水務(wù)檔案庫存管理研究

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水務(wù)工程檔案產(chǎn)生于水務(wù)工程項(xiàng)目的建設(shè)、施工、監(jiān)理三方，指的是水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目從策劃、實(shí)施、完成到試運(yùn)行的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件，主要包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的全部文件材料。水務(wù)工程檔案是水務(wù)工程項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計、質(zhì)量評定、監(jiān)督的依據(jù)，事故原因分析、責(zé)任認(rèn)定的證據(jù)，竣工驗(yàn)收、決算的條件以及建成后運(yùn)行、管理、改進(jìn)、維修的憑證。水務(wù)工程檔案和工程項(xiàng)目實(shí)體保持一致，記錄了工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程，在工程項(xiàng)目質(zhì)量終身責(zé)任制的條件下，它承擔(dān)著不可替代的特殊作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力的飛躍增長，水務(wù)行業(yè)得到了蓬勃發(fā)展。水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目的增多使水務(wù)工程檔案庫存量日益增大，庫房壓力也越來越大。如何有效地解決水務(wù)工程檔案庫房的有限空間和日益增長的檔案數(shù)量之間的矛盾是水務(wù)工程和檔案管理部門的共同需求。在此針對當(dāng)前筆者所在單位水務(wù)工程檔案庫存管理存在的問題，提出如下方法解決。

第一，健全水務(wù)工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一歸檔目錄和組卷格式。水務(wù)工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點(diǎn)都是以“我”利用、保障為主，因此對于建設(shè)管理方而言，收集上來的施工、監(jiān)理方的工程資料肯定會出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，如合同文件、工程監(jiān)理、施工招投標(biāo)資料、施工過程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定滿足自身需求的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，給施工、監(jiān)理方標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數(shù)量的水務(wù)工程檔案的入庫。

第二，根據(jù)“誰建設(shè)、誰存檔”原則，實(shí)行建設(shè)、存檔二合一責(zé)任制。筆者所在單位的檔案庫房不僅承擔(dān)著局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案存放的任務(wù)，還承擔(dān)著水務(wù)系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項(xiàng)目、專項(xiàng)資金項(xiàng)目檔案存放的任務(wù)。局系統(tǒng)一共有17個局屬事業(yè)單位，目前基本每一個局屬事業(yè)單位水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫房面積不能滿足現(xiàn)實(shí)需要的主要原因。對于局屬事業(yè)單位的水務(wù)工程檔案，局機(jī)關(guān)人員查閱、利用機(jī)率很小，只需要建設(shè)單位保存參建三方的資料，在一定程度上會大大減少局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案的入庫數(shù)量。

第三，大力開展水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化建設(shè)。局屬事業(yè)單位的大多數(shù)水務(wù)工程項(xiàng)目屬于市重大項(xiàng)目，按照要求工程竣工后，建設(shè)管理方需要將參建三方的水務(wù)工程檔案原件移交市檔案館。因?yàn)樵平贿M(jìn)館后，在建設(shè)管理方保存的都是一些復(fù)印件，紙質(zhì)復(fù)印件和光盤打印件的法律效力是一樣的，因此對于一些需要移交市檔案館的水務(wù)工程檔案全面實(shí)行數(shù)字化，刻錄光盤保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化可以大大減少檔案庫房的庫存空間，一般情況下，一個水務(wù)工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)后，成百上千卷的工程檔案只需用一個小小的移動硬盤、光盤便可以輕松保存。

第四，豐富水務(wù)工程檔案的信息檢索內(nèi)容，建立目錄中心，使其能夠滿足不同人群、不同機(jī)構(gòu)對檔案資源的利用需求。健全水務(wù)工程檔案信息檢索內(nèi)容，增加工程檔案參建三方的內(nèi)容信息、工程竣工時間、檔案保管單位等，制作局屬事業(yè)單位和市檔案館內(nèi)所有水務(wù)工程檔案的目錄，不僅可以釋放局機(jī)關(guān)檔案庫房的庫存空間，還為檔案利用者提供最大的方便，發(fā)揮水務(wù)工程檔案的最大價值。

第五，培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)、穩(wěn)定的檔案鑒定人才隊伍。檔案管理員要加強(qiáng)自身專業(yè)知識學(xué)習(xí)，不斷提高檔案鑒定能力。在水務(wù)工程檔案收集階段，檔案管理員就要對檔案進(jìn)行鑒定，對于不屬于工程檔案歸檔范圍的文件材料要嚴(yán)禁歸檔；在水務(wù)工程檔案管理工作過程中，對于一些已經(jīng)沒有檢索需求、保管價值或者不完整的工程檔案，檔案管理員通過鑒定后，及時將已經(jīng)失去檔案價值的水務(wù)工程檔案銷毀。如果確實(shí)不能銷毀，可以將失去檔案價值的水務(wù)工程檔案及時清理、轉(zhuǎn)移，將它們存放到保管成本相對較低的庫房，給未來的水務(wù)工程檔案預(yù)留一定的庫存空間，以滿足水務(wù)工程建設(shè)的需要。