，如果不進(jìn)行相應(yīng)的控制，在輸入實踐中，操作員的輸入錯誤有時是很難避免的，而輸入數(shù)據(jù)的不正確必然會引起整個系統(tǒng)的輸出失誤或系統(tǒng)混亂。因此，為了確保整個電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的可靠性，除了提高程序的正確性和可靠性以外，還需要盡可能地避免或者在一定程度上減少輸入錯誤的發(fā)生，這是會計軟件應(yīng)用控制的最重要目標(biāo)之一。二是處理控制，又稱之為管理控制，是對計算機(jī)數(shù)據(jù)處理活動實施的控制，其目的是為保障軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的正確性與可靠性。與前面所談的輸入控制一樣，數(shù)據(jù)處理控制在軟件系統(tǒng)的應(yīng)用控制中占有十分重要的地位。一個軟件系統(tǒng)，如果只有良好的輸入控制而沒有采取有效的處理控制，即使輸入數(shù)據(jù)正確也可能得不到正確的處理結(jié)果、進(jìn)而也不會得到正確的輸出。因此，處理控制是軟件系統(tǒng)特別是會計軟件的程序設(shè)計當(dāng)中必須要解決的問題。由于計算機(jī)數(shù)據(jù)處理及對數(shù)據(jù)的直接處理，比如說文件的更新、訪問和比較等，所以處理控制主要包括對數(shù)據(jù)處理的控制和對文件處理的控制。三是輸出控制，主要是針對軟件系統(tǒng)輸出環(huán)節(jié)所實施的會計控制。如前所述，要保證軟件系統(tǒng)能夠獲得正確的輸出結(jié)果，就必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)的輸入控制和處理控制，保證數(shù)據(jù)輸入和處理結(jié)果的正確性。然而，如果僅僅只有正確的輸入和處理，而忽略了必要的輸出控制，就可能仍然得不到正確的輸出結(jié)果，而且也無法保證輸出資料的安全和輸出數(shù)據(jù)自身的完善以及輸出與輸入數(shù)據(jù)的一致性，無法使輸出信息的形式和內(nèi)容滿足用戶的真正需求，這可能就會造成前功盡棄。因此，除了嚴(yán)格的輸入控制和處理控制以外，輸出控制也是軟件系統(tǒng)應(yīng)用控制中必不可少的控制環(huán)節(jié)，尤其是對于數(shù)據(jù)的正確性和安全性均有比較高的會計軟件的控制更是這樣的。

作者：劉鍔 單位：吉林省白城中心醫(yī)院