中小企業(yè)經(jīng)營中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用
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摘要：當(dāng)前我們正處在信息化時(shí)代，全球范圍內(nèi)的企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中均廣泛應(yīng)用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)?？梢哉f，信息化建設(shè)已成為了企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。相對于大型企業(yè)而言，中小企業(yè)的信息化建設(shè)相對較為薄弱，在一定程度上限制了中小企業(yè)的市場競爭力。在此背景下，筆者立足于中小企業(yè)的經(jīng)營管理實(shí)際，結(jié)合中小企業(yè)在自身實(shí)力、管理機(jī)制和管理層思想觀念等方面的因素，就計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在中小企業(yè)經(jīng)營管理中的作用、目前普遍存在的問題和未來的發(fā)展趨向于對策進(jìn)行了分析，希望對于中小企業(yè)更好運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提供一定的啟示。
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；信息技術(shù)；中小企業(yè)；經(jīng)營；作用
一、引言
近幾年來，“互聯(lián)網(wǎng)+”已成為市場經(jīng)濟(jì)中熱門詞匯，人民的衣食住行和生產(chǎn)的方方面面都離不開信息科技的支持。但一些中小企業(yè)受限于財(cái)力、人力等因素，在內(nèi)部管理中對信息技術(shù)的應(yīng)用較為有限，雖然應(yīng)用了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，但更多是應(yīng)用Mi-crosoftoffice等辦公軟件，而未搭建起成型的系統(tǒng)；對外提供的產(chǎn)品或服務(wù)信息化水平也較低，在智能化建設(shè)方面更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于業(yè)務(wù)體量較大的大型企業(yè)。在當(dāng)今時(shí)代，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已成為了企業(yè)發(fā)展到一定程度的必然選擇。隨著我國全面深化改革開放，市場上的公司不但面臨著本土企業(yè)的競爭，還需與跨國公司爭奪市場份額，面臨著市場需求、銷售渠道、人才流動(dòng)和資金周轉(zhuǎn)等多方面的壓力，常規(guī)的管理方式一方面受到人為因素的影響較多，哪怕是同一套業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，不同員工的處理方式也可能存在差異，這樣難以進(jìn)行規(guī)范化管理，甚至可能由于統(tǒng)計(jì)口徑的不同而存在理解偏差；另一方面在業(yè)務(wù)中出現(xiàn)困境時(shí)，由于采取常規(guī)管理方式在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面效率相對較低，難以迅速定位到關(guān)鍵要素，可能造成問題的擴(kuò)大化。相對于大型企業(yè)，中小企業(yè)經(jīng)營管理的靈活性和機(jī)動(dòng)性較強(qiáng)，易于抓住風(fēng)口機(jī)會(huì)，但自身的財(cái)力、物力、人力資源相對有限，在提供產(chǎn)品或服務(wù)的過程中，質(zhì)量或效率往往遜色于大型企業(yè)。為在市場競爭中充分揚(yáng)長避短，需結(jié)合自身實(shí)力情況，有選擇地應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)等，在信息技術(shù)建設(shè)方面適當(dāng)加以投入。
二、中小企業(yè)經(jīng)營過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的價(jià)值
通過運(yùn)算計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，有助于中小企業(yè)提高辦公效率、拓展業(yè)務(wù)來源、提升管理的規(guī)范化與現(xiàn)代化水平，降低日常經(jīng)營成本，最終帶動(dòng)企業(yè)迅速發(fā)展。
1.提升辦公效率，提高工作效果在企業(yè)經(jīng)營中引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，將業(yè)務(wù)流程、歷史數(shù)據(jù)與信息技術(shù)相融合，打造一套規(guī)范化、現(xiàn)代化、可拓展的網(wǎng)絡(luò)平臺，將市場、行政、財(cái)務(wù)、運(yùn)營等不同的職能部門以及采購、生產(chǎn)、銷售、倉儲(chǔ)、現(xiàn)金流統(tǒng)計(jì)等不同的業(yè)務(wù)流程鏈接起來，利用網(wǎng)絡(luò)科技實(shí)現(xiàn)信息共享，有助于提升工作的便捷性，進(jìn)而提升工作的效能。其一，通過流程配置，實(shí)現(xiàn)合理統(tǒng)籌。例如，幾乎每個(gè)公司都涉及到員工的出差報(bào)銷操作，若沒有信息系統(tǒng)的支持，出差員工在出差前填寫出差申請，并提報(bào)給具有審批權(quán)限的部門審批，在出差返程后則需按照要求粘貼發(fā)票并提交財(cái)務(wù)部門，而財(cái)務(wù)人員需將收到的發(fā)票與審批后的出差申請單進(jìn)行匹配與核驗(yàn)，在進(jìn)行打款操作。在引入信息系統(tǒng)后，員工的申請和報(bào)銷的審批可以自動(dòng)關(guān)聯(lián)，并根據(jù)日期、員工級別等設(shè)置金額上限，一旦超出則無法錄入，員工提交發(fā)票后，財(cái)務(wù)審批通過的，則系統(tǒng)批量打款。這樣，出差申請的審批、發(fā)票與申請單的審核以及財(cái)務(wù)的審核、打款等均可在線操作，線下僅需提交發(fā)票，大大減少了溝通環(huán)節(jié)，也避免了某項(xiàng)工作在過程中被打斷，從而能夠讓員工可以將節(jié)約的時(shí)間和精力集中到更加重要的事情上。其二，以自動(dòng)化操作替代重復(fù)性人力。幾乎每個(gè)崗位都有部分工作是機(jī)械性的，對于此類工作可通過系統(tǒng)按照所設(shè)置的時(shí)間自動(dòng)完成，將員工從重復(fù)性勞動(dòng)中解放出來。并且人為操作難免存在誤差，而借助于信息化系統(tǒng)只要規(guī)則無誤，其準(zhǔn)確性可以得到保障。其三，提升溝通便捷性和信息流轉(zhuǎn)速度。借助于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公與移動(dòng)辦公，從而確保業(yè)務(wù)的各個(gè)相關(guān)人員可以有效把握工作進(jìn)度和現(xiàn)狀。豐富了溝通途徑與方式，確保企業(yè)管理人員和企業(yè)員工可以保持有效的信息交互方式，避免信息溝通不暢造成的問題。其四，便于準(zhǔn)確定位與查找信息。利用辦公系統(tǒng)，根據(jù)查詢條件，能夠立即定位到所需的信息，并能夠隨時(shí)調(diào)閱和打印，大大降低了文件查找方面所需的時(shí)間。
2.拓展產(chǎn)品或服務(wù)的銷售渠道，豐富業(yè)務(wù)來源入口當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代，經(jīng)過市場先驅(qū)企業(yè)的探索，人們已經(jīng)習(xí)慣了無處不在的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，并日益倚重物聯(lián)網(wǎng)終端，在線交易所占據(jù)的市場份額逐漸增加，而實(shí)體銷售終端則開始轉(zhuǎn)型。若企業(yè)不能面向潛在消費(fèi)客群提供PC端或APP端、小程序等在線銷售渠道，則一方面由于需客戶到店等繁瑣的流程而流失客戶，另一方面為了進(jìn)行營銷需要線下人員采取“陌拜”等銷售手段，不但效果欠佳，而且將造成運(yùn)營成本的提升。而借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，則可從如下幾個(gè)方面幫助拓展業(yè)務(wù)來源：第一，對于可全程線上完成的交易，利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)可打破對業(yè)務(wù)范圍的地域限制，互聯(lián)網(wǎng)覆蓋的范圍均可開展業(yè)務(wù)；第二，利用互聯(lián)網(wǎng)易于傳播的特性，可利用轉(zhuǎn)發(fā)的形式進(jìn)行初步營銷，或利用填機(jī)號等辦法實(shí)現(xiàn)對意向客戶的初步資料收集，這樣完成了對客戶的初步篩選，即便還是需要營銷人員進(jìn)行后續(xù)跟進(jìn)，也能夠提升線下營銷的成功率；第三，通過網(wǎng)絡(luò)科技與存量客戶保持良性互動(dòng)，提升其復(fù)購率。
3.提高企業(yè)的管理規(guī)范化程度中小企業(yè)尤其是小微企業(yè)，很多企業(yè)的骨干員工來自于企業(yè)創(chuàng)始人的親朋好友，工作過程中的“人情味”較重，對于權(quán)責(zé)分配較為模糊。在企業(yè)草創(chuàng)期，這一特點(diǎn)有助于提升凝聚力，更好應(yīng)對市場挑戰(zhàn)，但隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，則可能由于信息收集不及時(shí)、監(jiān)督管理后置等問題，而限制企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)、工作進(jìn)程進(jìn)行把握，從而更好進(jìn)行監(jiān)督和約束。在企業(yè)的經(jīng)營管理系統(tǒng)中根據(jù)崗位級別設(shè)置不同的權(quán)限等級，不同員工的訪問權(quán)限與操作權(quán)限不同，所有人員均不可越權(quán)處理工作，將各個(gè)工作環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到人，并通過系統(tǒng)后臺記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容等信息，保障數(shù)據(jù)的安全性與完整性，提升工作的協(xié)同性，杜絕推諉扯皮現(xiàn)象。
4.實(shí)現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營成本的有效控制中小企業(yè)開發(fā)信息系統(tǒng)、采購硬件設(shè)備雖然需要進(jìn)行一定的成本投入，但應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)后能夠節(jié)約的成本和費(fèi)用更多，具體可以從企業(yè)內(nèi)部和外部經(jīng)營兩個(gè)角度加以分析。在企業(yè)內(nèi)部，需要審批的內(nèi)容可按照流程通過系統(tǒng)完成，無需打印出來交由相關(guān)人員簽署，節(jié)約了時(shí)間成本和紙張開支；對于涉及到不同分公司之間信息交互的，可在線協(xié)同辦公，從而節(jié)約了差旅費(fèi)用支出；出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事件后，借助信息系統(tǒng)可迅速排查原因落實(shí)到人，降低了維護(hù)成本。在企業(yè)外部，利用信息技術(shù)企業(yè)可以改變價(jià)值鏈流程，減少中間環(huán)節(jié)，不僅可以避免中間商賺差價(jià)，而且通過與客戶的直接聯(lián)系在生產(chǎn)計(jì)劃制定過程中有據(jù)可依，從而提高原料采購、生產(chǎn)加工和物流運(yùn)輸?shù)膮f(xié)調(diào)能力，降低庫存壓力和現(xiàn)金流挑戰(zhàn)。
三、中小企業(yè)經(jīng)營中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)時(shí)所存在的盲點(diǎn)
很多中小企業(yè)已經(jīng)開始了自身的信息化管理建設(shè)，但受限于自身能力和發(fā)展眼光，還存在一些盲點(diǎn)，未能充分發(fā)揮信息技術(shù)的價(jià)值。
1.企業(yè)管理者對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的重視程度有待提高很多企業(yè)管理者對信息技術(shù)的認(rèn)知較為淺層，在經(jīng)營管理中缺乏創(chuàng)新意識，認(rèn)為應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備中配置的文字、表格等就足夠了，部分企業(yè)管理者甚至對信息化管理存在抵制，這樣上行下效，自然難以推動(dòng)信息技術(shù)的運(yùn)用。
2.將運(yùn)用信息技術(shù)簡單等價(jià)于對現(xiàn)有經(jīng)營模式的信息化模擬在企業(yè)經(jīng)營管理中引入信息技術(shù)，主要的價(jià)值在于業(yè)務(wù)流程、管理模式、組織結(jié)構(gòu)和績效考核方面的流程的優(yōu)化和變革。但很多中小企業(yè)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的方式，即是將原有管理模式的簡單模擬，員工的崗位、職責(zé)、操作內(nèi)容均無調(diào)整，僅是對線下工作的電子化，未能發(fā)揮出借助信息技術(shù)提高運(yùn)營管理水平的作用。
3.信息技術(shù)的可用性不強(qiáng)很多中小企業(yè)由于自身人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)等因素，不具備獨(dú)立開發(fā)信息系統(tǒng)的能力，而需通過外包企業(yè)實(shí)現(xiàn)所需的功能模塊。但外包企業(yè)更側(cè)重于技術(shù)功能的實(shí)現(xiàn)，而對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和特征了解有限，這就導(dǎo)致了所開發(fā)的系統(tǒng)可用性不強(qiáng)，員工不愿意使用，這就導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用在提高訂單響應(yīng)速度和周轉(zhuǎn)時(shí)間方面發(fā)揮的作用有限。
4.重視硬件設(shè)備，輕視軟件開發(fā)和服務(wù)一套信息系統(tǒng)要想投入使用，不僅需要硬件設(shè)備的支持，還需要軟件和服務(wù)的跟進(jìn)。而中小企業(yè)往往側(cè)重于在采購硬件方面的投入，但對軟件和服務(wù)的投入較為謹(jǐn)慎。甚至有些小微企業(yè)認(rèn)為采購回來計(jì)算機(jī)，按照說明書裝好就可以了，完全沒有進(jìn)行作用方式和經(jīng)營理念的調(diào)整與導(dǎo)入。這種對應(yīng)用方式降低了信息技術(shù)的使用效率，造成了資源的浪費(fèi)。
四、中小企業(yè)經(jīng)營中充分運(yùn)用信息技術(shù)的發(fā)展對策
1.思想上提升對信息技術(shù)重要意義的重視程度企業(yè)經(jīng)營管理者應(yīng)突破傳統(tǒng)思想的限制，通過向標(biāo)桿企業(yè)學(xué)習(xí)，切實(shí)理解計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對企業(yè)發(fā)展的價(jià)值和作用，了解借助信息技術(shù)對提高工作效率、降低辦公成本、拓展業(yè)務(wù)來源方面的重要意義。為確保實(shí)際系統(tǒng)操作人員充分認(rèn)識到信息技術(shù)的作用，還需強(qiáng)化對全體員工的宣導(dǎo)工作，統(tǒng)一思想認(rèn)識，促進(jìn)信息化管理工作的順利開展。
2.采取信息技術(shù)一體化戰(zhàn)略中小企業(yè)應(yīng)切實(shí)認(rèn)識到運(yùn)用信息技術(shù)打通供應(yīng)鏈上下游和優(yōu)化業(yè)務(wù)鏈條的作用，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有業(yè)務(wù)模式中冗余流程的去除和對低效環(huán)節(jié)的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息、資金、服務(wù)等資源的共享，避免重復(fù)作業(yè)，提升工作效能。
3.強(qiáng)化溝通和培訓(xùn)，確保信息系統(tǒng)與經(jīng)營實(shí)際的匹配度對于通過外包公司進(jìn)行信息系統(tǒng)開發(fā)的，應(yīng)在招投標(biāo)階段即要求各個(gè)業(yè)務(wù)部門積極參與，確保選型結(jié)果與企業(yè)本身的發(fā)展實(shí)際契合度較高。在需求提出過程中，還應(yīng)強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門與系統(tǒng)部門的溝通，確保開發(fā)功能模塊在操作上的便捷性。在開發(fā)完成后，為提升實(shí)際操作人員對系統(tǒng)功能的掌握，需開展專項(xiàng)培訓(xùn)工作。對于中小企業(yè)自行進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)的，需積極引進(jìn)產(chǎn)品、開發(fā)、測試等方面的信息技術(shù)人才，確保系統(tǒng)開發(fā)不滯后于業(yè)務(wù)發(fā)展，甚至可以進(jìn)一步推進(jìn)業(yè)務(wù)開發(fā)。
4.結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際選用軟硬件，強(qiáng)化對軟件的維護(hù)在進(jìn)行軟硬件選擇過程中，企業(yè)需結(jié)合所處行業(yè)的特點(diǎn)、業(yè)務(wù)規(guī)模和發(fā)展需求，選擇性價(jià)比最高的硬件設(shè)備和管理軟件，尤其是應(yīng)適度加大在軟件采購和維護(hù)方面的投入，保證所開發(fā)的信息系統(tǒng)可以切實(shí)為己所用，真正有益于運(yùn)行效率的提高和運(yùn)營成本的降低。
五、結(jié)語
在市場競爭日益激烈化的今天，中小企業(yè)要想保持市場競爭力、拓展業(yè)務(wù)來源，離不開專業(yè)化的信息技術(shù)的運(yùn)用。通過網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)對提升工作效率、拓展業(yè)務(wù)來源、規(guī)范化內(nèi)部管理和降低運(yùn)營成本的價(jià)值，從而抓住信息時(shí)代的歷史機(jī)遇，提升自身經(jīng)營管理水平，適應(yīng)時(shí)代趨勢。
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[2]王宇.淺談信息技術(shù)對中小企業(yè)發(fā)展的影響[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2010(01):170.
作者：傅笛軒 單位：浙江財(cái)經(jīng)大學(xué)東方學(xué)院
