檔案管理創(chuàng)新研究

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［摘要］在信息時(shí)代，海量數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)和應(yīng)用是重要問題，由此大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等應(yīng)運(yùn)而生。隨著信息存儲(chǔ)和處理能力的增強(qiáng)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)為檔案管理帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案是信息源的重要組成部分，是對(duì)活動(dòng)主體信息的真實(shí)記錄，是經(jīng)營(yíng)主體的無形資產(chǎn)。在大數(shù)據(jù)下，各活動(dòng)主體要積極推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理的信息化，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)；檔案管理；策略

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的必要性

大數(shù)據(jù)最初來自互聯(lián)網(wǎng)公司，主要的目的是解決海量數(shù)據(jù)的問題，包括非結(jié)構(gòu)化網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)的檢索以及數(shù)據(jù)的分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)利用服務(wù)器，構(gòu)建了一個(gè)超大規(guī)模的集群，滿足對(duì)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)處理的要求。大數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)的集群技術(shù)不同，能夠利用超大規(guī)模的集群，獲得數(shù)據(jù)擴(kuò)展和成本降低的優(yōu)勢(shì)。從電子商務(wù)、云計(jì)算之后，大數(shù)據(jù)蓬勃發(fā)展，越來越受到人們的關(guān)注［1］。大數(shù)據(jù)具有多方面的特點(diǎn)，首先是具有巨大的數(shù)據(jù)總量?，F(xiàn)在全球的數(shù)字信息總量已經(jīng)到達(dá)了ZB級(jí)別，隨著社會(huì)的發(fā)展，數(shù)字信息總量將會(huì)繼續(xù)增大。其次是數(shù)據(jù)的種類多，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)種類繁多，包括社會(huì)生活的各個(gè)方面，比如文字、圖片、位置記錄、媒體視頻等等。同時(shí)大數(shù)據(jù)的價(jià)值率比較小，大數(shù)據(jù)是海量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的總量巨大，但是有價(jià)值的數(shù)據(jù)、真正需要的核心數(shù)據(jù)不多，因此數(shù)據(jù)的價(jià)值率比較低。最后，大數(shù)據(jù)下，對(duì)數(shù)據(jù)的處理能力變強(qiáng)，數(shù)據(jù)處理速度加快，對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算能力根據(jù)摩爾定律，每十八個(gè)月便會(huì)有一倍的增加量，擁有高超的數(shù)據(jù)加工處理能力。近年來，人們?cè)絹碓揭庾R(shí)到數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，促進(jìn)了大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用。檔案管理就是分析信息和數(shù)據(jù)、處理信息和數(shù)據(jù)的實(shí)踐，不可避免受到大數(shù)據(jù)的影響。檔案數(shù)據(jù)規(guī)模大，需要有多樣化的信息庫(kù)，逐漸向數(shù)字化的方向發(fā)展［2］。檔案數(shù)據(jù)具有較高的信息價(jià)值，需要智能分析，及時(shí)提供給使用者有用的信息。檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)，能夠提高信息分析能力，以及信息的處理速度，充分發(fā)揮信息的效能。檔案管理的創(chuàng)新，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，也是其發(fā)展趨勢(shì)。

二、影響檔案管理創(chuàng)新的因素

（一）檔案管理創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理的過程，也是構(gòu)建知識(shí)資源體系的過程，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展，權(quán)衡信息管理和知識(shí)經(jīng)濟(jì)，形成新的工作格局。檔案管理創(chuàng)新是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求。檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是不斷的創(chuàng)新。創(chuàng)新意識(shí)影響著創(chuàng)新管理工作的開展，但并不是所有的人都具有創(chuàng)新意識(shí)［3］。在檔案管理工作中，有些老齡化群體很難接受新的管理理念和模式，甚至出現(xiàn)排斥。工作培訓(xùn)中沒有納入大數(shù)據(jù)時(shí)代的創(chuàng)新內(nèi)容，工作人員缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，很難進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新。有的信息技術(shù)的使用停留在表面，信息化程度不高，自然無法創(chuàng)新。

（二）檔案管理維權(quán)意識(shí)

當(dāng)前檔案管理工作中，缺乏相應(yīng)的擔(dān)保機(jī)制，以及行業(yè)自律機(jī)制，維權(quán)意識(shí)薄弱，不能保證信息的安全性［4］。如果在檔案管理的過程中，發(fā)生信息泄漏的問題，行為主體的創(chuàng)造者沒有保護(hù)自己的意識(shí)，缺乏維權(quán)體制進(jìn)行針對(duì)性的管理，導(dǎo)致檔案管理維權(quán)環(huán)境不斷惡化。由于檔案管理維權(quán)意識(shí)不足，整體環(huán)境不佳，影響創(chuàng)新的進(jìn)程，不利于檔案管理工作的健康發(fā)展。

（三）檔案管理安全機(jī)制

大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)就是海量信息資源，大數(shù)據(jù)時(shí)代具有公開性、廣泛性和動(dòng)態(tài)性，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的信息價(jià)值難以估量，必須有相應(yīng)的信息安全機(jī)制。檔案管理必須保證有安全的環(huán)境，進(jìn)行信息的分析和處理，才能保障信息的效益，否則在不安全的環(huán)境下，前期檔案管理也就沒有意義［5］。當(dāng)前檔案管理市場(chǎng)還不完善，對(duì)于信息處理，缺乏健全的安全規(guī)章制度。檔案管理系統(tǒng)的安全性無法保障，容易被不良分子、黑客破壞，造成信息泄露。由于網(wǎng)絡(luò)的虛擬性，本身作為一種不安全誘因，影響檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的策略

（一）培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

通過培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，形成新的檔案管理的人力資源格局。檔案管理部門要吸收信息技術(shù)型人才的加入，調(diào)整人才招聘策略，鼓勵(lì)高素質(zhì)的創(chuàng)新人才，積極參與大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的創(chuàng)新工作中，利用人才的高素質(zhì)信息素養(yǎng)，對(duì)大數(shù)據(jù)的了解，在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理水平。檔案管理部門要加強(qiáng)內(nèi)部的學(xué)習(xí)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，使內(nèi)部工作人員深入了解大數(shù)據(jù)，明確大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的影響和作用［6］。定期組織員工培訓(xùn)，進(jìn)行專業(yè)理論的學(xué)習(xí)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新精神，使工作人員積極融入到檔案管理的大數(shù)據(jù)應(yīng)用中。檔案部門要營(yíng)造良好的信息化環(huán)境，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善硬件和軟件設(shè)施，提高檔案管理的信息化程度。工作人員要做好基礎(chǔ)工作，提高自身的信息技術(shù)技能，避免局部滲透，要全面利用信息技術(shù)，做好檔案管理的工作。營(yíng)造信息技術(shù)學(xué)習(xí)型環(huán)境，提高老齡工作人員的信息技術(shù)能力，使大數(shù)據(jù)的作用得到充分發(fā)揮。年輕的工作人員教年長(zhǎng)的人員，及時(shí)糾正存在的問題，使每一位檔案管理工作人員參與創(chuàng)新實(shí)踐。

（二）構(gòu)建大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理體系

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要完善檔案管理體系。檔案管理的工作價(jià)值不斷提升，工作內(nèi)容不斷增多，工作機(jī)制也更加復(fù)雜，需要有效的機(jī)制進(jìn)行規(guī)范，引導(dǎo)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要建立嚴(yán)格的檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制，提高標(biāo)準(zhǔn)，為特定智力勞動(dòng)成果創(chuàng)造者群體服務(wù)，提高檔案管理的效率。檔案管理工作中涉及的智力勞動(dòng)成果眾多，要強(qiáng)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，將有關(guān)檔案管理的部分納入到法律范圍中，營(yíng)造良好的法制環(huán)境，也可以幫助相關(guān)工作人員維權(quán)，同時(shí)為檔案工作的法律價(jià)值提供依據(jù)。檔案管理部門要健全規(guī)章制度，及時(shí)處理檔案管理中存在的問題，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代下涌現(xiàn)的新問題。

（三）營(yíng)造安全的檔案管理環(huán)境

在檔案管理中，安全性是其重要工作內(nèi)容之一，大數(shù)據(jù)充分發(fā)揮了數(shù)據(jù)信息的作用，檔案管理的信息價(jià)值就難以估量，對(duì)信息安全性的要求更高。檔案管理不斷創(chuàng)新中，安全的檔案環(huán)境依舊是重點(diǎn)環(huán)節(jié)，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下。檔案管理部門要以目前的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，明確規(guī)定信息提交者、檔案管理者的權(quán)利和義務(wù)，使操作平臺(tái)對(duì)信息提交者、檔案管理者都有利。明確限制不同群體的信息處理權(quán)限，規(guī)范檔案管理、使用等行為，保證檔案信息的安全性［7］。檔案管理部門要與大數(shù)據(jù)平臺(tái)合作，改進(jìn)檔案管理工作流程，平衡大數(shù)據(jù)平臺(tái)和檔案管理業(yè)務(wù)，制定合理的創(chuàng)新計(jì)劃。檔案管理內(nèi)部要加強(qiáng)內(nèi)部控制，完善內(nèi)部控制制度，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和管理，為檔案管理工作提供一個(gè)相對(duì)安全的環(huán)境。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理部門要投入更多的人力、物力和財(cái)力，加強(qiáng)檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)的安全管理，與高質(zhì)量的信息安全管理企業(yè)合作，避免檔案信息的泄漏。

［參考文獻(xiàn)］

［1］李邐，鄭斌，秦玲，等．大數(shù)據(jù)時(shí)代下的國(guó)土資源檔案管理創(chuàng)新策略［J］．人力資源管理，2016（10）：278－279．

［2］李斌．大數(shù)據(jù)時(shí)代下的基層電力企業(yè)檔案管理策略研究［J］．中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2017（5）：100－101．

［3］滕霞．大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校檔案管理創(chuàng)新探討［J］．管理觀察，2017（13）：163－164．

［4］吳曼麗．大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新策略研究［J］．蘭臺(tái)世界，2016（s2）：94．

作者：遲永生 單位：牡丹江市機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心